Organizacja pracy: Czy biurko przeszkadza w pracy?

Dzisiaj dalej będę drążył temat organizacji pracy. Pisałem już ogólnie o tym jak zorganizować sobie biuro, to teraz mogę przejść do szczegółów.

Biurko – nieodłączny element wystroju każdego biura. Prawie niezbędne do tego, żeby wykonywać pracę. Nie wierz, jeżeli ktoś Ci powie, że można wydajnie pracować bez biurka. No chyba, że większość swojej pracy wykonujesz poza biurem.

Nawet wtedy, gdy duża część Twojej pracy, to praca „w locie”, i tak potrzebujesz czegoś w rodzaju „stacji dokującej”. Miejsca, gdzie możesz wrócić, gdzie masz wszystkie dostępne dokumenty i narzędzia. Każdy z nas kiedyś musi przejrzeć i zarchiwizować jakieś papierowe dokumenty, coś napisać czy też „ogarnąć rzeczywistość”.

Do tego celu nie potrzebujesz biura, ale biurko zdecydowanie tak. Jeżeli biurko ma być Twoją „stacją dokującą” to musi być wygodne i dopasowane. Dobra organizacja pracy opiera się w dużej mierze na ergonomii. Posiadanie wydajnego miejsca pracy ułatwia jej wykonywanie.

Konstrukcja biurka

Blat

Na temat blatu wstępnie już pisałem opisując organizację biura. Temat wymaga jednak uszczegółowienia. Oczywiste jest, że zalecana wielkość blatu zależeć będzie przede wszystkim od rodzaju wykonywanej pracy, ale…

  • powierzchnia blatu nie może być za mała. Jeżeli na Twoim biurku jest zbyt ciasno to zamiast produktywnie pracować więcej czasu spędzasz na szukaniu odpowiednich dokumentów w jednej z wielu warstw albo ciągle podnosisz coś z podłogi. Dodaj do tego laptop i kubek z kawą, a o tragedię nietrudno.
  • biurko nie może być za duże. Tak. Zbyt duża powierzchnia blatu też nie sprzyja pracy. Gdy masz za dużo miejsca na blacie, to nie odczuwasz potrzeby chowania rzeczy, które w danym momencie nie są Ci potrzebne. Tym sposobem zaczynając od narożników, na Twoim biurku zaczyna się robić składowisko, a to rozprasza i zdecydowanie nie sprzyja pracy.

Co zrobić jeżeli masz za małą powierzchnię blatu? Poszukaj sposobu, żeby ją powiększyć. Możesz dostawić jakiś dodatkowy mebel o podobnej wysokości i traktować go jako przedłużenie biurka. Jeżeli biurko masz w pobliżu okna, to spróbuj ustawić je tak, żeby wykorzystać powierzchnię parapetu.

Innym sposobem jest pozbycie się niektórych elementów z biurka. Najwięcej miejsca z reguły zajmuje monitor. Niektóre modele można przykręcić do ściany. Możesz też umieścić go na specjalnym wysięgniku. Podobnie możesz zrobić z lampką i głośnikami. Przeniesienie myszy i klawiatury na wysuwaną półkę pod blatem też można rozważyć, chociaż dla mnie nie jest to ergonomiczne rozwiązanie. Kolejnym sposobem jest przykręcenie nad biurkiem (ok 20-30cm) dodatkowej półki, jeżeli biurko jest przy ścianie lub postawienie jej na blacie (zdjęcie poniżej).

Szafka czy szuflady?

Pamiętasz te stare biurka, które miały jedną szufladę na środku i dwie szafki po bokach? To chyba najgorsza konstrukcja jaką znam.

Po pierwsze, szuflada na środku albo będzie miała niewielką wysokość albo biurko będzie niewygodne, bo przecież trzeba gdzieś zmieścić nogi. Inna kwestia to jej głębokość – jeżeli będzie niewielka, to niewiele się zmieści, a jeżeli będzie duża, to trzeba się odsuwać, żeby zobaczyć co jest w środku.

