GTD – Analizowanie, czyli opróżnianie skrzynek spraw przychodzących

Gdy wyrzucisz z głowy wszystkie sprawy i zgromadzisz je w swojej skrzynce spraw przychodzących to następnym etapem będzie przeanalizowanie tego co tam się znajduje.

Ten etap GTD polega na zadaniu sobie kilku kluczowych pytań w odniesieniu do każdej sprawy, ze skrzynki spraw przychodzących. Zanim jednak omówię te pytania, mam dla Ciebie kilka wskazówek dotyczących opróżniania skrzynki spraw przychodzących:

  • zacznij od pierwszej z brzegu sprawy
  • analizuj tylko jedna sprawę na raz
  • nigdy nie wrzucaj raz wziętej do ręki sprawy z powrotem do skrzynki

Myślę, że nie trzeba tego specjalnie tłumaczyć. Chodzi o to, żeby przeanalizować po kolei każdą sprawę, traktując ją z taką samą uwagą (na tym etapie nie ma spraw ważniejszych i mniej ważnych). Przejdźmy zatem do analizy:

Co to jest?

Rozpoczynasz od odpowiedzi na pytanie: „Co to jest?”. Może Ci się to wydać banalne, ale tylko precyzyjne określenie z czym masz do czynienia pozwoli Ci podjąć jakiekolwiek decyzje.

Powiedzmy, że znajdziesz w skrzynce spraw przychodzących małą żółtą karteczkę z napisem „Ważne!!! 397897321”. Dopóki nie odpowiesz sobie na pytanie, co to jest, nie będziesz wiedział co z tym zrobić.

Czy mam coś z tym zrobić?

Gdy w ręce trzymasz kwiatek w doniczce, to odpowiedź na pytanie: „Co to jest? – Kwiatek”, nie załatwi sprawy. Bo może nie chodzi o kwiatek, a o doniczkę, która jest za mała i trzeba ją wymienić na większą, albo chodzi o to, żeby ten kwiatek podlać, itd.

Są tylko dwie możliwości odpowiedzi na to pytanie: tak lub nie.

Gdy jakaś sprawa nie wymaga podjęcia w najbliższym czasie żadnego działania, to nadaje się jednej z poniższych kategorii:

  • Kosz – tu ląduje wszystko, czego nie potrzebujesz i nie będziesz potrzebował w przyszłości. Jeżeli masz wątpliwości czy coś wyrzucić czy nie, to zastanów się czy chcesz mieć z tym do czynienia w przyszłości. Czy trzymanie wszystkich e-maili od znajomych jest warte czasu jaki poświęcisz na ich przeszukiwanie?
  • Archiwum – to miejsce idealne na te sprawy, które nie wymagają podjęcia żadnego działania, ale dobrze jest je mieć do wglądu w razie potrzeby (np. instrukcje obsługi, wyciągi bankowe, menu pizzerii, itp.)
  • Kiedyś/Może – w tej kategorii powinny się znaleźć sprawy, które chciałbyś kiedyś zrobić, ale jeszcze nie wiesz kiedy, jednak nie chcesz o nich zapomnieć (np. nauczyć się wspinaczki, polecieć balonem, założyć organizację charytatywną).

Najbliższe działanie w GTD

Gdy podjęcie działania względem danej sprawy jest konieczne, to musisz sprecyzować jak będzie wyglądało najbliższe działanie.

Najbliższe działanie jest to najbliższa, fizycznie widoczna czynność, którą należy podjąć, by daną sytuację przybliżyć do ostatecznego rozwiązania.

– David Allen

Zrozumienie istoty najbliższego działania w GTD jest niezbędne do prawidłowego wdrożenia tej metody. W moim odczuciu jest też bardzo przydatne dla każdego, kto interesuje się zarządzaniem czasem i zwiększaniem własnej produktywności.

Notatka „Dowiedz się czy Marta przyjdzie na spotkanie w piątek” nie jest działaniem, bo nie określiłeś jak się masz tego dowiedzieć. Natomiast „Napisz e-mail do Marty z pytaniem czy przyjdzie na spotkanie w piątek” albo „Zadzwoń do Marty i zapytaj czy przyjdzie na spotkanie w piątek” definiują czynność, którą masz wykonać.

W końcu każde zadanie, każda sprawa, którą masz do załatwienia sprowadza się do wykonania jakiejś fizycznej czynności (czasem więcej niż jednej). Dopiero takie działanie można poddać dalszej analizie.

  • Zrób to. Jeżeli do wykonania tego działania potrzebujesz mniej niż 2 minuty – zrób to od razu.
  • Oddeleguj. Może się okazać, że aktualne działanie nie jest w zakresie twoich kompetencji, albo po prostu jest ktoś kto może to zrobić lepiej. W takim przypadku przekaż działanie innej osobie.
  • Odłóż na później. Pozostałe działania, które musisz wykonać sam i wymagają od Ciebie poświęcenia więcej niż 2 minuty czasu klasyfikujesz do tej kategorii.

Projekty czy działania?

A co jeżeli dana sprawa wymaga podjęcia więcej niż jednego działania? Wtedy jest to projekt i trzeba określić jego rezultat końcowy. Rezultat końcowy jest niczym innym jak odpowiedzią na pytanie: Skąd będę wiedział czy dana sprawa jest zakończona?

