1 maja rozpocząłem kolejne 30-dniowe wyzwanie. Tym razem postanowiłem wyeliminować papierowe dokumenty i notatki ze swojego życia.
Zaznaczam od razu, że nie mam zamiaru rezygnować z robienia odręcznych notatek. Chcę natomiast przechowywać je w wersji cyfrowej.
Zdecydowałem się na ten krok z kilku powodów:
- Zredukowałem ilość mebli w moim domowym biurze. Obecnie została tylko jedna szafka i biurko.
- Widok sterty papierów działa na mnie przytłaczająco i zniechęcająco.
- Archiwum papierowe jest nieefektywne (więcej na ten temat poniżej).
Dlaczego zrobiłem z tego 30-dniowe wyzwanie, a nie weekendowy projekt? Łatwiej jest mi rozłożyć ten proces na miesiąc i codziennie przetwarzać tylko część dokumentów niż wszystkie na raz. Dodatkowo liczę na to, że uda mi się wypracować nawyk skanowania i archiwizowania dokumentów na komputerze.
Z czym się zmierzę?
To co widzisz na zdjęciu poniżej to zawartość mojego papierowego archiwum. Przez lata redukowałem jego objętość jak tylko mogłem bez konieczności użycia skanera.
Pod koniec miesiąca wszystko chcę mieć w wersji cyfrowej, a w wersji papierowej tylko to co muszę (certyfikaty, dokumenty firmowe itp).
Przewaga archiwum cyfrowego nad papierowym
Posiadanie archiwum dokumentów i notatek ma sens tylko wtedy, gdy można w miarę łatwy sposób dotrzeć do zawartych w nim informacji.
Ostatnio złapałem się na tym, że unikam grzebania w papierowych dokumentach i notatkach. Zadowalam się tym co mam na dysku lub przeszukuję Internet. Nawet gdy bez problemu sięgam po właściwy segregator czy teczkę to odczuwam brak opcji „szukaj”.
Kolejna sprawa, mobilność. Dosyć często pracuję w pociągu. Niewielka ilość miejsca uniemożliwia pisanie na komputerze i jednoczesne przeglądanie papierowych dokumentów.
Bezpieczeństwo to kolejny argument za posiadaniem cyfrowego archiwum. Dane cyfrowe można przetrzymywać w wielu kopiach bez większych kosztów. O kserowaniu dokumentów nawet nie chce mi się myśleć.
3 główne etapy dygitalizacji
Archiwum cyfrowe to nie tylko zestaw plików ale również proces, który trzeba opracować i opanować. Składa się on z trzech etapów:
- Gromadzenie – dokumentów i notatek (papierowych oczywiście)
- Przetwarzanie – skanowanie i archiwizowanie
- Korzystanie – jeżeli nie będę korzystał to powyższe czynności nie mają sensu.
Narzędzia i programy
Aktualnie zestaw składa się ze skanera Doxie (któremu poświęcę osobny tekst) , rozszywacza, niszczarki do papieru i komputera ;). Poza oprogramowaniem dołączonym do skanera (z funkcją rozpoznawania tekstu) mam zamiar wykorzystać Evernote i 1Password. Oprócz tego będę skanował dokumenty do plików PDF i umieszczał je w archiwum na dysku.
Powyższa lista może oczywiście ulec zmianie, bo nie wykluczam, że znajdę jakieś dodatkowe przydatne narzędzia (sugestie mile widziane).
Co chcę osiągnąć?
Po pierwsze chcę ograniczyć ilość papierowych dokumentów do absolutnego minimum. Niestety prowadzenie działalności gospodarczej wymusza przechowywanie niektórych dokumentów w formie papierowej.
Druga sprawa to stworzenie skanów ważnych dokumentów i trzymanie ich jako kopii w bezpiecznym miejscu.
Trzeci cel to maksymalne ograniczenie papierów wpadających do „systemu”. Mam tu na myśli przede wszystkim rachunki, które przychodzą tradycyjną pocztą.
Czwarty i chyba najważniejszy cel to opracowanie procesu efektywnego przetwarzania dokumentów papierowych na cyfrowe i ich archiwizowania na dysku.
To tyle tytułem wstępu. Więcej o pozbywaniu się papierów z życia już niedługo.
Mam nadzieję, że podzielisz się ze mną swoimi uwagami, sugestiami i pytaniami – komentarze są do Twojej dyspozycji.
Pamiętaj o dobrej archiwizacji plików na osobnym nośniku. Nie wiem co bym zrobił, jak bym stracił całe swoje archiwum przez awarie dysku w komputerze. Trzymam kciuki!
Pamiętam, pamiętam. O kopiach zapasowych też coś będzie ;)
Ewentualnie jakaś chmurka, ja korzystam z dropboxa ;)
Jakubie, powodzenia! Sam też stopniowo przerzucam się na funkcjonowanie bez papieru, choć nie ze wszystkim mi się udaje. Od bieżącego roku akademickiego robię notatki ze wszystkich przedmiotów wyłącznie na laptopie, co dramatycznie zredukowało moje zużycie papieru. Każdy przedmiot mam w osobnym folderze, wszystko z datami – jest super. Najwięcej problemu sprawia mi jednak skanowanie. Planowałem skanować pewne materiały związane ze studiami (wprawdzie można je wypożyczać z biblioteki, ale tylko na miesiąc, a ja wolałbym mieć do nich dostęp w każdej chwili – wersja cyfrowa też czasem jest wygodniejsza). Jednak skanowanie całych książek zabiera mnóstwo czasu, to po pierwsze. Po drugie, nie odkryłem jeszcze, w jaki sposób skanować pliki do formatu PDF, więc przechowuję je jako obrazy JPG, które zajmują mnóstwo miejsca i wyjątkowo ciężko się nimi zarządza – jedna książka to kilkadziesiąt, kilkaset plików… Po trzecie, łapię się czasem na tym, że zdarza mi się później drukować jakiś plik, który wcześniej zeskanowałem, bo np. wygodniej pracuje mi się z wydrukowanym tekstem albo potrzebuję go do czegoś w wersji papierowej (zresztą jadąc pociągami podmiejskimi nie odważyłbym się pracować na laptopie)…
Mimo powyższych problemów uważam, że to zmiana w dobrym kierunku i jestem z niej zadowolony. Mam nadzieję, że i Tobie się powiedzie z Twoim projektem!
