Jak wybrać i dlaczego warto korzystać z narzędzi do zarządzania czasem

Jakiś czas temu stworzyłem ankietę na Facebooku z pytaniem: Czego używasz do zarządzania zadaniami?

Prawie połowa ankietowanych zadeklarowała korzystanie z narzędzi papierowych i czegoś do pisania. Na drugim miejscu znalazł się program do zarządzania zadaniami. Co ciekawe około 20% osób odpowiedziało, że trzymają wszystko w głowie albo że nie zarządzają zadaniami.

Moim zdaniem 20% to dużo, dlatego postanowiłem, że napiszę na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzi do zarządzania czasem i dlaczego warto ich używać.

Papier czy program do zarządzania czasem?

Stosowałem różne narzędzia do zarządzania czasem. Korzystałem z terminarzy, notesów, teczek, kalendarzy elektronicznych i programów do zarządzania listami zadań. Kiedyś nawet próbowałem korzystać z samoprzylepnych karteczek ale szybko z tego zrezygnowałem bo odklejały się od monitora i momentalnie ginęły.

Po tych doświadczeniach wiem, że odpowiedź na pytanie: „Co jest lepsze, papier czy program do zarządzania czasem?”, brzmi: “To zależy…” ;)

Notes, kalendarz, terminarz

Stosowanie terminarza, notesu czy kalendarza do zarządzania sobą w czasie “na papierze” ma kilka zalet:

  • Łatwość notowania – odręczne notowanie jest o wiele wygodniejsze i szybsze – zwłaszcza poza biurem.
  • Mobilność, dostępność – niewielki notes czy terminarz można zabrać ze sobą prawie wszędzie.
  • Fizyczny kontakt – skreślanie kolejno wszystkich wykonanych zadań z listy, żeby potem ją zgnieść lub potargać i wyrzucić do kosza – to bardzo przyjemne uczucie.

Są też wady takich papierowych narzędzi:

  • Wprowadzanie zmian – jeżeli będziesz chciał wprowadzić jakąś korektę to zazwyczaj będziesz musiał skreślić albo zamalować to co już jest, a to zaciemnia obraz.
  • Brak przypomnień – papierowy kalendarz, jeżeli do niego regularnie nie zaglądasz, nie przypomni Ci o spotkaniu.
  • Brak wyszukiwania – ta wada dotyczy wszystkich dokumentów papierowych, które trzeba skanować wzrokiem, żeby odnaleźć dane zadanie/wydarzenie.

Programy do zarządzania czasem

Do “elektronicznego” zarządzania czasem stosuje się przede wszystkim kalendarze oraz programy typu menedżer zadań. Czasem wchodzą one w skład większego pakietu – jakim jest np. MS Outlook.

Przewagą tego typu oprogramowania nad rozwiązaniami papierowymi jest:

  • Możliwość edycji – wszelkie zmiany terminów czy tematów można z łatwością wprowadzić nie zaciemniając aktualnego grafiku.
  • Różne widoki (perspektywy) – to chyba największa zaleta elektronicznych rozwiązań, pozwalająca na posortowanie i obejrzenie list zadań według projektów, czasu realizacji itp.
  • Synchronizacja – połączenie programu komputerowego z aplikacją w telefonie komórkowym ułatwia wprowadzanie danych (komputer) i zwiększa dostęp do nich poza biurem.

Wady programów do zarządzania czasem:

  • Brak fizycznego kontaktu – tak jak pisałem powyżej, kartkę można wyrzucić do kosza a komputera czy telefonu wyrzucać nie polecam :)
  • Wprowadzanie danych – korzystanie z komputera poza biurem jest o wiele trudniejsze niż z małego notesika w kieszeni.
  • Czas nauki – rozwiązania elektroniczne zazwyczaj są bardziej zaawansowane niż te papierowe a co za tym idzie wymagają więcej czasu na ich opanowanie.

Jak wybrać odpowiednie narzędzia do zarządzania czasem?

Zanim zdecydujesz się na korzystanie z konkretnego narzędzia przeanalizuj to czym się zajmujesz na co dzień. Gdzie spędzasz najwięcej czasu? Przy komputerze? W samochodzie? Na spotkaniach?

Jakiego typu sprawy najczęściej pojawiają się w Twoim życiu zawodowym i prywatnym? Czy są to wydarzenia ściśle określone w czasie (spotkania, telefony), które musisz wykonać danego dnia o danej godzinie czy nie?

Z danymi w jakiej formie (papierowej czy elektronicznej) najczęściej się stykasz?

Odpowiadając sobie na tego typu pytania ułatwisz sobie wybór narzędzi do zarządzania czasem.

