GTD – Gromadzenie

Jak już pisałem (GTD czyli Getting Things Done – po polsku), pięcioetapowy proces zarządzania strumieniem zadań rozpoczyna się od gromadzenia. Konkretnie chodzi o zgromadzenie wszystkich spraw, które chcemy, bądź musimy wykonać, w jednym miejscu. Są to:

  • sprawy, które wymagają podjęcia jakiegoś działania,
  • sprawy, które wymagają twojej uwagi,
  • materiały, które mogą być potrzebne w przyszłości.

Innymi słowami, wszystko to co chciałbyś, mógłbyś, musisz, możesz zrobić.

Pamiętaj też, że gromadzenie to nie analizowanie! Nie daj się skusić do analizowania w trakcie gromadzenia.

Gromadzenie po raz pierwszy

Po co gromadzić?

Gdy pierwszy raz zabierasz się do gromadzenia, zbieranie wszystkich spraw w jedno miejsce może Ci się wydawać dziwne patrząc przez pryzmat produktywności i zarządzania czasem. Są jednak 3 powody dla których warto zebrać wszystko w jednym miejscu:

  1. Dowiesz się ile tego jest – Gdy na własne oczy zobaczysz ile jest w twoim życiu spraw, które zaprzątają Ci głowę – możesz dojść do ciekawych wniosków. Ja stwierdziłem, że jest tego za dużo, ale to już temat na osobny artykuł.
  2. Oczyścisz umysł – świadomość, że wszystko co Ci do tej pory chodziło po głowie znajduje się w jednym miejscu, daje olbrzymiego kopa do pracy.
  3. Będziesz się mógł skupić na analizie – Podobnie jak z myciem naczyń, gdy masz wszystko pod ręką myje Ci się wygodniej niż, gdybyś musiał po każdy talerz, szklankę czy kubek biegać do drugiego pokoju.

Skup się, nad tym żeby zgromadzić wszystkie „otwarte pętle”.

3 główne źródła spaw do zgromadzenia

Zebranie w jedno miejsce wszystkich spraw wymaga określenia, gdzie ich szukać. Przedstawię Ci teraz 3 główne źródła spraw do zgromadzenia.

1. Sprawy w formie fizycznej

Zacznij od rozejrzenia się wokół siebie. Jeżeli do tej pory nie miałeś nawyku gromadzenia spraw w jakimś konkretnym miejscu (rynienka na biurku, szuflada, itp.) to nieświadomie gromadziłeś je wokół siebie. Wybierz się na wycieczkę po wszystkich zakątkach swojego biura, pokoju, czy domu i stosując się do powyższej definicji „spraw”, pozbieraj je na jedno miejsce.

Gdy pierwszy raz zabierałem się za wdrożenie w życie GTD to zgromadziłem obok mojego biurka WSZYSTKO co nie zaliczało się do:

  • mebli
  • materiałów biurowych (długopisy, papier do drukarki, czyste notesy, taśma klejąca, itd.)
  • ozdób (zdjęcia w ramkach, obrazy)
  • roślin

Powyższa klasyfikacja obarczona była jeszcze jednym warunkiem – że żadna z tych rzeczy, nie wymaga ode mnie podjęcia jakiegoś działania (kwiatek, który potrzebuje nową osłonkę na doniczkę też lądował wśród rzeczy gromadzonych).

Nie polecam zapisywania na kartkach. Oczywiście mógłbym gromadzić te wszystkie sprawy w formie notatek na kartkach, ale chciałem zobaczyć na własne oczy ile tego jest. A zrobiło się tego naprawdę dużo. Pół pokoju zawalonego różnymi rzeczami, robi wrażenie i może być nieco przytłaczające. Jednak gdy w trakcie analizowania i porządkowania ten stos dosłownie maleje w oczach, daje Ci olbrzymią dawkę motywacji do dalszego działania.

Pozostałe sprawy wymagające mojego zainteresowania, ale zbyt duże, żeby je przenieść do pokoju (“posprzątaj garaż” ciężko wsadzić gdziekolwiek) zamieniałem na notatki (dokładniej ten proces opisałem poniżej).

2. Sprawy z komputera

O ile przejście się po całym domu i zebranie w jedno miejsce wszystkiego co wymaga ode mnie jakiejś uwagi nie było trudne, to schody zaczęły się gdy otworzyłem komputer. Dokumenty w formie elektronicznej mają to do siebie, że w zależności od rodzaju gromadzone są w innych miejscach, przez inne programy. E-maile są w programie pocztowym, albo na serwerze, dokumenty tekstowe, zdjęcia i inne tego typu pliki zwykle znajdują się w katalogach na dysku, notatki w programie do notowania itd.

Jakby to było miło, gdyby – tak, jak w rzeczywistym świecie – można było wszystko zebrać i wrzucić w jedno miejsce. Wrzucenie wszystkich plików do jednego katalogu mija się z celem. W końcu i tak wszystko znajduje się na jednym dysku. Polecam jednak „dorzucenie” całego komputera do tego stosu rzeczy zgromadzonych żeby można było później przejrzeć jego zawartość w drugim etapie GTD – analizy.

3. Sprawy z głowy

Po zgromadzeniu wszystkich przedmiotów wymagających uwagi w jednym miejscu, trzeba do tego dodać to, co jest w głowie.

Bardzo przydatna jest lista niezakończonych spraw do załatwienia, znajdująca się w książce (oczywiście: „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności„). Na ponad 8 stronach David Allen zaprezentował zagadnienia, które mogą wymagać jakiejś uwagi z Twojej strony.

