Zasada 80/20 (czy “80 na 20”) zwana również zasadą Pareto, to wynik obserwacji jakie prawie sto lat temu przeprowadził i opublikował Vilfredo Pareto. Ten włoski uczony zauważył, że 80% dóbr znajduje się w rękach zaledwie 20% społeczeństwa. (Pareto nie wymyślił “zasady Pareto” ani “zasady 80/20” zauważył jedynie proporcje)
Później okazało się, że zasada 80/20 ma zastosowanie nie tylko w ekonomii ale i w innych dziedzinach życia. Najogólniej można ją sformułować w następujący sposób: “na 80% rezultatów przypada 20% nakładów”.
Z pewnością znajdziesz wiele przykładów z własnego życia, które potwierdzają istnienie tej zasady.
Jeżeli jesteś menedżerem w dziale sprzedaży, to zasadę Pareto odnajdziesz w zestawieniu sprzedaży, gdzie 80% wszystkich przychodów będzie wygenerowanych przez 20% produktów i klientów.
Jeżeli prowadzisz firmę w branży usługowej, to zasada 80/20 będzie odzwierciedlać sytuację, w której 20% usług świadczonych przez Twoją firmę generuje 80% przychodu.
Zasada Pareto to nie zawsze proporcje 80/20. Czasem będzie to 90/10, 75/25 a nawet 95/5. W różnych przypadkach wypada różnie, ale najczęściej jest to stosunek 80 do 20. Przesłanie jest jedno: mniejsza część nakładów generuje większą część rezultatów.
Co ma zasada Pareto wspólnego z produktywnością
Przeczytałem kiedyś (nie pamiętam już gdzie) bardzo trafną definicję produktywności, która mówi że:
“Produktywność to robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób.”
Właściwe rzeczy z powyższej definicji zobrazowane są przez 20% z zasady Pareto.
Inaczej mówiąc 20% Twojej pracy wystarczy na wygenerowanie 80% rezultatów.
Pojawia się kluczowe pytanie: Które 20% Twojej pracy?
Jak w podziale 80/20 znaleźć to 20%?
Większość przykładów potwierdzających istnienie zasady 80/20 to wynik obserwacji:
- 20% czasu trwania spotkania przyniosło 80% rezultatów – można to stwierdzić ale dopiero po spotkaniu.
- 20% rzeczy, które posiadasz używasz przez 80% czasu – nie sposób to zbadać nie posiadając nic.
- 20% procent pracowników działu sprzedaży realizuje 80% sprzedaży – konkretne osoby znajdziesz po przeanalizowaniu wyników sprzedaży.
O ile w przypadku niepowtarzalnych czynności praktycznie nie masz możliwości zastosowania zasady 80/20 przed realizacją, o tyle w przypadku powtarzalnych możesz ją zastosować.
4 kroki do wprowadzenia w życie zasady 80/20
1. Wyznacz kryteria
Jeżeli w swoim życiu chcesz zastosować zasadę 80/20 to bez ustalenia konkretnych kryteriów będzie Ci trudno.
Powiedzmy, że podejdziesz do tematu bardzo ogólnie i zechcesz odnaleźć 20% czasu pracy, w którym osiągasz 80% rezultatów. Powodzenia…
Zamiast takiego poziomu ogólności określ kryteria jakie mają spełniać “rezultaty”. Tu jest podobnie jak ze szczęściem – każdy ma swoje i każdy definiuje je inaczej.
2. Podziel na mniejsze obszary
Gdy określisz już kryteria, to będziesz mógł wyodrębnić bardziej szczegółowe obszary, którym przyjrzysz się w poszukiwaniu zasady 80/20.
Dla dalszych rozważań przyjmijmy, że wybrałeś skupienie się na czynnościach generujących zysk oraz wyeliminowanie pożeraczy czasu.
3. Poszukaj powtarzalnych czynności
Masz już obszar związany z generowaniem zysków. Teraz poszukaj pośród wszystkich czynności, które bezpośrednio lub pośrednio generują zysk, tych powtarzalnych.
Będą to rozmowy telefoniczne, spotkania z klientami, robocze spotkania zespołu, redagowanie dokumentów tworzenie produktów, itp.
