GTD – Analizowanie, czyli opróżnianie skrzynek spraw przychodzących

Gdy wyrzucisz z głowy wszystkie sprawy i zgromadzisz je w swojej skrzynce spraw przychodzących to następnym etapem będzie przeanalizowanie tego co tam się znajduje.

Ten etap GTD polega na zadaniu sobie kilku kluczowych pytań w odniesieniu do każdej sprawy, ze skrzynki spraw przychodzących. Zanim jednak omówię te pytania, mam dla Ciebie kilka wskazówek dotyczących opróżniania skrzynki spraw przychodzących:

  • zacznij od pierwszej z brzegu sprawy
  • analizuj tylko jedna sprawę na raz
  • nigdy nie wrzucaj raz wziętej do ręki sprawy z powrotem do skrzynki

Myślę, że nie trzeba tego specjalnie tłumaczyć. Chodzi o to, żeby przeanalizować po kolei każdą sprawę, traktując ją z taką samą uwagą (na tym etapie nie ma spraw ważniejszych i mniej ważnych). Przejdźmy zatem do analizy:

Co to jest?

Rozpoczynasz od odpowiedzi na pytanie: „Co to jest?”. Może Ci się to wydać banalne, ale tylko precyzyjne określenie z czym masz do czynienia pozwoli Ci podjąć jakiekolwiek decyzje.

Powiedzmy, że znajdziesz w skrzynce spraw przychodzących małą żółtą karteczkę z napisem „Ważne!!! 397897321”. Dopóki nie odpowiesz sobie na pytanie, co to jest, nie będziesz wiedział co z tym zrobić.

Czy mam coś z tym zrobić?

Gdy w ręce trzymasz kwiatek w doniczce, to odpowiedź na pytanie: „Co to jest? – Kwiatek”, nie załatwi sprawy. Bo może nie chodzi o kwiatek, a o doniczkę, która jest za mała i trzeba ją wymienić na większą, albo chodzi o to, żeby ten kwiatek podlać, itd.

Są tylko dwie możliwości odpowiedzi na to pytanie: tak lub nie.

Gdy jakaś sprawa nie wymaga podjęcia w najbliższym czasie żadnego działania, to nadaje się jednej z poniższych kategorii:

  • Kosz – tu ląduje wszystko, czego nie potrzebujesz i nie będziesz potrzebował w przyszłości. Jeżeli masz wątpliwości czy coś wyrzucić czy nie, to zastanów się czy chcesz mieć z tym do czynienia w przyszłości. Czy trzymanie wszystkich e-maili od znajomych jest warte czasu jaki poświęcisz na ich przeszukiwanie?
  • Archiwum – to miejsce idealne na te sprawy, które nie wymagają podjęcia żadnego działania, ale dobrze jest je mieć do wglądu w razie potrzeby (np. instrukcje obsługi, wyciągi bankowe, menu pizzerii, itp.)
  • Kiedyś/Może – w tej kategorii powinny się znaleźć sprawy, które chciałbyś kiedyś zrobić, ale jeszcze nie wiesz kiedy, jednak nie chcesz o nich zapomnieć (np. nauczyć się wspinaczki, polecieć balonem, założyć organizację charytatywną).

Najbliższe działanie w GTD

Gdy podjęcie działania względem danej sprawy jest konieczne, to musisz sprecyzować jak będzie wyglądało najbliższe działanie.

Najbliższe działanie jest to najbliższa, fizycznie widoczna czynność, którą należy podjąć, by daną sytuację przybliżyć do ostatecznego rozwiązania.

– David Allen

Zrozumienie istoty najbliższego działania w GTD jest niezbędne do prawidłowego wdrożenia tej metody. W moim odczuciu jest też bardzo przydatne dla każdego, kto interesuje się zarządzaniem czasem i zwiększaniem własnej produktywności.

Notatka „Dowiedz się czy Marta przyjdzie na spotkanie w piątek” nie jest działaniem, bo nie określiłeś jak się masz tego dowiedzieć. Natomiast „Napisz e-mail do Marty z pytaniem czy przyjdzie na spotkanie w piątek” albo „Zadzwoń do Marty i zapytaj czy przyjdzie na spotkanie w piątek” definiują czynność, którą masz wykonać.

W końcu każde zadanie, każda sprawa, którą masz do załatwienia sprowadza się do wykonania jakiejś fizycznej czynności (czasem więcej niż jednej). Dopiero takie działanie można poddać dalszej analizie.

  • Zrób to. Jeżeli do wykonania tego działania potrzebujesz mniej niż 2 minuty – zrób to od razu.
  • Oddeleguj. Może się okazać, że aktualne działanie nie jest w zakresie twoich kompetencji, albo po prostu jest ktoś kto może to zrobić lepiej. W takim przypadku przekaż działanie innej osobie.
  • Odłóż na później. Pozostałe działania, które musisz wykonać sam i wymagają od Ciebie poświęcenia więcej niż 2 minuty czasu klasyfikujesz do tej kategorii.

Projekty czy działania?

A co jeżeli dana sprawa wymaga podjęcia więcej niż jednego działania? Wtedy jest to projekt i trzeba określić jego rezultat końcowy. Rezultat końcowy jest niczym innym jak odpowiedzią na pytanie: Skąd będę wiedział czy dana sprawa jest zakończona?

Gdy ze skrzynki spraw przychodzących wyjmiesz notatkę „Napisz raport na temat X” To z pewnością nie będzie to pojedyncze działanie, bo wymagać będzie zgromadzenia danych, napisania, wydrukowania itd. Rezultatem końcowym w tym przypadku będzie „Napisałem i dostarczyłem do wszystkich zainteresowanych raport na temat X”.

Projekt taki umieszczasz na liście aktualnie realizowanych projektów i określasz dla niego najbliższe działanie (w przypadku raportu może to być: „Wyślij e-mail do Kamila z prośbą o przesłanie materiałów na temat X”). Podlega ono takiemu samemu procesowi jak pozostałe działania (wykonaj, deleguj, odłóż na później).

Ułatwieniem w określeniu czy dana sprawa jest działaniem czy projektem może być sam sposób jej sformułowania. Działania zazwyczaj zaczynają się od takich czasowników jak:

  • Przejrzyj,
  • Kup,
  • Znajdź,
  • Wydrukuj,
  • Wyślij e-mail,
  • Zadzwoń,
  • Przeczytaj.

Projekty formułowane są za pomocą takich czasowników:

  • Zajmij się,
  • Zorganizuj,
  • Stwórz,
  • Zainstaluj,
  • Rozwiąż,
  • Dokończ.

Strumień zadań w GTD

GTD Getting Things Done - Schemat

Powyższy obrazek ilustruje omówiony przeze mnie schemat postępowania podczas analizy. Znajdują się tu również elementy dotyczące kolejnego etapu GTD – Porządkowania.

Czekam na twój komentarz.

Po szczegółowe informacje odsyłam oczywiście do książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Możesz ją kupić i jednocześnie przyczynić się do rozwoju Produktywnie.pl – korzystając z odnośnika powyżej. Książka powinna być też dostępna w dobrze zaopatrzonych księgarniach.

Podobne wpisy:

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.