Konteksty w GTD

Jedną z zalet metodologii GTD (Getting Things Done) jest koncepcja podziału listy zadań ze względu na kontekst.

Czym jest kontekst? To określenie sytuacji, w której możesz wykonać dane działanie. Inaczej mówiąc podział na konteksty służy przede wszystkim wyeliminowaniu (odfiltrowaniu) tych działań, których nie jesteś w stanie w danym momencie wykonać. Jeżeli właśnie siedzisz w biurze to nie ma sensu, żebyś przeglądał zadania do wykonania w domu.

Konteksty w GTD są bardzo elastyczne i można dzięki nim wiele zyskać, ale można się też pogubić. Warto więc poświęcić chwilę na ich odpowiedni dobór.

Jeżeli kontekst będzie zbyt ogólny, to może się okazać, że części zadań na liście nie będziesz w stanie wykonać albo będzie za każdym razem spoglądać na listę z kilkudziesięcioma pozycjami. Jeżeli natomiast stworzysz zbyt szczegółowy podział, to okaże się, że masz do sprawdzenia za każdym razem kilkanaście list, a w niektórych znajdują się tylko pojedyncze działania do wykonania.

3 główne rodzaje kontekstów w GTD

  • miejsca – lokalizacje, w których musisz się znajdować, żebyś mógł wykonać dane zadania (dom, biuro).
  • narzędzia – gdy do wykonania jakiegoś zadania wymagane jest jakieś narzędzie (zazwyczaj jest to komputer lub telefon)
  • ludzie – konteksty powiązane z osobami przydają się gdy konsultujesz wiele spraw z nimi wiele spraw.

Poniżej przedstawiam listę bardziej szczegółowych kontekstów, które możesz wykorzystać. Symbol @ przed nazwą oznacza “at” (ang. “przy”, “w”, “na”):

  • @dom – do wykonania w domu
  • @komp – do wykonania przy pomocy komputera, niezależnie od tego gdzie jestem i czy mam połączenie z Internetem.
  • @net – możliwe do wykonania tylko wtedy gdy komputer jest połączony z Internetem.
  • @e-mail – wszystko co wiąże się z przejrzeniem lub utworzeniem nowych wiadomości (mogę to zrobić wykorzystując komputer lub telefon)
  • @miasto – to odpowiednik angielskiego @errand czyli rzeczy do załatwienia “po drodze” w różnego rodzaju sklepach, urzędach itp.
  • @tel – rozmowy telefoniczne
  • @osoba – sprawy do omówienia z daną osobą (np.: @księgowa, @szef)
  • @czekam na – to taki dodatkowy kontekst zawierający wszystkie sprawy, które delegowałeś i czekasz na efekt.

Problemy w przypisywaniu kontekstów

Dwa lub więcej kontekstów na raz

Czasem pojawiają się sprawy, które na pierwszy rzut oka można by przypisać do kilku kontekstów. “Ustal termin najbliższego spotkania z Tomkiem”, to dobry przykład. @Tomek? @biuro? Problem polega na tym, że zadanie jest zbyt mało konkretne. W jaki sposób chcesz się z Tomkiem skontaktować? Przez telefon, e-mail czy osobiście? Odpowiedź na to pytanie ułatwia przypisanie kontekstu. Jeżeli dopiszesz sobie to działanie na liście @telefon a spotkasz Tomka na ulicy i ustalicie termin to przecież nic się nie stanie. Skreślisz zadanie z listy @telefon.

Projekt to nie kontekst

Niektóre projekty trwają tak długo, że aż chce się z nich zrobić kontekst. Powiedzmy, że studiujesz i dzielisz listy zadań według przedmiotów (jako kontekstów). Przedmioty nie powinny być tak traktowane, ponieważ mają naturę projektową. Kontekstem może być np. “@uczelnia”. Zdecydowanie nie polecam mieszania projektów z kontekstami.

Zbyt szczegółowy podział

Tak jak pisałem na początku, tworzenie kontekstu z jednym działaniem nie ma większego sensu. W zależności od stylu życia jaki prowadzisz może się okazać, że nie potrzebujesz niektórych kontekstów. Jeżeli pracujesz w domu to kontekst “@biuro” nie ma sensu. Analogicznie, jeżeli twój komputer cały czas ma dostęp do Internetu to nie potrzebujesz listy “@net”.

Jakie są Twoje doświadczenia z kontekstami? Masz jakieś uwagi? Napisz w komentarzu poniżej.

