Proste i tanie archiwum GTD

Zdjęcie: Tim Evanson

Archiwum dokumentów papierowych to jeden z niezbędnych elementów dobrego systemu organizacji własnej pracy. Poniżej opisałem jak takie archiwum materiałów referencyjnych powinno wyglądać i jak je zrobić niskim kosztem.

Pamiętam, że podczas pierwszego mojego podejścia do GTD pominąłem archiwum dokumentów. Postanowiłem, że będę trzymał materiały referencyjne tak jak przed wdrożeniem GTD czyli w teczkach, segregatorach albo luzem na półkach. Po kilku tygodniach zorientowałem się, że coś jest nie tak z moim systemem. Na biurku zaczęły mi się pojawiać luźne kartki, a w trakcie cotygodniowych przeglądów musiałem się niemalże zmuszać, żeby je zarchiwizować.

W kółko powtarzało się to samo pytanie: gdzie ten plik dokumentów powinienem umieścić? Do koszulki nie wejdą, bo jest za dużo kartek, do osobnej teczki mogę włożyć, ale pasowałoby je mieć w segregatorze. Niby mógłbym wpiąć bezpośrednio, ale nie chcę dziurkować kartek, itd.

Archiwum materiałów referencyjnych w GTD

W końcu nadszedł czas na utworzenie archiwum materiałów referencyjnych z prawdziwego zdarzenia. Ponownie przeczytałem rozdział dotyczący gromadzenia materiałów referencyjnych w GTD. Wynikało z niego jasno, jak taki system powinien wyglądać:

Proces rozpoczynający się od wyjęcia danego dokumentu ze skrzynki przychodzącej bądź wydruku e-maila, poprzez analizę i podjęcie decyzji, że nic aktualnie z tą sprawą nie należy robić, ale że ma ona potencjalną wartość na przyszłość, do ostatecznego zarchiwizowania jej w godnym zaufania systemie nie powinien trwać więcej niż jedną minutę. (…) Oprócz szybkości system powinien być także przyjemny, łatwy, na czasie i kompleksowy.

– David Allen

Łatwo napisać, trudniej wykonać. Zanim przejdę do mojego rozwiązania podzielę się listą dodatkowych wskazówek Davida Allena:

  1. Trzymaj swój system archiwizowania materiałów referencyjnych w zasięgu ręki. Chodzi o to, żebyś nie musiał wstawać żeby coś umieścić lub wyjąć z archiwum. Szafka po drugiej stronie biura nie ma sensu.
  2. Układaj dokumenty alfabetycznie. Wszystko wrzucasz do jednego „worka” i sortujesz alfabetycznie. Dzięki temu minimalizujesz ilość miejsc, w których dany dokument może się znajdować.
  3. Miej spory zapas nowych teczek. Nie ma nic gorszego niż brak pustej teczki, gdy akurat takiej potrzebujesz. Allen radzi, żeby ich zapas był równy połowie wszystkich teczek w archiwum. Ja miałem w zapasie ok 20–30 teczek. Wszystko zależy od tego jak dużo archiwizujesz.
  4. Nie wypełniaj szuflad bardziej niż do 3/4 pojemności. Jeżeli szuflada jest zapełniona w 100% to bardzo trudno się w niej czegoś doszukać a jeszcze trudniej dołożyć nową teczkę.
  5. Znakuj teczki automatyczną metkownicą. Według Allena drukowane etykiety zmieniają charakter akt i twoje podejście do nich. Możliwe. Mi wystarcza czytelna odręczna etykieta.
  6. Nie oszczędzaj na jakości mebli do archiwum. Jeżeli twoje archiwum jest bardzo obszerne i co za tym idzie ciężkie, to warto zainwestować w wytrzymałe szuflady z dobrymi rolkami. Zacinające się szuflady, odpadające uchwyty itp utrudniają archiwizowanie.
  7. Unikaj teczek z wieszakami. Przyznaję, że nie wiem dlaczego Allen nie lubi teczek z wieszakami. Pisze, że są mniej wydajne, ponieważ „potrzeba o wiele więcej wysiłku, by stworzyć akta ad hoc, a także z powodu większego sformalizowania systemu archiwizacji”. Jednak nie wyjaśnia powyższego powodu. Mnie skutecznie zniechęciły ceny, ale o tym za chwilę.
  8. Raz w roku czyść swoje archiwum. Jak to mówią „no-brainer”. Wszelkiego rodzaju archiwa się dezaktualizują. Usuwając zbędne dokumenty raz w roku (albo częściej) oprócz odświeżenia sobie co jest w środku odzyskasz kilka dodatkowych wolnych teczek.

