GTD czyli Getting Things Done – po polsku

Z Getting Things Done pierwszy raz zetknąłem się kilka lat temu, gdy szukałem sposobu na opanowanie tych wszystkich rzeczy, które miałem na głowie (2 kierunki studiów, udzielanie się w 2 różnych organizacjach społecznych, blogowanie, hobby no i życie prywatne). Początkowo czułem, że im więcej mam na głowie tym więcej rzeczy robię, bo nie mam czasu na leniuchowanie, ale później okazało się, że potrzebuję jakiegoś sposobu, żeby to wszystko ogarnąć.

Nie była to pierwsza metoda, z którą się spotkałem, ale z pewnością miała bardzo duży wpływ na moją produktywność i z tego powodu postanowiłem ją opisać.

Czym jest GTD?

Getting Things Done – w skrócie GTD, to metodologia, której – cytując za autorem, Davidem Allenem – celem jest:

1. uchwycenie wszystkich zadań, które muszą być zrealizowane – natychmiast, później, kiedyś, całościowo, w niewielkim stopniu, czy w jakiejkolwiek inny sposób – w ramy logicznego i niezawodnego systemu niezaprzątającego Twojej głowy i odciążającego myśli

2. zdyscyplinowanie Cię w taki sposób, abyś podejmował wstępne decyzje dotyczące każdego zadania jakiego zamierzasz się podjąć, po to, abyś zawsze miał zaplanowane „następne działanie” które w każdej chwili możesz podjąć lub przeprojektować.

Głównym założeniem metody GTD jest pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami. Opiszę go tu tylko w skrócie, a dokładniej omówię w kolejnych wpisach o GTD.

Pięć etapów GTD:

1. Gromadzenie

Rozpoczynasz od zebrania w jedno miejsce wszystkich rzeczy, o które w jakikolwiek sposób wymagają twojej uwagi. Gromadzisz wszystko, co według Ciebie powinno wyglądać inaczej niż jest to w tej chwili. Dotyczy to zarówno fizycznych przedmiotów jak i twoich myśli.

2. Analizowanie

Na tym etapie określasz czy dana sprawa wymaga od Ciebie podjęcia jakiegoś działania. Jeżeli nie, to ląduje w jednym z trzech miejsc:

  • Kosz – tu ląduje wszystko to co nie wymaga żadnego działania, ani teraz ani w przyszłości
  • Archiwum – to kategoria zawierająca sprawy nie wymagające działania, ale zawierające informacje potencjalnie potrzebne w przyszłości.
  • Kiedyś/Może – Lista spraw do zrealizowania w bliżej nieokreślonej przyszłości.

Jeżeli sprawa wymaga podjęcia działania i nie zajmie Ci to więcej niż 2 minuty, to wykonaj to od razu. W przeciwnym wypadku działanie na ląduje na liście spraw wymagających działania i podlega procesowi porządkowania.

3. Porządkowanie

Porządkowanie w metodzie GTD polega na pogrupowaniu zgromadzonych i przeanalizowanych informacji tak, żeby można było łatwo do nich wrócić. Najprostszy podział listy spraw wymagających działania to :

  • Projekty – tu jak sama nazwa wskazuje lądują projekty
  • Najbliższe działania – to działania, które muszą być podjęte jak najszybciej
  • Oczekiwane – tu znajdą się te sprawy, co do których oczekujesz na jakąś odpowiedź, informację od innych.
  • Kalendarz – do kalendarza trafiają tylko działania, które musisz wykonać w konkretnym dniu lub czasie.

4. Przeglądanie

Samo zebranie i posortowanie wszystkich spraw nic Ci nie da jeżeli nie będziesz tych informacji regularnie przeglądał. Podczas przeglądu aktualizujesz zapisane informacje i wybierasz to co wypadałoby zrobić dopisując działania na odpowiednie listy.

5. Realizacja

Na tym etapie decydujesz co będziesz robił w danej chwili, w zależności od:

  • sytuacji w jakiej się znajdujesz (kontekstu),
  • ilości dostępnego czasu
  • ilości energii

Po szczegółowe informacje odsyłam oczywiście do książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Możesz ją kupić i jednocześnie przyczynić się do rozwoju Produktywnie.pl – korzystając z odnośnika powyżej. Książka powinna być też dostępna w dobrze zaopatrzonych księgarniach.

W kolejnych wpisach na podzielę się z Tobą moimi doświadczeniami z wdrażania GTD i dokładniej omówię każdy etap procesu zarządzania strumieniem zadań.

Podobne wpisy:

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • odświeżyłem sobie to, co już dawno było na http://l-earn.net/index.php?id=576 :)
    Jestem ciekaw Twych doświadczeń…
    Pozdrawiam
    L.

    PS. fajny serwis – trafne spostrzeżenia na temat efektywności.

  • na początku GTD może niektórych przerażać, mnie osobiście najbardziej odpowiada system podobny do GTD a mianowicie Zen To Done ZTD, świetnie opisany tu http://biz.blox.pl/2009/06/Wakacyjny-kurs-ZTD.html

  • atcze

    nie da się tej metody zastosować do zadań cyklicznych?

    • Jakub Ujejski

      Widzę przynajmniej dwa sposoby zaczerpnięte z GTD, które ułatwiają realizację cyklicznych projektów i zadań.

      1. Listy kontrolne – to listy, które zawierają zestaw działań koniecznych do wykonania jakiegoś cyklicznie powtarzającego się projektu. Gdy np. często wyjeżdżasz w jakąś podróż to posiadanie listy rzeczy do spakowania ułatwi Ci życie.

      2. Notatki przypominające o cyklicznych działaniach – ja stosuję do tego przypomnienia w kalendarzu.

      Dodatkowo polecam mój wpis o oszczędzaniu czasu przy wykonywaniu powtarzalnych zadań

  • Pingback: Blog Day 2010 | Alleluja … i do przodu !()

  • empet

    A czy orientujesz się może, czy ta książka wyszła w polskiej wersji elektronicznej? Chętnie bym wrzucił do Kindelki, a skanowanie i OCR mojej papierowej wersji mnie wcale nie bawi…

    • Jakub Ujejski

      Niestety nie spotkałem się z polską wersją elektroniczną.

  • empet

    Więc chyba jednak nie istnieje, google milczy uparcie na ten temat. Pewnie się kiedyś zabiorę, poskanuję i zrobię sobie własnego ebooka. Mało etyczne, ale wtedy będzie zawsze ze mną :)