Jak uporządkować dokumenty na dysku

Po dłuższej przerwie wracam do kwestii porządkowania, organizowania plików na dysku. Poprzednio pisałem o organizacji przestrzeni na dysku i o uporządkowaniu niektórych rodzajów plików w obrębie folderu użytkownika. Do opisania pozostały już tylko dokumenty.

Folder “dokumenty” zawiera u mnie wszystkie pliki, które osobiście utworzyłem lub skopiowałem na dysk. Wyjątek stanowi automatycznie tworzona struktura programu Calibre – archiwum e-booków.

Ramowa struktura dokumentów

Podział ze względu na obszary odpowiedzialności

W zależności od tego czym się zajmujesz i jak wygląda Twoje życie tak też wyglądać może hierarchia folderów.

Najprostszy podział to podział praca – życie osobiste.

Oczywiście “praca” zamieni się w “nauka” lub “studia” jeżeli jeszcze nie pracujesz a jeżeli jesteś przedsiębiorcą to pewnie będziesz chciał mieć wyodrębniony “biznes”.

Dla osób, które chciałyby mieć bardziej rozbudowaną strukturę proponuję podział według obszarów odpowiedzialności.

Powyższy obrazek przedstawia obszary odpowiedzialności, które ja wyodrębniam. W Twoim przypadku mogą one wyglądać zupełnie inaczej. Pamiętaj tylko, żeby nie tworzyć ich zbyt wielu.

Podział na Aktywne i Archiwum

Nawiązując do GTD proponuję podział na dokumenty aktywne – materiały referencyjne do aktualnie realizowanych projektów i zadań oraz archiwum, czyli zbiór dokumentów do których być może w przyszłości będziesz chciał powrócić.

Podział mieszany

Trzecim sposobem jest zastosowanie jednocześnie podziału na archiwum i dokumenty aktywne oraz podziału według zakresów odpowiedzialności.

Można to zrobić tworząc nadrzędne foldery (aktywne i archiwum) a w nich umieścić foldery odpowiadające zakresom odpowiedzialności.

Albo odwrotnie, w każdym “zakresie odpowiedzialności” umieścić foldery: aktywne i archiwum.

Alternatywnie do powyższego rozwiązania, żeby uniknąć tworzenia folderów o tych samych nazwach wiele razy można wykorzystać ich nazwy. Zamiast zagnieżdżać w folderze Archiwum folder Praca można bezpośrednio w folderze “Dokumenty” stworzyć “Ar-Praca” i “Ak-Praca”. Albo odwrotnie: “Praca-Archiwum” i “Praca-Aktywne”.

Zagnieżdżanie folderów

O zagnieżdżaniu już wspominałem przy okazji przedstawienia 3 typów użytkowników komputerów. W skrócie: nie jestem zwolennikiem zbyt głębokie struktury folderów. Po co Ci folder z jednym plikiem?

Dużo łatwiej jest przejrzeć płaską strukturę niż drzewiastą. Zamiast zagnieżdżać posłuż się nazwą pliku.

Strukturę: “/Raporty/miesiąc/tytuł.txt” możesz z powodzeniem mieć pliki nazwane wg wzorca “rptRRMMDD-tytuł.txt”.

Jak nazywać pliki?

Odpowiedź na powyższe pytanie brzmi: to zależy. Nie ma uniwersalnego sposobu. Wszystko zależy od tego jakie masz potrzeby. Wyodrębniłem kilka ogólnych zasad, które mam nadzieję pomogą Ci w stworzeniu własnego systemu.

Nazywaj je tak jak będziesz ich szukał

Nawyki z DOSa (jeżeli nie wiesz co to DOS, nie przejmuj się – stare dzieje), gdzie nazwy plików musiały być ograniczone do 8 znaków sprawiały, że większość moich dokumentów miała zupełnie niezrozumiałe nazwy (np. t2vBGDu.txt)

Teraz w nazwie pliku można używać nawet kilku słów. To super sprawa, bo bezproblemowo możesz w nazwie opisać co zawiera dany plik. Przy nadawaniu nazwy zastanów się, jak za kilka miesięcy będziesz szukał tego pliku?