Nie ma sensu, żebyś się zmuszał do pracy w oparciu o jakiś program komputerowy skoro większość czasu spędzasz w ruchu (na spotkaniach, w samochodzie), gdzie nie masz możliwości edytowania swoich spraw.

Jeżeli całymi dniami pracujesz przy komputerze zajmując się niezliczoną ilością e-maili i dokumentów elektronicznych, a papier widujesz w drukarce przy biurku kolegi to prawdopodobnie większą korzyść będziesz miał z programu do zarządzania zadaniami, który ładnie zintegruje się z tymi aplikacjami, z których najczęściej korzystasz.

Inna kwestia to możliwości czasowe jakie masz na naukę. Kieszonkowy terminarz należy do najprostszych rozwiązań i najszybciej można opanować korzystanie z niego ale ma on swoje ograniczenia. Z drugiej strony niektóre programy komputerowe do zarządzania czasem wymagają poświęcenia dłuższej chwili na zapoznanie się z funkcjami i nauczenie się ich. Jednak po opanowaniu programu otrzymujemy nagrodę w postaci automatyzacji i usprawnienia wielu procesów związanych z dodawaniem i analizowaniem spraw do wykonania.

Korzystaj z narzędzi do zarządzania czasem

Niezależnie od tego czy jesteś zwolennikiem aplikacji komputerowych czy wolisz papierowe rozwiązania korzystaj z nich. Zwykły terminarz i zaawansowany program komputerowy mają jedną wspólną cechę – koncentrują Twoją uwagę na tym co robisz i co zamierzasz zrobić. Gdy monitorujesz wykonywane przez siebie zadania i planujesz to stajesz się bardziej efektywny.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • michal

    uzywam jednego i drugiego. niestety uzywanie kartek ma te przewage, ze moge latwo sporzadzic listy, mapy mysli, wykresy czy symbole. niestety, poniewaz kartek przybywa (mam przy biurku cztery rozne notesy) a wolne kartki ulatuja. uczucie wykreslania jest b. przyjemne, bo widze co zostalo zalatwione. uwielbiam zasiadac w weekend nad tymi listami i planowac kolejne dzialania w ramach poszczegolnych projektow. poza tym projekt calosciowy na cale polrocze jak tez liste priorytetow na dany miesiac mam zawsze na wierzchu – w przypadku komputera byloby to niemozliwe. dzieki temu pamietam co wazne. mam na tej kartce tez liste deadline’ow na dany miesiac.

    co wiecej, na malych karteczkach zapisuje zadania do wykonania na dany dzien, lub nastepny, co w formie checklisty z oznaczeniem ile czasu zajmie mi wykononanie nie powoduje ze krece sie pol dnia pod domu myslac co to mialem zrobic i kiedy.

    niestety stres zwiazany ze zgubieniem co wazniejszych karteczek jest spory, dlatego czesto je przepisuje.

    uzywam tez outlooka w telefonie do biezacych spraw (notowanych na szybko na miescie) a takze planowania spotkan (zawsze mam pod reka terminarz). wada jest koniecznosc streszczania do paru hasel, ale za to mozliwosc edytowania i przesuwania jest nieoceniona.

    natomiast w pracy w przypadku roznych pilnych projektow ad hoc czesto wystarcza kartka a5 i rozrysowanie planu dzialania.

  • Mic hał

    Witam,

    mieszają się dwa pojęcia: zarządzanie czasem i zadaniami. Nie robiłem żadnych badań, ale moja opinia jest taka:

    większość ludzi zarządza czasem i wystarcza do tego mniej lub bardziej zaawansowany kalendarz, może być elektroniczny albo papierowy jak kto woli;

    mniejszość ludzi zarządza zadaniami, a w sposób ciągły (GTD) to będzie pewnie będzie tego garstka..

    Niestety do efektywnego zarządzania zadaniami trzeba wypracować sobie użyteczne narzędzie i nie jest nim kalendarz, ani zwykły organizer kupiony w kiosku. Podstawą jest oddzielenie czynności od rezultatów/projektów/celów oraz „spraw do załatwienia”. Oczywiście co wytrwalsi mogą stosować inne wynalazki GTD, ale nie każdy tego potrzebuje.

    Dopiero jak to pojmiemy sami dobierzemy narzędzie odpowiednie do naszego stylu pracy…

  • An

    Zawsze można połączyć obie opcje, rzeczy, które są potrzebne „w ruchu” notować na kartkach, a długoterminowe, bardziej rozbudowane – w aplikacjach. Pozdrawiam.

  • Właśnie łączę ;-)

  • Jacek Synowiec

    Tylko papier :)
    Komputer zabija kreatywność :))

    • A mi właśnie kartka ogranicza kreatywność, choć nie koniecznie zabija. A komputer dzięki możliwościom szerszym niż kartka tej kreatywności nie ogranicza. :)

      Wiec jak widać co osoba to system.

