3 pojemniki niezbędne na biurku

Kluczem do osobistej efektywności jest skuteczne realizowanie zadań. Najlepsze efekty uzyskasz, gdy będziesz w stanie się skoncentrować.

Żeby to osiągnąć musisz zminimalizować wszelkiego rodzaju rozpraszacze. O ile w przypadku rozpraszaczy elektronicznych nie stanowi to problemu, bo zawsze można wyłączyć dany program czy wyciszyć telefon, o tyle otoczenia wyłączyć się nie da.

Nie raz w ciągu dnia znajdzie się ktoś, kto Ci przerwie i o coś zapyta czy będzie chciał po prostu porozmawiać. Albo sam sobie przerwiesz, bo będziesz musiał wstać i pójść po jakieś dokumenty lub trzeba będzie komuś coś zanieść.

Poniżej przedstawiam Ci trzy pojemniki, które bardzo ułatwiają biurowe życie.

Sprawy przychodzące

Pierwszy pojemnik (u mnie rynienka na dokumenty) służy do gromadzenia wszystkich nowych rzeczy, którymi jeszcze nie zdążyłeś się zająć/zapoznać. Gromadzisz tu notatki, dokumenty, wizytówki ze spotkania, dosłownie wszystko z czym później trzeba coś zrobić.

Skrzynka odbiorcza to również miejsce gdzie inni mogą zostawić jakieś dokumenty, pocztę czy notatki dla Ciebie. W razie twojej nieobecności wiadomo, gdzie zostawić dokumenty tak, żebyś się z nimi zapoznał. Tutaj warto zasygnalizować reszcie zespołu do czego służy ten pojemnik. Gdy nie masz takiego miejsca, to ludzie zazwyczaj całe Twoje biurko będą traktować w kategoriach skrzynki odbiorczej albo będą czekać na Twój powrót.

Gdy z kolei jesteś zajęty, to inni mogą Ci po prostu wrzucić coś do skrzynki odbiorczej zamiast odrywać Cię od pracy i wręczać do ręki.

Żeby zwiększyć skuteczność tego rozwiązania możesz stworzyć plakietkę z napisem:

“Nie przeszkadzać – pracuję.
Sprawy do mnie zostaw tutaj—>
(zajmę się nimi na pewno)”,

którą postawisz w pobliżu skrzynki na sprawy przychodzące.

Przeczytaj/Przejrzyj

Zaraz pod rynienką na sprawy przychodzące na moim biurku znajduje się rynienka na materiały, które wymagają ode mnie przeczytania lub przejrzenia. Różnica pomiędzy jedną a drugą rynienką jest taka, że do drugiej, po wstępnej analizie wpadają rzeczy z tej pierwszej.

Przechowywanie materiałów do przejrzenia w jednym miejscu to bardzo wygodne rozwiązanie. Masz je zawsze pod ręką. W sytuacji gdy w pracy pojawia Ci się chwila czasu, możesz się zapoznać z ich częścią i podjąć decyzję co dalej należy z nimi zrobić.

Dodatkowo, gdy wybierasz się w podróż lub na spotkanie, możesz bez problemu zabrać materiały ze sobą, bo są już “przygotowane” w jednym miejscu. Tym sposobem możesz wypełnić lukę czasową i zamiast czytać jakąś przypadkową gazetę w pociągu lub patrzyć się w sufit czekając na spotkanie, możesz zapoznać się z tym co dla Ciebie istotne.

Sprawy wychodzące

Ten rodzaj skrzynki sprawdza się zwłaszcza, gdy pracujesz w biurze. Ja, z racji tego, że biuro mam w domu i w większości pracuję sam nie mam do tego celu dedykowanej rynienki.

Powiedzmy, że właśnie skończyłeś pracę nad dokumentem, który wymaga podpisu Twojego szefa. Mógłbyś odruchowo wstać i powędrować do gabinetu szefa, ale tym sposobem przerwałbyś sobie pracę.

Zamiast odrywać się od pracy, wystarczy, że wrzucisz taki dokument do skrzynki na sprawy “do załatwienia gdy będę wychodził”. Pod koniec dnia lub w połowie, gdy zdecydujesz się na przerwę, zabierasz dokumenty zgromadzone w skrzynce i roznosisz je osobom, które mają je otrzymać. Do takiej skrzynki możesz wrzucać również pocztę (do wysłania w drodze do domu) lub listę zakupów.

