Inbox zero czyli pusta skrzynka odbiorcza

Przychodzisz do domu, otwierasz skrzynkę na listy, w której znajduje się kilka kopert, jakieś ulotki reklamowe, awizo. Przeglądasz, otwierasz jedną, czytasz wiadomość do połowy, znów przeglądasz, otwierasz inną, czytasz informację, o tym, że masz zapłacić rachunek, notujesz kwotę i dane odbiorcy, po czym wkładasz wszystko z powrotem do skrzynki.

Następnego dnia znów otwierasz skrzynkę, a w niej, na tym co pozostawiłeś leżą kolejne koperty. Zaczynasz przeglądać, otwierasz jedną… – sytuacja się powtarza. Po tygodniu skrzynki już nie musisz otwierać, bo nowe listy leżą na ziemi.

Funkcjonowanie w ten sposób byłoby trudne, bo mogłaby Ci gdzieś umnkąć ważna wiadomość, a sprawne odszukanie listu sprzed miesiąca graniczyłoby z cudem.

Inbox w programie pocztowym jest po prostu cyfrowym odpowiednikiem skrzynki na listy, którą większość z nas posiada. Dlaczego zatem pozwalasz sobie na taką sytuację w przypadku poczty elektronicznej? To, że twój inbox ma większą pojemność nie oznacza, że powinieneś tam wszystko gromadzić.

Osobiście nienawidzę sytuacji, gdy patrzę na listę kilkuset e-maili i mam przeczucie, że w środku znajduje się jakaś ważna sprawa, którą powinienem był się zająć już dawno temu.

Rozwiązaniem jest zastosowanie zasady „inbox zero” czyli ciągłe opróżniania skrzynki „odebrane” w oparciu o proste kryteria wobec każdej przychodzącej wiadomości e-mail:

  1. Usuń
  2. Oddeleguj
  3. Wykonaj
  4. Odłóż na później
  5. Zarchiwizuj

Powyższa lista jest ponumerowana nie bez powodu. Dokładnie w takiej kolejności powinieneś analizować każdą wiadomość, która do Ciebie przychodzi. Przeanalizujmy zatem ten proces.

Inbox zero: Usuń

Forbes powiedział kiedyś, że oprócz psa najlepszym przyjacielem człowieka jest kosz na śmieci. Zgadzam się z tym w pełni. Duża część wiadomości nadaje się do skasowania zaraz po przeczytaniu (niektórych nawet nie trzeba czytać). Usuwaj wszystko co nie wymaga od Ciebie podjęcia działania (teraz lub w przyszłości) ani nie zawiera informacji, które będą przydatne w przyszłości.

Inbox zero: Oddeleguj

To co teraz napiszę może wydać sie trochę śmieszne… Ludzie są leniwi więc sprawdź, czy wiadomość na pewno jest do Ciebie. To, że ktoś wysłał Ci e-mail z prośbą o zrobienie czegoś, nie oznacza, że to Ty jesteś za to odpowiedzialny albo że masz takie kompetencje. Jeżeli nie – przekaż wiadomość odpowiedniej osobie (możesz też zapisać sobie kiedy i komu przekazałeś takową wiadomość). Po przekazaniu wiadomości – jeżeli nie będziesz się do niej odnosił w przyszłości – usuń ją ze swojej skrzynki.

Inbox zero: Wykonaj

Tutaj obowiązuje znana z GTD zasada 2 minut. Jeżeli odpowiedź na dany e-mail lub wykonanie zawartego w nim zadania zajmie Ci mniej niż 2 minuty, wykonaj to od razu… i usuń lub zarchiwizuj wiadomość.

Inbox zero: Odłóż na później

Jeżeli wiadomość wymaga od ciebie podjęcia jakiegoś działania, które zajmie Ci więcej niż 2 minuty, to wpisz je sobie na listę zadań. W zależności od tego, czy e-mail zawierał dodatkowe dane do wykonania, wymagał odpowiedzi po wykonaniu zadania, czy nie – zarchiwizuj go lub usuń.

Inbox zero: Zarchiwizuj

Archiwum, to miesjce gdzie powinny być gromadzone wiadomości, do których chcesz, musisz, będziesz musiał powrócić w przyszłości. Moja rada w tej kwesti: archiwum powinno mieć sens. Jeżeli stosujesz archiwum na dysku gdzie gromadzisz dane do poszczególnych projektów, to w programie pocztowym zastosuj taki sam podział. Niech to nie będzie zbyt skomplikowane, bo nie będzie Ci się chciało archiwizować i zaczniesz zapełniać swój inbox.

Jak zasada „Inbox zero” wpływa na produktywność

Gdy mówię o utrzymywaniu skrzynki odbiorczej w czystości, to często spotykam się z pytaniem: Po co? Moja odpowiedź jest prosta:  żebyś nie musiał 2 razy analizować tej samej wiadomości. Gdy twój inbox jest pusty, to wiesz, że sprawy które przyszły pocztą elektoniczną masz pod kontrolą. Gdy natomiast coś w nim jest, to wiesz, że tym się jeszcze nie zajmowałeś.

