Jak wybrać i dlaczego warto korzystać z narzędzi do zarządzania czasem

Jakiś czas temu stworzyłem ankietę na Facebooku z pytaniem: Czego używasz do zarządzania zadaniami?

Prawie połowa ankietowanych zadeklarowała korzystanie z narzędzi papierowych i czegoś do pisania. Na drugim miejscu znalazł się program do zarządzania zadaniami. Co ciekawe około 20% osób odpowiedziało, że trzymają wszystko w głowie albo że nie zarządzają zadaniami.

Moim zdaniem 20% to dużo, dlatego postanowiłem, że napiszę na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzi do zarządzania czasem i dlaczego warto ich używać.

Papier czy program do zarządzania czasem?

Stosowałem różne narzędzia do zarządzania czasem. Korzystałem z terminarzy, notesów, teczek, kalendarzy elektronicznych i programów do zarządzania listami zadań. Kiedyś nawet próbowałem korzystać z samoprzylepnych karteczek ale szybko z tego zrezygnowałem bo odklejały się od monitora i momentalnie ginęły.

Po tych doświadczeniach wiem, że odpowiedź na pytanie: „Co jest lepsze, papier czy program do zarządzania czasem?”, brzmi: “To zależy…” ;)

Notes, kalendarz, terminarz

Stosowanie terminarza, notesu czy kalendarza do zarządzania sobą w czasie “na papierze” ma kilka zalet:

  • Łatwość notowania – odręczne notowanie jest o wiele wygodniejsze i szybsze – zwłaszcza poza biurem.
  • Mobilność, dostępność – niewielki notes czy terminarz można zabrać ze sobą prawie wszędzie.
  • Fizyczny kontakt – skreślanie kolejno wszystkich wykonanych zadań z listy, żeby potem ją zgnieść lub potargać i wyrzucić do kosza – to bardzo przyjemne uczucie.

Są też wady takich papierowych narzędzi:

  • Wprowadzanie zmian – jeżeli będziesz chciał wprowadzić jakąś korektę to zazwyczaj będziesz musiał skreślić albo zamalować to co już jest, a to zaciemnia obraz.
  • Brak przypomnień – papierowy kalendarz, jeżeli do niego regularnie nie zaglądasz, nie przypomni Ci o spotkaniu.
  • Brak wyszukiwania – ta wada dotyczy wszystkich dokumentów papierowych, które trzeba skanować wzrokiem, żeby odnaleźć dane zadanie/wydarzenie.

Programy do zarządzania czasem

Do “elektronicznego” zarządzania czasem stosuje się przede wszystkim kalendarze oraz programy typu menedżer zadań. Czasem wchodzą one w skład większego pakietu – jakim jest np. MS Outlook.

Przewagą tego typu oprogramowania nad rozwiązaniami papierowymi jest:

  • Możliwość edycji – wszelkie zmiany terminów czy tematów można z łatwością wprowadzić nie zaciemniając aktualnego grafiku.
  • Różne widoki (perspektywy) – to chyba największa zaleta elektronicznych rozwiązań, pozwalająca na posortowanie i obejrzenie list zadań według projektów, czasu realizacji itp.
  • Synchronizacja – połączenie programu komputerowego z aplikacją w telefonie komórkowym ułatwia wprowadzanie danych (komputer) i zwiększa dostęp do nich poza biurem.

Wady programów do zarządzania czasem:

  • Brak fizycznego kontaktu – tak jak pisałem powyżej, kartkę można wyrzucić do kosza a komputera czy telefonu wyrzucać nie polecam :)
  • Wprowadzanie danych – korzystanie z komputera poza biurem jest o wiele trudniejsze niż z małego notesika w kieszeni.
  • Czas nauki – rozwiązania elektroniczne zazwyczaj są bardziej zaawansowane niż te papierowe a co za tym idzie wymagają więcej czasu na ich opanowanie.

Jak wybrać odpowiednie narzędzia do zarządzania czasem?

Zanim zdecydujesz się na korzystanie z konkretnego narzędzia przeanalizuj to czym się zajmujesz na co dzień. Gdzie spędzasz najwięcej czasu? Przy komputerze? W samochodzie? Na spotkaniach?

Jakiego typu sprawy najczęściej pojawiają się w Twoim życiu zawodowym i prywatnym? Czy są to wydarzenia ściśle określone w czasie (spotkania, telefony), które musisz wykonać danego dnia o danej godzinie czy nie?

Z danymi w jakiej formie (papierowej czy elektronicznej) najczęściej się stykasz?

Odpowiadając sobie na tego typu pytania ułatwisz sobie wybór narzędzi do zarządzania czasem.

Nie ma sensu, żebyś się zmuszał do pracy w oparciu o jakiś program komputerowy skoro większość czasu spędzasz w ruchu (na spotkaniach, w samochodzie), gdzie nie masz możliwości edytowania swoich spraw.

Jeżeli całymi dniami pracujesz przy komputerze zajmując się niezliczoną ilością e-maili i dokumentów elektronicznych, a papier widujesz w drukarce przy biurku kolegi to prawdopodobnie większą korzyść będziesz miał z programu do zarządzania zadaniami, który ładnie zintegruje się z tymi aplikacjami, z których najczęściej korzystasz.

Inna kwestia to możliwości czasowe jakie masz na naukę. Kieszonkowy terminarz należy do najprostszych rozwiązań i najszybciej można opanować korzystanie z niego ale ma on swoje ograniczenia. Z drugiej strony niektóre programy komputerowe do zarządzania czasem wymagają poświęcenia dłuższej chwili na zapoznanie się z funkcjami i nauczenie się ich. Jednak po opanowaniu programu otrzymujemy nagrodę w postaci automatyzacji i usprawnienia wielu procesów związanych z dodawaniem i analizowaniem spraw do wykonania.

Korzystaj z narzędzi do zarządzania czasem

Niezależnie od tego czy jesteś zwolennikiem aplikacji komputerowych czy wolisz papierowe rozwiązania korzystaj z nich. Zwykły terminarz i zaawansowany program komputerowy mają jedną wspólną cechę – koncentrują Twoją uwagę na tym co robisz i co zamierzasz zrobić. Gdy monitorujesz wykonywane przez siebie zadania i planujesz to stajesz się bardziej efektywny.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.