Czy często Ci się zdarza usiąść za biurkiem ogarnąć wzrokiem to co na nim leży, być może spojrzeć na listę zadań i stwierdzić, że „nie wiesz w co masz ręce wsadzić”?
Spraw jest tak dużo, że nie bardzo wiesz czy zacząć od góry czy od dołu czy może z boku. Zadajesz sobie pytanie: „Skąd mam wiedzieć co zrobić w pierwszej kolejności?”
W zależności od tego w jakiej sytuacji się znajdujesz, mam dla Ciebie dwa podejścia do tematu:
Ustalanie priorytetów – sposób na teraz
Zanim się za cokolwiek zabierzesz, to wynotuj wszystko to co masz do zrobienia. Nie trzymaj nic w głowie. Wypisanie wszystkiego zajmie Ci tylko chwilkę a dzięki temu nabierzesz dystansu i będziesz mógł lepiej wybrać kandydata „na pierwszy ogień”.
Jeżeli „grunt Ci się pali pod nogami” to w pierwszej kolejności ogranicz powyższą listę do tego co MUSISZ zrobić.
Teraz zastosuj znaną w świecie biznesu i produktywności zasadę 80/20 czyli zasadę Pareto. Zasada ta mówi, że tylko 20% podjętych działań generuje 80% wyników. Pozostałe 80% działań generuje tylko 20% wyników.
Skoncentruj się więc na użyteczności tego co masz do zrobienia i wybierz tylko te 20% działań, które wygenerują 80% efektów. Na użyteczność możesz spojrzeć z perspektywy dnia (gdy „gasisz pożary”) albo z perspektywy tygodnia.
Powyższy sposób nie jest idealny, ale pomaga w sytuacjach podbramkowych. Nie radzę tego stosować na dłuższą metę, bo dobre określenie priorytetów wymaga głębszej analizy.
Ustalanie priorytetów – sposób na przyszłość
Żeby zabezpieczyć się przed odgrywaniem roli strażaka zamiast konstruktora, konieczna jest głębsza analiza tematu. Dopiero na jej podstawie można w pełni poprawnie nadać priorytety wykonywanym na co dzień zadaniom.
Na początek musisz sobie zdać sprawę, że nie wszystko co jest pilne jest jednocześnie ważne. Poniżej przedstawiam Ci macierz Eisenhowera, która ilustruje podział wykonywanych czynności ze względu na ich ważność i pilność:
Poza świadomością, że występuje taki podział dobrze wiedzieć, że:
- Nie wszystko co jest ważne dla innych musi być ważne dla Ciebie.
- Niektórzy ludzie przedstawiają coś jako pilne bez większego powodu.
- Wykonywanie rzeczy ważnych i niepilnych z czasem zmniejszy ilość rzeczy ważnych i pilnych (bo się nie będą nawarstwiać).
Skąd mam wiedzieć co jest ważne?
Ilość czasu mamy ograniczoną i wykonanie jednego zadania może spowodować brak czasu na realizację innego. Żeby skutecznie określić co jest ważne trzeba spojrzeć na temat z szerszej perspektywy. Steven Covey w swojej książce „7 nawyków skutecznego działania” prezentuje sposób polegający na określeniu ról życiowych.
Czy tego chcemy czy nie, odgrywamy w życiu różnego rodzaju role: (człowieka, męża/żony, ojca/matki, syna/córki, przedsiębiorcy/pracownika, przyjaciela, ucznia/studenta, członka klubu/organizacji).
Niestety ustalając priorytety ludzie często ograniczają się tylko do jednej, dwóch ról przez co pozostałe sfery życia na tym cierpią, bo siłą rzeczy otrzymują najniższy priorytet.
Świadomość tych ról (zakresów odpowiedzialności) pozwala dostrzec świat z szerszej perspektywy. Ustalenie konkretnych celów do zrealizowania w obrębie każdej roli prowadzi do poczucia większej równowagi życiowej.
Ważne teraz czy w przyszłości?
Spojrzenie na dane zadanie z innej perspektywy czasowej ułatwia podjęcie decyzji o tym co jest ważne a co nie. Proponuję żebyś zastanowił się nad tym, czy to co masz do zrobienia będzie miało jakieś znaczenie/wpływ/skutek z perspektywy:
- życia
- 3-5 lat
- 1-2 lat
- pół roku
- kwartału
- miesiąca
- tygodnia
Ważne rzeczy zazwyczaj nie są pilne, ale ich znaczenie i efekty dostrzega się z dłuższej perspektywy czasowej.