David Allen sugeruje, żeby wszystkie sprawy zapisywać na osobnych kartkach papieru formatu A4. Dla mnie użycie osobnej kartki A4, dla zapisania często tylko jednego zdania, to marnotrawstwo papieru. Z drugiej strony, gdy wszystko jest na osobnych kartkach, to łatwiej się to przetwarza. Rozwiązaniem okazało się użycie kartek formatu A6 z recyclingu.

Zapisywałem więc wszystkie myśli jakie mi do głowy przychodziły na osobnych kartkach. Dodatkowo na każdej kartce umieszczałem datę stworzenia notatki. Stosuję to do dziś, bo ułatwia mi to czasem analizę, gdy wiem kiedy zapisałem daną myśl.

Proces opróżniania umysłu trwał u mnie chyba ponad godzinę i wyprodukowałem wtedy mnóstwo karteczek. Robiłem tak do momentu, aż poczułem że nic już w głowie mi nie zostało. To uczucie opisałbym raczej jako lekkość umysłu niż jako pustą głowę.

Efekt pierwotnego gromadzenia spraw

Gdy skończysz gromadzić – zgodnie z GTD – wszystkie niedokończone sprawy, to za pierwszym razem, z pewnością będzie tego dużo. U mnie zrobił się pokaźny stos. żałuję, że nie zrobiłem wtedy zdjęcia.

System gromadzenia spraw

Gromadzenie w metodzie Getting Things Done nie sprowadza się tylko do jednorazowego zebrania wszystkich spraw w jednym miejscu. Jest to raczej nawyk wychwytywania z otoczenia wszystkich spraw, które nas dotyczą i umieszczania ich w tzw. „skrzynkach spraw przychodzących”.

Jeżeli nie ustanowisz takich skrzynek na napływające sprawy to one i tak gdzieś się zgromadzą, czy tego chcesz czy nie. Jeżeli nie podłożysz pojemników w miejsca gdzie kapią krople z przeciekającego dachu, to całe pomieszczenie stanie się takim pojemnikiem.

Główna zasada GTD dotycząca gromadzenia spraw mówi, że skrzynek na sprawy przychodzące trzeba mieć tak mało jak to tylko możliwe, ale jednocześnie tak dużo jak to konieczne.

Kierując się tą zasadą stworzyłem 1 skrzynkę, a raczej rynienkę na dokumenty (kiedyś była to szuflada biurka, ale złapałem się na tym, że „zapominałem” ją opróżnić), te w formie fizycznej oraz na notatki z moimi przemyśleniami :)

Komputer dostał 3 skrzynki:

  1. Skrzynka odbiorcza w programie pocztowym. W skrzynce odbiorczej lądują wszystkie e-maile, które które wymagają mojej uwagi. Jako posiadacz wielu kont pocztowych, musiałem zastosować opcję w programie pocztowym, pozwalającą na połączenie wielu skrzynek odbiorczych z poszczególnych kont w jedną. W końcu to i tak są e-maile adresowane do mnie.
  2. Czytnik RSS – Program do obsługi kanałów RSS to dla mnie drugie podstawowe źródło napływających informacji, z których część wymaga ode mnie podjęcia działania.
  3. Folder „Pobrane rzeczy”. Lądują w nim przede wszystkim pliki pobrane z internetu. Wrzucam tam też pliki, które mam poddać analizie w późniejszym terminie. Natomiast gdy sprawa wymagała jakiejś operacji na plikach to tworzę notatkę na ten temat w formie papierowej.

Efektywne gromadzenie danych

Na koniec zostawiłem 3 kluczowe czynniki decydujące o tym, czy gromadzenie danych będzie skuteczne czy nie. Zacytuję za autorem metodologii GTD:

  1. Każda otwarta pętla1 musi znaleźć się w Twoim systemie gromadzenia danych, a nie w Twojej głowie.
  2. Musisz posiadać tylko tyle „pojemników na dane”, ile jest Ci niezbędne.
  3. Musisz opróżniać je regularnie.

Czekam na twój komentarz.

Po szczegółowe informacje odsyłam oczywiście do książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Możesz ją kupić i jednocześnie przyczynić się do rozwoju Produktywnie.pl – korzystając z odnośnika powyżej. Książka powinna być też dostępna w dobrze zaopatrzonych księgarniach.

Podobne wpisy:

  1. „Wszystko, co znajduje się tam, gdzie nie powinno, i nie w tej formie, w jakiej powinno, jest ‚otwartą pętlą’, która zaprząta Twoją uwagę.” – David Allen []

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • Bardzo ciekawy i pouczający wpis. Chyba będę musiał skorzystać z Twoich porad. Pozdrawiam!

  • Kuba, muszę przyznać, że ten artykuł wyszedł Ci nadzwyczaj dobrze :)

    Już teraz wiem, dlaczego pisanie zajęło Ci tyle czasu i cieszę się, że w końcu wyłączyłeś gg i pisałeś w spokoju.

    Mam nadzieję, że kolejny artykuł będzie w jakiś sposób kontynuacją tego, bo temat jest bardzo ciekawy i opisany w zrozumiały sposób!

  • Z racji tego, że jest trochę leniwy i mam dużo spraw na głowie będę musiał zastosować GTD :). Tym bardziej, że firma będzie to już w ogóle musi być porządek. Dzięki za rady.

  • Małgorzata Piotrowska

    Świetnie zebrana i przedstawiona w zrozumiały sposób koncepcja:) Szczerze mówiąc książka Allena (akurat „Życie i praca. Jak znaleźć czas na wszystko” -ale temat ten sam) jakoś mnie odrzucała, próbowałam przeglądać, czytać ale z kiepskim skutkiem. Natomiast Twój artykuł czyta się świetnie, a informacje łatwo się wchłaniają;)