Jak realizować długoterminowe projekty na czas

Niezależnie od tego kim jesteś i co robisz masz do wykorzystania dokładnie 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu.

Każde zadanie czy projekt, który masz lub/i chcesz zrealizować wymaga poświęcenia pewnej ilości czasu.

Oczywiste? Pewnie. Problem w tym, że często o tym zapominamy podejmując się realizacji dodatkowego projektu. Sam się na tym złapałem wielokrotnie. Wydawało mi się, że skoro radzę sobie z tym co aktualnie mam na głowie, to jeden projekt też jakoś jeszcze wcisnę.

Masz więcej czasu niż Ci się wydaje

W jednym z poprzednich artykułów przytoczyłem badanie, z którego wynika, że 99% menedżerów podjęłoby się realizacji dodatkowego projektu nawet przy bardzo napiętym grafiku. Oczywiście gdyby realizacja tego projektu wiązała się z ponadprzeciętnymi korzyściami.

Postawiłem wtedy tezę, że mamy więcej czasu niż nam się wydaje. Kluczowe w tym zdaniu jest słowo “wydaje”. Analizując to co mamy do wykonania szacujemy ile czasu będziemy potrzebować. Niestety w tych szacunkach często się mylimy. Raz się okazuje, że mamy więcej czasu niż nam się wydaje a innym razem wręcz przeciwnie.

Czas nie jest z gumy

Proces planowania projektów nie dotyczy tylko doboru odpowiednich zadań i ich kolejności. Dotyczy również oszacowania czasu potrzebnego na realizację.

Jeżeli jesteś osobą ambitną to pewnie nie raz zdarzyło Ci się wziąć na siebie realizację dodatkowego projektu a potem okazało się że nie wyrabiasz się w czasie albo gorzej – projekt do dzisiaj nie został zrealizowany.

Zdarza się to najczęściej w przypadku spraw z odległym (lub nieokreślonym) terminem realizacji. Myślisz sobie: “Mam na to pół roku, a wykonanie zajmie mi pewnie ze trzy tygodnie pracy – dam radę”. Jeżeli pisałeś pracę dyplomową to pewnie wiesz o co mi chodzi.

Czas nie jest z gumy i się nie rozciągnie. Żeby zrealizować jakiekolwiek długofalowe przedsięwzięcie trzeba sobie zarezerwować na to czas.

Blokowanie czasu

Każdy większy projekt wymaga poświęcenia pewnej ilości czasu. Jeżeli chcesz mieć pewność, że go zrealizujesz w terminie to musisz go uwzględnić przy planowaniu zajęć.

Jeżeli masz do wykonania zadanie, które wymaga od Ciebie zwiększonej koncentracji, to zablokuj sobie czas.

Ustal sobie konkretny przedział i trzymaj się tego. Postaraj się w tym czasie zrobić jak najwięcej.

Stwórz okno czasowe, spotkanie z samym sobą, czas niedostępności – nazwij jak chcesz – w którym skupisz się tylko na tym ważnym zadaniu.

  • Wyłącz wszystkie niepotrzebne programy, zwłaszcza komunikatory i pocztę.
  • Odłącz się od internetu jeżeli dostęp do sieci nie jest niezbędny.
  • Wycisz lub przekieruj telefon na pocztę głosową.
  • Zamknij drzwi do swojego biura i wywieś na klamce napis “nie przeszkadzać”
  • Jeżeli nie masz swojego biura to zarezerwuj salkę konferencyjną na “spotkanie ze sobą”
  • Możesz też wziąć laptopa i “schować” się gdzieś na korytarzu, gdzie nikt nie chodzi.

W przypadku zadań, które wymagają rozwiązania jakiegoś skomplikowanego problemu, przeanalizowania czegoś czy wygenerowania pomysłów czas potrzebny na ich zrealizowanie jest zdecydowanie dłuższy.

Żeby osiągnąć stan pełnego zaangażowania Twój umysł musi się “rozkręcić”. Gdy się już rozkręci to Twoja wydajność znacząco wzrasta. Weź to pod uwagę, gdy następnym razem zarezerwujesz sobie 15 minut dziennie na jakiś projekt. Może lepiej zablokować w kalendarzu 60-90-minutowe spotkanie raz w tygodniu?

