Technika Pomodoro – najprostsza metoda zarządzania czasem

To jest wpis z serii odpowiedzi na pytania czytelników.

Jeżeli masz pytanie lub problem związany z produktywnością, organizacją czy zarządzaniem sobą w czasie to skorzystaj ze strony Zapytaj w menu u góry. Odpowiadam na wszystkie pytania – niektóre z odpowiedzi będę publikował w formie wpisów lub webcastów.

Do dzisiejszego artykułu zainspirowała mnie Hanka, która napisała:

„Jak Pan zaproponowałby pogodzenie realizowania zadań z krótkimi odpoczynkami? Czy mój wymyślony sposób 45 min pracy/ 15 min odpoczynku to dobre rozgraniczenie?”

Po przeczytaniu tego pytania uświadomiłem sobie, że do tej pory nie opisałem jeszcze bardzo prostej i jednocześnie bardzo efektywnej techniki zarządzania swoim czasem – jaką jest technika Pomodoro.

Co to jest technika Pomodoro?

Czy to ma coś wspólnego z Włochami i pomidorem? Owszem. Twórcą tej techniki jest Włoch, Francesco Cirillo. Natomiast nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora (zdjęcie poniżej).

Pomodoro

Źródło: Wikipedia

Technika Pomodoro bardzo prosta technika zarządzania czasem, którą można zastosować niemalże od zaraz. Wystarczy, że przeczytasz poniższe wskazówki.

Jakie narzędzia są potrzebne?

  • lista zadań – w formie papierowej lub elektronicznej
  • długopis – zbędny w przypadku listy w formie elektronicznej
  • czasomierz kuchenny – w zasadzie może być każde urządzenie, które wyda z siebie jakiś dźwięk za 25 minut.

Jak zacząć korzystanie z techniki Pomodoro?

1. Wybierz zadanie do wykonania

Cirillo proponuje, żeby na początku dnia zrobić sobie listę zadań do wykonania i posortować ją według ważności. Potem wystarczy kolejno realizować zadania.

2. Ustaw czasomierz na 25 minut

25 minut, bo tyle trwa jedno Pomodoro, to przedział czasowy na zrealizowanie zdania w całości lub w części.

3. Pracuj nad zadaniem przez całe Pomodoro

Pracuj nad wykonaniem zadania do czasu, aż zadzwoni czasomierz. Nie przerywaj sobie i nie pozwól, żeby ktoś inny Ci przerwał. To tylko 25 minut. Czasomierz powinien być tak ustawiony, żebyś widział ile czasu pozostało do końca Pomodoro.

4. Oznaczasz zadanie jako wykonane

Po upływie 25 minut z zadowoleniem oznaczasz zadanie jako wykonane. W przypadku dłuższego zdania, wymagającego więcej niż 25 minut, cieszysz się, że już część masz za sobą :)

5. Robisz sobie 5-cio minutową przerwę

Po upływie jednego Pomodoro robisz sobie obowiązkową przerwę. Ten punkt może być trudny do zrealizowania dla niektórych (wiem z doświadczenia). W każdym razie jest to kluczowy fragment techniki Pomodoro. Najlepiej w tym czasie przeciągnąć się, przejść się po biurze, popatrzeć przez okno.

6. Po 4 Pomodoro zrobisz sobie dłuższą przerwę

Po zakończonym czwartym Pomodoro zasługujesz na dłuższą (20-30 minut) przerwę. To jest dobry czas na zrobienie sobie kawy :) Możesz też w czasie tej przerwy sprawdzić pocztę, aktualności, zadzwonić gdzieś albo pobiegać po schodach w ramach ćwiczeń fizycznych.

Zasady w Technice Pomodoro

  1. Pomodoro jest niepodzielne – Jeżeli zaczniesz nad czymś pracować to przerwę zrobisz sobie dopiero za 25 minut.
  2. Jeżeli zadanie wymaga więcej niż 5-7 Pomodoro – podziel je na mniejsze części.
  3. Jeżeli zadanie zajmie Ci mniej niż jedno Pomodoro – dorzuć do niego kolejne krótkie zadanie tak, żeby wypełnić całe Pomodoro
  4. Kolejne Pomodoro pójdzie Ci lepiej.
  5. Technika Pomodoro nie powinna być wykorzystywana w Twoim wolnym czasie – korzystaj z niego bez ograniczeń.

Dlaczego ta technika jest taka skuteczna?

Podział pracy na stosunkowo krótkie odcinki czasowe ma kilka zalet. Po pierwsze, pozwala na pracę w skupieniu. Łatwiej Ci się jest skoncentrować (i usunąć ewentualne rozpraszacze), gdy wiesz, że to tylko przez określony czas. Świadomość upływającego czasu zwiększa też Twoją wydajność, bo chcesz skończyć zadanie przed przerwą.

Po drugie, ułatwia zmotywowanie się do samej pracy i jej rozpoczęcie. Zupełnie inaczej się podchodzi do zadania z myślą, że trzeba je wykonać w całości, bez przerw, a inaczej gdy masz nad nim popracować tylko przez 25 minut.

Trzeci ważny aspekt to same przerwy. Pozwalają one na odświeżenie umysłu, na oderwanie się od tematu na chwilę. Dzięki temu nie męczysz się tak i jesteś w stanie pracować w ten sposób (z 5 min. przerwami) przez dłuższy czas w skupieniu niż w przypadku pracy bez przerw.

Więcej na temat techniki Pomodoro znajdziesz na stronie PomodoroTechnique.com

A Ty co sądzisz o technice Pomodoro? Podziel się swoją opinią w komentarzach!

 

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.