Jak realizować długoterminowe projekty na czas

Niezależnie od tego kim jesteś i co robisz masz do wykorzystania dokładnie 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu.

Każde zadanie czy projekt, który masz lub/i chcesz zrealizować wymaga poświęcenia pewnej ilości czasu.

Oczywiste? Pewnie. Problem w tym, że często o tym zapominamy podejmując się realizacji dodatkowego projektu. Sam się na tym złapałem wielokrotnie. Wydawało mi się, że skoro radzę sobie z tym co aktualnie mam na głowie, to jeden projekt też jakoś jeszcze wcisnę.

Masz więcej czasu niż Ci się wydaje

W jednym z poprzednich artykułów przytoczyłem badanie, z którego wynika, że 99% menedżerów podjęłoby się realizacji dodatkowego projektu nawet przy bardzo napiętym grafiku. Oczywiście gdyby realizacja tego projektu wiązała się z ponadprzeciętnymi korzyściami.

Postawiłem wtedy tezę, że mamy więcej czasu niż nam się wydaje. Kluczowe w tym zdaniu jest słowo “wydaje”. Analizując to co mamy do wykonania szacujemy ile czasu będziemy potrzebować. Niestety w tych szacunkach często się mylimy. Raz się okazuje, że mamy więcej czasu niż nam się wydaje a innym razem wręcz przeciwnie.

Czas nie jest z gumy

Proces planowania projektów nie dotyczy tylko doboru odpowiednich zadań i ich kolejności. Dotyczy również oszacowania czasu potrzebnego na realizację.

Jeżeli jesteś osobą ambitną to pewnie nie raz zdarzyło Ci się wziąć na siebie realizację dodatkowego projektu a potem okazało się że nie wyrabiasz się w czasie albo gorzej – projekt do dzisiaj nie został zrealizowany.

Zdarza się to najczęściej w przypadku spraw z odległym (lub nieokreślonym) terminem realizacji. Myślisz sobie: “Mam na to pół roku, a wykonanie zajmie mi pewnie ze trzy tygodnie pracy – dam radę”. Jeżeli pisałeś pracę dyplomową to pewnie wiesz o co mi chodzi.

Czas nie jest z gumy i się nie rozciągnie. Żeby zrealizować jakiekolwiek długofalowe przedsięwzięcie trzeba sobie zarezerwować na to czas.

Blokowanie czasu

Każdy większy projekt wymaga poświęcenia pewnej ilości czasu. Jeżeli chcesz mieć pewność, że go zrealizujesz w terminie to musisz go uwzględnić przy planowaniu zajęć.

Jeżeli masz do wykonania zadanie, które wymaga od Ciebie zwiększonej koncentracji, to zablokuj sobie czas.

Ustal sobie konkretny przedział i trzymaj się tego. Postaraj się w tym czasie zrobić jak najwięcej.

Stwórz okno czasowe, spotkanie z samym sobą, czas niedostępności – nazwij jak chcesz – w którym skupisz się tylko na tym ważnym zadaniu.

  • Wyłącz wszystkie niepotrzebne programy, zwłaszcza komunikatory i pocztę.
  • Odłącz się od internetu jeżeli dostęp do sieci nie jest niezbędny.
  • Wycisz lub przekieruj telefon na pocztę głosową.
  • Zamknij drzwi do swojego biura i wywieś na klamce napis “nie przeszkadzać”
  • Jeżeli nie masz swojego biura to zarezerwuj salkę konferencyjną na “spotkanie ze sobą”
  • Możesz też wziąć laptopa i “schować” się gdzieś na korytarzu, gdzie nikt nie chodzi.

W przypadku zadań, które wymagają rozwiązania jakiegoś skomplikowanego problemu, przeanalizowania czegoś czy wygenerowania pomysłów czas potrzebny na ich zrealizowanie jest zdecydowanie dłuższy.

Żeby osiągnąć stan pełnego zaangażowania Twój umysł musi się “rozkręcić”. Gdy się już rozkręci to Twoja wydajność znacząco wzrasta. Weź to pod uwagę, gdy następnym razem zarezerwujesz sobie 15 minut dziennie na jakiś projekt. Może lepiej zablokować w kalendarzu 60-90-minutowe spotkanie raz w tygodniu?

Ciekaw jestem, jak u Ciebie wygląda szacowanie czasu potrzebnego na realizację jakiegoś zadania? Komentarze są do Twojej dyspozycji.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.