Przeanalizuj te czynności z uwzględnieniem zasady 80/20 Zastanów się, które z dotychczasowych rozmów telefonicznych w największym stopniu przyczyniły się do wygenerowania zysku. Z kim prowadziłeś te rozmowy? Na jaki temat? Co było charakterystycznego?
Analogicznie możesz postąpić w przypadku spotkań oraz w procesie tworzenia produktu czy usługi.
Wyeliminowanie pożeraczy czasu trzeba rozpocząć od ich zdefiniowania (w domyśle są to już czynności powtarzalne). Jeśli np. codziennie spędzasz kilkadziesiąt minut na podjęciu decyzji o tym w co się dzisiaj ubierzesz, zastanów się, które ubrania nosisz najczęściej. Czym się charakteryzują? Może chodzi o ich kolor, może o to, że tworzą kilka różnych zestawów a może są wygodne?
4. Skorzystaj z zasady 80/20
Na podstawie powyższych obserwacji możesz wyodrębnić to 20% spotkań, rozmów, projektów czy w przypadku codziennego dylematu z garderoby – 20% ubrań.
Jak korzystać z zasady 80/20?
Zasada Pareto nie jest sztywną regułą i nie należy jej stosować dosłownie w każdej sytuacji.
O ile można założyć, że 20% liter występuje w 80% słów to znajomość tylko tych 20% nie wystarczy, żeby czytać i pisać.
Warto być świadomym, że taka zasada występuję i warto o niej pamiętać podczas analizowania swojej pracy, ale zdecydowanie odradzam stosowanie jej w każdej sytuacji życiowej.
A Ty wykorzystujesz zasadę 80/20? Komentarze, jak zwykle, do Twojej dyspozycji.
teraz juz jest jasne, dlaczego zasada znajduje uzasadnienie tylko w czynnosciach powtarzalnych. chetnie przeanalizuje swoje codzienne nawyki, zeby zminimalizowac nieefektywnosc. np. wybieranie garderoby – masz racje. korzystam z 20% rzeczy z szafy, reszta jest na rzadkie okazje, lub o nich nie pamietam. natomiast myslenie o tym jak sie ubrac, jaka bedzie pogoda, czesto spedza mi sen z powiek ;-)
Jest dobra metoda na określenie, w których ubraniach chodzisz a w których nie. Wystarczy, że na początku sezonu do każdej sztuki w szafie przyczepisz małą karteczkę. Po pewnym czasie (miesiąc, dwa) będziesz wiedział w czym nie chodziłeś, bo na nieużywanych ubraniach karteczki będą nietknięte.
:)
Hmmm … najlepszy byłby system kodów 2D, Barcode, QR Code czy RFID przyczepiony do ubrań.
RFID (czyli kod radiowy) chyba byłby najlepszy … w ten sposób można by założyć bramkę przed naszymi drzwiami wejściowymi a system komputerowy notowałby w czym (i o której) wyszliśmy i przyszli :)
A w programie komputerowym moglibyśmy śledzić w czym chodzimy … hmmm – można by nawet zrobić aplikację, by przy wychodzeniu wrzucało się zdjęcie na Facebooka w czym wyszliśmy …
Wszystko można zautomatyzować :))
Podoba mi się Twoje kreatywne podejście do tematu :)
Najlepiej było by, gdyby, zaraz po przebudzeniu, mikro komputer znajdujący się w naszym mózgu uruchamiał algorytm, na podstawie którego – dzięki terabajtom danych o naszym otoczeniu – „obliczałby” dla nas optymalny ubiór na dziś
Sam nie czytałem, ale dla tych którzy chcieli by zgłębiać zasadę Pareto – znalazłem takie polskie pozycje książkowe Richarda Kocha:
Zasada 80/20
http://www.dobreksiazki.pl/b153-zasada-80-20.htm
Sposób na życie 80/20
http://www.dobreksiazki.pl/b3517-sposob-na-zycie-80-z-20.htm
Dosyć interesujący temat. ;)
Chciałbym zaznaczyć, że w zasadzie pareto nakłady i rezultaty nie muszą się sumować do 100, a wręcz praktycznie jest to niemożliwe ;) Tak więc 10% nakładów może nam dać 70%, 80% czy też 95% rezultatów.