Zasada 80/20 (zasada Pareto) w życiu, czyli jak znaleźć to 20%

Zasada 80/20 (czy “80 na 20”) zwana również zasadą Pareto, to wynik obserwacji jakie prawie sto lat temu przeprowadził i opublikował Vilfredo Pareto. Ten włoski uczony zauważył, że 80% dóbr znajduje się w rękach zaledwie 20% społeczeństwa. (Pareto nie wymyślił “zasady Pareto” ani “zasady 80/20” zauważył jedynie proporcje)

Później okazało się, że zasada 80/20 ma zastosowanie nie tylko w ekonomii ale i w innych dziedzinach życia. Najogólniej można ją sformułować w następujący sposób: “na 80% rezultatów przypada 20% nakładów”.

Z pewnością znajdziesz wiele przykładów z własnego życia, które potwierdzają istnienie tej zasady.

Jeżeli jesteś menedżerem w dziale sprzedaży, to zasadę Pareto odnajdziesz w zestawieniu sprzedaży, gdzie 80% wszystkich przychodów będzie wygenerowanych przez 20% produktów i klientów.

Jeżeli prowadzisz firmę w branży usługowej, to zasada 80/20 będzie odzwierciedlać sytuację, w której 20% usług świadczonych przez Twoją firmę generuje 80% przychodu.

Zasada Pareto to nie zawsze proporcje 80/20. Czasem będzie to 90/10, 75/25 a nawet 95/5. W różnych przypadkach wypada różnie, ale najczęściej jest to stosunek 80 do 20. Przesłanie jest jedno: mniejsza część nakładów generuje większą część rezultatów.

Co ma zasada Pareto wspólnego z produktywnością

Przeczytałem kiedyś (nie pamiętam już gdzie) bardzo trafną definicję produktywności, która mówi że:

“Produktywność to robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób.”

Właściwe rzeczy z powyższej definicji zobrazowane są przez 20% z zasady Pareto.

Inaczej mówiąc 20% Twojej pracy wystarczy na wygenerowanie 80% rezultatów.

Pojawia się kluczowe pytanie: Które 20% Twojej pracy?

Jak w podziale 80/20 znaleźć to 20%?

Większość przykładów potwierdzających istnienie zasady 80/20 to wynik obserwacji:

• 20% czasu trwania spotkania przyniosło 80% rezultatów – można to stwierdzić ale dopiero po spotkaniu.
• 20% rzeczy, które posiadasz używasz przez 80% czasu – nie sposób to zbadać nie posiadając nic.
• 20% procent pracowników działu sprzedaży realizuje 80% sprzedaży – konkretne osoby znajdziesz po przeanalizowaniu wyników sprzedaży.

O ile w przypadku niepowtarzalnych czynności praktycznie nie masz możliwości zastosowania zasady 80/20 przed realizacją, o tyle w przypadku powtarzalnych możesz ją zastosować.

4 kroki do wprowadzenia w życie zasady 80/20

1. Wyznacz kryteria

Jeżeli w swoim życiu chcesz zastosować zasadę 80/20 to bez ustalenia konkretnych kryteriów będzie Ci trudno.

Powiedzmy, że podejdziesz do tematu bardzo ogólnie i zechcesz odnaleźć 20% czasu pracy, w którym osiągasz 80% rezultatów. Powodzenia…

Zamiast takiego poziomu ogólności określ kryteria jakie mają spełniać “rezultaty”. Tu jest podobnie jak ze szczęściem – każdy ma swoje i każdy definiuje je inaczej.

2. Podziel na mniejsze obszary

Gdy określisz już kryteria, to będziesz mógł wyodrębnić bardziej szczegółowe obszary, którym przyjrzysz się w poszukiwaniu zasady 80/20.

Dla dalszych rozważań przyjmijmy, że wybrałeś skupienie się na czynnościach generujących zysk oraz wyeliminowanie pożeraczy czasu.

3. Poszukaj powtarzalnych czynności

Masz już obszar związany z generowaniem zysków. Teraz poszukaj pośród wszystkich czynności, które bezpośrednio lub pośrednio generują zysk, tych powtarzalnych.

Będą to rozmowy telefoniczne, spotkania z klientami, robocze spotkania zespołu, redagowanie dokumentów tworzenie produktów, itp.

Przeanalizuj te czynności z uwzględnieniem zasady 80/20 Zastanów się, które z dotychczasowych rozmów telefonicznych w największym stopniu przyczyniły się do wygenerowania zysku. Z kim prowadziłeś te rozmowy? Na jaki temat? Co było charakterystycznego?

Analogicznie możesz postąpić w przypadku spotkań oraz w procesie tworzenia produktu czy usługi.

Wyeliminowanie pożeraczy czasu trzeba rozpocząć od ich zdefiniowania (w domyśle są to już czynności powtarzalne). Jeśli np. codziennie spędzasz kilkadziesiąt minut na podjęciu decyzji o tym w co się dzisiaj ubierzesz, zastanów się, które ubrania nosisz najczęściej. Czym się charakteryzują? Może chodzi o ich kolor, może o to, że tworzą kilka różnych zestawów a może są wygodne?

4. Skorzystaj z zasady 80/20

Na podstawie powyższych obserwacji możesz wyodrębnić to 20% spotkań, rozmów, projektów czy w przypadku codziennego dylematu z garderoby – 20% ubrań.

Jak korzystać z zasady 80/20?

Zasada Pareto nie jest sztywną regułą i nie należy jej stosować dosłownie w każdej sytuacji.

O ile można założyć, że 20% liter występuje w 80% słów to znajomość tylko tych 20% nie wystarczy, żeby czytać i pisać.

Warto być świadomym, że taka zasada występuję i warto o niej pamiętać podczas analizowania swojej pracy, ale zdecydowanie odradzam stosowanie jej w każdej sytuacji życiowej.

A Ty wykorzystujesz zasadę 80/20? Komentarze, jak zwykle, do Twojej dyspozycji.