Przychodzisz do domu, otwierasz skrzynkę na listy, w której znajduje się kilka kopert, jakieś ulotki reklamowe, awizo. Przeglądasz, otwierasz jedną, czytasz wiadomość do połowy, znów przeglądasz, otwierasz inną, czytasz informację, o tym, że masz zapłacić rachunek, notujesz kwotę i dane odbiorcy, po czym wkładasz wszystko z powrotem do skrzynki.
Następnego dnia znów otwierasz skrzynkę, a w niej, na tym co pozostawiłeś leżą kolejne koperty. Zaczynasz przeglądać, otwierasz jedną… – sytuacja się powtarza. Po tygodniu skrzynki już nie musisz otwierać, bo nowe listy leżą na ziemi.
Funkcjonowanie w ten sposób byłoby trudne, bo mogłaby Ci gdzieś umnkąć ważna wiadomość, a sprawne odszukanie listu sprzed miesiąca graniczyłoby z cudem.
Inbox w programie pocztowym jest po prostu cyfrowym odpowiednikiem skrzynki na listy, którą większość z nas posiada. Dlaczego zatem pozwalasz sobie na taką sytuację w przypadku poczty elektronicznej? To, że twój inbox ma większą pojemność nie oznacza, że powinieneś tam wszystko gromadzić.
Osobiście nienawidzę sytuacji, gdy patrzę na listę kilkuset e-maili i mam przeczucie, że w środku znajduje się jakaś ważna sprawa, którą powinienem był się zająć już dawno temu.
Rozwiązaniem jest zastosowanie zasady „inbox zero” czyli ciągłe opróżniania skrzynki „odebrane” w oparciu o proste kryteria wobec każdej przychodzącej wiadomości e-mail:
- Usuń
- Oddeleguj
- Wykonaj
- Odłóż na później
- Zarchiwizuj
Powyższa lista jest ponumerowana nie bez powodu. Dokładnie w takiej kolejności powinieneś analizować każdą wiadomość, która do Ciebie przychodzi. Przeanalizujmy zatem ten proces.
Inbox zero: Usuń
Forbes powiedział kiedyś, że oprócz psa najlepszym przyjacielem człowieka jest kosz na śmieci. Zgadzam się z tym w pełni. Duża część wiadomości nadaje się do skasowania zaraz po przeczytaniu (niektórych nawet nie trzeba czytać). Usuwaj wszystko co nie wymaga od Ciebie podjęcia działania (teraz lub w przyszłości) ani nie zawiera informacji, które będą przydatne w przyszłości.
Inbox zero: Oddeleguj
To co teraz napiszę może wydać sie trochę śmieszne… Ludzie są leniwi więc sprawdź, czy wiadomość na pewno jest do Ciebie. To, że ktoś wysłał Ci e-mail z prośbą o zrobienie czegoś, nie oznacza, że to Ty jesteś za to odpowiedzialny albo że masz takie kompetencje. Jeżeli nie – przekaż wiadomość odpowiedniej osobie (możesz też zapisać sobie kiedy i komu przekazałeś takową wiadomość). Po przekazaniu wiadomości – jeżeli nie będziesz się do niej odnosił w przyszłości – usuń ją ze swojej skrzynki.
Inbox zero: Wykonaj
Tutaj obowiązuje znana z GTD zasada 2 minut. Jeżeli odpowiedź na dany e-mail lub wykonanie zawartego w nim zadania zajmie Ci mniej niż 2 minuty, wykonaj to od razu… i usuń lub zarchiwizuj wiadomość.
Inbox zero: Odłóż na później
Jeżeli wiadomość wymaga od ciebie podjęcia jakiegoś działania, które zajmie Ci więcej niż 2 minuty, to wpisz je sobie na listę zadań. W zależności od tego, czy e-mail zawierał dodatkowe dane do wykonania, wymagał odpowiedzi po wykonaniu zadania, czy nie – zarchiwizuj go lub usuń.
Inbox zero: Zarchiwizuj
Archiwum, to miesjce gdzie powinny być gromadzone wiadomości, do których chcesz, musisz, będziesz musiał powrócić w przyszłości. Moja rada w tej kwesti: archiwum powinno mieć sens. Jeżeli stosujesz archiwum na dysku gdzie gromadzisz dane do poszczególnych projektów, to w programie pocztowym zastosuj taki sam podział. Niech to nie będzie zbyt skomplikowane, bo nie będzie Ci się chciało archiwizować i zaczniesz zapełniać swój inbox.
Jak zasada „Inbox zero” wpływa na produktywność
Gdy mówię o utrzymywaniu skrzynki odbiorczej w czystości, to często spotykam się z pytaniem: Po co? Moja odpowiedź jest prosta: żebyś nie musiał 2 razy analizować tej samej wiadomości. Gdy twój inbox jest pusty, to wiesz, że sprawy które przyszły pocztą elektoniczną masz pod kontrolą. Gdy natomiast coś w nim jest, to wiesz, że tym się jeszcze nie zajmowałeś.
