Zasada 2 minut

Zasada 2 minut (lub reguła 2 minut) to jedna z tych genialnych w swojej prostocie technik zarządzania czasem. Jest łatwa do zapamiętania i można ją wprowadzić w życie praktycznie od zaraz.

Jest ona elementem składowym Getting Things Done (GTD) – metodologii stworzonej i opisanej przez Davida Allena w książce pod tym samym tytułem. Nie oznacza to jednak, że do efektywnego działania zasady 2 minut konieczne jest wdrożenie GTD w całości.

Przechodząc do sedna, oto zasada 2 minut:

Jeśli czynność, jaką należy wykonać, nie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, powinieneś to natychmiast wykonać.

– David Allen, Getting Things Done

Niewtajemniczonym wyjaśnię, że w GTD gromadzimy różnego rodzaju sprawy. Dane te lądują w skrzynkach na sprawy przychodzące (w skrócie: inbox) a następnie są przez nas analizowane. Jeżeli wymagają podjęcia jakiegoś działania, to określamy najbliższe fizyczne działanie.

Po tych ustaleniach szacujemy ile czasu potrzeba na wykonanie danego działania. Jeżeli to działanie zajmie nie więcej niż 2 minuty to należy je wykonać od razu. Dlaczego? Bo wprowadzenie tego działania do systemu (na odpowiednią listę najbliższych działań) a następnie dotarcie do niego po jakimś czasie zajęłoby mniej więcej 2 minuty.

Po co poświęcać 2 minuty na zapisanie zdania do wykonania później skoro można je wykonać teraz?

Zapisanie zadania na liście spraw do załatwienia i wyszukanie go w późniejszym terminie zajmuje około 2 minut. Jeżeli zadanie można wykonać w ciągu 2 minut, to na proces w całości poświęcasz w sumie 4 minuty. To 2x więcej czasu. Jak to pomnożysz przez ilość takich drobnych zadań w ciągu dnia to uzbiera Ci się całkiem niezła porcja zmarnowanego czasu.

Pomyśl tylko o tych e-mailach zalegających w Twojej skrzynce pocztowej, na które mógłbyś odpowiedzieć w ciągu 2 minut. Pomyśl o tych wizytówkach, które mógłbyś wpisać do książki adresowej w 2 minuty, a mimo to ciągle przekładasz je z miejsca na miejsce. Pomyśl o folderze “Pobrane” albo o pulpicie Twojego komputera, który można by uporządkować w ciągu 2 minut.

Małe sprawy zalegają w głowie

Takie “małe zadanka” są bardzo zdradliwe, bo są tak małe, że nie chce się ich notować. Naturalnym odruchem jest chęć zapamiętania tego zadania zamiast zapisania go na liście. Jednak trzymanie takich informacji w głowie jest bardzo nieefektywne. Jeżeli zostawisz taką drobną sprawę w pamięci, to albo nie będziesz się mógł skoncentrować, bo w kółko będziesz o niej myślał albo po prostu o niej zapomnisz.

2 dodatkowe korzyści ze stosowania zasady 2 minut

Jeżeli powyższe argumenty nie przekonały Cię do stosowania zasady 2 minut, to mam dla Ciebie dwa dodatkowe pozytywne efekty:

  1. Obniża się poziom stresu – więcej czasu i mniej rzeczy “na głowie” to właśnie przepis na niższy poziom stresu.
  2. Podnosi się poziom zadowolenia – zrealizowanie kilku “małych” zadań daje satysfakcję i nastawia pozytywnie do realizacji kolejnych.

Kiedy nie stosować zasady 2 minut

Zdarzają się sytuacje, w których ścisłe przestrzeganie zasady 2 minut przynosi efekty odwrotne do zamierzonych. Przykładem jest sytuacja, w której zajmujesz się czymś, co wymaga od Ciebie zaangażowania lub/i kreatywności. Nagle pojawia się w Twojej głowie zadanie, które można zrealizować w 2 minuty. Jeżeli przerwiesz sobie pracę na rzecz tego małego zadania, to po powrocie będziesz musiał poświęcić nawet kilkanaście minut na ponowne “wejście w temat”. W takich momentach zdecydowanie należy notować wszystkie zadania niezwiązane z głównym tematem.