Po szczegółowe informacje odsyłam oczywiście do książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Możesz ją kupić i jednocześnie przyczynić się do rozwoju Produktywnie.pl – korzystając z odnośnika powyżej. Książka powinna być też dostępna w dobrze zaopatrzonych księgarniach.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.

komentarzy 10 to Konteksty w GTD

  1. konteksty wprowadzilem juz jakis czas temu choc nie wiedzialem wtedy ze tak to sie nazywa. dla mnie bylo to zwyczajne ulatwienie opanowania listy zadan na najblizsze dni, ktora wyswietlana na malym ekranie nokii byla malo czytelna. idea polegala na tym by w jednej linijce uzyc kontekstu i slowa-klucza oznaczajacego zadanie do wykonania. za kontekst sluzyly dostepne z klawiatury symbole. i tak
    $ oznaczal ze cos musze kupic lub zaplacic (telefon, oliwa, spodnie)
    @ ze potrzebuje sie z kim skontaktowac (mailowo, telefonicznie)
    !bardzo istotne zadanie
    &potrzebuje czyjejs pomocy

    i najciekawsze ktore moga sie jeszcze komus przydac
    jesli zadanie bylo wykonane, ale czekalem na jego efekty (monitoring), to dodawalem przed nim symbol ’?’. pytajnik przypominal mi, ze juz cos wykonalem, ale wciaz potrzebuje sprawdzic czy dziala

    poza tym by posegregowac zadania biezace do poszczegolnych porjektow uzywalem akronimow dwuliterowych przed kropka. np. bk.przypisy oznacza ze mam do zrobienia przypisy do ksiazki.

    i jeszcze jedno kuriozum, czesto wpisuje sobie w zadania rzeczy ktorych nie musze wykonywac fizycznie, ale psychicznie musze o nich pomyslec (wakacje, pomysl na felieton, temat rozmowy). dzieki temu kiedy czekam np na autobus badz nim jade zamiast patrzec bezmyslnie na miasto moge uzyc swojej wyobrazni.

    //uzywanie zadan w telefonie komorkowym umozliwia mi ich wpisywanie na biezaco jak tylko sie pojawia i monitoring zawsze pod reka

    • Jakub Ujejski 06.05.2011 at 13:06

      Dzięki za komentarz Michale!

      Podoba mi się Twój system oznaczeń, chociaż nie do końca odpowiada on koncepcji kontekstu. Moim zdaniem jest to raczej podział na kategorie.

      Jaka jest różnica między kontekstem a kategorią? Kategorie możesz stworzyć dowolne a konteksty określają pewną sytuację, w której możliwe jest wykonanie danego zadania.

      Weźmy na przykład Twoją kategorię $ (kupić lub zapłacić). Jak widzisz, już w samym określeniu jest alternatywa, poza tym żeby kupić spodnie musiałbyś być w sklepie (chyba, że kupujesz bez przymierzania) natomiast żeby zapłacić za telefon konieczny byłby komputer z dostępem do konta bankowego przez internet (zakładam, że tak opłacasz swoje rachunki telefoniczne).

      Patrząc od drugiej strony: Gdy jesteś przy komputerze to musisz sprawdzić zarówno listę $ jak i @ a nie wykluczone, że i pozostałe listy również. Natomiast gdybyś zastosował kontekst @komputer to znalazłyby się tam TYLKO zadania do wykonania za pomocą komputera. Nie musiałbyś przeglądać żadnej innej listy.

      Nie zrozum mnie źle, nie mam nic przeciwko przypisywaniu symboli do zadań o ile stosujesz je jako kategorie a nie konteksty.

      PS. Podoba mi się lista „do przemyślenia/zastanowienia się”. Jeden warunek – coś do pisania trzeba mieć zawsze przy sobie, żeby zapisać wyniki tych przemyśleń. :)

      Pozdrawiam.

      • jak zwal tak zwal :-) wazne zeby nie trzymac sie sztywno czegos co do nas nie przemawia, ale dostosowywac do naszych potrzeb. u mnie sie sprawdza bo generalnie zalatwiam sprawy albo w domu, albo w pracy, rzadko na miescie. jak juz gdzie planuje jechac, to zerkam na liste czy przy okazji nie moge czegos 'po drodze’ zalatwic, sprawdzic.

        PS zawsze mam cos do pisania – w dawnych czasach dlugopis i reka, pozniej w komorce wpisywalem roboczy sms, obecnie zadania

  2. Kamil Gnutek 06.05.2011 at 19:12

    Myślę, że kontekst „uczelnia” nie sprawdzi się z prostego powodu – składaja się na niego szereg kontekstów, które wymieniłeś.

