Zasada 2 minut

Zasada 2 minut (lub reguła 2 minut) to jedna z tych genialnych w swojej prostocie technik zarządzania czasem. Jest łatwa do zapamiętania i można ją wprowadzić w życie praktycznie od zaraz.

Jest ona elementem składowym Getting Things Done (GTD) – metodologii stworzonej i opisanej przez Davida Allena w książce pod tym samym tytułem. Nie oznacza to jednak, że do efektywnego działania zasady 2 minut konieczne jest wdrożenie GTD w całości.

Przechodząc do sedna, oto zasada 2 minut:

Jeśli czynność, jaką należy wykonać, nie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, powinieneś to natychmiast wykonać.

– David Allen, Getting Things Done

Niewtajemniczonym wyjaśnię, że w GTD gromadzimy różnego rodzaju sprawy. Dane te lądują w skrzynkach na sprawy przychodzące (w skrócie: inbox) a następnie są przez nas analizowane. Jeżeli wymagają podjęcia jakiegoś działania, to określamy najbliższe fizyczne działanie.

Po tych ustaleniach szacujemy ile czasu potrzeba na wykonanie danego działania. Jeżeli to działanie zajmie nie więcej niż 2 minuty to należy je wykonać od razu. Dlaczego? Bo wprowadzenie tego działania do systemu (na odpowiednią listę najbliższych działań) a następnie dotarcie do niego po jakimś czasie zajęłoby mniej więcej 2 minuty.

Po co poświęcać 2 minuty na zapisanie zdania do wykonania później skoro można je wykonać teraz?

Zapisanie zadania na liście spraw do załatwienia i wyszukanie go w późniejszym terminie zajmuje około 2 minut. Jeżeli zadanie można wykonać w ciągu 2 minut, to na proces w całości poświęcasz w sumie 4 minuty. To 2x więcej czasu. Jak to pomnożysz przez ilość takich drobnych zadań w ciągu dnia to uzbiera Ci się całkiem niezła porcja zmarnowanego czasu.

Pomyśl tylko o tych e-mailach zalegających w Twojej skrzynce pocztowej, na które mógłbyś odpowiedzieć w ciągu 2 minut. Pomyśl o tych wizytówkach, które mógłbyś wpisać do książki adresowej w 2 minuty, a mimo to ciągle przekładasz je z miejsca na miejsce. Pomyśl o folderze “Pobrane” albo o pulpicie Twojego komputera, który można by uporządkować w ciągu 2 minut.

Małe sprawy zalegają w głowie

Takie “małe zadanka” są bardzo zdradliwe, bo są tak małe, że nie chce się ich notować. Naturalnym odruchem jest chęć zapamiętania tego zadania zamiast zapisania go na liście. Jednak trzymanie takich informacji w głowie jest bardzo nieefektywne. Jeżeli zostawisz taką drobną sprawę w pamięci, to albo nie będziesz się mógł skoncentrować, bo w kółko będziesz o niej myślał albo po prostu o niej zapomnisz.

2 dodatkowe korzyści ze stosowania zasady 2 minut

Jeżeli powyższe argumenty nie przekonały Cię do stosowania zasady 2 minut, to mam dla Ciebie dwa dodatkowe pozytywne efekty:

  1. Obniża się poziom stresu – więcej czasu i mniej rzeczy “na głowie” to właśnie przepis na niższy poziom stresu.
  2. Podnosi się poziom zadowolenia – zrealizowanie kilku “małych” zadań daje satysfakcję i nastawia pozytywnie do realizacji kolejnych.

Kiedy nie stosować zasady 2 minut

Zdarzają się sytuacje, w których ścisłe przestrzeganie zasady 2 minut przynosi efekty odwrotne do zamierzonych. Przykładem jest sytuacja, w której zajmujesz się czymś, co wymaga od Ciebie zaangażowania lub/i kreatywności. Nagle pojawia się w Twojej głowie zadanie, które można zrealizować w 2 minuty. Jeżeli przerwiesz sobie pracę na rzecz tego małego zadania, to po powrocie będziesz musiał poświęcić nawet kilkanaście minut na ponowne “wejście w temat”. W takich momentach zdecydowanie należy notować wszystkie zadania niezwiązane z głównym tematem.

Pamiętaj, że zasada 2 minut nie może być wymówką prowadzącą do odwlekania realizacji większych zadań. (Tylko umyję ten brudny kubek i zabieram się do pisania – przecież to potrwa tylko minutkę…)

Napisz czy stosujesz u siebie zasadę 2 minut i jakie są tego rezultaty.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.