Daty

Daty dodawaj tam, gdzie automatyczne datowanie plików nie pomaga. Gdy plik został utworzony w innym czasie niż informacje do których się odwołuje. Np. Jeżeli przemówienie na konferencję w 2011 roku zacząłeś pisać w 2010 to plik będzie miał datę utworzenia z 2010 mimo, że zawartość odnosi się do wydarzenia z 2011 roku.

Format daty – zawsze: rok, miesiąc, dzień. Jeżeli nie masz na dysku plików z ubiegłego stulecia, to możesz z powodzeniem stosować sześciocyfrowy format daty: RRMMDD (gdzie RR to dwie ostanie cyfry roku, MM to miesiąc, a DD to dzień). Oczywiście jeżeli dzień nie ma znaczenia, to możesz się ograniczyć do zapisu RRMM. Dla wygody możesz wprowadzić znaki rozdzielające (RR-MM-DD lub RR.MM.DD). Ja tego nie stosuję, bo data zapisana bez nich jest dla mnie wystarczająco czytelna.

Ważna jest kolejność: rok, miesiąc, dzień. Stosując taki zapis na początku nazwy pliku możesz w łatwy sposób posortować pliki od najstarszych do najnowszych. Jeżeli zdecydujesz się na znaki rozdzielające to bądź konsekwentny i stosuj tylko jeden rodzaj zapisu!

Wersje

Osoby pracujące przez dłuższą chwilę na jakimś dokumencie chcą mieć jego kilka wersji.

Zapisywanie wielu różnych wersji tego samego dokumentu bez przemyślenia powoduje powstanie czegoś takiego:

A teraz wyobraź sobie, że po miesięcznej przerwie chcesz wrócić do pisania tej pracy… :)

Żeby uniknąć takich sytuacji wykorzystaj przyrostek “vX.X”, gdzie X.X to numeracja wersji. W ten sposób zapisując dłuższy dokument w wielu wersjach bez problemu będziesz wiedział, która jest najnowsza. A po zakończeniu prac nad dokumentem możesz bez sprawdzania zawartości usunąć starsze wersje.

Numeracja może być tak skomplikowana jak tylko sobie życzysz. Możesz mieć dokument v21.312432 albo v4. Ja stosuję zasadę, że gdy nad czymś pracuję i dokument nie jest w moim odczuciu skończony to ma wersję v0.X. Gdy go dokończę to nadaję mu wersję v1.0, a ewentualne poprawki (np.: wynikające z konsultacji z kimś innym) zaznaczam dodając odpowiednią liczbę po kropce (np.: v1.3).

Mała uwaga. O wersjonowaniu warto również pamiętać, gdy pracujemy z kimś nad tym samym dokumentem (np. konsultując się poprzez e-mail). Powiedzmy, że wysyłasz koledze z pracy “raport-v1.0”. On nanosi swoje uwagi i odsyła Ci plik nie zmieniając nazwy. Wtedy koniecznie zmień nazwę na np.: “raport-v1.1”. Z kolei po naniesieniu w tym samym pliku swoich poprawek zapisz go jako v1.2. W ten sposób wiesz, na której wersji pliku aktualnie pracujecie.

Szerokie i konsekwentne stosowanie struktury dokumentów

Gdy już określisz zasady nazywania plików to pamiętaj żeby się tych zasad trzymać. Podobnie jest z ramową strukturą. Zadbaj o to, żeby struktura była w miarę uniwersalna i prosta. Dzięki temu będzie mógł ją stosować nie tylko wewnątrz folderu dokumenty ale również w programie pocztowym czy w aplikacji do zarządzania notatkami (np. Evernote) czy zadaniami.

Lista kontrolna

W razie potrzeby możesz sobie zrobić ściągę w postaci listy folderów z opisem co w nich jest. Unikniesz w ten sposób sytuacji, w której w kilku miejscach będą się znajdować pliki, które powinny być w jednym folderze. Analogicznie, jeżeli stosujesz różne reguły tworzenia nazw plików w zależności od folderu to stwórz sobie plik tekstowy zawierający zbiór tych zasad.

Ciekaw jestem czy masz swój system organizowania dokumentów elektronicznych. Jeżeli tak to opisz go proszę w komentarzu poniżej.