Ktoś mógłby powiedzieć, że tę samą funkcję spełnia oznaczenie wiadomości jako „nieczytana/przeczytana”. Zgadza się, ale ile razy zdażyło Ci się coś przeczytać i pomyśleć sobie „wrócę do tego później”, a po kilku godzinach e-mail ten zniknął Ci z pola widzenia przesunięty przez nowootrzymane wiadomości?
Wszystkie maile, które dostaję powiedzmy regularnie i w jakimś ustalonym celu (newslettery, kursy mailowe, informacje z grup dyskusyjnych i takie tam) mam pofiltrowane żeby od razu lądowały do odpowiedniego folderu w inboxie. Z miejsca wiem co przyszło. Do głównego inboxa dostają się tylko rzeczy niezapowiedziane i rzeczy otrzymywane regularnie, ale takie, które po przeczytaniu nadają się tylko do kosza. I porządek jest bez większego wysiłku :)
a co sadzicie o priority inbox w gmail? pomaga wam to cos?
Wolę sam ustalać priorytety. Jakoś nie jestem przekonany, że jakiś skrypt zrobi to za mnie lepiej. Poza tym priorytety nie są tutaj najważniejsze.
Priority inbox 'trenujesz’ wskazujac co jest wazne a co mniej.
No skrzynka elektroniczna w odróżnieniu do tej tradycyjnej ma to do siebie że zawsze przyjmie każdą ilość (większośc darmowych serwerów zapewnia to tzn dużą przestrzeń dyskową na listy stale się zwiększającą) listów i nigdy nie znajdzie się nic na ziemi.
W gmailu wprowadzili ostatnio „priorytety” – można ustawić które wiadomości są ważne – i te lądują na górze listy :).
Sam osobiście używam gmaila, wraz z zakładkami, archiwizacją itp. pomaga wprowadzić porządek.
Przydaje się jeszcze jedna metoda, tu nie wymieniona – i to przydaje jeszcze PRZED zastosowaniem tych 5 kroków – zadbanie ot by do skrzynki docierało mało e-maili. Np. poprzez filtry spamu, wypisywanie się z newsletterów których się już nie czyta itp.
Zgadza się. Ale coś musiałem sobie zostawić do napisania w następnym artykule :)
A mnie denerwuje, jak ludzie trzymają kilka GB np. w GMail w różnych folderach … a później można sobie tam dogrzebać do wszelkich haseł kont i wszystkich ważnych czasem tajnych danych …
A jak tu ufać Google, że coś kiedyś z tego nie wypłynie, lub w jakiś inny sposób sobie tej poczty nie indeksuje w jedynie ich znanym celu? (http://www.dobreprogramy.pl/Google-przechwytywalo-dane-uzytkownikow,Aktualnosc,18244.html )
Poczta jest darmowa a więc za nic nie odpowiadają w razie wycieku.
Już był taki przypadek, że przez to że jedna z firm trzymała wszystko na GMail ktoś włamał się do panelu GMail i mógł swobodnie przechwycić jego domenę firmową … jednak tego nie zrobiła tylko pochwaliła się włamaniem na www i napisała do użytkownika by zmienił sobie hasło.
A niektórzy mają to do siebie że lubią sobie zdalnie na serwerze trzymać i korespondencję całą (nie mówię że w Inbox ale w folderach) z kilku lat – wszystko co przychodziło i wychodziło … idealne narzędzie np. dla Hackera lub Służby Bezpieczeństwa … można sobie przewertować całą korespondencję, wszystko co przychodziło i wychodziło bez włamywania się na komputer lub do domu, biura :)
Ja usuwam to co niepotrzebne od razu! Nie lubię poczty zapełnionej. pozdrawiam!
Inbox zero jest super – to wdrożenie pewnej starej jak świat zasady – „W porządku pracuje się wydajniej”. Świat dookoła raczej nas przysypuje śmieciami niż pomaga się wygrzebać.
U mnie zdarzają się okresy, gdy inbox chwilowo jest zawalony (priorytet to bieżąca praca nad klientami) – wtedy robię szybki skan maili szukając najistotniejszych [od moich obecnych klientów] i tutaj reaguję natychmiast. Reszta czeka na swoją kolej.
Pracując w korpporacji wprowadziłem filtr na konkretne nazwiska i tylko te maile czytałem – nie było szans przerobić ponad 200 maili dziennie, te z automatu lądowały w archiwum bez czytania. Doby czasem nie starcza :(.
Zabawa w efektywność to sztuka mówienia NIE wszystkiemu co nieważne.
Powodzenia.
Ja bym jeszcze poruszył zagadnienie:
Pulpit Zero … czasem zauważam, jak ludzie trzymają na swoim pulpicie dziesiątki folderów, plików … tak że dokładnie szczelnie cały jest zarzucony … no ale cóż to tak jak z żółtymi karteczkami gdy ludzie przyklejają je … i z czasem jest ich tyle że leżą latami i nikt nie zwraca na nie uwagi …
Świetny pomysł. Sam stosuję lekko zmodyfikowaną zasadę „pulpit zero” więc chętnie ją opiszę.