Na koniec dwa pytania, które warto sobie zadać przy ustalaniu priorytetów:
- Czy to zadanie stanowi część większej całości, która w przyszłości może mieć dla mnie duże znaczenie?
- Czy nie wykonanie tego zadania będzie miało jakieś konsekwencje dla mnie lub mojego otoczenia?
W jaki sposób Ty ustalasz priorytety? Napisz w komentarzach poniżej.
Fajnie – klasyka zarządzania czasem, ale jak się ma to do list znanych z GTD?
Listy znane z GTD w żaden sposób nie wykluczają podziału zadań na ważne i pilne. Tyle, że o tym podziale dobrze jest pomyśleć zanim zadanie pojawi się na liście.
Wybór w zależności od priorytetu jest w GTD dopiero na ostatnim miejscu (najpierw jest kontekst, dostępny czas i dostępna energia), ale to nie oznacza że priorytety nie są istotne.
David Allen stworzył „szcześciopoziomowy model przeglądu własnej pracy”, który bardzo przypomina to co opisałem powyżej.
Stosuję GTD i możliwości, jakie oferuje. Pierwszym krokiem przy określaniu priorytetów jest już sam podział spraw wg zaleceń metodyki Davida Allena: na wykonalne w ciągu krótkiego okresu czasu (np. 2 minut), konieczne do zrealizowania w danym momencie (konkretny dzień/godzina), te, co do których mam mieszane uczucia, a nie muszę ich robić wcale (lista kiedyś/może) oraz sprawy, które należy wykonać w możliwie najbliższym czasie :)
Dopiero w tym miejscu pojawia się świadoma refleksja nad priorytetami. Znów z pomocą przychodzi GTD – stosuję czterokryteriowy model. Sprawdzam kontekst (listy są już odpowiednio wg tego podzielone), czas, dostępną energię i na samym końcu priorytety – czyli intuicyjne poczucie, za co najlepiej się wziąć :)
Allen zdecydowanie odrzuca dzienne listy „to do”, podział według różnych macierzy itp. Stawia na intuicję i pomaga wykreować ją w ten sposób, by wskazywała na optymalne decyzje :)
Polecam wszystkim GTD, które naprawdę może zmienić codzienne życie. Zresztą widzę w Twoim wpisie pewne jego elementy. Co do samej zasady Pareto – wielokrotnie o niej słyszałem, ale wciąż nie przetestowałem jej świadomie w życiu – może Twój wpis na blogu pomoże mi wreszcie się za to wziąć, bo wydaje się, że warto.
Pozdrawiam!
@Krzysztof Kozłowski
Możesz rozwinąć?
„Allen zdecydowanie odrzuca dzienne listy „to do”, podział według różnych macierzy itp.”
Przecież projekty itp. to są listy ToDo dla mnie GTD to jedno wielkie ToDo z listami i podlistami ToDo nawet lista pt. telefony do wykonania to jest jednak lista ToDo.
W zacytowanym przez Ciebie fragmencie napisałem „dzienne listy to do”. Może nie rzuca się to dostatecznie w oczy, ale robi wielką różnicę, prawda? Bowiem w zupełności się z Tobą zgadzam – GTD to tak naprawdę wiele list z pozycjami „do zrobienia”. Jednak wszystkie one (z wyjątkiem kalendarza, ale to specyficzna „lista”) są przeciwieństwem dziennych list. Allen w pierwszej książce rozpisał się na temat dlaczego listy dzienne nie działają. W uproszczeniu: GTD powstało między innymi po to, by stworzyć wobec nich działającą alternatywę.
Zamiast czczych marzeń, jakimi są dzienne listy i zamiast nerwów związanych z przepisywaniem spraw, których z różnych powodów się nie zrealizowało (przypadki losowe, inni ludzie, nagłe pożary, brak motywacji etc.) na kolejne dzienne listy – w tym momencie przeładowane – Allen proponuje Listy Najbliższych Działań :)
Również eksperymentowałem z zasadą Pareto i moim zdaniem jej zastosowanie w życiu codziennym jest bardzo rzadkie. Po pierwsze trzeba dobrze zdefiniować listę elementów – w przypadku GTD jest to proste – bierzemy pierwszą z brzegu listę. Po drugie trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie jaki jest zasób. Zasobem powinien być okres czasu w jakim chcemy wykonać wyżej wymienioną listę elementów. Po takiej operacji można być dopiero szukać owych 80% niepotrzebnych elementów. Tymczasem jest to klasyczne planowanie czasu, które według Allena się nie sprawdza, co zresztą potwierdza moje osobiste doświadczenie!
