Paperless czyli życie bez papieru – podsumowanie

Jestem PAPERLESS!!! No prawie :)

Na początku maja podjąłem wyzwanie „Paperless czyli życie bez papieru”. Wypisałem wtedy 4 cele, które zamierzałem osiągnąć przez 30 dni. W ramach podsumowania odniosę się do każdego z nich osobno.

Po pierwsze chcę ograniczyć ilość papierowych dokumentów do absolutnego minimum. Niestety prowadzenie działalności gospodarczej wymusza przechowywanie niektórych dokumentów w formie papierowej.

papier-worki

Mina sąsiadki na widok mnie wychodzącego z windy z dziewięcioma workami wypełnionymi ścinkami papieru – bezcenne!

Na zdjęciu, które widzisz powyżej znajdują się poszatkowane przez niszczarkę papiery. Moje podejście do każdej kartki (zanim trafiła do jednego z tych worków) było takie samo i składało się z dwóch serii pytań. Pierwsze to standardowe pytania z GTD:

  • Co to jest?
  • Czy wymaga ode mnie podjęcia jakiegoś działania?

Jeżeli odpowiedź na drugie pytanie była negatywna, to zadawałem kolejne:

  • Czy informacje zawarte w tym dokumencie są aktualne?
  • Kiedy ostatnio z nich korzystałem?
  • Jakie jest prawdopodobieństwo, że skorzystam z tych informacji w przyszłości?
  • Czy mogę w miarę szybko bez skanowania znaleźć w internecie wersje elektroniczną?

Dzięki tym pytaniom część notatek ze studiów wylądowała w niszczarce omijając skaner. Niektóre dokumenty gwarancyjne, stare bilingi i instrukcje obsługi również.

Druga sprawa to stworzenie skanów ważnych dokumentów i trzymanie ich jako kopii w bezpiecznym miejscu.

Ten cel wypełniłem częściowo. Niestety Doxie One, z którego korzystałem nie pozwala na skanowanie dokumentów w formie innej niż luźne kartki.

Zrobiłem sobie kopię m.in. wpisu do ewidencji, NIP-u, REGON-u, ale paszport i inne grubsze dokumenty będą musiały poczekać na wizytę u szwagra, który ma skaner z klapką.

Początkowo planowałem zeskanowanie faktur z ostatnich 5 lat, ale ostatecznie odpuściłem sobie ten temat. Postanowiłem, że wprowadzę zasadę skanowania faktur na bieżąco od kolejnego roku kalendarzowego. Do końca jeszcze nie wiem, czy to ma jakiś sens, czy w razie (odpukać) pożaru albo innego zdarzenia losowego takie skany będą ważne. Na szczęście nie prowadzę działalności generującej olbrzymich ilości faktur. Ostatnie 5 lat udało mi się upchnąć w dwóch segregatorach – mogę z tym żyć.

Trzeci cel to maksymalne ograniczenie papierów wpadających do “systemu”. Mam tu na myśli przede wszystkim rachunki, które przychodzą tradycyjną pocztą.

Z tym również nie miałem problemów. Praktycznie każdy większy dostawca mediów ma opcję e-faktury. U niektórych trzeba założyć konto dodatkowe konto (ma to swoje plusy, np. wgląd w historię opłat czy zużycia), u innych wystarczy zadzwonić i poprosić o przesyłanie faktur e-mailem. Czasem przejście na fakturę elektroniczną (czy ekologiczną, jak to nazywają niektórzy) daje dodatkowe korzyści w postaci abonamentu mniejszego o kilka złotych miesięcznie.

Czwarty i chyba najważniejszy cel to opracowanie procesu efektywnego przetwarzania dokumentów papierowych na cyfrowe i ich archiwizowania na dysku.

Z samym przetwarzaniem wersji papierowych na cyfrowe nie miałem problemu. Dokumenty skanowałem partiami oglądając jakiś film lub słuchając podcastu. Późniejsze konwertowanie skanów do plików PDF czy wysyłanie ich do Evernote również nie stanowiło problemu, o czym wspominałem recenzując skaner.

Nazywanie dokumentów i katalogowanie

O tym jak wygląda moje podejście do organizacji plików i katalogów oraz jak uporządkować dokumenty na dysku pisałem już jakiś czas temu. Jeżeli nie wiesz od czego zacząć to polecam Ci lekturę powyższych artykułów.

Minęły lata a u mnie niewiele się zmieniło w tym zakresie. Nadal staram się stosować możliwie płaską strukturę folderów, żebym nie musiał “nurkować”. Nazwy plików tworzę bardzo opisowe. Tam gdzie jest to potrzebne dodaję daty (np. przy archiwizowaniu rachunków).

Skany ważnych dokumentów (takich z informacjami tylko do mojej wiadomości) wrzuciłem do 1Password. 90% pozostałych dokumentów znalazło się w archiwum na dysku jako pliki PDF. Tam gdzie było to możliwe stosowałem OCR, dzięki czemu będę mógł przeszukiwać ich zawartość.