Wziąłem sobie do serca powyższe porady i zacząłem szukać odpowiednich teczek, mebli i metkownic…

Bardzo chciałem mieć porządne archiwum materiałów referencyjnych, ale natrafiłem na dwie bariery:
1. Teczki, a raczej ich brak – wszędzie oferowane są zawieszane
2. Koszty – szafka z szufladami na dokumenty to wydatek ok. 500PLN, drukarka etykiet ok. 100PLN, no i te zawieszane teczki w cenie 1–3 PLN za sztukę (oszacowałem swoje potrzeby na 150–200sztuk).

W tamtym czasie była to dla mnie duża inwestycja i nieco ryzykowna, bo nie miałem pojęcia jak bardzo rozrośnie mi się to archiwum i czy spełni swoją funkcję. Wtedy wpadłem na pomysł utworzenia wersji tymczasowej/budżetowej, która jak się później okazało służyła mi przez lata.

Tanie archiwum materiałów referencyjnych

W związku z tym, że David Allen odradzał teczki zawieszane, a ja nie mogłem nigdzie znaleźć tzw „manila folders”, które są bardzo popularne w USA (to te żółte na zdjęciu poniżej), postanowiłem poszukać zamienników. Wystarczyła jedna wizyta w hurtowni papierniczej, żeby się przekonać, że najzwyklejszy papierowy skoroszyt (ten z „wąsami” w środku) mogę wykorzystać zamiast teczek. Hurtowa cena była śmiesznie niska (chyba poniżej 10gr/szt.) więc kupiłem 200 sztuk.

GTD Archiwum - Skoroszyt

Różnica między skoroszytami a teczkami popularnymi w USA jest taka, że te drugie mają “wypustki” na etykiety.

GTD Archiwum

I na to znalazłem sposób. Kupiłem kilka ofertówek z twardej folii i pociąłem je na małe prostokąty, które następnie złożyłem na pół i przykleiłem do teczki taśmą dwustronną. Dzięki temu mogłem swobodnie wsuwać do środka dowolną etykietkę.

GTD Archiwum Przekładki

Ta zielona przekładka widoczna na zdjęciu powyżej, to późniejszy patent. Kupiłem gotowe przekładki (takie do zastosowania w teczkach podwieszanych), które można było doczepić do skoroszytu robiąc w nim dwa małe nacięcia. Początkowo byłem zadowolony z tego rozwiązania, ale z czasem okazało się, że żywotność jest dużo gorsza i wróciłem do naklejanych przekładek.

Drukarka etykiet to fajny gadżet, ale w wersji budżetowej zupełnie zbędna. Jeżeli potrafisz pisać drukowanymi literami to wystarczy Ci marker 0,5 albo 0,7mm i paski grubszego papieru. Świetnie sprawdziły się w tym celu moje stare wizytówki, które pociąłem wzdłuż na 3 części. Później ułatwiłem sobie życie jeszcze bardziej i zacząłem stosować naklejki.

OK. Teczki już są, ale nadal pozostaje pytanie gdzie je trzymać. Odpowiedź pojawiła się jeszcze zanim wyszedłem z hurtowni papierniczej. W związku z tym, że oprócz skoroszytów i ofertówek kupiłem kilka dodatkowych drobiazgów poprosiłem o jakieś pudło, żebym się mógł z tym wszystkim zabrać. Dostałem kartonowe pudełko po taśmach 3M, idealnie dopasowane wymiarami do skoroszytów. Wystarczyło tylko dociąć do odpowiedniej wysokości i okleić krawędzie taśmą.

GTD Archiwum

Jeżeli wygląd ma dla Ciebie znaczenie, to możesz do tego celu użyć gotowych pudełek (kartonowych lub plastikowych), dedykowanych do przechowywania dokumentów.

