Zanim sprawdzisz pocztę

Jeżeli należysz do tych osób, które zaraz po włączeniu komputera, w pierwszej kolejności sprawdzają pocztę, to ten artykuł jest dla Ciebie.

A może w ciągu dnia pracujesz z non stop włączonym programem pocztowym? Masz wrażenie, że w ten sposób “trzymasz rękę na pulsie”, gdy tak naprawdę pozwalasz sobie przeszkadzać.

Zdarzyło Ci się kiedyś bezmyślnie (wiem co mówię, wielokrotnie łapałem się na tym) kliknąć w ikonkę programu pocztowego? Chodzi mi o sytuację, w której dopiero po jego uruchomieniu zdałeś sobie sprawę, że wcale tego nie planowałeś?

Nie pozwól, żeby twój dzień był formowany przez to co znajdzie się w Twojej skrzynce pocztowej. Przejmij kontrolę przynajmniej przez chwilę i skoncentruj się na wykonywaniu wcześniej zaplanowanych zadań.

Łatwo powiedzieć – trudniej zrobić, tak? Żeby Ci to ułatwić przygotowałem 4 tygodniowy plan działania. Gdy go wdrożysz gwarantuję Ci co najmniej dwukrotny wzrost produktywności.

Zanim jednak zaczniesz, musisz sobie zdać sprawę z tego, że zawartość twojej skrzynki odbiorczej to nie Twoja lista zadań. E-mail to sposób komunikacji a nie zarządzania zadaniami. W skrzynce odbiorczej znajdziesz pewnie mnóstwo zadań do wykonania, ale:

  • Najczęściej zadanie, które masz wykonać określa raptem jedno zdanie, które za każdym razem trzeba odszukać w treści.
  • To co masz zrobić nie jest jasno sprecyzowane – trzeba przeczytać całą treść, żeby się zorientować.
  • Poza e-mailami zawierającymi zadania jest tam cała masa wiadomości, z którymi nic nie musisz robić.

1. tydzień: Pozbądź się nawyku odruchowego sprawdzania poczty.

Jeżeli masz utworzony skrót (ikonę) do programu pocztowego na pulpicie, w pasku szybkiego uruchamiania, w docku… Usuń go!

Będziesz w prawdzie zmuszony do zrobienia kilku kliknięć więcej, żeby zajrzeć do poczty, ale przerwiesz odruch bezmyślnego klikania w ikonę, bo już jej tam nie będzie.

2. tydzień: Wykonaj jedno zaplanowane zadanie

Zanim sprawdzisz co nowego pojawiło się w Twojej skrzynce pocztowej, wykonaj jedno zadanie z listy. Wybierz, które chcesz. Może być nawet najprostsze. Ważne, żeby zostało wykonane zanim sprawdzisz pocztę.

3. Tydzień: Wykonaj jedno ważne zadanie

Gdy już przywykniesz do realizowania jednego wcześniej zaplanowanego zadania, to pora na podniesienie poprzeczki. Spośród wszystkich zadań na liście wybierz jedno – to najważniejsze. Wyboru możesz dokonać dzień wcześniej, żebyś rano nie musiał się zastanawiać. Zapytaj sam siebie: “Gdyby to było jedyne zadanie, które mógłbym wykonać dzisiaj, czy po jego wykonaniu byłbym z siebie zadowolony?”

4. Tydzień: Jedno sprawdzenie poczty = jedno zadanie z listy

Pora na wyrobienie nawyku polegającego na zrealizowaniu jednego zadania z listy przed każdym sprawdzeniem poczty. Wyrobienie tego nawyku może przynieść dwa efekty:

  1. Zawsze przed sprawdzeniem poczty zrobisz coś ważnego.
  2. Rzadziej będziesz sprawdzał pocztę.

Oba powinny zaowocować zwiększoną produktywnością. Mi się udało w ten sposób ograniczyć częstotliwość sprawdzania poczty do 2-3 razy dziennie. I nie jest to już pierwsza rzecz, którą robię po włączeniu komputera.

A Ty jak często sprawdzasz pocztę?

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.