Pamiętaj, że zasada 2 minut nie może być wymówką prowadzącą do odwlekania realizacji większych zadań. (Tylko umyję ten brudny kubek i zabieram się do pisania – przecież to potrwa tylko minutkę…)

Napisz czy stosujesz u siebie zasadę 2 minut i jakie są tego rezultaty.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • Magda

    Stosuje u siebie zasade 15 minut. Polega ona na rozbiciu duzych zadan, o ktorych juz samo myslenie meczy i troche przeraza, na 15minutowe natychmiastowe dzialania. Oczywiscie nie da sie tego zastosowac do wszystkiego. Ale mi pomaga przemoc ten paraliz towarzyszacy ‚zabieraniu sie’ do roboty.

    Jesli mam cos duzego do zrobienia, nastawiam alarm na 15minut i zaczynam dzialac, ze swiadomoscia, ze bede sie tym zajmowac tylko 15min. Poczucie limitu i tego, ze to ‚tylko’ 15min pozwala mi skupic sie maksymalnie tak, by jak najwiecej w tym czasie wykonac. Potem scenariusze sa dwa – albo jestem juz tak zaaferowana czynnoscia, ze po jednej lub dwoch drzemkach bez oporow kontynuuje pracuje nad czyms. Albo okazuje sie, ze w 15 minut mozna osiagnac zadowalajace wyniki i zadanie zostaje ukonczone.

    Niezbyt wymyslna, natomiast dla mnie bardzo skuteczna technika :)

  • maryoush

    Sam z powodzeniem stosuje metodę 2 minut, choć przyznaje, że bardzo spodobała mi się 15-minutowka Magdy. Opis metody skutecznie mnie zachęcił i mam zamiar wypróbować od jutra :)

    • Jakub Ujejski

      Tobie również polecam zapoznanie się z techniką Pomodoro. Przekonasz się, co Ci bardziej odpowiada.

      • Magda

        Rzeczywiście moje ‚odkrycie’ przypomina technikę Pomodoro. Z tą różnicą, że ja wybrałam 15minutowe sekwencje działań, a tam są stosowane 25minutowe. No i nie opisałam swojego pomysłu tak profesjonalnie ;)
        Dla mnie tak naprawdę najważniejszą funkcją tej metody jest nie tylko maksymalne skupienie, ale przede wszystkim pokonanie poczucia niemocy, kiedy myślę o jeszcze nie ruszonym zadaniu.
        Raczej bez problemu utrzymałabym poziom skupienia przez 25minut, natomiast niekoniecznie udałoby mi się przekonać samą siebie do podjęcia 25minutowego działania inicjującego pracę nad jakimś projektem/zadaniem. Taka piętnastka brzmi dla mojego strachliwego lenia przyjemniej ;)
        Tak czy inaczej – bardzo dziękuję za odesłanie mnie do tego posta!

  • Wanda

    O tak! Chyba podświadomie stosuję tą zasadę rano! Po wstaniu z łóżka, myślę co robić dalej, ale zanim cośkolwiek zrobię – ścielę łóżko! Bo to zajmuje zaledwie te 2 minuty. A kiedyś ciągle z tym zwlekałam, po czym pozostawało niepościelone co mnie drażniło po przyjściu ze pracy. Te dwie minuty stosuję do podobnych czynności domowych, które absorbują głowę, często nie zabieram się więc za konkretne działania tylko tracę czas na tym że myślę w kółko „trzeba to zrobić” a nic nie robię… Jednak popadam też w drugą skrajność – zrobiwszy dwie trzy rzeczy jestem już tak pozytywnie nakręcona, że w sumie wynajduję kolejne niepotrzebne zadania zamiast zacząć te konkretne… Ale faktem jest że w 2 minuty można ogarnąć niejeden bałagan który rozprasza – nawet na biurku ;)

    • Jakub Ujejski

      Jak dobrze poszukasz, to te 2-minutówki mogą zająć cały dzień ;) Może zamknięcie tych zadań w bloku 10-15 minut będzie dobrym rozwiązaniem? Po tym czasie kończysz z małymi zadankami i zabierasz się za te bardziej wymagające.