Pozostał jeszcze jeden element układanki – umieszczenie pudełka w zasięgu ręki. W związku z tym, że pudełko nie jest zbyt estetyczne zdecydowałem się je ukryć w szufladzie biurka. Mam trzy szuflady o tej samej wysokości. Żeby zmieścić pudełko musiałem z dwóch dolnych szuflad zrobić jedną. Ze środkowej wyjąłem dno i za pomocą listewek połączyłem ją z dolną szufladą tak, żeby wysuwały się równocześnie. Dzięki temu kosztem jednej szuflady stałem się posiadaczem podręcznego archiwum.

Rozwiązanie okazało się na tyle dobre, że służyło mi do maja, kiedy to postanowiłem przenieść archiwum na dysk komputera.

Jeżeli podobnie jak ja masz problem ze stworzeniem łatwego w obsłudze archiwum materiałów referencyjnych i nie chcesz inwestować w gotowe rozwiązania to polecam Ci moją wersję. Później, gdy już będziesz wiedział jak duże jest twoje archiwum możesz dokupić odpowiednią szafkę z szufladami.

Ciekaw jestem jak wygląda Twoje archiwum i jakie rozwiązania stosujesz. Myślę, że wiele osób może z takich porad skorzystać, więc podziel się nimi w komentarzach poniżej.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • Mikrus27

    W sumie już dawno korzystam z archiwum w wersji dla ubogich :)

    • W takiej samej formie czy masz jakieś autorskie modyfikacje?

    • Takie są najlepsze, bo można wprowadzać własne modyfikacje i ulepszać ich wersje ;-)

  • Jakub

    Nie wiecie gdzie w Polsce można dostać te manila folders? Ja też wszędzie szukałem i nic. Jednak wierzę, że są tylko trzeba szukać inaczej…

  • Polecam bardzo prostą metodę na fiszki teczek – używam naklejek „adresowych” (akurat moje są w kolorze fluorescencyjno-pomarańczowym), które kupuje się bardzo tanio w arkuszach A4. Każda naklejka złożona jest na pół (foto), co daje jej wystarczającą sztywność – i przyklejona jest po obu stronach kartonu teczki. W przypadku potrzeby zmiany fiszki albo ją odrywam i robię nową, albo nową naklejam na wierzchu (staje się jeszcze sztywniejsza). Jest to bardzo szybkie w obsłudze (nie tworzy bariery czasowej) i bardzo tanie (lubię to), a efekt mi się podoba.

    Piszę flamastrem, mam układ alfabetyczny teczek. Użyłem teczek starych wiszących z biura. Drewnianą poniemiecką szafkę żaluzjową z lat 20-tych kupiłem na Allegro (zachwyca jakością wykonania, m.in. daje pełny wysuw szuflad i regulację ich ustawienia góra-dół, a wszystko zrobione jest mega-precyzyjnie z drewna).

    Drukarkę do napisów wystawię niedługo na Allegro, bo jej używanie generuje wg mnie za dużo zamieszania (kupowanie zapasu tasiemek, pilnowanie naładowania baterii etc.). Dla mnie znacznie bardziej minimalistycznym rozwiązaniem jest pen-and-paper.

    Polecam to rozwiązanie z fiszkami.

  • Agnieszka

    Moja modyfikacja polega na tym, że dokumenty trzymam w papierowych teczkach zamykanych na gumkę, więc nie muszę dziurkować dokumentów. Na teczce jest naklejka adresowa, gdzie opisuję miękkim ołówkiem zawartość. Teczki wstawiam do kartonowych ozdobnych segregatorów (gazetników)- mam ich 5 na półce i opisanych: A-E, F-J, K-N, O-S, T-Z. Całość stoi na otwartej półce, jest estetyczna i łatwo dostępna. Jeżeli zawartość teczki zdezaktualizowała się, teczka zostaje opróżniona, a tytuł wytarty gumką. Napisy mazakiem nie sprawdziły się, bo przebijały mimo zaklejania kolejną etykietą.

    • A co robisz w sytuacji, gdy np. materiałów na literę „N” jest tak dużo, że nie mieszczą się w teczce „K-N”? Tworzysz kolejną teczkę „K-N”? Osobną teczkę „N” Zmieniasz oznaczenia teczek?

