Zanim sprawdzisz pocztę

Jeżeli należysz do tych osób, które zaraz po włączeniu komputera, w pierwszej kolejności sprawdzają pocztę, to ten artykuł jest dla Ciebie.

A może w ciągu dnia pracujesz z non stop włączonym programem pocztowym? Masz wrażenie, że w ten sposób “trzymasz rękę na pulsie”, gdy tak naprawdę pozwalasz sobie przeszkadzać.

Zdarzyło Ci się kiedyś bezmyślnie (wiem co mówię, wielokrotnie łapałem się na tym) kliknąć w ikonkę programu pocztowego? Chodzi mi o sytuację, w której dopiero po jego uruchomieniu zdałeś sobie sprawę, że wcale tego nie planowałeś?

Nie pozwól, żeby twój dzień był formowany przez to co znajdzie się w Twojej skrzynce pocztowej. Przejmij kontrolę przynajmniej przez chwilę i skoncentruj się na wykonywaniu wcześniej zaplanowanych zadań.

Łatwo powiedzieć – trudniej zrobić, tak? Żeby Ci to ułatwić przygotowałem 4 tygodniowy plan działania. Gdy go wdrożysz gwarantuję Ci co najmniej dwukrotny wzrost produktywności.

Zanim jednak zaczniesz, musisz sobie zdać sprawę z tego, że zawartość twojej skrzynki odbiorczej to nie Twoja lista zadań. E-mail to sposób komunikacji a nie zarządzania zadaniami. W skrzynce odbiorczej znajdziesz pewnie mnóstwo zadań do wykonania, ale:

  • Najczęściej zadanie, które masz wykonać określa raptem jedno zdanie, które za każdym razem trzeba odszukać w treści.
  • To co masz zrobić nie jest jasno sprecyzowane – trzeba przeczytać całą treść, żeby się zorientować.
  • Poza e-mailami zawierającymi zadania jest tam cała masa wiadomości, z którymi nic nie musisz robić.

1. tydzień: Pozbądź się nawyku odruchowego sprawdzania poczty.

Jeżeli masz utworzony skrót (ikonę) do programu pocztowego na pulpicie, w pasku szybkiego uruchamiania, w docku… Usuń go!

Będziesz w prawdzie zmuszony do zrobienia kilku kliknięć więcej, żeby zajrzeć do poczty, ale przerwiesz odruch bezmyślnego klikania w ikonę, bo już jej tam nie będzie.

2. tydzień: Wykonaj jedno zaplanowane zadanie

Zanim sprawdzisz co nowego pojawiło się w Twojej skrzynce pocztowej, wykonaj jedno zadanie z listy. Wybierz, które chcesz. Może być nawet najprostsze. Ważne, żeby zostało wykonane zanim sprawdzisz pocztę.

3. Tydzień: Wykonaj jedno ważne zadanie

Gdy już przywykniesz do realizowania jednego wcześniej zaplanowanego zadania, to pora na podniesienie poprzeczki. Spośród wszystkich zadań na liście wybierz jedno – to najważniejsze. Wyboru możesz dokonać dzień wcześniej, żebyś rano nie musiał się zastanawiać. Zapytaj sam siebie: “Gdyby to było jedyne zadanie, które mógłbym wykonać dzisiaj, czy po jego wykonaniu byłbym z siebie zadowolony?”

4. Tydzień: Jedno sprawdzenie poczty = jedno zadanie z listy

Pora na wyrobienie nawyku polegającego na zrealizowaniu jednego zadania z listy przed każdym sprawdzeniem poczty. Wyrobienie tego nawyku może przynieść dwa efekty:

  1. Zawsze przed sprawdzeniem poczty zrobisz coś ważnego.
  2. Rzadziej będziesz sprawdzał pocztę.

Oba powinny zaowocować zwiększoną produktywnością. Mi się udało w ten sposób ograniczyć częstotliwość sprawdzania poczty do 2-3 razy dziennie. I nie jest to już pierwsza rzecz, którą robię po włączeniu komputera.

A Ty jak często sprawdzasz pocztę?