    Kompromisem jest stosowanie się do kontekstów niezależnie od ich natury (uczelnia, praca, osobiste) lub używanie jeszcze nadrzędnych list. Korzystam z programu Task List, który nie udostępnia takiej opcji (przynajmniej w wersji standard).

    Bardzo ciekawa rzecz, z przyjemnością trochę zmienię moją listę. Dzięki!

  3. Kamil Gnutek 06.05.2011 at 22:08

    Chodziło mi o to, że jeżeli nie ma możliwości stworzenia listy nadrzędnej (np. uczelnia, praca, osobiste), to wszystkie zadania pasujące do kontekstu w nim lądują.

    Myślę, że stworzenie list nadrzędnych i w nich kontekstów może być ciekawym rozwiązaniem – np. będąc w biurze w pracy nie otwierasz listy „dom”. Być może byłoby to zbyt duże rozdrabnianie się. Co myślicie?

    Rozumiem Jakubie, że nie stosujesz takiego rozgraniczenia?

    • Jakub Ujejski 07.05.2011 at 18:45

      Dzięki za odpowiedź.
      Pisząc „uczelnia” nie miałem na myśli obszaru odpowiedzialności a konkretne miejsce – budynek, w którym studiujesz. Jeżeli jesteś studentem to wiele zadań możesz wykonać tylko będąc na uczelni (chociażby podbicie indeksu). Stąd uczelnia jako kontekst.

  4. Bardzo przydatna porada Jakubie – zmotywowała mnie do przejrzenia i zaktualizowania mojej listy kontekstów i kategorii :)

    Sam używam pewnej hybrydy kategorii i kontekstów (oczywiście w programie Leadertask). Wygląda to w ten sposób, że np. mam nadrzędną kategorię „Najbliższe zadania”, która z kolei wewnątrz podzielona jest wg kontekstów.

    Dla przykładu – Twój kontekst „@czekam na”, u mnie jest osobną kategorią „Oczekiwane”, dzięki czemu dana sprawa nie miesza się z najbliższymi zadaniami i mogę łatwo przeglądać te sprawy osobno.

    Używanie kontekstów razem z kategoriami rozwiązuje także problem przypisywania spraw do więcej niż 1 kontekstu.

    Nawiązując do Twojego przykładu (spotkanie z Tomkiem), u mnie sprawa znalazłaby się:
    – w kontekście „rozmowy telefoniczne”
    – w kategorii „Agendy / Tomek”
    W ten sposób mam notatkę o zadaniu „pod ręką” – zarówno wówczas, gdy spotkam Tomka przypadkiem, jak i wówczas, gdy sam zainicjuje kontakt.

    Kontekstów używam także do oznaczenia „zasobów energii” np. „kreatywne”, to zadania takie jak napisanie tekstu, czy opracowanie nowej koncepcji – do tego potrzeba świeżego umysłu i wysokiej motywacji ;). Z kolei „klepanie” to np. wprowadzanie danych do komputera albo inne zadania mechaniczne, które można wykonać bez większego zaangażowania umysłowego ;)

    Pozdrawiam!

    • Jakub Ujejski 07.05.2011 at 18:38

      Arturze, przypisanie jednego zadania do dwóch kontekstów ma sens i jest możliwe tylko przy wykorzystaniu oprogramowania. No i specyficzne jest też samo zadanie, bo można je wykonać zarówno przez telefon jak i osobiście.

      Mając listy na papierze, musiałbyś pamiętać o „odhaczeniu” zadania na obu listach. Dlatego właśnie nie polecam takiego rozwiązania, ale jeżeli program na to pozwala to nie ma problemu.

      • Przyznaję, że nie mam doświadczenia z czysto „papierowym systemem” :)

        Niemniej, wydaje mi się, że problem podwójnego odhaczania w wersji papierowej da się rozwiązać, jeśli tylko dokonujemy regularnych przeglądów list – GTD zakłada tygodniowy przegląd właśnie w tym celu.

        Zgadzam się jednak, że należy tego używać ostrożnie – zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej.

        Podstawą jest bardzo jasne i klarowne zdefiniowanie kategorii/kontekstów i trzymanie się raz ustalonych reguł. Jeśli to zaniedbamy przypisując raz tak raz inaczej – system może doznać poważnego załamania :)

Dodaj komentarz

Text formatting is available via select HTML.

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong> 

*

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.