Zasada 80/20 (zasada Pareto) w życiu, czyli jak znaleźć to 20%

Zasada 80/20 (czy “80 na 20”) zwana również zasadą Pareto, to wynik obserwacji jakie prawie sto lat temu przeprowadził i opublikował Vilfredo Pareto. Ten włoski uczony zauważył, że 80% dóbr znajduje się w rękach zaledwie 20% społeczeństwa. (Pareto nie wymyślił “zasady Pareto” ani “zasady 80/20” zauważył jedynie proporcje)

Później okazało się, że zasada 80/20 ma zastosowanie nie tylko w ekonomii ale i w innych dziedzinach życia. Najogólniej można ją sformułować w następujący sposób: “na 80% rezultatów przypada 20% nakładów”.

Z pewnością znajdziesz wiele przykładów z własnego życia, które potwierdzają istnienie tej zasady.

Jeżeli jesteś menedżerem w dziale sprzedaży, to zasadę Pareto odnajdziesz w zestawieniu sprzedaży, gdzie 80% wszystkich przychodów będzie wygenerowanych przez 20% produktów i klientów.

Jeżeli prowadzisz firmę w branży usługowej, to zasada 80/20 będzie odzwierciedlać sytuację, w której 20% usług świadczonych przez Twoją firmę generuje 80% przychodu.

Zasada Pareto to nie zawsze proporcje 80/20. Czasem będzie to 90/10, 75/25 a nawet 95/5. W różnych przypadkach wypada różnie, ale najczęściej jest to stosunek 80 do 20. Przesłanie jest jedno: mniejsza część nakładów generuje większą część rezultatów.

Zasada 80/20, zasada Pareto - objaśnienie

Co ma zasada Pareto wspólnego z produktywnością

Przeczytałem kiedyś (nie pamiętam już gdzie) bardzo trafną definicję produktywności, która mówi że:

“Produktywność to robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób.”

Właściwe rzeczy z powyższej definicji zobrazowane są przez 20% z zasady Pareto.

Inaczej mówiąc 20% Twojej pracy wystarczy na wygenerowanie 80% rezultatów.

Pojawia się kluczowe pytanie: Które 20% Twojej pracy?

Jak w podziale 80/20 znaleźć to 20%?

Większość przykładów potwierdzających istnienie zasady 80/20 to wynik obserwacji:

  • 20% czasu trwania spotkania przyniosło 80% rezultatów – można to stwierdzić ale dopiero po spotkaniu.
  • 20% rzeczy, które posiadasz używasz przez 80% czasu – nie sposób to zbadać nie posiadając nic.
  • 20% procent pracowników działu sprzedaży realizuje 80% sprzedaży – konkretne osoby znajdziesz po przeanalizowaniu wyników sprzedaży.

O ile w przypadku niepowtarzalnych czynności praktycznie nie masz możliwości zastosowania zasady 80/20 przed realizacją, o tyle w przypadku powtarzalnych możesz ją zastosować.

4 kroki do wprowadzenia w życie zasady 80/20

1. Wyznacz kryteria

Jeżeli w swoim życiu chcesz zastosować zasadę 80/20 to bez ustalenia konkretnych kryteriów będzie Ci trudno.

Powiedzmy, że podejdziesz do tematu bardzo ogólnie i zechcesz odnaleźć 20% czasu pracy, w którym osiągasz 80% rezultatów. Powodzenia…

Zamiast takiego poziomu ogólności określ kryteria jakie mają spełniać “rezultaty”. Tu jest podobnie jak ze szczęściem – każdy ma swoje i każdy definiuje je inaczej.

2. Podziel na mniejsze obszary

Gdy określisz już kryteria, to będziesz mógł wyodrębnić bardziej szczegółowe obszary, którym przyjrzysz się w poszukiwaniu zasady 80/20.

Dla dalszych rozważań przyjmijmy, że wybrałeś skupienie się na czynnościach generujących zysk oraz wyeliminowanie pożeraczy czasu.

3. Poszukaj powtarzalnych czynności

Masz już obszar związany z generowaniem zysków. Teraz poszukaj pośród wszystkich czynności, które bezpośrednio lub pośrednio generują zysk, tych powtarzalnych.

Będą to rozmowy telefoniczne, spotkania z klientami, robocze spotkania zespołu, redagowanie dokumentów tworzenie produktów, itp.

