Inbox zero czyli pusta skrzynka odbiorcza

Przychodzisz do domu, otwierasz skrzynkę na listy, w której znajduje się kilka kopert, jakieś ulotki reklamowe, awizo. Przeglądasz, otwierasz jedną, czytasz wiadomość do połowy, znów przeglądasz, otwierasz inną, czytasz informację, o tym, że masz zapłacić rachunek, notujesz kwotę i dane odbiorcy, po czym wkładasz wszystko z powrotem do skrzynki.

Następnego dnia znów otwierasz skrzynkę, a w niej, na tym co pozostawiłeś leżą kolejne koperty. Zaczynasz przeglądać, otwierasz jedną… – sytuacja się powtarza. Po tygodniu skrzynki już nie musisz otwierać, bo nowe listy leżą na ziemi.

Funkcjonowanie w ten sposób byłoby trudne, bo mogłaby Ci gdzieś umnkąć ważna wiadomość, a sprawne odszukanie listu sprzed miesiąca graniczyłoby z cudem.

Inbox w programie pocztowym jest po prostu cyfrowym odpowiednikiem skrzynki na listy, którą większość z nas posiada. Dlaczego zatem pozwalasz sobie na taką sytuację w przypadku poczty elektronicznej? To, że twój inbox ma większą pojemność nie oznacza, że powinieneś tam wszystko gromadzić.

Osobiście nienawidzę sytuacji, gdy patrzę na listę kilkuset e-maili i mam przeczucie, że w środku znajduje się jakaś ważna sprawa, którą powinienem był się zająć już dawno temu.

Rozwiązaniem jest zastosowanie zasady „inbox zero” czyli ciągłe opróżniania skrzynki „odebrane” w oparciu o proste kryteria wobec każdej przychodzącej wiadomości e-mail:

  1. Usuń
  2. Oddeleguj
  3. Wykonaj
  4. Odłóż na później
  5. Zarchiwizuj

Powyższa lista jest ponumerowana nie bez powodu. Dokładnie w takiej kolejności powinieneś analizować każdą wiadomość, która do Ciebie przychodzi. Przeanalizujmy zatem ten proces.

Inbox zero: Usuń

Forbes powiedział kiedyś, że oprócz psa najlepszym przyjacielem człowieka jest kosz na śmieci. Zgadzam się z tym w pełni. Duża część wiadomości nadaje się do skasowania zaraz po przeczytaniu (niektórych nawet nie trzeba czytać). Usuwaj wszystko co nie wymaga od Ciebie podjęcia działania (teraz lub w przyszłości) ani nie zawiera informacji, które będą przydatne w przyszłości.

Inbox zero: Oddeleguj

To co teraz napiszę może wydać sie trochę śmieszne… Ludzie są leniwi więc sprawdź, czy wiadomość na pewno jest do Ciebie. To, że ktoś wysłał Ci e-mail z prośbą o zrobienie czegoś, nie oznacza, że to Ty jesteś za to odpowiedzialny albo że masz takie kompetencje. Jeżeli nie – przekaż wiadomość odpowiedniej osobie (możesz też zapisać sobie kiedy i komu przekazałeś takową wiadomość). Po przekazaniu wiadomości – jeżeli nie będziesz się do niej odnosił w przyszłości – usuń ją ze swojej skrzynki.

Inbox zero: Wykonaj

Tutaj obowiązuje znana z GTD zasada 2 minut. Jeżeli odpowiedź na dany e-mail lub wykonanie zawartego w nim zadania zajmie Ci mniej niż 2 minuty, wykonaj to od razu… i usuń lub zarchiwizuj wiadomość.

Inbox zero: Odłóż na później

Jeżeli wiadomość wymaga od ciebie podjęcia jakiegoś działania, które zajmie Ci więcej niż 2 minuty, to wpisz je sobie na listę zadań. W zależności od tego, czy e-mail zawierał dodatkowe dane do wykonania, wymagał odpowiedzi po wykonaniu zadania, czy nie – zarchiwizuj go lub usuń.

Inbox zero: Zarchiwizuj

Archiwum, to miesjce gdzie powinny być gromadzone wiadomości, do których chcesz, musisz, będziesz musiał powrócić w przyszłości. Moja rada w tej kwesti: archiwum powinno mieć sens. Jeżeli stosujesz archiwum na dysku gdzie gromadzisz dane do poszczególnych projektów, to w programie pocztowym zastosuj taki sam podział. Niech to nie będzie zbyt skomplikowane, bo nie będzie Ci się chciało archiwizować i zaczniesz zapełniać swój inbox.

Jak zasada „Inbox zero” wpływa na produktywność

Gdy mówię o utrzymywaniu skrzynki odbiorczej w czystości, to często spotykam się z pytaniem: Po co? Moja odpowiedź jest prosta:  żebyś nie musiał 2 razy analizować tej samej wiadomości. Gdy twój inbox jest pusty, to wiesz, że sprawy które przyszły pocztą elektoniczną masz pod kontrolą. Gdy natomiast coś w nim jest, to wiesz, że tym się jeszcze nie zajmowałeś.

Ktoś mógłby powiedzieć, że tę samą funkcję spełnia oznaczenie wiadomości jako „nieczytana/przeczytana”. Zgadza się, ale ile razy zdażyło Ci się coś przeczytać i pomyśleć sobie „wrócę do tego później”, a po kilku godzinach e-mail ten zniknął Ci z pola widzenia przesunięty przez nowootrzymane wiadomości?

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.