Jaki jest Twój zestaw pojemników na dokumenty?

Te trzy pojemniki oszczędzają bardzo dużo czasu i pozwalają się skupić na faktycznej pracy. Oczywiście nie wszystkim muszą pasować akurat te trzy. Ja sam używam tylko dwóch. Jeżeli charakter Twojej pracy tego wymaga, możesz dodać inne pojemniki na dokumenty, które gdzieś mają się znaleźć.

Jako przykład mogę podać pojemnik na materiały do zeskanowania, który ostatnio wspólnie z klientem ustawiliśmy u niego w biurze. W ten sposób jego sekretarka, po wejściu do biura wie, że wszystko co się tam znajduje ma zabrać, zeskanować i przesłać na dysk sieciowy.

Jak to wgląda u Ciebie? Korzystasz z dedykowanych pojemników na dokumenty?

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • No OK, a co z pojemnikiem na te zadania / do natychmiastowego wykonania, których wykonanie zajmuje więcej niż 2 minuty tzw. ASAP (no bo zasada taka, że jak już coś się wzięło do ręki z Inbox, to nie można jej tam z powrotem odkładać)

    PS
    No i nie należy zapominać o pojemniku „kosz” – to najbardziej ulubiony pojemnik ;)

    • Jakub Ujejski

      Nie zaznaczyłem tego w treści, ale założyłem, że zadania do wykonania zorganizowane są w formie listy (na papierze lub w komputerze). Używanie dokumentów (czasem to jest jedna kartka a czasem cały segregator) jako przypomnień o zadaniach to kiepski pomysł. Nawet dłuższa lista zadań wygląda bardziej „zjadliwie” niż sterta dokumentów ;)

      • RE: ASAP
        To z Inbox na listę zadań (a nie do skrzynki ASAP) – a ewentualne dokumenty które były z tym w Inbox do archiwum?

        Hmmm … Teoretycznie byłoby szybciej przełożyć, ale może i racja …

  • Witaj Jakub!

    Bardzo przydatny wpis :)

    Ja również pracuję głównie w domu, z tym że korzystam jednak z 3 pojemników na biurku. Są to:
    – sprawy przychodzące – po prostu konieczność :)
    – najbliższe zadania – odpowiednik Twojej kategorii „przeczytaj / przejrzyj”, ale poszerzona o dokumenty, które wymagają dodatkowej pracy, np. uzupełnienia, poprawienia, głębszej analizy,
    – sprawy oczekujące – to miejsce, w którym lądują te dokumenty, które wymagają czyjejś odpowiedzi lub np. potwierdzenia nadania/odbioru korespondencji (dzięki temu wiem, że nie otrzymałem odpowiedzi w terminie :) )

    Dodatkowo warto dokumenty lądujące w pojemnikach opisywać od razu, np. kolorowymi post-it’ami, gdy „wychodzą” ze skrzynki przychodzącej: „co konkretnie trzeba zrobić? + data”.

    Dzięki temu oszczędzamy czas na zastanawianiu się, gdy przyjdzie pora zająć się ta sprawą :)

    • Jakub Ujejski

      Pomysł z karteczkami jest bardzo dobry. Jednak, gdy „dokumenty” przestają być pojedynczymi kartkami, to pojawia się problem, o którym napisałem w odpowiedzi na komentarz Cypriana.

  • Longina

    Zobaczę czy się sprawdzi :) Do tej pory korzystałam z rynienek na dokumenty ale segregacji dokonywałam raczej ze względu na treść, np z jakim projektem związane. Przyznam, że rozwiązanie raczej średnie. Dziś poprzestawiałam wszystko na biurku i mam trzy rynienki, które zamierzam wykorzystać zgodnie z opisem :) Spodobał mi się także pomysł opisany w komentarzu z opisami na karteczkach. Mam nadzieję, że ten system się sprawdzi :)

  • Wanda

    Mnie wystarczą dwie rynienki. Jedna na wierzchu – dokumenty bieżące, druga dokumenty na przyszły okres i te czekają dopóki z pierwszymi się nie uporam.

  • Mojo Jojo

    3x kuweta:

    1. Inbox
    2. Action Items – dokumenty pomocnicze do zadan / projektów którymi mam się aktualnie zajmować
    3. Do zarchiwizowania

    Tak to wygląda u mnie, grunt że się sprawdza!