  • latiner

    Podług zasady że to co dla Ciebie jest dobre, wcale nie musi być dobre dla mnie – i odwrotnie. Szukać, szukać, szukać. Serdeczności!

  • Ja korzystam z narzędzie elektornicznych, a konkretniej z serwisu doit.im oraz jego klienta na smartfona z systemem android. System ma ta zaletę, że mam swoją listę zadań wszędzie gdzie tylko jestem,a dodatkowo, doit synchronizuje się z kalendarzem google którego używam do zarządzania terminami spotkań itp.,

  • PoGOOD

    Na wstępie, żeby nie było wątpliwości – jestem zaawansowanym przypadkiem gadżeciarza. Kupuję wszelkie nowinki, które mi się podobają, i które mogę wykorzystać do swojej codziennej pracy. Większość z nich po kilku tygodniach udaje mi się okiełznać na tyle, że swoją obecnością nie przeszkadzają…

    Myśle, że wielu z Was wie o czym mówię… ;)

    Na codzień rozgraniczam planowanie czasu od planowania zadań oraz rownież oddzielam sprawy służbowe od prywatnych (w tym znaczeniu – realizacji osobistych celowniezwiazanych z dziś wykonywana pracą).

    Mój zestaw? Ot on (podzielony na środowiska):

    Samochód:
    – dyktafon – do zbierania myśli, podsumowywania rozmów telefonicznych, zapisywania zadań i pomysłów.
    – lista zadań w telefonie (OmniFocus na iPhone’a), pracuje głownie na liście telefonów do wykonania

    Biura (bo mam dwa, w których pracuje na codzień):
    – kuweta na nowe zadania
    – lista zadań / projektów / celów w komputerze – oddzielone od poczty (OmniFocus na Mac’a)
    – program Highrise do pracy na klientach
    – kalendarz iCal WYŁĄCZNIE do zapisywania spotkań, nie wkładam tam niczego innego,
    – zawsze pod ręką notes i ołówek do zapisywania nowych tematów – nigdy nie „odwracam kartek notesu, aby odslonic kolejną, wyrywam kartkę już zapisana i wrzucam ja do kuwety, jako element do późniejszego przeanalizowaniu i dalszej organizacji
    – pierwszą rzeczą, jaką robię po wyjściu z samochodu i dotarcia w miejsce, które na to pozwala jest odsłuchanie nagrań i wyrzucenie ich do kuwety

    Poza biurem:
    – dyktafon
    – mały kieszonkowe notes z DOŁĄCZONYM pisakiem
    – iPad z OmniFocusem, bo komputer za ciężki… ;)

    Możecie stwierdzić, źe „przeginam”, ale ten system pozwala mi zapisywać wszystko co ważne lub przynajmniej warte przemyślenia i totalnie odciążyć pamięć i… Poczucie winy, ze się czegoś zapomniało… ;)

  • Albina

    Ja znalazłam system do zarządzania zadaniami Tassky. Mam do tego wersję na iPhone’a i spradza mi się. Warto do nich pisać, bo na ten moment to beta i rozdają konta z pełnymi funkcjonalnościami za free : )

  • Maniek

    Mi ostatnio w ręcę wpadł program do zarządzania zadaniami taskbeat. Obecnie korzystam z darmowej 30sto dniowej wersji, ale poważnie zastanawiam się nad kupnem. W bardzo prosty i łatwy sposób mogę kontrolować, co dzieje się w moim biurze, będąc poza nim :-)

  • Joanna M

    Ostatnio trafiłam na ciekawe narzędzie dla osób które mają do ‚ogarnięcia’ jakiś biznes. Nazywa się właśnie Ogarnik (android.ogarnik.mobi). To taka aplikacja na Androida która przede wszystkim przypomina terminy dotyczące np, płatności czy zadań do wykonania związanych z prowadzoną działalnością. Fajna sprawa skoro do pobrania za darmo…

  • Justyna

    Używam dwóch narzędzi:
    1. papierowej to-do-listy „nalodówkowej” w domu
    2. tablicy online Kanban Tool do zarządzania zadaniami, którą współdzielę z moim zespołem projektowym. Wybór padł na to właśnie narzędzie (www.kanbantool.com), ponieważ jest
    a) po polsku
    b) mój zespół rzadko się widuje w biurze i potrzebujemy narzędzia, które wesprze naszą komunikację i dzielenie się informacjami
    c) daje się łatwo modyfikować, przez co eliminujemy elementy zbędne (na przykład w opisie zadania) i zastępujemy je skuteczniejszym rozwiązaniem.