Druga sprawa, to szafki. Posiadanie szafek w biurku też uważam za pomyłkę. Zakładając, że blat biurka ma standardowe wymiary w okolicach 80cm na 150cm, to korzystanie z tak głębokiej szafki nie jest wygodne. Wyobraź sobie, że masz wyjąć zapasowy tusz do drukarki z najniższej półki. Musisz się porządnie schylić. A teraz wyobraź sobie, że ten tusz znajduje się w samym tyle… Żeby po niego sięgnąć najwygodniej byłoby się położyć.

Rozwiązaniem są szuflady. Najlepiej jak z jednej strony masz 3-4 małe szuflady, a z drugiej przynajmniej jedną dużą. Pisząc „dużą” mam na myśli taką, która pomieści teczki z dokumentami ustawione w pionie.

Co zrobić, gdy jednak masz szafki w biurku? W zależności od tego z jakich rzeczy korzystasz możesz sobie poradzić w ten sposób, że najgłębiej umieszczasz największe rzeczy. Moje biurko nie jest idealne i tylko z jednej strony mam szuflady, dlatego do szafki włożyłem rynienki, gdzie trzymam zapasowe koszulki na dokumenty, skoroszyty itp.

Jeżeli masz tylko blat, to koniecznie postaraj się o dostawkę z szufladami, która zmieści się pod biurkiem.

Organizacja pracy przy biurku

Twoja praca przy biurku będzie tym sprawniejsza i bardziej produktywna im mniej przeszkód będziesz miał na drodze. Poniżej kilka wskazówek, z których sam korzystam.

  • Blat biurka to przede wszystkim przestrzeń robocza, a nie magazyn – Jeżeli nad czymś pracuję to potrzebne materiały znajdują się wtedy na biurku. Gdy nie pracuję – biurko jest puste.
  • Na biurku pozostaw tylko niezbędne rzeczy – To się ściśle wiąże z poprzednim punktem. Moje minimum to: Lampka, laptop na podstawce, zewnętrzny monitor, głośniczki, klawiatura, mysz, zdjęcie żony.
  • Umieść na biurku skrzynkę na sprawy przychodzące – W moim przypadku jest to rynienka na dokumenty. Lądują tam wszystkie dokumenty, notatki, wizytówki, wszystko czego jeszcze nie przejrzałem. Pod spodem mam drugą rynienkę na materiały do przeczytania.
  • Miej pod ręką coś do zapisywania pomysłów – Pisząc „pod ręką” mam na myśli na biurku lub jak to jest w moim przypadku na małej półeczce tuż pod blatem. Chowania do szafki czy szuflady nie polecam. Do zapisywania świetnie sprawdzają się zadrukowane kartki.
  • Im częściej po coś sięgasz tym bliżej powinno się znajdować – Traktuj swoje szuflady jakby były ponumerowane. Jedynka to najwyższa szuflada z prawej strony (lub z lewej jeżeli jest Ci wygodniej). Tam schowaj najczęściej używane przybory biurowe: długopisy, ołówki, zszywacz, dziurkacz, linijkę, itp.
  • Archiwum w biurku – Jeżeli nie gromadzisz bardzo dużych ilości dokumentów, do których chcesz/musisz zajrzeć w przyszłości, to stwórz sobie archiwum w dużej szufladzie biurka. Wystarczy kartoteka z teczek w porządku alfabetycznym (nie muszą być zawieszane). Ja nie mam takiej szuflady, a do tego celu wykorzystuję kartonowe pudełko – wygląda prowizorycznie ale się sprawdza.
  • Ogranicz ilość przedmiotów do minimum – Jestem zdania, że lepiej jest mieć minimalną ilość dokumentów i akcesoriów biurowych koniecznych do pracy niż biegać po całym biurze w poszukiwaniu i odkładaniu ich na miejsce.
  • Dbaj o stały poziom zapasów – Nie ma nic bardziej irytującego niż komunikat o braku tuszu w drukarce, gdy chcesz wydrukować materiały na spotkanie z klientem, które ma się odbyć za 10 minut. Brak zszywek, niepiszący długopis, rozładowane baterie w myszce – to wszystko nie tylko irytuje, ale może spowodować trwały zator w wykonywanej pracy. Na zapasy mam wyasygnowaną jedną półkę w biurku (najniższą). Wystarczy mieć po jednym dodatkowym zestawie, koniecznym do nieprzerwanej pracy.

Jak wygląda Twoje biurko?