 

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • Takie to niby naturalne, a wszyscy zapominają i potem boli :))

    Z teorii segregacji zdjęć polecam tagowanie i to mądre tagowanie -> bardzo łatwo można wydłubać z wielkiego folderu z kilku lat np same zdjęcia rodziny czy psa czy czego trzeba :))

    Tak samo można nazywać foldery, ścieżka folderów może być dosyć długa, więc spokojnie można wrzucać dwa-trzy tagi na koniec, łatwiej potem szukać :))

    Zagnieżdżanie to nie wszystko, jeśli w folderze 2010 leży np 300 subfolderków z różnymi dokumentami :)

    • Jakub Ujejski

      Tagowanie to bardzo ciekawy temat. W niektórych sytuacjach (notatki w Evernote) taguję a w innych (dokumenty na dysku) jeszcze nie, ale obserwuję temat uważnie :)

      Tagujesz za pomocą jakiegoś programu czy po prostu ręcznie dodajesz tagi w nazwach folderów/plików?

      • Zdjęcia taguję automatami, całe foldery zdjęć itp.
        A nazwy folderów sam dla siebie i dla wyszukiwarki – ręcznie ;]

        • Ro6

          a co to znaczy „taguje automatami” – mozesz to troszke wyjasnic? z gory dzieki

  • Ogólnie stosuję podobną filozofię jak tu opisana.
    Od siebie mam uwagę dotyczącą wersji plików. Przechowywanie plików w różnych wersjach „kodowanych” w nazwie jest dobrym pomysłem pod warunkiem, że tych wersji nie przechowujemy za dużo. W sytuacji, gdy potrzebujemy przechowywać dziesiątki, albo nawet setki wersji wielu plików (typowa sytuacja dla programistów czy webmasterów) taki system oczywiście nie zadziała. Wtedy ratunkiem mogą być systemy typu Subversion (chociaż łatwość ich wykorzystania to osobna sprawa).
    Piszę o tym, bo właśnie wersjonowanie to mój odwieczny problem. Kilka razy podchodziłem do CVS i podobnych, i zawsze miałem z tym mniej lub więcej problemów. Kodowałem nawet własne proste systemy – szyte pod moje konkretne potrzeby. Używałem nawet TimeMachine do tego celu :-)
    W ogóle kodowanie informacji w nazwach plików to ciekawy problem. Jeżeli „system” jest używany tylko przez nas, dostosowujemy go do własnych preferencji, kodujemy daty tak, by były dla nas czytelne na pierwszy rzut oka itp. (chociaż znam przypadki, gdy ktoś przekombinował i wprowadził taki „kod”, którego zapomniał już po tygodniu). Problem większy jest wtedy, gdy musimy obmyślić strukturę dla małej (lub większej) grupy roboczej, np. w firmie. Szybko się okaże, że to co dla jednego jest oczywiste, dla drugiego – zupełnie nieczytelne. To jest dopiero wyzwanie :-)

    • Jakub Ujejski

      Masz rację. Opisałem najprostszy sposób wersjonowania plików, bo zdaję sobie sprawę, że osoby zawodowo pracujące na dziesiątkach wersji (programiści, graficy) znają rozwiązania typu SVN. Mi zależało przede wszystkim na pokazaniu jak w prosty sposób można poukładać sobie wersje, żeby bez problemu odnaleźć najnowszą lub tą z dużymi zmianami. Znam mnóstwo osób, które klikając „zapisz jako” po nazwie pliku podają losowy ciąg znaków z klawiatury.

      • lukasz

        Dobre wersjonowanie jest w windows 7 prawym na pliku i zakładka „poprzednie wersje”
        Poza tym przykład z pracą magisterską jest chybiony bo zawsze można posortować po dacie :P.
        Warto jeszcze wspomnieć że organizowanie folderów z danymi powinno być tak skonstruowane aby wygodnie się tworzyło kopie zapasowe np. ( tak jak ja mam to poukładane)
        dokumenty >> dane ( tylko ten folder bierze udział w backupie )
        >> media (podfoldery muzyka,filmy ,download itd)

  • Jacek Synowiec

    Na marginesie:

    Wersjonowanie jest … o ile pamiętam w uwielbianym przez Ciebie Dropbox (ale chyba płatnym … bo poczatkowo było nawet w darmowym … ale wyłaczyli … na czymś musza zarobić :) )

    Do sprawdzenia … bo ja już nie używam (przynajmniej na razie Dropbox nie potrzebny).