Początkowo zakładałem, że część dokumentów umieszczę w Evernote. Ale jak się później okazało trafiło tam znacznie mniej notatek niż się spodziewałem. W dużej mierze dlatego, że około 30 kartek z “pomysłami, inspiracjami do artykułów” pozostawiłem sobie w teczce na biurku zamiast wrzucać do Evernote.

Powód był prosty. Są to materiały, które chcę wykorzystać do napisania kolejnych artykułów. Jeżeli wrzucę je do Evernote, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że o nich zapomnę. A tak będą mnie dręczyć leżąc na szafce. Podjąłem ciche wyzwanie, że będę wyjmował po jednej kartce i albo przerobię ją na artykuł albo wyrzucę.

Co dalej?

Reasumując, 30-dniowe wyzwanie: Paperless czyli życie bez papieru uznaję za zakończone sukcesem. Nadal będę korzystał z kieszonkowego notatnika dla hipsterów, bo lubię notować odręcznie. Lubię też od czasu do czasu rozrysować sobie jakiś problem. W każdym z tych przypadków notatka będzie tymczasowa i wyląduje w rynience na „sprawy przychodzące”. Pod koniec dnia albo ją zeskanuję i wyrzucę, albo wykorzystam zawarte na niej informacje i wyrzucę. Nie chcę prowadzić papierowego archiwum.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • Faktur przychodzących raczej skanować nie trzeba – może najwyżej te które dotyczą sprzętu – bo niektórzy chcą, aby dołączyć kopię przy realizacji gwarancji. Natomiast swoje fakty masz w programie do faktur, to sobie zawsze możesz podglądnąć.

    Widzę, że jednak lokalnie trzymasz dokumenty zeskanowane w plikach. No dobrze, ale jak je szybko teraz odnaleźć?

    Z poprzednich artykułów wnioskuję, że wszystko wrzuciłeś do jednego folderu Dokumenty”Zeskanowane”

    Co do nazewnictwa plików jeszcze się zastanawiam, czy je (oprócz nazwy) jakoś dodatkowo numerowałeś (według kolejności skanowania), czy opatrzyłeś dodatkowo datą ?

    • Może faktycznie paski są za długie, ale nie niszczyłem w ten sposób ściśle tajnych dokumentów. Nawet jeżeli ktoś zada sobie trud, żeby to poskładać, to dowie się najwyżej co myślałem kilka lat temu :)

      Ad. Faktury – miałem na myśli faktury kosztowe i chodziło mi przede wszystkim o to jak US potraktowałby skany faktur kosztowych w przypadku, gdyby coś się stało z oryginałami.

      Ad. Pliki – nie mam problemu z odnajdywaniem informacji. Mac OSX ma wbudowaną wyszukiwarkę (spotlight) która bez problemu znajduje to czego potrzebuję. Jeżeli notatki są odręczne, to mają opisową nazwę pliku. Nie wszystko wrzuciłem do jednego wora – np. stare notatki ze studiów podzieliłem na foldery z nazwami przedmiotów. Pozostałe wylądowały w „Archiwum” i mają opisowe nazwy.

      Ad. Nazwy plików – Zazwyczaj staram się nazywać pliki tak, żebym wiedział co to jest i co zawiera. Jeżeli dokument jest cykliczny, to dodaje datę np: faktura-play-2013.01.01.pdf

      • Faktury
        Jeśli chodzi o kopie faktur kosztowych – to nie ryzykowałbym jeśli chodzi o US o pozostawienie tylko zeskanowanych faktur.

        A jeśli trzymamy segregator z papierowymi dokumentami, to nie ma sensu ich skanować.

        Gdyby coś stało się z oryginałami – dla urzędu potrzebne byłyby duplikaty – trzeba by poprosić dostawców, aby wystawili.

        Pliki
        Co do wyszukiwania po nazwie pliku ok – tu i Windows z jego mechanizmem wyszukiwania sobie poradzi.

        Gorzej, gdybyśmy chcieli szukać po treści jaki jest w PDFie (a tam jest grafika i tego już nie zindeksuje).

        Wydaje się, że kluczowe jest nazewnictwo plików.

  • Ja chce jak najmniej czasu poświęcić skanowaniu przy robieniu porządków, więc kładę kilkanaście kartek na dobrze oświetlonym stole przy oknie i szybko fotografuję aparatem cyfrowym, a potem następne. Tak jest mi szybciej, niż skanerem.

    Opisuję tylko pliki często potrzebne, np. skan dokumentu nadania NIP. Stwierdziłem, że opisywanie dokumentów rzadko używanych zajmuje wielokrotnie więcej czasu, niż ich sporadyczne potencjalne wyszukanie w przyszłości (bieżące i tak widzę chronologicznie wg daty skanowania).

    Może jeszcze popracuję nad rozwiązaniem do automatycznego OCRowania całego folderu nowych skanów.

  • Radek Lizak

    Do Twojego pomysłu na życie bez papierów dodałbym jeszcze informację, że prosty, acz skuteczny skaner to każdy przyzwoity smarfon, może nie do zastosowań biznesowych, jak u Ciebie Jakubie, ale do prywatnego użytku, zwłaszcza z darmowym apem do OCRu (używam na andku) to już coś, za nic. Nawet tak minimalistyczny skaner jak Twój jednak by mnie mierził w domu.