Jak uporządkować dokumenty na dysku

Po dłuższej przerwie wracam do kwestii porządkowania, organizowania plików na dysku. Poprzednio pisałem o organizacji przestrzeni na dysku i o uporządkowaniu niektórych rodzajów plików w obrębie folderu użytkownika. Do opisania pozostały już tylko dokumenty.

Folder “dokumenty” zawiera u mnie wszystkie pliki, które osobiście utworzyłem lub skopiowałem na dysk. Wyjątek stanowi automatycznie tworzona struktura programu Calibre – archiwum e-booków.

Ramowa struktura dokumentów

Podział ze względu na obszary odpowiedzialności

W zależności od tego czym się zajmujesz i jak wygląda Twoje życie tak też wyglądać może hierarchia folderów.

Najprostszy podział to podział praca – życie osobiste.

Oczywiście “praca” zamieni się w “nauka” lub “studia” jeżeli jeszcze nie pracujesz a jeżeli jesteś przedsiębiorcą to pewnie będziesz chciał mieć wyodrębniony “biznes”.

Dla osób, które chciałyby mieć bardziej rozbudowaną strukturę proponuję podział według obszarów odpowiedzialności.

Powyższy obrazek przedstawia obszary odpowiedzialności, które ja wyodrębniam. W Twoim przypadku mogą one wyglądać zupełnie inaczej. Pamiętaj tylko, żeby nie tworzyć ich zbyt wielu.

Podział na Aktywne i Archiwum

Nawiązując do GTD proponuję podział na dokumenty aktywne – materiały referencyjne do aktualnie realizowanych projektów i zadań oraz archiwum, czyli zbiór dokumentów do których być może w przyszłości będziesz chciał powrócić.

Podział mieszany

Trzecim sposobem jest zastosowanie jednocześnie podziału na archiwum i dokumenty aktywne oraz podziału według zakresów odpowiedzialności.

Można to zrobić tworząc nadrzędne foldery (aktywne i archiwum) a w nich umieścić foldery odpowiadające zakresom odpowiedzialności.

Albo odwrotnie, w każdym “zakresie odpowiedzialności” umieścić foldery: aktywne i archiwum.

Alternatywnie do powyższego rozwiązania, żeby uniknąć tworzenia folderów o tych samych nazwach wiele razy można wykorzystać ich nazwy. Zamiast zagnieżdżać w folderze Archiwum folder Praca można bezpośrednio w folderze “Dokumenty” stworzyć “Ar-Praca” i “Ak-Praca”. Albo odwrotnie: “Praca-Archiwum” i “Praca-Aktywne”.

Zagnieżdżanie folderów

O zagnieżdżaniu już wspominałem przy okazji przedstawienia 3 typów użytkowników komputerów. W skrócie: nie jestem zwolennikiem zbyt głębokie struktury folderów. Po co Ci folder z jednym plikiem?

Dużo łatwiej jest przejrzeć płaską strukturę niż drzewiastą. Zamiast zagnieżdżać posłuż się nazwą pliku.

Strukturę: “/Raporty/miesiąc/tytuł.txt” możesz z powodzeniem mieć pliki nazwane wg wzorca “rptRRMMDD-tytuł.txt”.

Jak nazywać pliki?

Odpowiedź na powyższe pytanie brzmi: to zależy. Nie ma uniwersalnego sposobu. Wszystko zależy od tego jakie masz potrzeby. Wyodrębniłem kilka ogólnych zasad, które mam nadzieję pomogą Ci w stworzeniu własnego systemu.

Nazywaj je tak jak będziesz ich szukał

Nawyki z DOSa (jeżeli nie wiesz co to DOS, nie przejmuj się – stare dzieje), gdzie nazwy plików musiały być ograniczone do 8 znaków sprawiały, że większość moich dokumentów miała zupełnie niezrozumiałe nazwy (np. t2vBGDu.txt)

Teraz w nazwie pliku można używać nawet kilku słów. To super sprawa, bo bezproblemowo możesz w nazwie opisać co zawiera dany plik. Przy nadawaniu nazwy zastanów się, jak za kilka miesięcy będziesz szukał tego pliku?