    • Jakub Ujejski

      Masz rację Jacku, Dropbox przechowuje wiele wersji tego samego pliku przez 30 dni dla konta darmowego i dłużej (nie pamiętam ile), po wykupieniu abonamentu.

  • Wersjonowanie jest… sposobem myślenia, a nie synonimem narzędzia. Jak nie nauczysz swoich dzieci myśleć o wersjach i zarządzaniu nimi, to na nic najlepsze narzędzie na domowym komputerze :)

    Jak sam dla siebie masz tendencję/potrzebę do wersjonowania, to niezależnie czy masz na dysku czy w chmurze, czy na macierzy, czy gdziekolwiek – nadal jest to sposób myślenia i pracy :))

  • Świetny artykuł, podesłałem kilku znajomym ze 100 ikonkami na pulpicie ;-)

    • Jakub Ujejski

      Cieszę się, że Ci się podoba i mam nadzieję, że pomoże Twoim znajomym. :)

  • Kszysiek

    Żyjemy w świecie aktualizacji i upgrad-ów, ilość sposobów myślenia i postrzegania świata nie zmienił się. Zmienił się natomiast dostęp do informacji, jest ich tak wiele, że nie łatwo jest odnaleźć taki system, który będzie spójny z własnym wewnetrznym światem który integrowany z tzw „zewnętrznym” światem, prowadzi Nas do swego rodzaju wolności nie dzielenia na „wewnętrzne” czy „zewnętrzne”.
    Dlaczego akurat tutaj o tym piszę?
    Ponieważ odświeżam właśnie swój brak spójności w przechowywaniu dokumentów.
    W systemie organizacji który do tej pory miałem, nie sprawdzał się, cały czas miałem poczucie, że mam na głowie ogrom rzeczy do zrobienia, spraw do nauczenia, wprowadzenia w życie tego co „zalega” w reprezentacji moich Myśli, jakim jest komputer.

    Właśnie przed chwilą wprowadziłem drobną aktualizację. Kiedyś ktoś powiedział „Ogranicz liczbę projektów!”. No więc, drobną zmianą, możliwe, że się okaże, że będzie to milowy krok.
    Jedynie co zmieniłem – to zgodnie z procedurą z tego właśnie postu – wprowadziłem do swoich katalogów nazwę „ARCHIWUM”.
    Czy się sprawdzi? czy przestane mieć odczucie, że mam ogrom na głowie? – to się okażę, napewno konotacja/definicja słowa „ARCHIWUM” jest bardzo odciążająca.
    Archiwum – to miejsce gromadzenia rzeczy, myśli, dokumentów, które w Naszej aktywności dnia codziennego przydają sie od czasu do czasu, inaczej nie ma sensu ich gromadzić.
    Bo czasami właśnie chodzi o zdefiniowanie, co dokładnie oznacza DLA NAS / DLA MNIE dane słowo, inaczej będę błądził nie widząc wyraźnie.
    Definicje są jak dobrze dobrane okulary :).
    Dzięki za „ARCHIWUM” brzmi jak dobry magazyn rzeczy nie aktywnych, a uaktywniajacych sie co jakiś czas.
    Zachęcam do definiowania, na własny użytek, słów które używamy w ciągu dnia, a które wydaje się nam że rozumiemy.
    Jak to ktoś kiedyś powiedział „jeżeli nie potrafisz czegoś wyjaśnić, to oznacza, że tego nie rozumiesz” – czy to pożyteczne przekonanie? hmmm… nie mam jednoznacznej odpowiedzi na nie.

  • Aleksandra

    Kiedyś miałam problem z zapisywaniem wersji plików, gdy pracowałam nad czymś z kilkoma osobami. Na szczęście zaczęliśmy wykorzystywać Dokumenty Google do edycji online (na sam koniec jedna osoba wykonywała eksport do innego formatu), a także Dropbox’a. Te narzędzia niesamowicie ułatwiają wspólną pracę.

    W kwestii wersjonowania, stosuję system „nazwa_pliku_1a.png”, gdzie liczby oznaczają koncepcję, a litery ich wariacje.