      • Agnieszka

        Nie miałam takiej sytuacji, ponieważ moje archiwum spraw przeróżnych jest stosunkowo świeże (1/2 roku). Myślę, że wydzieliłabym segregator na literę N. Oznaczenie literowe segregatorów jest wykonane ołówkiem właśnie na taką okoliczność.
        Oczywiście sprawy typowe, powtarzalne np, umowy, faktury, dokumenty Zus i związane z pracą znajdują się w innych, wydzielonych segregatorach.

  • „Rozwiązanie okazało się na tyle dobre, że służyło mi do maja, kiedy to postanowiłem przenieść archiwum na dysk komputera.”

    Hmmm …. Czy to oznacza, że już nie masz żadnych papierów?

  • Paweł

    Chociaż go nie przeczytałem to już wiem, że to świetny artykuł :) Od dawna mam na liście rzeczy do zrobienia stworzenie fizycznego środowiska GTD. Cieszę się, że ktoś za mnie przebrnął przez trudności z tym związane. Zabieram się za czytanie :)

  • Zacząłem, jak radził Allen:

    • Manila Folders ( kupione w Polsce: http://www.fxpartner.pl/TECZKA-SPIRAL-MANILA-Z-REGISTRAMI-A4-KOMPL-3SZT(3,12785,6697).aspx )

    • Sorter na Foldery – Fellowes – http://www.fellowes.pl/produkty/opis.php?group_id=363&pid=967&_exm=1

    • Metkownica

    —————————————————————————————————–

    Kartonowe Manila Folders nie są jakoś wytrzymałe i trochę z czasem mi się nie podobały, zresztą niektóre trochę pogiąłem, inne zostawione na słońcu dziwnie się zdeformowały, poszarzały, inne zalałem herbatą, to już zupełnie nie wyglądały.

    David Allen proponuje plastikowe – https://secure.davidco.com/store/catalog/GTD-SYSTEM-FILE-FOLDERS-p-16211.php – ale takich w Polsce nie znalazłem (pewnie one by mi odpowiadały i byłyby na lata)

    Ja z czasem zmieniłem jednak na zawieszane (mimo, że Allen z jakiś względów ich nie lubi) a więc w tym celu trzeba było zmienić metodę ich przechowywania i tu użyłem:

    • 2 stojaki (na razie wystarcza) na teczki zawieszane – Durable Carry Plus – http://www.durable.pl/pl/produkte/detail/2611/kosz-na-teczki-zawieszane-carry-plus.html (mają ta zaletę, że można je ułożyć piętrowo, a więc z czasem jak będzie taka potrzeba :) ).

    —————————————————————————————————–

    Wcześniej wspomniany sorter się uwolnił, a więc przeznaczyłem go pod bieżące materiały do przeczytania, książki, czasopisma …

    Natomiast Metkownica jest dobrym wynalazkiem … zgadzam się z Allenem – coś w tym jest, że odręcznie opisane to nie jest to samo (zasilam akumulatorkami, a i tak w zapasie mam naładowany komplet).

    Niskobudżetowo może to wszystko nie wygląda, ale jest estetycznie.

  • Pozostały mi dokumenty, do których nie zaglądam, a które muszę trzymać (faktury, umowy, itp.) – wylądowały w segregatorze. Resztę przeniosłem na dysk więc archiwum z wygodnym dostępem przestało być konieczne.

  • PoGOOD

    Przez całe lata używałem teczek zawieszkowych i wiem o co chodzi Allenowi – podejrzewam, że tak samo jak mnie wkurzało go mozolne wkładanie etykiet do plastikowych wypustek i ich obłamywanie się podczas praktycznie każdej podróży.
    Dlatego od trzech lat używam manila folders kupowanych w Polsce do archiwum i kompletu plastikowych teczek „podróżnych” Allena, kupionych od niego przez internet.
    Co do drukarki etykiet – spróbujcie jej przez kilka dni poużywać. Zobaczycie różnicę między pisaniem flamastrami a czynnością przyjemną i cholernie estatyczną.
    Do tego dochodzi jeszcze poczucie dumy, gdy otwierasz szufladę… ;) Bezcenne.