  • michal

    dobrze ze wspomniales w ostatnim akapicie o pracy kreatywnej. niestety kiedy nad czyms ‚siedze’ i przyjdzie mi do glowy, ze cos musze skopiowac komus, ale przelozyc, to wole to zapisac na marginesie lub w notatniku niz sie wyrywac. czas potrzebny na ponowne wejscie do flow jest cenny.

    choc zdarza mi sie zapisywac takie drobne zadania w outlooku do wykonania na swietego nigdy, czyli ze jesli bedzie mi sie bardzo nudzilo i nie bede wiedzial co robic, to moge za jednym zamachem wykonac pare zadan z tej listy nie wymagajacych wielkiego wysilku.

    czasem skumulowanie takich drobnych zadan w jedno wieksze ma swoje zalety – odwrotna zasada malych krokow.

    natomiast co do pommodoro i 15 minut, spotkalem sie z teoria Unscheduling, gdzie – o ile pamietam – planujemy nie wykonywanie danego zadania przez jakis czas, ale sprawy takie jak gimnastyka, obiad, relaks, czyli wszystko to na co przynajmniej ja nigdy nie mam czasu bo jestem zbyt zajety wazniejszymi sprawami. kiedys przez tydzien testowalem i bylo niezle, choc wymaga nawyku. chodzi o to,ze majac te najwazniejsze czynnosci dla nas zabukowane w harmonogramie, bardziej skupimy sie na wykonaniu zadan, ktore i tak musiym wykonac, a ktorych czas wykonania sztucznie sobie ograniczamy. zatem majac na nie tylko 30 minut nie bedizemy rozmyslac o niczym innym, bo pozniej i tak nas czeka relaks.

  • Jacek Synowiec

    W tym miejscu przydalby sie jeszcze diagram jak przetwarzac skrzynke Inbox, ten ktory zamieszcza David Allen w swoich ksiazkach. Bez niego trudno swiadomie podejmowac decyzje w 2 minuty jesli nie wie sie co dalej. Inaczej mozna zrobic sobie tylko wiekszy balagan …

  • Zasadę dwóch minut uważam za jedną z dwóch najważniejszych „zdobyczy” GTD :-). (Drugą jest zasada notowania wszystkiego i koncepcja „inboxów”). W moim przypadku wdrożenie tej zasady spowodowało bardzo istotny wzrost produktywności.
    Zasada ta jest ważna również i dlatego, że przypomina o czymś moim zdaniem najważniejszym: robota się sama nie zrobi. Organizacja pracy jest ważna, ale wykonanie tej pracy – jeszcze ważniejsze. Pisałem o tym swego czasu w tekście http://invent.io/po-prostu-zrob-to/ .

  • Konrad

    Od dawna chciałem się zabrać za GTD, cały czas było „coś” po drodze. Całkiem niedawno przełamałem się, spędziłem nad tym kilka dni i dorobiłem się nareszcie własnej kopii systemu w domu. Trochę dziurawe te początki jeszcze, ale to idealna sprawa na moją nieszczęsną prokrastynację – zwłaszcza właśnie zasada dwóch minut :)

    A technika Pomodoro mistrzostwem świata podczas nauki! ;)

  • Powinieneś więcej wpisów poświęcać organizacji czasu. :)

  • Maciej

    Fajna strona. Pierwszy raz tu jestem, ale czuję że będę zaglądał częściej.
    Pozdrawiam

  • Przyznam, ze najwięcej czasu zajmowało mi zastanawianie się nad tym czy zadzwonić czy nie.
    A jak już doszły wymówki w postaci zajmowania się wszystkim innym zamiast telefonu .. może to pozostawię bez komentarza

    Powiem tyko tyle:
    Dziękuję za 2 min :D

  • Pingback: Jak nie zginąć w chaosie zadań? – Trzecia kawa()