Ciekaw jestem, jak u Ciebie wygląda szacowanie czasu potrzebnego na realizację jakiegoś zadania? Komentarze są do Twojej dyspozycji.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • michal

    w moim wypadku dlugoterminowe projekty sie ciagna miesiacami jesli nie sa szczegolowo zaplanowane jego etapy. poniewaz ciagle musze myslec o tym co mam jeszcze zrobic zamiast to robic, marnuje czas na ukladanie.

    zauwazylem ze zaplanowanie z gory na miesiac zalozen do osiagniecia, haslowo na kolejne miesiace i bardzo szczegolowo co tydzien na kolejny tydzien ulatwia nie tylko monitoring poszzegolnych etapow, ale prace kreatywna nad samym zadaniem.

    takie male kawalki sa latwiejsze to polkniecia. jesli mam wiec napisane zrobic bibliografie do ksiazki, rezerwuje na to tydzien czasu (30-90min dziennie) i dziele ja na takie kawalki jak internet, prasa, ksiazki, filmy to niezalenie od tego ktory z tych kawaleczko zaczne (jak sie bede czul, co bedzie bardziej dostepne) wiem ze mam tydzien na zrobienie tego.

    nie musze ani na sile wymyslac jak to ugryzc, bo juz jest zaplanowane, ani nie musze szukac wymowek zeby tego nie robic, bo jest czarno na bialym.

    oczywiscie o efekcie decyduje czynnik ludzki, zmeczenie, motywacja, sprawy pilne i wazne, ale dokladnie – mowiac twoimi slowami – blokujac sobie czas na wykonanie, jest bardziej prawdopodobne, ze skonczymy.

    ps. koncze zeby sie zabrac za moj comiesieczny kawalek :-)

  • Szymek

    Ja padłem w tym roku ofiarą myślenia przytoczonego przez Ciebie “Mam na to pół roku, a wykonanie zajmie mi pewnie ze trzy tygodnie pracy – dam radę”. Jednym z projektów była właśnie moja praca dyplomowa. Udało się ją skończyć, wymagało to jednak odłożenie przeze mnie pozostałych zadań długoterminowych. Wynikły z tego trudne do zaakceptowanie koszty.

    „Blokowanie czasu” jest ciekawą ideą. Choć w teorii, wyznaczanie harmonogramu z podzielonym czasem przeznaczanym na systematyczną realizację zadań wydaje się być najlepszym rozwiązaniem (takim grzecznym), to czasem może lepiej poświęcać tydzień, dwa, trzy, na pojedyncze dużo zadanie, aby zrealizować je do końca i mieć je z głowy aby zwyczajnie móc pójść dalej. Co o tym sądzicie?

    • Jakub Ujejski

      Zajmowanie się jakimś projektem przez dłuższy czas (powiedzmy, że przez tydzień) ma jedną wadę – niewiele osób może sobie na to pozwolić.

      Ja sam w przeszłości stosowałem taką metodę i przynosiła całkiem dobre skutki. Niestety po takim okresie następuje bardzo nieprzyjemny czas nadrabiania zaległości w innych obszarach.

      Zawsze można znaleźć coś pośrodku. Może nie tydzień ani nie godzina dziennie ale np. 1 dzień w tygodniu na dany projekt to rozwiązanie optymalne?

      • michal

        zloty srodek zawsze sie znajdzie. czesto robilem kilka projektow na przemian chocby po to, zeby nie zameczyc sie jednym, zeby mozg mogl odpoczac a podswiadomosc nabrac nowych pomyslow.

        podzielilem sobie projekty ktorymi sie zajmuje na kartce na cztery kategorie w tabeli. w pierwszej kolumnie projekty tekstowe, ktore pisze, w drugiej wideo, ktore montuje. kazda z tych kolumn na dwa wiersze, projekty dlugoterminowe-kilka miesiecy, oraz krotkie, czyli nie dluzej niz miesiac. do tych pierwszych zalicza sie np. praca nad ksiazka. do drugich pisanie comiesiecznych artykulow.

        poniwaz roznie sobie gospodaruje czas, moge przelaczac sie miedzy projektami wymagajacymi myslenia slowami od tych, ktore wymagaja myslenia obrazami. jesli za dlugo zajmuje sie montazem jednego materialu i robi sie to odtworcze, a nie mam jeszcze ochoty na przelaczenie na tekst, moge montowac inny material.

        zgadzam sie z tym, ze robienie jednego projektu przez tydzien moze byc trudne. tylko jednego. ale poswiecenie mu trzech godzin dziennie regularnie o podobnej godzinie przynosi dobre efekty.

        natomiast po lekturze jednej z ksiazek o prokrastynacji zaczalem probowac nowego podejscia ktore nazywa sie unschedule. w skrocie oznacza to ze zajmuje sie danym projektem tylko przez pol godziny, godzine, a pozniej robie cos innego, najlepiej dla ciala lub ducha. to znacznie przyspiesza podejmowanie decyzji podczas pracy :-) chyba ze mamy noz na gardle

  • Klaskala Maciej

    Bardzo dobrym rozwiązaniem, które eliminuje opisane tu zjawiska: złej wielozadaniowości, syndromu studenta ale również prawa Parkinsona i punktów integracji, jest metoda łańcucha krytycznego…
    Główną cechą tej metody jest kolejkowanie i buforowanie… Kolejkowanie to właśnie to o czym pisze Jakub (koncentracja na jednym zadaniu – wg sieci projektu – i wykonaniu go jak najszybciej się da).
    Dodałbym tu ważną rzecz, że zarządzanie projektem to zarządzanie ludźmi a nie zadaniami. Project Manager jest odpowiedzialny aby stworzyć ludziom (i również zasobom nieludzkim) odpowiednie warunki pracy, z odpowiednią kolejką zadań. Zarządzanie czasem polega w tej metodzie na zarządzaniu buforem czasu projektu, który jest przewidziany na omówione w artykule niepewności co do planowania czasu…

    • michal

      jakies przyklady? poslugujesz sie specjalistycznymi terminami, a podajac przyklad byloby klarownie

  • Nie zgodzę się z dwoma twoimi tezami: „Mamy 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu”. To całkowity czas, który mamy, a nie ten który możemy poświęcić pracy! Odejmij czas na sen, obiad, przebywanie z rodziną, zakupy i zobaczysz że zostanie ci go dużo mniej. To tak dla ścisłości.