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.

komentarze 23 to Zanim sprawdzisz pocztę

  1. zwyczajowo wlaczam poczte na samym poczatku. nawet niekoniecznie po to, zeby sie zajac jakimis zadaniami, ale wole byc na biezaco i wiedziec od kogo moge sie spodziewac telefonow w ciagu dnia i w jakiej sprawie – jest to taka szybka prasowka.

    poza tym sprawdzenie maila rano pozwala mi zaktualizowac liste zadan na dany dzien, cos dopisac, cos przesunac.

    problemem natomiast jest wyczekiwanie odpowiedzi i czeste zagladanie do skrzynki. dobrze sie sprawdza skupienie na zakonczeniu zadania w ktorego jestesmy w trakcie. wylaczylem powiadamianie o nowej poczcie bo za bardzo odciagalo uwage.

    niemniej najbardziej denerwujace sa pytania od osob z biura czy telefony, czy juz czytalem najnowszego maila i co o nim myslel. rzecz nie do przeskoczenia

    • Jakub Ujejski 02.02.2011 at 09:36

      Michale, a czy próbowałeś porozmawiać o tych telefonach i pytaniach z osobami, którym tak zależy na tym, żebyś się szybko zapoznał z e-mailem od nich? Może po prostu nie zdają sobie sprawy z tego, że Ci przeszkadzają?

      Możesz zasygnalizować w pracy, że pocztę sprawdzasz np. o 11:00, 14:00 i 16:30. Mogą oczywiście zadzwonić, ale pod warunkiem, że sprawa jest bardzo ważna i pilna jednocześnie. Alternatywnie możesz ustawić automatyczną odpowiedź o takiej treści.

      • jasne. ale wiesz jak jest – jak im powiesz zeby zadzwonili pozniej, to znow musisz myslec ze zadzwonia, zamiast zalatwic sprawe od razu i zamknac. a w pracy taki numer nie przejdzie bo niektorzy sa nadpobudliwi

        • Jakub Ujejski 02.02.2011 at 12:04

          OK. Jak już ktoś zadzwoni, a sprawę można w miarę szybko załatwić to nie ma sensu tego odkładać. Chodzi jednak o to, żeby nie dzwonili. Często ludzie dzwonią tylko dlatego, że chcą się czymś zająć albo chcą żeby inni ich postrzegali jako zajętych – ciągle „na telefonie i ciągle przed komputerem” ten to musi być zajęty :)

          Myślę, że możesz spróbować delikatnie zasygnalizować takim osobom, że masz dużo spraw na głowie i potrzebujesz się skupić, a częste telefony albo pytania bardzo Ci przeszkadzają. Jak poprosisz, żeby mieli to na uwadze i dzwonili tylko w sprawach bardzo ważnych i pilnych, to niezależnie od ich nadpobudliwości nie powinieneś odnieść obrażeń :)

          PS. Bardzo ważna kwestia, to faktyczne odpowiadanie na e-maile w godzinach, w których się zdeklarowałeś, że będziesz to robił.

  2. Racja, łapałem się często na tym, że sprawdzam pocztę dla samego sprawdzenia – nawet jak miałem zainstalowana ikonkę która informowała mnie, że nie ma nowych maili. Pierwsze działanie z Twojej listy mam już dawno za sobą, więc startuję od zadanie drugiego ;)

  3. Sprawdzam pocztę z samego rana, potem już nie sprawdzam – prawie – nigdy. Zdarza mi się, że wcale nie sprawdzam. :)

    • Jakub Ujejski 02.02.2011 at 09:27

      Wando, a czy coś by się stało, gdybyś sprawdzała w samo południe?

      • To nie znaczy że nigdy nie wchodzę na pocztę w ciągu dnia, ale jeżeli rano sprawdzę (do godz 9 przypuśćmy) to wiem, że raczej nic już mi na nią ważnego nie przyjdzie w ciągu dnia. Jeżeli przesyła mi ktoś coś ważnego (związanego z pracą) to mnie o tym zawsze informuje sms-em albo telefonem. W ciągu dnia, gdy praca ”nie goni” owszem zaglądnę na pocztę jeżeli czegoś oczekuję, poczta zatem nie przeszkadza mi w pracy.