Przeanalizuj te czynności z uwzględnieniem zasady 80/20 Zastanów się, które z dotychczasowych rozmów telefonicznych w największym stopniu przyczyniły się do wygenerowania zysku. Z kim prowadziłeś te rozmowy? Na jaki temat? Co było charakterystycznego?

Analogicznie możesz postąpić w przypadku spotkań oraz w procesie tworzenia produktu czy usługi.

Wyeliminowanie pożeraczy czasu trzeba rozpocząć od ich zdefiniowania (w domyśle są to już czynności powtarzalne). Jeśli np. codziennie spędzasz kilkadziesiąt minut na podjęciu decyzji o tym w co się dzisiaj ubierzesz, zastanów się, które ubrania nosisz najczęściej. Czym się charakteryzują? Może chodzi o ich kolor, może o to, że tworzą kilka różnych zestawów a może są wygodne?

4. Skorzystaj z zasady 80/20

Na podstawie powyższych obserwacji możesz wyodrębnić to 20% spotkań, rozmów, projektów czy w przypadku codziennego dylematu z garderoby – 20% ubrań.

Jak korzystać z zasady 80/20?

Zasada Pareto nie jest sztywną regułą i nie należy jej stosować dosłownie w każdej sytuacji.

O ile można założyć, że 20% liter występuje w 80% słów to znajomość tylko tych 20% nie wystarczy, żeby czytać i pisać.

Warto być świadomym, że taka zasada występuję i warto o niej pamiętać podczas analizowania swojej pracy, ale zdecydowanie odradzam stosowanie jej w każdej sytuacji życiowej.

A Ty wykorzystujesz zasadę 80/20? Komentarze, jak zwykle, do Twojej dyspozycji.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • michal

    teraz juz jest jasne, dlaczego zasada znajduje uzasadnienie tylko w czynnosciach powtarzalnych. chetnie przeanalizuje swoje codzienne nawyki, zeby zminimalizowac nieefektywnosc. np. wybieranie garderoby – masz racje. korzystam z 20% rzeczy z szafy, reszta jest na rzadkie okazje, lub o nich nie pamietam. natomiast myslenie o tym jak sie ubrac, jaka bedzie pogoda, czesto spedza mi sen z powiek ;-)

    • Jakub Ujejski

      Jest dobra metoda na określenie, w których ubraniach chodzisz a w których nie. Wystarczy, że na początku sezonu do każdej sztuki w szafie przyczepisz małą karteczkę. Po pewnym czasie (miesiąc, dwa) będziesz wiedział w czym nie chodziłeś, bo na nieużywanych ubraniach karteczki będą nietknięte.

      • Jacek Synowiec

        :)

        Hmmm … najlepszy byłby system kodów 2D, Barcode, QR Code czy RFID przyczepiony do ubrań.

        RFID (czyli kod radiowy) chyba byłby najlepszy … w ten sposób można by założyć bramkę przed naszymi drzwiami wejściowymi a system komputerowy notowałby w czym (i o której) wyszliśmy i przyszli :)

        A w programie komputerowym moglibyśmy śledzić w czym chodzimy … hmmm – można by nawet zrobić aplikację, by przy wychodzeniu wrzucało się zdjęcie na Facebooka w czym wyszliśmy …

        Wszystko można zautomatyzować :))

        • Jakub Ujejski

          Podoba mi się Twoje kreatywne podejście do tematu :)

        • Artur Imbiorowicz

          Najlepiej było by, gdyby, zaraz po przebudzeniu, mikro komputer znajdujący się w naszym mózgu uruchamiał algorytm, na podstawie którego – dzięki terabajtom danych o naszym otoczeniu – „obliczałby” dla nas optymalny ubiór na dziś

  • Jacek Synowiec

    Sam nie czytałem, ale dla tych którzy chcieli by zgłębiać zasadę Pareto – znalazłem takie polskie pozycje książkowe Richarda Kocha:

    Zasada 80/20
    http://www.dobreksiazki.pl/b153-zasada-80-20.htm

    Sposób na życie 80/20
    http://www.dobreksiazki.pl/b3517-sposob-na-zycie-80-z-20.htm

  • An

    Dosyć interesujący temat. ;)

  • Adso

    Chciałbym zaznaczyć, że w zasadzie pareto nakłady i rezultaty nie muszą się sumować do 100, a wręcz praktycznie jest to niemożliwe ;) Tak więc 10% nakładów może nam dać 70%, 80% czy też 95% rezultatów.