30-dniowe wyzwanie: Paperless czyli życie bez papieru

1 maja rozpocząłem kolejne 30-dniowe wyzwanie. Tym razem postanowiłem wyeliminować papierowe dokumenty i notatki ze swojego życia.

Zaznaczam od razu, że nie mam zamiaru rezygnować z robienia odręcznych notatek. Chcę natomiast przechowywać je w wersji cyfrowej.

Zdecydowałem się na ten krok z kilku powodów:

  1. Zredukowałem ilość mebli w moim domowym biurze. Obecnie została tylko jedna szafka i biurko.
  2. Widok sterty papierów działa na mnie przytłaczająco i zniechęcająco.
  3. Archiwum papierowe jest nieefektywne (więcej na ten temat poniżej).

Dlaczego zrobiłem z tego 30-dniowe wyzwanie, a nie weekendowy projekt? Łatwiej jest mi rozłożyć ten proces na miesiąc i codziennie przetwarzać tylko część dokumentów niż wszystkie na raz. Dodatkowo liczę na to, że uda mi się wypracować nawyk skanowania i archiwizowania dokumentów na komputerze.

Z czym się zmierzę?

To co widzisz na zdjęciu poniżej to zawartość mojego papierowego archiwum. Przez lata redukowałem jego objętość jak tylko mogłem bez konieczności użycia skanera.

30-dniowe wyzwanie: paperless

Pod koniec miesiąca wszystko chcę mieć w wersji cyfrowej, a w wersji papierowej tylko to co muszę (certyfikaty, dokumenty firmowe itp).

Przewaga archiwum cyfrowego nad papierowym

Posiadanie archiwum dokumentów i notatek ma sens tylko wtedy, gdy można w miarę łatwy sposób dotrzeć do zawartych w nim informacji.

Ostatnio złapałem się na tym, że unikam grzebania w papierowych dokumentach i notatkach. Zadowalam się tym co mam na dysku lub przeszukuję Internet. Nawet gdy bez problemu sięgam po właściwy segregator czy teczkę to odczuwam brak opcji „szukaj”.

Kolejna sprawa, mobilność. Dosyć często pracuję w pociągu. Niewielka ilość miejsca uniemożliwia pisanie na komputerze i jednoczesne przeglądanie papierowych dokumentów.

Bezpieczeństwo to kolejny argument za posiadaniem cyfrowego archiwum. Dane cyfrowe można przetrzymywać w wielu kopiach bez większych kosztów. O kserowaniu dokumentów nawet nie chce mi się myśleć.

3 główne etapy dygitalizacji

Archiwum cyfrowe to nie tylko zestaw plików ale również proces, który trzeba opracować i opanować. Składa się on z trzech etapów:

  1. Gromadzenie – dokumentów i notatek (papierowych oczywiście)
  2. Przetwarzanie – skanowanie i archiwizowanie
  3. Korzystanie – jeżeli nie będę korzystał to powyższe czynności nie mają sensu.

Narzędzia i programy

Aktualnie zestaw składa się ze skanera Doxie (któremu poświęcę osobny tekst) , rozszywacza, niszczarki do papieru i komputera ;). Poza oprogramowaniem dołączonym do skanera (z funkcją rozpoznawania tekstu) mam zamiar wykorzystać Evernote i 1Password. Oprócz tego będę skanował dokumenty do plików PDF i umieszczał je w archiwum na dysku.

Powyższa lista może oczywiście ulec zmianie, bo nie wykluczam, że znajdę jakieś dodatkowe przydatne narzędzia (sugestie mile widziane).

Co chcę osiągnąć?

Po pierwsze chcę ograniczyć ilość papierowych dokumentów do absolutnego minimum. Niestety prowadzenie działalności gospodarczej wymusza przechowywanie niektórych dokumentów w formie papierowej.

Druga sprawa to stworzenie skanów ważnych dokumentów i trzymanie ich jako kopii w bezpiecznym miejscu.

Trzeci cel to maksymalne ograniczenie papierów wpadających do „systemu”. Mam tu na myśli przede wszystkim rachunki, które przychodzą tradycyjną pocztą.

Czwarty i chyba najważniejszy cel to opracowanie procesu efektywnego przetwarzania dokumentów papierowych na cyfrowe i ich archiwizowania na dysku.

To tyle tytułem wstępu. Więcej o pozbywaniu się papierów z życia już niedługo.

Mam nadzieję, że podzielisz się ze mną swoimi uwagami, sugestiami i pytaniami – komentarze są do Twojej dyspozycji.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.