  4. Artykuł trafia w sedno, jednak co jeśli klient poczty zawiera listę zadań, kalendarz? Siłą rzeczy wykonywanie zadań zorganizowanych dnia poprzedniego wymaga automatycznego sprawdzenia poczty, no chyba żeby wyłączyć auto-połaczenie ;)

    • Jakub Ujejski 02.02.2011 at 09:26

      Jeżeli używasz Outlooka, to w opcjach jest możliwość ustawienia który jego element pojawi się po uruchomieniu (można wtedy przestawić na „zadania”).
      Nie wiem jak w przypadku innych programów, ale myślę, że powinny mieć też taką opcję.

      Zalecam wyłączenie pobierania poczty przy uruchamianiu programu zaraz po tym jak wyłączysz automatyczne pobieranie poczty co X minut.

      Traktuj pobieranie poczty na równi ze zgodą na przerwanie Ci oraz prośbą o kolejną dawkę zadań do wykonania. Ja wolę decydować kiedy to zrobię a nie zdawać się na łaskę automatu.

  5. Bardzo dobre przypomnienie o tym co wiemy na co dzień, a co tak niestety się zapomina pod „ciężarem” informacji.

  6. Myślę, że usuwanie ikony poczty z pulpitu to dość drastyczne.

    Sądzę, że całe sedno tego że korci nas by otworzyć na początku pocztę, polega na tym, że trzymamy tam wiele nieobrobionych maili.

    Gdy doprowadzimy, że Inbox jest pusty (zarówno jak włączamy i wyłączamy program :) ):
    – nie będzie nas korciło by otwierać program, bo będziemy wiedzieć, że i tak tam nic nie ma
    – dodatkowy plus, że na bieżąco przetwarzamy to co przychodzi, daje też nam ulgę i brak myśleniem „kurka ile jeszcze tej poczty w inbox”

    A więc dość chomikowania poczty w inbox … a jeśli już musisz trzymać przejrzaną pocztę, to przynajmniej w jakimś podfolderze … dawno, dawno temu, gdy nie było mebli – gospodarze w domu mieli jedno miejsce – komodę … i wrzucali tam wszystko co bardziej wartościowe … by nie wyrzucać :) Pozbądź się tych wszystkich gratów ze swojego umysłu …

    • Polecam korzystanie z folderów. Sam używam Thunderbirda i mam utworzonych aż… 83 foldery. Kiedyś trzymałem wszystkie mejle w Inboksie i było to strasznie głupie. Nie dość, że rozpraszało, to program z widokiem na ok. dwa tysiące mejli na raz po prostu zamulał :)

      Może się wydawać, że 83 to przerażająca liczba („aż tyle?!”) – nic bardziej mylnego. W ciągu pięciu sekund jestem w stanie zarchiwizować e-mail, niewiele więcej znajduje mi odszukanie konkretnego listu.

      Polecam.

  7. Aby móc wysyłac własną pocztę i nie wciągać się przy tym w odczyt maili w Inbox, założyłem w Outlook dodatkowy pusty folder, bezpośrednio pod Inbox
    Przy przełączaniu się między Kalendarzem, Zadaniami a Pocztą wskakuje mi teraz na ten folder i mogę wysyłać maile nie widząc tego co przyszlo do Inboxa, aż do momentu kiedy sam świadomie do niego wejdę.

  8. Klienta poczty włączam wraz z systemem i nie zaglądam do niego dopóki nie powiadomi mnie [wyskakujące okienko, vide ostatnio dodane w GMailu] o nowej wiadomości.

    Generalnie rzecz biorąc mam odmienne zdanie niż autor artykułu. Klient lubi być dopieszczony i lubi szybki kontakt – prawie „na żywo”. Nie bez powodu GG wchodzi coraz bardziej do biznesu [acz sam go nie używam].

    Faktem jest, że odpisywanie na maile to dekoncentracja, ale z drugiej strony tym sposobem przyciągasz do siebie klienta – czyli w oczach klienta jesteś lepszy od konkurencji.

    Stosowałem kiedyś metodę odpowiedzi raz dziennie lub w wyznaczonych godzinach. Przyniosło to większą koncentrację na pracy, ale zabrało sporo klientów. Klient pisząc zapytanie weźmie tego zleceniobiorcę, który oferuje lepszy [czyli szybszy] kontakt – koszt jest stawiany na drugim miejscu.