Ktoś mógłby powiedzieć, że tę samą funkcję spełnia oznaczenie wiadomości jako „nieczytana/przeczytana”. Zgadza się, ale ile razy zdażyło Ci się coś przeczytać i pomyśleć sobie „wrócę do tego później”, a po kilku godzinach e-mail ten zniknął Ci z pola widzenia przesunięty przez nowootrzymane wiadomości?

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • Wszystkie maile, które dostaję powiedzmy regularnie i w jakimś ustalonym celu (newslettery, kursy mailowe, informacje z grup dyskusyjnych i takie tam) mam pofiltrowane żeby od razu lądowały do odpowiedniego folderu w inboxie. Z miejsca wiem co przyszło. Do głównego inboxa dostają się tylko rzeczy niezapowiedziane i rzeczy otrzymywane regularnie, ale takie, które po przeczytaniu nadają się tylko do kosza. I porządek jest bez większego wysiłku :)

  • savocado

    a co sadzicie o priority inbox w gmail? pomaga wam to cos?

    • Jakub Ujejski

      Wolę sam ustalać priorytety. Jakoś nie jestem przekonany, że jakiś skrypt zrobi to za mnie lepiej. Poza tym priorytety nie są tutaj najważniejsze.

      • savocado

        Priority inbox ‚trenujesz’ wskazujac co jest wazne a co mniej.

  • prog

    No skrzynka elektroniczna w odróżnieniu do tej tradycyjnej ma to do siebie że zawsze przyjmie każdą ilość (większośc darmowych serwerów zapewnia to tzn dużą przestrzeń dyskową na listy stale się zwiększającą) listów i nigdy nie znajdzie się nic na ziemi.

  • marcin

    W gmailu wprowadzili ostatnio „priorytety” – można ustawić które wiadomości są ważne – i te lądują na górze listy :).

    Sam osobiście używam gmaila, wraz z zakładkami, archiwizacją itp. pomaga wprowadzić porządek.

  • Przydaje się jeszcze jedna metoda, tu nie wymieniona – i to przydaje jeszcze PRZED zastosowaniem tych 5 kroków – zadbanie ot by do skrzynki docierało mało e-maili. Np. poprzez filtry spamu, wypisywanie się z newsletterów których się już nie czyta itp.

    • Jakub Ujejski

      Zgadza się. Ale coś musiałem sobie zostawić do napisania w następnym artykule :)

  • A mnie denerwuje, jak ludzie trzymają kilka GB np. w GMail w różnych folderach … a później można sobie tam dogrzebać do wszelkich haseł kont i wszystkich ważnych czasem tajnych danych …

    A jak tu ufać Google, że coś kiedyś z tego nie wypłynie, lub w jakiś inny sposób sobie tej poczty nie indeksuje w jedynie ich znanym celu? (http://www.dobreprogramy.pl/Google-przechwytywalo-dane-uzytkownikow,Aktualnosc,18244.html )

    Poczta jest darmowa a więc za nic nie odpowiadają w razie wycieku.

    Już był taki przypadek, że przez to że jedna z firm trzymała wszystko na GMail ktoś włamał się do panelu GMail i mógł swobodnie przechwycić jego domenę firmową … jednak tego nie zrobiła tylko pochwaliła się włamaniem na www i napisała do użytkownika by zmienił sobie hasło.

    A niektórzy mają to do siebie że lubią sobie zdalnie na serwerze trzymać i korespondencję całą (nie mówię że w Inbox ale w folderach) z kilku lat – wszystko co przychodziło i wychodziło … idealne narzędzie np. dla Hackera lub Służby Bezpieczeństwa … można sobie przewertować całą korespondencję, wszystko co przychodziło i wychodziło bez włamywania się na komputer lub do domu, biura :)

  • Wanda

    Ja usuwam to co niepotrzebne od razu! Nie lubię poczty zapełnionej. pozdrawiam!

  • Inbox zero jest super – to wdrożenie pewnej starej jak świat zasady – „W porządku pracuje się wydajniej”. Świat dookoła raczej nas przysypuje śmieciami niż pomaga się wygrzebać.

    U mnie zdarzają się okresy, gdy inbox chwilowo jest zawalony (priorytet to bieżąca praca nad klientami) – wtedy robię szybki skan maili szukając najistotniejszych [od moich obecnych klientów] i tutaj reaguję natychmiast. Reszta czeka na swoją kolej.

    Pracując w korpporacji wprowadziłem filtr na konkretne nazwiska i tylko te maile czytałem – nie było szans przerobić ponad 200 maili dziennie, te z automatu lądowały w archiwum bez czytania. Doby czasem nie starcza :(.

    Zabawa w efektywność to sztuka mówienia NIE wszystkiemu co nieważne.

    Powodzenia.

  • Ja bym jeszcze poruszył zagadnienie:
    Pulpit Zero … czasem zauważam, jak ludzie trzymają na swoim pulpicie dziesiątki folderów, plików … tak że dokładnie szczelnie cały jest zarzucony … no ale cóż to tak jak z żółtymi karteczkami gdy ludzie przyklejają je … i z czasem jest ich tyle że leżą latami i nikt nie zwraca na nie uwagi …

    • Jakub Ujejski

      Świetny pomysł. Sam stosuję lekko zmodyfikowaną zasadę „pulpit zero” więc chętnie ją opiszę.

  • Pingback: email 2.0: jak wyczyścić skrzynkę()