Gdy ze skrzynki spraw przychodzących wyjmiesz notatkę „Napisz raport na temat X” To z pewnością nie będzie to pojedyncze działanie, bo wymagać będzie zgromadzenia danych, napisania, wydrukowania itd. Rezultatem końcowym w tym przypadku będzie „Napisałem i dostarczyłem do wszystkich zainteresowanych raport na temat X”.

Projekt taki umieszczasz na liście aktualnie realizowanych projektów i określasz dla niego najbliższe działanie (w przypadku raportu może to być: „Wyślij e-mail do Kamila z prośbą o przesłanie materiałów na temat X”). Podlega ono takiemu samemu procesowi jak pozostałe działania (wykonaj, deleguj, odłóż na później).

Ułatwieniem w określeniu czy dana sprawa jest działaniem czy projektem może być sam sposób jej sformułowania. Działania zazwyczaj zaczynają się od takich czasowników jak:

  • Przejrzyj,
  • Kup,
  • Znajdź,
  • Wydrukuj,
  • Wyślij e-mail,
  • Zadzwoń,
  • Przeczytaj.

Projekty formułowane są za pomocą takich czasowników:

  • Zajmij się,
  • Zorganizuj,
  • Stwórz,
  • Zainstaluj,
  • Rozwiąż,
  • Dokończ.

Strumień zadań w GTD

GTD Getting Things Done - Schemat

Powyższy obrazek ilustruje omówiony przeze mnie schemat postępowania podczas analizy. Znajdują się tu również elementy dotyczące kolejnego etapu GTD – Porządkowania.

Czekam na twój komentarz.

Po szczegółowe informacje odsyłam oczywiście do książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Możesz ją kupić i jednocześnie przyczynić się do rozwoju Produktywnie.pl – korzystając z odnośnika powyżej. Książka powinna być też dostępna w dobrze zaopatrzonych księgarniach.

Podobne wpisy:

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • M

    Czyli nawet jeżeli wiem, że coś będzie „projektem” to muszę zdefiniować tylko 1 najbliższe działanie i dopiero po jego wykonaniu zastanawiać się nad następnym? Co zrobić w przypadku gdy w głowie mam listę rzeczy do zrobienia, które dają wspólny rezultat np. projekt.

    • Jakub Ujejski

      Jeżeli masz projekt, który składa się z kilku działań, które można wykonać „równolegle” to możesz wypisać wszystkie. Natomiast jeżeli działania muszą następować po sobie i wykonanie jednego jest konieczne do rozpoczęcia drugiego, to wpisujesz tylko to pierwsze (najbliższe).
      Do zanotowania pozostałych służy plan projektu (notatka o projekcie).

      Dlaczego?
      Lista najbliższych działań ma zawierać TYLKO najbliższe możliwe do wykonania działania. W przeciwnym razie lista traci swoją funkcjonalność.

      • M

        Dzięki :)

        Staram się to zrozumieć w moim przypadku – jestem programistą i w moim przypadku projekt często oznacza aplikację, do której ukończenia muszę wykonać X funkcji, które do tej pory były osobnymi punktami na listach TODO, z których korzystałem.

      • borygo

        Można tez inaczej. Jeśli jest kilka działań następujących po sobie można np posłużyć sie takim sposobem zapisu:
        zrób A>zrób B>zrób C
        Ja tak robie i bardzo sobię chwalę. Korzystam z aplikacji Thinking rock i nie zawsze chciało mi się dla prostego projektu który ma powiedzmy trzy akcje zakładac osobno projektu i dokładac do niego po kolei 3 akcje. Łatwiej mi jest napisac pierwszą akcję, uzyć umownego znaku „>” po którym zapisze sie drugą akcje itd. Oczywiście chodzi tu o nieskomplikowane projekty dwu trzy akcyjne ale ponieważ jest ich w końcu sporo taki system zapisu oszczędza czas.

        • Jakub Ujejski

          Takie rozwiązanie może się sprawdzać ale tylko w przypadku, kiedy działania A,B i C są do wykonania w tym samym kontekście i wykonasz je w stosunkowo niedługim przedziale czasowym.

          Jeżeli konteksty będą różne, to musisz pamiętać o zmianie kontekstu po zrealizowaniu działania A na kontekst dla B a potem dla C. Natomiast jeżeli między A i B będzie długa przerwa czasowa, to możesz zapomnieć czy o tym czy wykonałeś A czy też nie.

        • borygo

          Mnie po prostu chodzi o to że mam klika kroków zapisanych w jednej linii. Aktywny jest pierwszy krok czyli „Zrobić A”. Z chwila gdy zrobiłem A wywalam go z linijki i zostaje mi: „zrobić B>zrobić C”. Dla aktywnej akcji „zrobić B” ustalam kontekst lub datę (co w thinking rocku jest dziecinnie łatwe). Z chwila gdy wykonam B wywalam zapis „zrobić B” i ustawiam kontekst lub date dla ostatniej akcji „zrobic C”. Nie ma mowy że o czymś zapomnę bo ustaliłem datę(lub kontekst) i program zapoda akcje we właściwym czasie lub odnajdę ją we właściwym kontekście. Zaleta takiego zapisu jest to że mamy następne kroki w tym samym miejscu i nie musimy szukać planu projektu co ma byc następne. Ponieważ GDT zakłada że każda rzecz która wymaga więcej niż jednej akcji jest projektem unikamy w taki sposób zbędnego mnożenia zapisów o każdorazowej akcji.

  • Jacek Synowiec

    :) Widzę, że artykuł stary, ale dopiero teraz po poleceniu ludzie zaczęli się wypowiadać …