Co się na nim i w nim znajduje? Znasz jakiś sposób na lepsze jego wykorzystanie? Napisz w komentarzu.

A może masz zdjęcie swojego biurka, miejsca pracy i chcesz się nim podzielić? Jeżeli tak to wyślij je do mnie na adres „kontakt[a]produktywnie.pl” [a]=@ :) Jak zbierze się kilka zdjęć to je opublikuję.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • Mateusz

    U mnie pod tym względem jest akurat tragedia, po przeprowadzce do nowego mieszkania, a raczej do półki w tym mieszkaniu nie zaopatrzyłem się w biuro. Studenckie oszczędzanie mnie wciąż powstawało od zakupu chociaż wiem, że używane biurko można kupić nawet za 50zl. Jeśli coś niedługo zakupię to z pewnością się zastosuje do pewnych wskazówek.
    Pozdrawiam.

  • Cyprian

    Hmmm … a dlaczego nie dasz zdjęcia swojego biurka?

    • Jakub Ujejski

      Bo liczę, że podeślecie swoje zdjęcia i będę mógł je opublikować razem z moim.

  • md

    Jeśli chodzi o niezbędne rzeczy leżące na biurku (bądź wiszące gdzieś na ścianie) to ja do nich zaliczam kalendarz. Wiem że w programie pocztowym mam zawsze pod ręką kalendarz, ale sięgnięcie do niego wymaga chociażby jednego kliknięcia myszką (to samo tyczy się kalendarzy umieszczanych jako „widżety” na pulpicie.
    Inne dwie istotne rzeczy (dość oczywiste) to telefony (stacjonarny – to jest oczywiste i komórka). Gdy telefon leży na biurku i ktoś dzwoni (a ja oczywiście zajęty jestem inną pracą) jednym rzutem oka widzę kto dzwoni i od tego zależy czy odbieram, czy też nie przerywam sobie pracy.

    Inna sprawa to meble biurowe. Ja akurat korzystam z dostawek do biurka, które mają po jednej odkrytej półce i szuflady. Co do szuflad, to napisałeś Jakubie właściwie wszystko. Jak dla mnie jednak te odkryte półki są świetne jako przedłużenie biurka. Trzymam w tych wnękach: zadrukowane kartki do pisania, pusty kubek (jak już kawę wypiję i nie chcę się rozpraszać, żeby iść go umyć), chusteczki higieniczne (jak mam katar – czyli np. teraz), słuchawki (kiedy nie słucham muzyki – z gośników nie korzystam), drugie śniadanie (nie raz zdarzyło mi się o nim zupełnie zapomnieć, gdy schowałem je do szuflady – a tu, z boku, pod blatem jest na tyle niewidoczne, że mi nie przeszkadza a z drugiej strony nie zapomnę go chociażby zabrać do domu wychodząc z biura).

    Ostatnia rzeczy, o której myślę, że warto pamiętać (która też zajmuje sporo miejsca na biurku) to kable. Nie każdy ma stację dokującą do laptopa (choć to bardzo przydatne – niestety producenci komputerów każą sobie sowicie za to płacić). W związku z tym wielu z nas ma na biurku przynajmniej kilka metrów przewodów. Dobrą (i nie drogą) metodą zapanowania nad przewodami jest przykręcenie (np. od spodu blatu) listwy zasilającej. Jeżeli są jakieś przewody luźno zwisające z biurka do ściany, przyczepiam go w miarę możliwości tasiemkami zaciskowymi. Dobrze jest też poskracać za długie przewody (nie mówię tu o ucinaniu). Generalnie warto poświęcić parę minut na zrobienie porządku z kablami. Dzięki temu np. wychodząc z biura nie muszę się zastanawiać która wtyczka jest od laptopa. Jak przychodzę do pracy, na biurku leżą tylko te przewody, które przed rozpoczęciem pracy muszę podłączyć do komputera.

    • md

      Zapomniałem o dwóch rzeczach z których często korzystam, ale akurat nie ma ich w tym momencie na moim biurku: kalkulator i dyktafon (ale są „pod ręką” czyli w torbie koło biurka).

      Kalkulator (podobnie jak kalendarz) – o wiele lepiej się sprawdza niż ten wbudowany w system operacyjny.

