Zapamiętaj wszystko z Evernote

Określenie Evernote aplikacją do tworzenia notatek uważam za pomyłkę. Evernote to rozwiązanie dużo bardziej zaawansowane.

Korzystam z niego od ponad roku dodając nowe notatki prawie codziennie. Aż się sobie dziwię, że dopiero teraz opisuję Evernote w Produktywnie. Jak to mówią, lepiej późno niż wcale.

Istnieją dwie wersje Evernote: podstawowa (darmowa) i premium ($45/rok). Zajmę się opisaniem wersji podstawowej z niektórymi funkcjami premium (co oczywiście zaznaczę w treści).

Co to jest Evernote?

Evernote to aplikacja internetowa służąca do gromadzenia różnego rodzaju informacji i umożliwiająca łatwy do nich dostęp.

Serce Evernote, jak na aplikację internetową przystało, znajduje się w tzw. “chmurze”. Dzięki temu dostęp do notatek jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej. Twórcy aplikacji poszli jednak o krok dalej i udostępnili również lokalne wersje Evernote m.in. dla komputerów z systemem Mac, Windows, tabletu iPad i telefonów (iPhone, Android, BlackBerry, Palm, Windows Mobile). Niezależnie powstał też klient Evernote dla Linuxa.

Synchronizacja notatek w Evernote

Każde z urządzeń z zainstalowaną aplikacją evernote synchronizuje utworzone w nim notatki z “chmurą”. Dzięki temu, niezależnie od tego z czego w danym momencie korzystasz, masz dostęp do wszystkich notatek w Evernote.

Od czego zacząć pracę z Evernote?

Na początku trzeba założyć sobie darmowe konto na stronie Evernote. Po wypełnieniu formularza i potwierdzeniu danych uzyskujesz dostęp do swojego konta Evernote z poziomu przeglądarki (zdjęcie poniżej).

Evernote Web

Możesz się ograniczyć do korzystania z Evernote przez przeglądarkę, ale polecam Ci również zainstalowanie dedykowanej do twojego systemu aplikacji (Mac lub Windows). Żeby to zrobić wejdź na evernote.com, pobierz program na dysk (strona automatycznie wykryje z jakiego systemu operacyjnego korzystasz) i zainstaluj go.

Evernote dla mac

Dlaczego warto zainstalować sobie Evernote na dysku? Zakładam, że dostęp do notatek chcesz mieć niezależnie od tego czy komputer masz podłączony do internetu czy nie. Posiadając Evernote na dysku możesz tworzyć i przeglądać swoje notatki lokalnie a gdy tylko się połączysz z internetem zostaną one automatycznie zsynchronizowane. Drugi powód to szybkość przeglądania niezależna od szybkości połączenia z internetem.

Wygląd i podstawowe elementy

Interfejs Evernote opiszę w oparciu o wersję dla MacOSX, bo taką posiadam a wersja dla Windows i ta dostępna przez przeglądarkę mają praktycznie tak samo rozmieszczone podstawowe elementy.

Dodawanie nowej notatki

Evernote jest bardzo elastyczny pod tym względem. Możesz dodać notatkę na kilka sposobów i w różnych formatach.

Żeby dodać notatkę wystarczy kliknąć “Nowa notatka” w menu. Pojawi się okno edycji gdzie możesz wpisać tytuł i treść notatki. Treść notatki możesz formatować, jak w większości edytorów tekstu zmieniając rozmiar i krój czcionki tworząc listy czy tabele. Ciekawą opcją jest możliwość utworzenia listy zadań dodając pola do odznaczania (checkbox).

Do notatki możesz też dodać zdjęcia oraz pliki dźwiękowe. Gdy masz wbudowaną kamerkę internetową możesz ją wykorzystać do dodawania notatki w formie zdjęcia. Co ciekawe gdy robisz zdjęcie kamerką to na monitorze widać lustrzane odbicie, ale po zrobieniu zdjęcia obraz jest ponownie odbijany żeby można było odczytać ewentualny tekst.