Co zatem z zasadą Pareto? Moim zdaniem można ją zastosować do długoterminowych ogólnie sformułowanych celów. Jeżeli zaplanuję sobie „wybudować wymarzony dom” to pewnie mogę określić listę warunków, które powinien spełniać taki „wymarzony dom” (koncert życzeń). Moim zdaniem kiedy uznam, że lista jest w 100% kompletna to wtedy wybranie 20% z nich sprawia, że dom będzie w „80% wymarzony”.
Gdzie i jak stosować zasadę Pareto? Do znanych z GTD list czynności projektów. Szczególnie do bardzo wypieszczonych i rozbudowanych list…
Mnie osobiście sprawdza się to przy wykonywaniu zleceń. Zwykle mam „100 pomysłów” co można by zrobić, żeby zlecenie wyszło idealnie, ale realnie realizuję z tego 20%, a klient jest zadowolony. No może nie nosi mnie na rękach, ale przynajmniej płaci za zlecenie.
Jeszcze jedna uwaga – opisane na blogu „zabawy” z własnymi planami są do przeprowadzenia tylko, kiedy mamy dość czasu, aby spokojnie przeglądnąć „poziomy i perspektywy życiowe”. Na co dzień często nie ma i _nie będzie_ na to czasu. Tu ujawnia się siła przeglądu tygodniowego promowanego przez Allena, który notabene jest obecny u innego guru zarządzania czasem – Stephena Coveya. Jeśli ktoś nie znajdzie czasu na cotygodniowy „czas dla siebie” w ramach przeglądu tygodniowego opisane wyżej metody są w mojej opinii _bezużyteczne_! Zresztą to samo się tyczy „sześciopoziomowego modelu przeglądu własnej pracy”.
Z mojego doświadczenia wynika, że są dwie zasadnicze przeszkody do pokonaniu przy zarządzaniu czasem (nie tylko z pomocą GTD):
1) pisanie i realizowanie tego co zapisane,
2) znalezienie czasu raz w tygodniu na „przegląd tygodniowy”.
Z pozoru te zasady są sprzeczne z intuicją – jeśli wiem co mam robić to po co to pisać? Po co tracić czas na jakiś przegląd, skoro można w tym czasie coś zrobić. Osobiście mam spory kłopot z przekonaniem ludzi, że nie są to nowomodne dziwactwa, ale kawał rzetelnej wiedzy i doświadczenia.
@Michał
W większości zgadzam się z tym, co napisałeś. Rzeczywiście trudno jest zastosować zasadę Pareto, ale jeżeli już uda się ją do czegoś dopasować, to może zdziałać wiele dobrego. Jak w całym rozwoju sama świadomość istnienia pewnego modelu i koncentracja na poszukiwaniu rozwiązań może dać nam coś wartościowego.
Tygodniowy Przegląd rzeczywiście dziwi wszystkich, którzy nie poczuli jego korzystnego wpływu. Odbierają to jak zwyczajne wytracanie czasu, pojawiają się komentarze w stylu „wiele planujesz, mało robisz” itp. Kiedy nawarstwia mi się wiele spraw to wiem, że choć z pozoru jest tak, jak mówią, w praktyce bez przeglądu nie wykaraskam się tak łatwo z problemów. Podobnie jest z notowaniem wszystkiego. Osoba chodząca wszędzie z czymś do notowania budzi lekkie zdumienie, ale wszystkie „slogany” z książki Allena okazują się prawdziwe :)
Z tygodniowym przeglądem jest trochę tak jak z tankowaniem auta. Niezależnie od tego jak bardzo byłby wydajny silnik to i tak trzeba się w końcu zatrzymać i zatankować.
Przegląd aktualnych zobowiązań i zadań do zrealizowania w odniesieniu do tego co chcemy osiągnąć pozwala na wyrzucenie wielu niepotrzebnych elementów.
Ktoś kto twierdzi, że nie ma czasu na przegląd i ustalenie priorytetów, zachowuje się jak zbłąkany turysta, który tak jest zajęty szukaniem drogi, że nie ma czasu spojrzeć na mapę.