3 pojemniki niezbędne na biurku

Kluczem do osobistej efektywności jest skuteczne realizowanie zadań. Najlepsze efekty uzyskasz, gdy będziesz w stanie się skoncentrować.

Żeby to osiągnąć musisz zminimalizować wszelkiego rodzaju rozpraszacze. O ile w przypadku rozpraszaczy elektronicznych nie stanowi to problemu, bo zawsze można wyłączyć dany program czy wyciszyć telefon, o tyle otoczenia wyłączyć się nie da.

Nie raz w ciągu dnia znajdzie się ktoś, kto Ci przerwie i o coś zapyta czy będzie chciał po prostu porozmawiać. Albo sam sobie przerwiesz, bo będziesz musiał wstać i pójść po jakieś dokumenty lub trzeba będzie komuś coś zanieść.

Poniżej przedstawiam Ci trzy pojemniki, które bardzo ułatwiają biurowe życie.

Sprawy przychodzące

Pierwszy pojemnik (u mnie rynienka na dokumenty) służy do gromadzenia wszystkich nowych rzeczy, którymi jeszcze nie zdążyłeś się zająć/zapoznać. Gromadzisz tu notatki, dokumenty, wizytówki ze spotkania, dosłownie wszystko z czym później trzeba coś zrobić.

Skrzynka odbiorcza to również miejsce gdzie inni mogą zostawić jakieś dokumenty, pocztę czy notatki dla Ciebie. W razie twojej nieobecności wiadomo, gdzie zostawić dokumenty tak, żebyś się z nimi zapoznał. Tutaj warto zasygnalizować reszcie zespołu do czego służy ten pojemnik. Gdy nie masz takiego miejsca, to ludzie zazwyczaj całe Twoje biurko będą traktować w kategoriach skrzynki odbiorczej albo będą czekać na Twój powrót.

Gdy z kolei jesteś zajęty, to inni mogą Ci po prostu wrzucić coś do skrzynki odbiorczej zamiast odrywać Cię od pracy i wręczać do ręki.

Żeby zwiększyć skuteczność tego rozwiązania możesz stworzyć plakietkę z napisem:

“Nie przeszkadzać – pracuję.
Sprawy do mnie zostaw tutaj—>
(zajmę się nimi na pewno)”,

którą postawisz w pobliżu skrzynki na sprawy przychodzące.

Przeczytaj/Przejrzyj

Zaraz pod rynienką na sprawy przychodzące na moim biurku znajduje się rynienka na materiały, które wymagają ode mnie przeczytania lub przejrzenia. Różnica pomiędzy jedną a drugą rynienką jest taka, że do drugiej, po wstępnej analizie wpadają rzeczy z tej pierwszej.

Przechowywanie materiałów do przejrzenia w jednym miejscu to bardzo wygodne rozwiązanie. Masz je zawsze pod ręką. W sytuacji gdy w pracy pojawia Ci się chwila czasu, możesz się zapoznać z ich częścią i podjąć decyzję co dalej należy z nimi zrobić.

Dodatkowo, gdy wybierasz się w podróż lub na spotkanie, możesz bez problemu zabrać materiały ze sobą, bo są już “przygotowane” w jednym miejscu. Tym sposobem możesz wypełnić lukę czasową i zamiast czytać jakąś przypadkową gazetę w pociągu lub patrzyć się w sufit czekając na spotkanie, możesz zapoznać się z tym co dla Ciebie istotne.

Sprawy wychodzące

Ten rodzaj skrzynki sprawdza się zwłaszcza, gdy pracujesz w biurze. Ja, z racji tego, że biuro mam w domu i w większości pracuję sam nie mam do tego celu dedykowanej rynienki.

Powiedzmy, że właśnie skończyłeś pracę nad dokumentem, który wymaga podpisu Twojego szefa. Mógłbyś odruchowo wstać i powędrować do gabinetu szefa, ale tym sposobem przerwałbyś sobie pracę.

Zamiast odrywać się od pracy, wystarczy, że wrzucisz taki dokument do skrzynki na sprawy “do załatwienia gdy będę wychodził”. Pod koniec dnia lub w połowie, gdy zdecydujesz się na przerwę, zabierasz dokumenty zgromadzone w skrzynce i roznosisz je osobom, które mają je otrzymać. Do takiej skrzynki możesz wrzucać również pocztę (do wysłania w drodze do domu) lub listę zakupów.

Jaki jest Twój zestaw pojemników na dokumenty?

Te trzy pojemniki oszczędzają bardzo dużo czasu i pozwalają się skupić na faktycznej pracy. Oczywiście nie wszystkim muszą pasować akurat te trzy. Ja sam używam tylko dwóch. Jeżeli charakter Twojej pracy tego wymaga, możesz dodać inne pojemniki na dokumenty, które gdzieś mają się znaleźć.

Jako przykład mogę podać pojemnik na materiały do zeskanowania, który ostatnio wspólnie z klientem ustawiliśmy u niego w biurze. W ten sposób jego sekretarka, po wejściu do biura wie, że wszystko co się tam znajduje ma zabrać, zeskanować i przesłać na dysk sieciowy.

Jak to wgląda u Ciebie? Korzystasz z dedykowanych pojemników na dokumenty?

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.