Poza zdjęciami i plikami audio do każdej notatki można dodać jeszcze pliki PDF, a w wersji płatnej dowolne pliki – również dokumenty Microsoft Office i nagrania wideo.

Kolejnym ważnym elementem jest możliwość dodawania całości lub fragmentów stron internetowych jako notatek. Służą do tego “Nożyczki sieciowe” (Web Clipper), które instaluje się w przeglądarce. Firefox, Chrome, Internet Explorer i Safari posiadają wtyczki/dodatki do Evernote. W pozostałych przeglądarkach do przechwytywania stron internetowych służy bookmarklet.

Evernote Safari Clipper

Organizacja notatek

Nowo dodane notatki trzeba jakoś uporządkować. Do tego celu służą notatniki i znaczniki. Podstawowa różnica pomiędzy nimi polega na tym, że jedna notatka może mieć wiele znaczników ale przypisana jest tylko do jednego notatnika.

Całkiem niedawno pojawiła się opcja grupowania notatników w tzw. stosy (nr. 1 na obrazku poniżej). Gdy gromadzisz przepisy kulinarne i masz je w 2 notatnikach (dania główne, desery) możesz utworzyć sobie stos przeciągając jeden z notatników nad drugi i nazwać go “przepisy”. Po kliknięciu na taki stos wyświetlą się wszystkie notatki znajdujące się w notatnikach dodanych do niego, czyli wszystkie przepisy.

Znaczniki (nr. 2 na obrazku poniżej) to nieco inna forma organizowania, a tak naprawdę to oznaczania notatek. Tworząc nową notatkę możesz określić słowa kluczowe (znaczniki), które ją charakteryzują. Trzymając się przykładu z przepisami, gdy dodajesz nową potrawę, powiedzmy spaghetti to możesz ją opisać przez znaczniki: makaron, mięso mielone, włoskie. Jeżeli analogicznie opiszesz pozostałe przepisy to mając ochotę na kuchnię włoską wystarczy, że klikniesz w znacznik “włoskie” żeby przejrzeć odpowiednie przepisy.

Znaczniki też można grupować, ale nie jest to już tak funkcjonalne jak w przypadku notatników. Tworząc znacznik nadrzędny “mięso” i podrzędne “wołowina”, “drób” zyskuje się jedynie w miarę przejrzystą strukturę. Każdy z wymienionych znaczników po kliknięciu na niego wyświetli tylko te notatki, które są nim opisane. Trochę to dziwny zabieg, bo aż się prosi, żeby po oznaczeniu przepisu znacznikiem “wołowina” automatycznie pojawił się znacznik “mięso” skoro jest nadrzędny.

Evernote UI

Korzystanie z notatników i znaczników wcale nie jest konieczne. W skrajnym przypadku można ten etap zupełnie pominąć wrzucając wszystko do jednego worka (tworzonego przy rejestracji notatnika) i opierając się wyłącznie na wyszukiwaniu.

Wyszukiwanie

Wyszukiwanie to jedna z największych zalet Evernote. Jaki byłby to pożytek z narzędzia do gromadzenia notatek, gdyby nie było do nich łatwego dostępu.

Poza opisanymi przeze mnie powyżej metodami ograniczenia liczby wyników do tych występujących w danym notatniku(ach) czy(i) znaczniku(ach) istnieje też możliwość przeszukiwania notatek na podstawie atrybutów(nr. 3 na obrazku powyżej):

  • daty utworzenia – klikając w tę opcję mamy możliwość wyszukania notatki utworzonej w pewnym przedziale czasowym.
  • daty modyfikacji – analogicznie do wyszukiwania według daty utworzenia.
  • rodzaju zawartości – tutaj do wyboru mamy notatki zawierające obraz, dźwięk, odręczne notatki, załączniki, zaszyfrowany tekst, rzeczy do zrobienia.
  • źródła – ta pozycja jest szczególnie przydatna gdy wiesz w jaki sposób dodałeś notatkę do Evernote. Jednym kliknięciem można np. wyodrębnić notatki stworzone w telefonie.

