Konteksty w GTD

Jedną z zalet metodologii GTD (Getting Things Done) jest koncepcja podziału listy zadań ze względu na kontekst.

Czym jest kontekst? To określenie sytuacji, w której możesz wykonać dane działanie. Inaczej mówiąc podział na konteksty służy przede wszystkim wyeliminowaniu (odfiltrowaniu) tych działań, których nie jesteś w stanie w danym momencie wykonać. Jeżeli właśnie siedzisz w biurze to nie ma sensu, żebyś przeglądał zadania do wykonania w domu.

Konteksty w GTD są bardzo elastyczne i można dzięki nim wiele zyskać, ale można się też pogubić. Warto więc poświęcić chwilę na ich odpowiedni dobór.

Jeżeli kontekst będzie zbyt ogólny, to może się okazać, że części zadań na liście nie będziesz w stanie wykonać albo będzie za każdym razem spoglądać na listę z kilkudziesięcioma pozycjami. Jeżeli natomiast stworzysz zbyt szczegółowy podział, to okaże się, że masz do sprawdzenia za każdym razem kilkanaście list, a w niektórych znajdują się tylko pojedyncze działania do wykonania.

3 główne rodzaje kontekstów w GTD

  • miejsca – lokalizacje, w których musisz się znajdować, żebyś mógł wykonać dane zadania (dom, biuro).
  • narzędzia – gdy do wykonania jakiegoś zadania wymagane jest jakieś narzędzie (zazwyczaj jest to komputer lub telefon)
  • ludzie – konteksty powiązane z osobami przydają się gdy konsultujesz wiele spraw z nimi wiele spraw.

Poniżej przedstawiam listę bardziej szczegółowych kontekstów, które możesz wykorzystać. Symbol @ przed nazwą oznacza “at” (ang. “przy”, “w”, “na”):

  • @dom – do wykonania w domu
  • @komp – do wykonania przy pomocy komputera, niezależnie od tego gdzie jestem i czy mam połączenie z Internetem.
  • @net – możliwe do wykonania tylko wtedy gdy komputer jest połączony z Internetem.
  • @e-mail – wszystko co wiąże się z przejrzeniem lub utworzeniem nowych wiadomości (mogę to zrobić wykorzystując komputer lub telefon)
  • @miasto – to odpowiednik angielskiego @errand czyli rzeczy do załatwienia “po drodze” w różnego rodzaju sklepach, urzędach itp.
  • @tel – rozmowy telefoniczne
  • @osoba – sprawy do omówienia z daną osobą (np.: @księgowa, @szef)
  • @czekam na – to taki dodatkowy kontekst zawierający wszystkie sprawy, które delegowałeś i czekasz na efekt.

Problemy w przypisywaniu kontekstów

Dwa lub więcej kontekstów na raz

Czasem pojawiają się sprawy, które na pierwszy rzut oka można by przypisać do kilku kontekstów. “Ustal termin najbliższego spotkania z Tomkiem”, to dobry przykład. @Tomek? @biuro? Problem polega na tym, że zadanie jest zbyt mało konkretne. W jaki sposób chcesz się z Tomkiem skontaktować? Przez telefon, e-mail czy osobiście? Odpowiedź na to pytanie ułatwia przypisanie kontekstu. Jeżeli dopiszesz sobie to działanie na liście @telefon a spotkasz Tomka na ulicy i ustalicie termin to przecież nic się nie stanie. Skreślisz zadanie z listy @telefon.

Projekt to nie kontekst

Niektóre projekty trwają tak długo, że aż chce się z nich zrobić kontekst. Powiedzmy, że studiujesz i dzielisz listy zadań według przedmiotów (jako kontekstów). Przedmioty nie powinny być tak traktowane, ponieważ mają naturę projektową. Kontekstem może być np. “@uczelnia”. Zdecydowanie nie polecam mieszania projektów z kontekstami.

Zbyt szczegółowy podział

Tak jak pisałem na początku, tworzenie kontekstu z jednym działaniem nie ma większego sensu. W zależności od stylu życia jaki prowadzisz może się okazać, że nie potrzebujesz niektórych kontekstów. Jeżeli pracujesz w domu to kontekst “@biuro” nie ma sensu. Analogicznie, jeżeli twój komputer cały czas ma dostęp do Internetu to nie potrzebujesz listy “@net”.

Jakie są Twoje doświadczenia z kontekstami? Masz jakieś uwagi? Napisz w komentarzu poniżej.

Po szczegółowe informacje odsyłam oczywiście do książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Możesz ją kupić i jednocześnie przyczynić się do rozwoju Produktywnie.pl – korzystając z odnośnika powyżej. Książka powinna być też dostępna w dobrze zaopatrzonych księgarniach.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.