      Dyktafon (cyfrowy) natomiast to moje niedawne odkrycie, które uważam za bardzo sprzyjające produktywności (temat na osobny artykuł). Służy mi do „notowania” różnych rzeczy kiedy mam zajęte ręce (np. podczas prowadzenia samochodu bądź po prostu idąc ulicą) bądź zapisywania rzeczy, które powinienem odsłuchać jadąc samochodem (np. plan rozmowy telefonicznej do przeprowadzenia, czy też pomysły do przeanalizowania). Nadmienię, że w skali tygodnia w samochodzie spędzam średnio 16-30 godzin i bez możliwości pisania i czytania w tym czasie to narzędzie spisuje się wyśmienicie.
      Często też wykorzystuję to narzędzie do przeanalizowania przebiegu spotkania, czy też jako pomoc podczas „burzy mózgów” – żeby nie koncentrować się na notowaniu. Po około pół roku wykorzystywania tego narzędzia jestem bardzo mile zaskoczony jego funkcjonalnością. Ciekaw jestem jakie są doświadczenia innych osób wykorzystujących dyktafon (oczywiście w kontekście własnej produktywności).

      • Wow, to rzeczywiście dobry pomysł spróbować się przerzucić na notatki głosowe. Dzięki!

      • Jakub Ujejski

        Dzięki za obszerny opis Twojego biurka. Nie wiem czy Was to zainteresuje, ale o kablach i ich organizacji mógłbym napisać osobny artykuł. Jestem trochę „skrzywiony” na tym punkcie i bardzo nie lubię plątaniny kabli – nawet za biurkiem :)

        Dyktafon to też super rozwiązanie. Na początku trzeba się przyzwyczaić do własnego głosu. Ja używam tego w telefonie. Nie za często, bo nie spędzam aż tyle czasu w samochodzie :)

  • Przemoo

    Moje biuro jest bardzo uporządkowane – każdy dzień zaczynam i kończę własnie na uporządkowaniu rzeczy na biurku (rano to jest tylko przetarcie preparatem ochronnym, ponieważ jest już uprzątnięte dzień wcześniej).

    Ale to co mnie denerwuje to odpowiednia wysokość biurka, ewidentnie mam za wysokie biurko o jakieś 5-7 cm, moje ramie i przedramię tworzą kąt mniejszy niż 90 stopni co jest strasznie męczące – cały czas noszę się z zamiarem wymiany ale nie mogę się do tego zabrać ponieważ nie posiadam wiarygodnych informacji na temat ich doboru (może ktoś ma dobry art o tym?), chciałbym kupić raz i bardzo dobrze.

    • Jakub Ujejski

      Może spraw sobie takie z regulacją wysokości?

  • kurrarras

    Witam,
    na ten temat mogę co nieco napisać.

    1. md dobrze prawi aby kable nie walały się po blacie. Najzwyklejszy HUB z własnym zasilaniem wystarczy aby podpiąć kabel od aparatu, od dysku zewnętrznego, napędu (do netbooka), telefonu i in.na stałe. Ładnie można kable schować pod lub za biurkiem i jednym wpięciem USB korzystać z w/w.

    2. Pominę kwestię szuflad pod biurkiem czy półek na ścianie na dok. Kwestia gustu. Preferuję półki i segregatory. Inne rzeczy (nawet zapasowe tusze czy zapas kopert, papieru itp.) stawiam na półkach w opisanych kartonach (te po butach sprawdzają się doskonale).

    3. Nienawidzę wszystkiego co stoi lub leży na biurku. Wszystkie przedmioty potrzebne do pracy wieszam na tablicy magnetycznej przykręconej do ściany przy biurku.
    W sklepach biurowych można kupić taśmę samoprzylepną magnetyczną. Taśmą podklejamy np. dziurkacz, zszywacz, kalkulator, dysk zewnętrzny itp dzięki temu możemy przykleić je do tablicy. Rzeczy drobne (np. zszywki, spinacze biurowe, długopisy, linijkę, nożyczki, itp) wsadzamy do pudełeczek (można takie zakupić w IKEA) opisujemy podklejamy wspomnianą taśmą i na tablicę. Robimy tak ze wszystkim czego używamy w pracy i musimy mieć szybki dostęp.
    Aby utrzymać porządek i nigdy niczego na/przy biurku nie szukać każdą rzecz należy obrysować na tablicy suchościeralnym pisakiem i powstałe miejsce opisać np „dziurkacz”.
    Od teraz nawet jeśli twoja żona, syn lub ktokolwiek inny będzie pracował przy twoim biurku zawsze wszystko na miejsce odłoży.