    • Rzeczywiście. Wszystko zależy od tego, kto czym się zajmuje. Odnośnie gadu – osobiście mam włączone cały czas, bo ludzie odzywają się w naprawdę pilnych sprawach. Mimo tego, gdy potrzebuję maksymalnego skupienia, wyłączam komunikator.

  9. No to mnie sprowokowałeś :) Wprawdzie w mojej pracy wszystkim wydaje się, że trzeba być non stop online, ale dzisiaj jednak usunąłem szybki skrót do Outlooka, a w opcjach ustawiłem by sprawdzał pocztę co godzinę (było co 5 minut, na razie niech zostanie co 60). Zobaczymy co z tego wyjdzie… Na razie dziwiłem się, że maile przychodzą „z opóźnieniem” :>

  10. Zobaczyłem art. i pomyślałem „heh znowu o poczcie.. ile razy już to czytałem, przecież to każdy wie….”
    I przyznam się, że nawet go nie dokończyłem czytać tylko szybko przejrzałem :>
    ALE
    dzisiaj rano (wczesne wstawanie rulez!) gdy zasiadałem do komputera odruchowo miałem sprawdzić pocztę i włączyła mi się lampka – hola, hola! może jednak załatwisz najważniejszą sprawę TERAZ a nie za „5 minut”? I tak o to jestem po pierwszym bardzo ważnym zadaniu na dzisiaj.
    Wczoraj zanim się rozkręciłem to myślę, że dopiero teraz bym zaczynał coś pracować :P

    Podsumowując:
    dzięki za wpis! wałkowanie pewnych rzeczy, nawet „tych oczywistych” sprawia, że mimo wszystko pewne rzeczy zostają w głowie, co sprawia, że blogi takie jak ten są potrzebne i MAJĄ WPŁYW NA PRODUKTYWNOŚĆ CZYTELNIKÓW.

  11. Nawiązując do tego co napisał Przemoo to ostatnio właśnie doszłam do wniosku, że wszystkie oczywistości są tak oczywiste, że oczywiście nikt o nich nigdy nie pamięta :)Dlatego też się zgadzam z tym, że przypominanie o takich niby oczywistych sprawach jest potrzebne. Co do do samej poczty to chyba zależy jednak dużo od charakteru pracy. Jak napisał bimas nie zawsze takie podejście jest opłacalne. Ja też wczoraj w ramach eksperymentu wyłączyłam na dłużej pocztę to później się okazało, że na jednego maila powinnam odpowiedzieć dużo szybciej niż to zrobiłam. Za to zamierzam zastosować radę, aby przed sprawdzeniem poczty zrobić jedno zadanie z planu :) Nie wiem jak to wyjdzie bo się bardzo wolno rozkręcam, ale zobaczymy :)

  12. Bardzo interesujacy blog Jakubie. Znalazlam sie naturalnie przypadkiem i bardzo zdumialo mnie ” produtywnie”. Zdumialo, bo raczej od praktycznej strony zajmujesz sie prakseologia, czyli teoria sprawnego dzialania. Niezaleznie od naukowych podstaw i badan w tej kwestii warto za punkt wyjscia przyjac jako podstawowe zalozenie- ze „ja” dysponuje swoim czasem, moim czasem, czasem mojego zycia.Dalej idac jesli go marnuje, to tak jakbym marnowal swoje zycie. Zdarzylo mi sie juz w zyciu biec i gonic za kazda chwila i spoznienie na tramwaj/metro stawalo sie katastrofa ( sytuacja tzw. wyzszej koniecznosci zmuszala do podporzadkowania rytmu bycia i zycia w jednym okreslonym kierunku). Obecnie zyje juz spokojniej, co wcale nie znaczy beztrosko. Przede wszystkim od zawsze ukladam jakies plany w skali miesiaca, tygodnia i dnia. Staralam sie jak najefektywniej planowac swoj dzien. Naturalnie nie da sie wszystkiego zaplanowac i w koncu nie chodzi o to by zamienic sie w robota, ale by jak najefektywniej wykorzystac swoj czas.
    Program jaki zakladasz na 4 tygodnie wydaje mi sie od razu trudny do realizacji, bo skadinad wiadomo ze wyksztalcenie stalych prawidlowych nawykow wymaga wykonywania ich w niezmienionej formie przez 40 dni z rzedu.