Przejdźmy teraz do wyszukiwania za pomocą pola “szukaj”. Wpisując dowolne słowo lub frazę przeszukiwana jest zarówno treść notatki jak i jej atrybuty (znaczniki). Mało tego, Evernote rozpoznaje również tekst na zdjęciach i w plikach PDF (w wersji premium rozpoznawany jest też tekst w plikach PDF utworzonych ze skanów). Dotyczy to tak pisma drukowanego jak i odręcznego!

Dodatkowo wyszukiwania można zapisywać. Powiedzmy, że uczestniczyłeś w 7 dniowym kursie gotowania. Masz notatki i przepisy, które codziennie dodawałeś przez te 7 dni. Nie chciałeś tworzyć osobnego notatnika tylko umieściłeś je wśród innych przepisów. Żeby je odszukać wystarczy, że zaznaczysz notatnik z przepisami a później skorzystasz z daty utworzenia. Gdy często powracasz do tych informacji, warunki wyszukiwania możesz zapisać.

Evernote i bezpieczeństwo danych

Większość klientów, którym proponuję wykorzystanie Evernote, pyta jak bezpieczne są dane z notatek. Bezpieczeństwo notatek można porównać do tego jak zabezpieczone są informacje zawarte w e-mailach. Dane przesyłane pomiędzy komputerem użytkownika a serwerem są szyfrowane (protokół SSL).

Ponadto są jeszcze dwa sposoby na dodatkowe ograniczenie dostępu do notatek:

Lokalne notatniki

Jeżeli chcesz w Evernote zapisać dane, do których wystarczy Ci mieć dostęp z jednego komputera, to możesz umieścić je w Lokalnym notatniku. Informacje zawarte w lokalnym notatniku nie są synchronizowane z serwerem więc nie ma do nich dostępu z innego komputera niż Twój. W ten sposób zyskujesz dodatkowe bezpieczeństwo swoich danych kosztem dostępu do nich z innych urządzeń.

Szyfrowanie notatki

Bardzo przydatną opcją jest możliwość zaszyfrowania części lub całości notatki. Przydaje się to zwłaszcza wtedy gdy chcesz przechowywać w Evernote dane kart kredytowych lub inne tego typu informacje. Takie notatki możesz z powodzeniem synchronizować i odszyfrować w innym urządzeniu.

Żeby zaszyfrować fragment notatki wystarczy go zaznaczyć i kliknąć prawym przyciskiem. W menu kontekstowym pojawi się opcja “Szyfruj zaznaczony tekst”. Po jej wybraniu podajemy hasło i zaznaczony tekst zmienia się w charakterystyczny przycisk (obrazek poniżej).

Evernote Szyfrowanie

Kliknięcie na przycisk pozwala na pokazanie zaszyfrowanego tekstu lub odszyfrowanie go na stałe. Wszystko oczywiście po podaniu poprawnego hasła.

Jeżeli zaszyfrujesz coś w ten sposób to nikt (nawet obsługa/pracownicy Evernote) nie będzie w stanie tego odczytać bez podania poprawnego hasła. Samo hasło nigdy nie jest przesyłane na serwer. Nie ma też możliwości odzyskania hasła więc warto je ZAPAMIĘTAĆ.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że powyższy opis choć trochę pomógł Ci poznać możliwości Evernote. Nie opisałem tutaj wszystkich funkcji, bo z artykułu zrobiłaby się książka. Na pewno w przyszłości opiszę sposoby wykorzystania oraz inne ciekawe funkcje jakie posiada Evernote.

Myślę, że łatwość dodawania i organizowania informacji oraz dostęp do nich z poziomu wielu różnych urządzeń to największa zaleta Evernote. Biorąc pod uwagę fakt, że wszystko to co opisałem jest dostępne za darmo, mam tylko jedną rekomendację: Jeżeli jeszcze nie używałeś Evernote to nie czekaj i wypróbuj go.

Czekam na Twoją opinię komentarzu poniżej.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.