5 kroków: jak się odkopać spod sterty wiadomości e-mail

Trzy lata temu, gdy zmieniałem program pocztowy zdecydowałem się na zrobienie porządku w e-mailach. Poza archiwalnymi wiadomościami, które już znajdowały się w uporządkowanych folderach do „przerobienia” została mi zawartość skrzynki odbiorczej (inbox). Miałem tam wszystko to, czego nie chciałem/nie umiałem/zapomniałem zarchiwizować oraz to do czego po krótkim przejrzeniu chciałem jeszcze wrócić.

Popełniłem tu jeden drobny błąd – zamiast zabrać się za uporządkowanie wiadomości przed przeniesieniem ich do nowego programu, zrobiłem to dopiero po przeniesieniu. Jak się później okazało import kilku tysięcy wiadomości z serwera TRWA… Niemniej jednak sam proces porządkowania uważam za udany. Zatem do rzeczy:

Krok 1. Zobacz ile tego jest

Pierwszym krokiem, który wykonałem było zaznaczenie wszystkich wiadomości w skrzynce odbiorczej jako nieczytane. Po tej czynności ikonka programu pocztowego otrzymała trzycyfrową plakietkę z ósemką z przodu. A byłem przekonany, że jest ich tam niewiele ponad setkę.

Krok 2. Opróżnij skrzynkę odbiorczą

Po uświadomieniu sobie liczby wiadomości, z którymi mam się uporać zdałem sobie sprawę, że to chwilę potrwa. Ciągle będę jednak dostawał nowe e-maile więc od razu przeniosłem wszystko do osobnego katalogu o nazwie TEMP. Tym sposobem od razu miałem stan „inbox zero” i nowe wiadomości mogłem z marszu traktować tą metodą.

Krok 3. Usuń na stałe

Mnóstwo wiadomości, które kiedyś wydawały mi się istotne, teraz straciły na ważności. Zabrałem się za czyszczenie tymczasowego katalogu bez litości.

1. Posortuj według nadawcy – Większość programów domyślnie sortuje wiadomości według daty otrzymania. Oczyszczanie najlepiej zacząć od posortowania według nadawcy. Tym sposobem łatwo wyłowiłem stare newslettery, rozsyłaczy „łańcuszków”, byłych znajomych a nawet pozostałości spamu.
2. Posortuj według tematu – Z tak posortowanej listy najłatwiej wyławia się stare dyskusje oraz wiadomości „do wszystkich zainteresowanych” wraz z odpowiedziami, które dziś już nie mają znaczenia.
3. Posortuj według daty – Dopiero teraz ma sens sortowanie według daty. Na tym etapie, z tego co pamiętam pozostało mi około 200 albo 300 wiadomości. Zdecydowałem, że zacznę od najstarszych. Jeżeli w twoim przypadku tych wiadomości jest dużo więcej i nie masz czasu na analizowanie każdej z nich, to rozważ usunięcie wszystkich sprzed powiedzmy miesiąca. Ryzykowne posunięcie, ale spójrz na to z tej strony: jeżeli sprawa jest ważna, to pewnie ktoś wysłał ponowną wiadomość niedawno; w pozostałych przypadkach wiadomości są już przeterminowane.

Krok 4. Oddziel aktywne

Po usunięciu tego co dało się usunąć pozostały wiadomosci, które wymagały ode mnie podjęcia jakiegoś działania. Zastosowałem tu zasadę 2 minut i wszystko co byłem w stanie zrobić w tym czasie robiłem od razu. Pozostałe wiadomości przeniosłem do katalogu „Aktywne”. Dla każdej z nich dodałem pozycję na liście zadań do wykonania. Katalog „Aktywne” to dla mnie skrót myślowy. Jego pełna nazwa powinna brzmieć: „Wykorzystaj te e-maile przy realizacji zadań z listy, a następnie usuń je lub zarchiwizuj”, bo taką właśnie pełni funkcję.

Krok 5. Utwórz archiwum

Moim największym utrapieniem zawsze było wymyślenie sposobu archiwizacji wiadomości, do których potencjalnie mógłbym chcieć powrócić. Zastanawiałem się czy mam utworzyć katalogi z nazwami projektów, a może według nazwisk osób z którymi koresponduję… To właśnie sprawiało mi największą trudność i powodowało, że wiadomości odkładały się w skrzynce odbiorczej. Ostatecznie utworzyłem sobie kilka katalogów z nazwami projektów i tam wrzucam odpowiednie wiadomości. Jednak istnieje prostsze rozwiązanie – jeden katalog „Archiwum” w połączeniu z funkcją „Szukaj” obecną praktycznie w każdym programie pocztowym. To wystarcza.

Te pięć kroków pozwoliło mi odkopać się spod sterty wiadomości zalegających w skrzynce odbiorczej i osiągnąć stan „inbox zero„.

Jeżeli Ty również miałeś taką sytuację, w której musiałeś się uporać z bardzo dużą ilością wiadomości, to koniecznie opisz jak sobie z tym poradziłeś.