Daty

Daty dodawaj tam, gdzie automatyczne datowanie plików nie pomaga. Gdy plik został utworzony w innym czasie niż informacje do których się odwołuje. Np. Jeżeli przemówienie na konferencję w 2011 roku zacząłeś pisać w 2010 to plik będzie miał datę utworzenia z 2010 mimo, że zawartość odnosi się do wydarzenia z 2011 roku.

Format daty – zawsze: rok, miesiąc, dzień. Jeżeli nie masz na dysku plików z ubiegłego stulecia, to możesz z powodzeniem stosować sześciocyfrowy format daty: RRMMDD (gdzie RR to dwie ostanie cyfry roku, MM to miesiąc, a DD to dzień). Oczywiście jeżeli dzień nie ma znaczenia, to możesz się ograniczyć do zapisu RRMM. Dla wygody możesz wprowadzić znaki rozdzielające (RR-MM-DD lub RR.MM.DD). Ja tego nie stosuję, bo data zapisana bez nich jest dla mnie wystarczająco czytelna.

Ważna jest kolejność: rok, miesiąc, dzień. Stosując taki zapis na początku nazwy pliku możesz w łatwy sposób posortować pliki od najstarszych do najnowszych. Jeżeli zdecydujesz się na znaki rozdzielające to bądź konsekwentny i stosuj tylko jeden rodzaj zapisu!

Wersje

Osoby pracujące przez dłuższą chwilę na jakimś dokumencie chcą mieć jego kilka wersji.

Zapisywanie wielu różnych wersji tego samego dokumentu bez przemyślenia powoduje powstanie czegoś takiego:

A teraz wyobraź sobie, że po miesięcznej przerwie chcesz wrócić do pisania tej pracy… :)

Żeby uniknąć takich sytuacji wykorzystaj przyrostek “vX.X”, gdzie X.X to numeracja wersji. W ten sposób zapisując dłuższy dokument w wielu wersjach bez problemu będziesz wiedział, która jest najnowsza. A po zakończeniu prac nad dokumentem możesz bez sprawdzania zawartości usunąć starsze wersje.

Numeracja może być tak skomplikowana jak tylko sobie życzysz. Możesz mieć dokument v21.312432 albo v4. Ja stosuję zasadę, że gdy nad czymś pracuję i dokument nie jest w moim odczuciu skończony to ma wersję v0.X. Gdy go dokończę to nadaję mu wersję v1.0, a ewentualne poprawki (np.: wynikające z konsultacji z kimś innym) zaznaczam dodając odpowiednią liczbę po kropce (np.: v1.3).

Mała uwaga. O wersjonowaniu warto również pamiętać, gdy pracujemy z kimś nad tym samym dokumentem (np. konsultując się poprzez e-mail). Powiedzmy, że wysyłasz koledze z pracy “raport-v1.0”. On nanosi swoje uwagi i odsyła Ci plik nie zmieniając nazwy. Wtedy koniecznie zmień nazwę na np.: “raport-v1.1”. Z kolei po naniesieniu w tym samym pliku swoich poprawek zapisz go jako v1.2. W ten sposób wiesz, na której wersji pliku aktualnie pracujecie.

Szerokie i konsekwentne stosowanie struktury dokumentów

Gdy już określisz zasady nazywania plików to pamiętaj żeby się tych zasad trzymać. Podobnie jest z ramową strukturą. Zadbaj o to, żeby struktura była w miarę uniwersalna i prosta. Dzięki temu będzie mógł ją stosować nie tylko wewnątrz folderu dokumenty ale również w programie pocztowym czy w aplikacji do zarządzania notatkami (np. Evernote) czy zadaniami.

Lista kontrolna

W razie potrzeby możesz sobie zrobić ściągę w postaci listy folderów z opisem co w nich jest. Unikniesz w ten sposób sytuacji, w której w kilku miejscach będą się znajdować pliki, które powinny być w jednym folderze. Analogicznie, jeżeli stosujesz różne reguły tworzenia nazw plików w zależności od folderu to stwórz sobie plik tekstowy zawierający zbiór tych zasad.

Ciekaw jestem czy masz swój system organizowania dokumentów elektronicznych. Jeżeli tak to opisz go proszę w komentarzu poniżej.

 

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.