Do tej pory opisałem metody gromadzenia, analizowania, porządkowania zadań w oparciu GTD (Getting Things Done). Opisałem też bardzo istotny element jakim jest dzienny i tygodniowy przegląd. Nadszedł czas na wskazówki GTD dotyczące realizacji wcześniej zgromadzonych, przeanalizowanych i uporządkowanych zadań.
Zanim zabierzesz się do jakiejkolwiek pracy warto, żebyś uświadomił sobie, że każde twoje działanie zalicza się do jednej z poniższych kategorii:
- Zadania bieżące – pojawiają się w ciągu dnia, ktoś dzwoni, wpada szef ze zleceniem na wczoraj, na monitorze pojawia się powiadomienie o nowej poczcie itd.
- Definiowanie zadań – to chociażby opisany w poprzednich częściach proces analizowania i porządkowania tego co jest do zrobienia.
- Zadania zdefiniowane – ta trzecia kategoria ogranicza się do wykonywania zadań uprzednio przeanalizowanych.
Niezależnie od tego co w danym momencie robisz, twoja praca należy do jednej z powyższych kategorii. Świadomość, że tak jest pozwoli Ci uniknąć 2 pułapek:
- Ciągła koncentracja na zadaniach pojawiających się na bieżąco to zazwyczaj ciągłe gaszenie pożarów. Niesamowicie stresujące i męczące. Oczywiście nie da się uniknąć nieprzewidzianych sytuacji, ale nie wszystko co się nagle pojawia musi być istotne. Inaczej mówiąc to co pilne nie zawsze jest ważne.
- Poświęcanie całego czasu na organizowanie i analizowanie. W tą pułapkę wpadają zazwyczaj ludzie ze skłonnościami do perfekcjonizmu (ja też się na tym czasem łapię). Definiowanie zadań jest bardzo ważne, ale nie może zastąpić właściwego ich wykonywania.
Jak w takim razie zabrać się za wykonywanie tych wcześniej zdefiniowanych działań? Wszystko fanie ale ta lista ma kilkadziesiąt pozycji. Od czego zacząć? Często powtarzana sugestia brzmi: określ co jest teraz dla Ciebie najważniejsze i zrealizuj to. A w praktyce wygląda to tak:
OK, to zadanie jest dla mnie najważniejsze. Hmm tylko czy jest sens, żeby się za to zabierać skoro wygodniej by mi było usiąść na spokojnie wieczorem a nie teraz kiedy co chwila ktoś mi głowę zawraca. No dobra, to może za ten drugi projekt się zabiorę… Tylko nie wiem czy się wyrobię przed tym spotkaniem o 13tej. To co z pozostałych rzeczy będzie najważniejsze? Męczy mnie to. Może lepiej sprawdzę pocztę…
Brzmi znajomo? W GTD podejście jest nieco inne. Zamiast najpierw wyszukiwać na liście najważniejsze zadania, podziel ją ze względu na:
- Dostępny kontekst
- Dostępny czas
- Dostępna energia
- Priorytet
Muszę przyznać, że to podejście jest bardzo logiczne i zarazem skuteczne. Trzeba tylko pamiętać o kolejności podziału. Poniżej opisałem jak to wygląda w praktyce.
Podziel działania ze względu na dostępny kontekst
Jeżeli masz do napisania e-mail a nie masz przed sobą komputera to nie ma sensu żebyś o tym myślał. Tak samo przeglądanie w biurze listy ważnych rzeczy do wykonania… w domu, albo w mieście też nie ma sensu.
Podziel najbliższe działania ze względu na kontekst i umieść je na odpowiedniej liście. Ja stosuję kilka kontekstów: „dom” „biuro” „miasto” „telefon” „komputer” „net”. W zależności od tego jak wygląda twoje życie tak dopasuj konteksty. Jeżeli np korzystasz z komputera, który cały czas podłączony jest do Internetu to nie masz potrzeby tworzenia dwóch różnych kontekstów. Jeżeli wiele jest spraw, które często musisz osobiście przedyskutować z jakąś osobą, to dodaj jej imię jako kontekst.
Podziel działania ze względu na czas potrzebny do ich wykonania.
Czasem masz wolny weekend a innym razem tylko kilkanaście minut przed jakimś spotkaniem. Jeżeli podzielisz sobie zadania ze względu na to ile czasu zajmie ich realizacja, to będziesz wiedział za co się możesz zabrać, a czego nie warto rozpoczynać. Podział może być dowolny, chociaż nie polecam zbyt wielu przedziałów czasowych. Mi wystarcza w zupełności 2-10 min., 10-30 min. i powyżej 30 min.
Ilość dostępnej energii
Energia też jest istotna. Gdybym zabrał się za jakieś twórcze zajęcie przy niskim poziomie energii to efekty byłyby pewnie marne. Ale wykonanie kilku krótkich rozmów telefonicznych bądź posortowanie dokumentów nie stanowi wtedy problemu.
Priorytety
Gdy zastosujesz te trzy filtry to z listy długiej na kilkadziesiąt pozycji zrobi Ci się lista dużo krótsza. Z tego zestawu dużo łatwiej jest wybrać to co w danym momencie jest najważniejsze i wykonać to.
Jak u Ciebie wygląda realizacja zadań? Z czym masz największe problemy? Znasz jakieś alternatywne sposoby? Napisz w komentarzu poniżej.
Po szczegółowe informacje odsyłam oczywiście do książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Możesz ją kupić i jednocześnie przyczynić się do rozwoju Produktywnie.pl – korzystając z odnośnika powyżej. Książka powinna być też dostępna w dobrze zaopatrzonych księgarniach.
Podział zadań na konteksty to zdecydowanie najpotężniejsza artyleria w arsenale GTD. Pytanie: gdzie jestem i co mogę będąc tutaj zrobić? Gotowa lista i idziemy do przodu.