    Druga sprawa – „badania” menedżerów. Każdy z nich podjął by się dodatkowej pracy przy napiętym grafiku, bo to nie ten menedżer będzie pracował! Rozda tę dodatkową robotę zwykłym robotnikom i potem weźmie po prostu bat i będzie ich popędzał. To jest właśnie druga strona medalu. Ciekawe co odpowiedzieli by ci menedżerowie gdyby zadać im pytanie precyzyjniej „Czy podjął byś się WŁASNORĘCZNEGO wykonania dodatkowego projektu mimo dużego obciążenia”. Zapewne śpiewali by inaczej.

    • Jacek Synowiec

      Ależ przecież mamy 24h / 7 dni :)
      Bo od 22:00 do 6:00 też pracujemy :)
      To jest zadanie pod tytułem „Sen”

      Badacze mózgu twierdzą, że nigdy się nie wyłącza (to pewnie dlatego czasem śnią się nam różne głupoty, bo nasz mózg jest bardzo kreatywny).

      Nie jeden raz miałem tak, że jak na czymś się zatrzymałem, jakimś problemem i nie mogłem go rozwiązać, to robiłem zgodnie z zasadą „że z niektórymi problemami trzeba się przespać” … i rano okazywało się, że mózg dawał mi gotowe rozwiązanie.

      Można jedynie z tego wnioskować, że przez całą noc nasz mózg nad tym pracował.

    • michal

      ja sie podejmuje samodzielnie bo nie mam komu przekazac. a jakbym przekazal to bym w zyciu nie doczekal sie konca, wiec nawet wole sam robic bo mam kontrole nad postepami.

      inna sprawa ze dodatkowe projekty kolejkuje sobie wg priorytetow co jest pilne i wazne. w wolny weekend moge zrobic dodatkowe rzeczy dla znajomego poza moim stalym planem, ale jesli po weekendzie mam co innego do roboty to go nie wcisne na sile wczesniej niz bedzie kolejna wolna chwila.

  • Klaskala Maciej

    No właśnie dlatego w swoim komentarzu napisałem o zarządzaniu ludźmi. To jest zarządzanie projektem. Większość menadżerów zarządzania zadaniami przez ich przydzielanie ludziom, nie mając pojęcia które zasoby są faktycznie obciążone za bardzo a które mniej. Które muszą pracować na 100% mocy (bo zadania są na ścieżce krytycznej) a które mogą pracować lżej (zbierając siły na swój moment w projekcie, gdzie będą musieli pracować na 100%).
    Zarządzanie projektem – to takie zarządzanie zespołem ludzi by w odpowiednim czasie wykonali różne zadania, w sposób możliwie najszybszy by zrealizować zamierzone cele projektu…
    Generalnie zarządzanie projektami to temat rzeka…
    Sądzę, że w przypadku tego artykułu -> mówimy tu o kilku SWOICH zadaniach z listy TODO a nie o zarządzaniu projektem…

  • Jacek Synowiec

    Ciekawy pomysł na to „Spotkanie z samym sobą” w kalendarzu :)

    Czegoś takiego jak żyję nie robiłem … ale coś w tym jest …

  • An

    Oj tak, często nam się wydaje, że mamy jeszcze dużo czasu na wykonanie czegoś, a potem leci ten czas i leci, a my zostawiamy wszystko na ostatnią chwilę. ;) Pozdrawiam.

  • Zarządzanie projektami, mój ulubiony temat!
    Z realizacją długoterminowych projektów jest tak jak z treningiem sportowym: nie da rady przygotować się do maratonu czy zawodów w podnoszeniu ciężarów nic nie robiąc przez cały rok, a potem usiłując to nadrobić dwunastogodzinnymi codziennymi treningami przez ostatnie 2 tygodnie. Mimo, że sumaryczny czas poświęcony na treningi w takim trybie byłby może nawet większy niż przy ćwiczeniu systematycznym przez cały rok, to jednak efekt będzie dramatycznie inny… I to samo dotyczy projektów, choć bardzo chce nam się wierzyć, że jednak nie.

    • michal

      dlatego warto robic regularnie pewne rzeczy aby staly sie nawykami, automatycznie je przyporzadkowywac do okreslonych jednostek czasowych :-)