    Czesto widzialam ludzi w pracy odbierajacych prywatne maile, czatujacych na skypie w godzinach pracy i narzekajacych ze musza zostawac po godzinach bo maja tyle pracy a szef oczywiscie nie docenia…generalnie uwazam, ze nalezy zdac sobie sprawe czy to ten maly diabelek co siedzi w nas ma wieksza moc nade mna niz ja sam nad soba.

    Sprawdzam poczte regularnie bo jest jedynym sposobem na kontakt ze swiatem, ale juz dawno wywietrzalo mi z glowy zasmiecanie skrzynki newsami, ktore i tak sie kasuje. Porzadek na pulpicie mam wrecz wzorowy. Kilka niezbednych ikonek „podrecznego pogotowia” reszta posegregowana i poukladana jak wszystko w moich szufladach niewirtualnych szaf. Porzadek jest podstawa, chocby dlatego by nie tracic czasu na niepotrzebne dywagacje ( w koncu sa wazniejsze problemy i decyzje do podjecia w zyciu).

    Podsumowujac, jak ktos z otoczenia pyta mnie ile masz czasu, odpowiadam zgodnie z prawda. tylko do konca swojego zycia. To implikuje i wyjasnia wiele. bedac bardzo mloda osoba ( jestem tzw, wczesna emerytka), przed laty sporzadzilam sobie dokladny zapis minuta po minucie, swojego zycia studenckiego wowczas,przez dwa tygodnie.Analiza wprost bezcenna. Od dawna fascynowala mnie nie tylko prakseologia, ale rowniez ergonomia, ta naturalnie w logicznym i humanitarnym zakresie.
    Poznalam wielu ludzi w swojej pracy zawodowej, i musze stwierdzic, ze dawno nie widzialam tak wielu mlodych ludzi pozwalajacych rozpraszac swoja uwage roznego rodzaju ” rozpraszaczami”.

    Bylam podczas wakacji w Hiszpanii, by nauczyc sie hiszpanskiego w szkole jezykow. Po lekcji ja zdazylam zawsze ulozyc, pochowac swoje notatki, mlodzi sympatyczni dotad ludzie wybiegali poszturchujac sie by jak najszybciej dopasc kompow i facebooka…

    Wracajac do tytulu bloga, nie sadze by wszystko mozna mierzyc produktywnoscia. Zamienilabym to na wlasne poczucie satysfakcji z dobrze zagospodarowanego czasu ( = swojego zycia, bo do tego sie to w koncu sprowadza, nieprawdaz?)
    Mimo przezytych lat nie zaprzestalam ciaglego usprawniania, udoskonalania swojego zycia ale to nie znaczy bym miala stac sie wylacznie „osoba wykonujaca produktywnie szereg czynnosci kazdego dnia”. Kazdy czas czemus sluzy, przynajmniej mnie. Bede zagladac bo temat bliski moim zainteresowaniom. Pozdrawiam zyczac zadowalajacych efektow.

    • Odnośnie Pulpitu – nie wiem jak sprawa wygląda w innych systemach, ale w Linuksie z Gnome jest opcja wyłączenia pokazywania Pulpitu – goła tapeta i wsio :)

      Dla mnie jest to ważna funkcja dlatego, że Pulpit wykorzystuję jako miejsce tymczasowe dla plików. Porządkuję go raz na jakiś czas. Gdy miałem włączone pokazywanie Pulpitu, to ilekroć zerknąłem na Pulpit, widziałem mnóstwo niedokończonych spraw, co strasznie mnie rozpraszało.

      Jeśli wśród Czytelników są inni użytkownicy Linuksa – polecam program Maximus oraz Namebar Applet. Pierwszy powoduje maksymalizację wszystkich uruchamianych programów tak, że niewidoczny jest nawet pasek tytułowy, drugi natomiast pozwala wyświetlić pasek tytułowy na Panelu. W moim przypadku narzędzia te zwiększają produktywność, gdyż w danym momencie na ekranie widzę TYLKO jeden program. Mam uruchomionych kilka innych, ale nawet nie wiem jakie, bo mi się nie wyświetlają na Panelu. Nie obchodzi mnie to – chcę się skupić na jednym, bo koncentruję się na danym zadaniu. Jak dla mnie bomba :)

Dodaj komentarz

Text formatting is available via select HTML.

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong> 

*

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.