    • Jakub Ujejski

      Pomysł z tą tablicą magnetyczną jest bardzo ciekawy. Zastanawiam się tylko czy ta ilość rzeczy na ścianie nie działa zbyt rozpraszająco.

      PS. Z przyklejaniem magnesu do dysku zewnętrznego na Twoim miejscu bym raczej uważał. O utratę danych nie trudno.

  • kurrarras

    Nie działa rozpraszająco ułożone starannie. Nie mówię tu o przyklejeniu wszystkiego co nam w ręce wpadnie.
    Pracuję głównie poza domem (południowa Polska) czyli spędzam w samochodzie średnio około 5h. Reszta czasu to spotkania z klientami. Codziennie korzystam z biurka pod koniec dnia około 1h. Dlatego nie lubię tracić czasu na szukanie czegokolwiek. Lubię gdy wszystko mam na wyciągnięcie ręki i nie muszę nurkować do szafek pod biurkiem.

    Nawiązując do twojego pytania o porządku w okablowaniu chętnie przeczytam Twój na ten temat artykuł.

    Kończąc temat biurka. Dzięki Tobie pozbyłem się kilku karteluszek, wyrwanych z gazet art., niepotrzebnych notesików i zbędnych segregatorów. Oczywiście dzięki Everenote i Dropbox które odkryłem tutaj.

  • Wanda

    Moje biurko jest zawsze pięknie posprzątane na koniec pracy, a raz w miesiący robię generalny porządek – i w tym biurkou w pracy i domowym. Używając biurka jest owszem twórczy nieład, ale tak już mam! Oprócz klawiatury, monitora i lampki oraz kubełka na długopisy zawsze będzie się na nim znajdował kubek z kawą/herbatą, piórnik i ostatnio doszły spięte karteluszki klipsem dla wpadających nagle pomysłów. Posiadam z prawej strony półkę na śniadanie tudzież tym podobne, i parę szuflad, szafek moje biurko nie posiada. Jest w kolorze jasnego brązu, z kabkami nie mam problemu jakoś tak łądnie się zawiesiły w tyle biurka:) Szkoda tylko , że nie mogę sobie na nim postawić zdjęcia mojego męża, ale u nas nie jest to w zwyczaju:( Poza tym drugie biurko domowe muszę przeorganizować, to jest wbudowane w szafę (za czasów licealnych) i widzę że na przedniej swojej ścianie wiszą rzeczy całkiem niepoważne dla mnie, także muszę je pochować (no np plan lekcji ze zwierzątkami), jakieś karteluszki z informacjami – kiedyś lubiłam takie wisiory ale teraz zaczynają mnie drażnić!). Niesetety nie posiadam zdjęcia swoich biurek ale jak się kiedyś dorobię to i tak prześlę :) Pozdrawiam najmocniej:)

  • Osobiście stosuję dwa ciekawe rozwiązania w kwestii organizacji biurka. Pierwszy to zastosowanie klipsów do papieru jako uchwytów do kabli, a drugi to zastosowanie opakowania na reklamówki jako „półkę” na listwy i kable.

  • Pingback: generalne porządki. 02: biurko()

  • Joanna

    Ja mam bardzo proste biurko, oparte o ścianę. Nad biurkiem mam szafę na dokumenty, po które sięgam rzadko, dzięki temu mam więcej miejsca w szufladach – mam 4 szuflady z prawej strony biurka. Na blacie mam monitor, telefon, kuwetkę na dokumenty, opakowanie z długopisami, a na blacie mam biurwar (http://caffeprint.eu/produkt/115-biurwar-na-biurko-b3-%28482-x-332-mm%29 – dokładnie taki) do notowania terminów spotkań itd. Jednak utrzymanie porządku to nawyk, a nie kwestia poukładania rzeczy – aczkolwiek to sporo ułatwia :)