Skanowanie do PDF nie różni się za bardzo od skanowania do JPG, no chyba że używasz oprogramowania z funkcją rozpoznawania tekstu to wtedy możesz dodatkowo kopiować sam tekst.
No właśnie, mam dokładnie ten problem, o którym napisał Tomasz – muszę opanować nowe umiejętności żeby korzystać efektywnie ze skanera i cyfrowych dokumentów. Ja chyba mam starszy model skanera ze starszym oprogramowaniem, które ma tragiczny interfejs. Do skanowania używałem do tej pory Irfanview, ale ewidentnie muszę się jeszcze sporo nauczyć i poszukać więcej informacji na ten temat…
Polecam PDF Architect (z netu). Wersja darmowa daje możliwość skanowania (z dowolnym skanerem) wielu stron do jednego pdf, także łączenia wielu jpg-ów w jeden pdf. Odkryłam niedawno, mając dokładnie ten sam problem – masę zeskanowanych stron z książek (w moim zawodzie bez książek się nie da).
Ja chyba na razie nie dam rady zeskanować całego archiwum papierowego (gdybyż ono zmieściło się na biurku!), ale nowe tworzę praktycznie w komputerze (i oczywiście równolegle w chmurze).
Część problemów, o których piszesz postaram się opisać już niedługo.
Od 2009 roku skanuję wszystkie firmowe dokumenty – faktury, pisma, dokumenty pracownicze itd.
Coraz częściej skanuję dokumenty prywatne, osobno trzymam skany faktur/paragonów do ewentualnych reklamacji.
Wszystko w katalogach tematycznych (Dom / Firma / gwarancje / Dokumenty), pliki nazywam wg schematu: yyyy-mm-dd – nazwa_nadawcy – temat.
Jak dla mnie evernote rządzi. Mam tu prawie wszystko, jedynie dużych załączników nie umieszczam, bo korzystam z darmowego, ograniczonego do 60 mb miesięcznie konta.
Notatki dodaję smartfonem, często robiąc zdjęcie: wizytówkom klientów, wywieszonym listom na drzwiach na uczelni, notatkom i szkicom zrobionym na papierze. Ponieważ korzystam w pracy z wiedzy często znalezionej w internecie – zamiast uczyć się jej na pamięć lub tworzyć notatki w zeszycie – używam Web Clippera, dodaję odpowiednie tagi i potem bez problemu znajduję.
Podstawowa zaleta cyfrowych dokumentów to nie ich mobilność, tylko możliwość przeszukiwania.
I kolejna przydatna sprawa – to przesyłanie na bieżąco maili, które posiadają informacje o nowych zadaniach do evernote’a. Wpadają wtedy do mojego inboxa, a tam już je otagowuję i wpakowuję do odpowiedniego notatnika.
Testowałem wiele różnych rozwiązań, ale ograniczenie liczby narzędzi wpływa pozytywnie na wzrost produktywności.
Ja postanowiłem zrobić niemal to samo rok temu, tylko, że ja już mam bardzo dobrze ogarnięte archiwum papierowe. Nie zrobiłbym tego w miesiąc, więc postanowiłem po prostu skanować jeden folder z archiwum i wrzucać na Evernote w każdą sobotę.
Moja procedura jest całkiem prosta:
1. Wyjęcie dokumentu z folderu.
2. Analiza czy dokument jest potrzebny:
TAK: GOTO 3.
NIE: Niszczarka
3. Skanowanie dokumentu.
4. Wrzucenie dokumentu do Evernote w „Notebook” o tej samej nazwie co folder. Każdy dokument ma nazwę oraz prefiks daty wystawienia dokumentu.
5. Analiza czy kopia zapasowa w formie papierowej jest wymagana:
TAK: Zwrócenie dokumentu do odpowiedniego folderu.
NIE: Niszczarka
6. Jeżeli limit konta Evernote nie został wyczerpany i nie wszystkie dokumenty z folderu na dzisiaj nie zostały zeskanowane wróć do punktu pierwszego.
Uwagi:
– Warto skanować oglądając jednocześnie ulubiony serial lub wykłady TED.
– Foldery jakie posiadam, nie mają po bardzo dużo dokumentów każdy, więc dlatego to stosuję jako limit. Jeżeli masz dużo dokumentów w segregatorze, podziel to na bardziej strawne części, albo stwórz inny limit. Na przykład: skanuję tak długo jak trwa serial.
Jestem ciekaw Twoich dośwadczeń z doxie. Ja z pożądaniem patrzę na SnapScana z Fujitsu – wszyscy chwalą
Recenzjaz Doxie już się pisze.
Sporą wadą elektronicznego notowania w „terenie” jest utrudnione/dłuższe wprowadzanie danych. Próbowałem kilkukrotnie ale nigdy nie dawałem rady, jednak klasyczny papierowy kalendarz (kóry mam przeważnie przy sobie) jest dla mnie nieodzowny. Jestem ciekaw Twoich wniosków po zakończeniu próby.
To jak będziesz testował, prośba o zestawienie dlaczego akurat Doxie
a nie kombajn wszystko w jednym np. HP (też mają skaner a nawet z automatycznym podajnikiem).