GTD – Porządkowanie

Po zgromadzeniu i przeanalizowaniu spraw, które do tej pory siedziały Ci w głowie albo znajdowały się w twoim otoczeniu, przyszedł czas na porządkowanie zgodne z wytycznymi GTD (Getting Things Done).

Nie musisz wszystkiego układać i porządkować w potocznym rozumieniu tego słowa, bo to wcale nie ułatwi Ci zarządzania czasem. Jeżeli pracujesz nad czymś i – gdy tylko wpadnie Ci jakaś ciekawa myśl do głowy – robisz odręczną notatkę, to bez sensu będzie wyjmowanie długopisu z szuflady biurka, za każdym razem i chowanie go z powrotem żeby znalazł się na swoim miejscu. Bardziej efektywne będzie posiadanie notesu i długopisu na biurku przez cały czas.

Z drugiej strony jednak nie można doprowadzić do sytuacji, kiedy „pod ręką” znajdzie się wszystko, łącznie z filiżanką niedopitej wczoraj kawy.

Chodzi o to, żeby po uporządkowaniu dokładnie wiedzieć co gdzie jest. Niezależnie od tego jakie narzędzia wykorzystasz do tego celu (papierowe teczki, segregatory, komputer, telefon), wszystko to, czego potrzebujesz powinno być tam, gdzie tego potrzebujesz. Jednocześnie wszystkie zbędne rzeczy powinny być wyeliminowane z miejsc, w których nie są potrzebne. System powinien być maksymalnie uproszczony.

Gdy jesteś na zakupach i chcesz ten czas produktywnie wykorzystać, to powinieneś mieć przy sobie listę wszystkich rzeczy, które masz kupić.

Wszystkie rozmowy telefoniczne, które masz wykonać powinny znaleźć się w jednym miejscu (na jednej liście, w jednej teczce czy pudełku). Dzięki temu patrząc na tę listę dokładnie wiesz co trzeba zrobić ze znajdującymi się na niej rzeczami.

Samo rozdzielenie spraw nie ułatwia jednak zarządzania czasem. Niezbędne jest określenie sztywnych granic dla każdej kategorii w sposób jednoznacznie ją definiujący.

Podstawowe kategorie w GTD

Najprostszy podział wygląda tak:

  • Materiał Referencyjny (Archiwum),
  • Lista spraw Kiedyś/Może,
  • Lista Projektów,
  • Materiały pomocnicze do projektów,
  • Lista spraw oczekiwanych,
  • Listy najbliższych działań,
  • Kalendarz,

Jednak w praktyce tych kategorii może być więcej. David Alen, analogicznie jak w przypadku skrzynek spraw przychodzących, sugeruje żeby kategorii było tak dużo jak potrzebujesz, ale nie więcej.

GTD: Materiał Referencyjny (Archiwum)

Są to sprawy, które nie wymagają podjęcia działania ale mogą być przydatne w przyszłości. Archiwum musi być tak skonstruowane, żeby w łatwy, szybki i przyjemny sposób można było wydobyć z niego pożądaną informację.

Ja stosuję jednopoziomowy układ alfabetyczny. Inaczej mówiąc wszystko wrzucam do jednego worka, ale sortuję wg nazwy. Jeżeli kilka dokumentów odnosi się do podobnej kategorii (np. instrukcje obsługi) to dodaje tylko hasło identyfikujące poszczególne elementy.

  • Bank – umowy
  • Certyfikaty i świadectwa
  • Instrukcja obsługi – drukarka
  • Instrukcja obsługi – telefon
  • Menu pizzerii

GTD: Lista spraw kiedyś/może

Lista ta stanowi świetny parking dla projektów i pomysłów, które być może zostaną zrealizowane w przyszłości. Początkowo miałem na niej zapisanych kilka pomysłów, które mógłbym zrealizować najwcześniej za rok, ale z czasem zacząłem przenosić tam coraz więcej projektów. Niestety zbyt duża ilość równolegle realizowanych projektów działa na mnie przytłaczająco.

Listę spraw kiedyś/może trzeba regularnie przeglądać, bo może się okazać, że dla jakiegoś pomysłu „kiedyś” zmieniło się w „teraz” a „może” w „koniecznie”.

GTD: Lista projektów

Projekt wg metodologi GTD to pewien określony rezultat, który wymaga podjęcia więcej niż jednego działania. Tak szeroka definicja sprawia, że na liście projektów znajdzie się „wyjazd na wakacje” jak również „uruchom sprzedaż nowego produktu”.

Nie jest istotne jak będą posegregowane projekty (ja używam tego samego systemu co w przypadku archiwum), ważne żeby wszystkie projekty znalazły się w jednym miejscu.

GTD: Materiały pomocnicze do projektów

Praca nad większymi i bardziej skomplikowanymi projektami wymaga posiłkowania się różnego rodzaju materiałami. Pełnią one w prawdzie taką samą funkcję jak materiały referencyjne, jednak ze względu na ich powiązanie z projektami są używane znacznie częściej.

Jeżeli twoje archiwum nie jest bardzo duże i masz do niego łatwy dostęp, to możesz przechowywać tam swoje materiały pomocnicze do projektów. Dobrym rozwiązaniem będzie ustawienie charakterystycznego prefiksu np. „PRJ” przed każdym takim dokumentem. Dzięki temu wszystkie materiały pomocnicze znajdą się pod literą „P”.

Czasem lepiej jest znaleźć oddzielne miejsce na materiały pomocnicze do projektów. Mogą to być „rynienki” na biurku, specjalny segregator czy osobny katalog na dysku.

GTD: Listy spraw oczekiwanych

Sprawy, które przekazałeś do wykonania komuś innemu powinny się znaleźć na osobnej liście. Przy każdej takiej sprawie trzeba zaznaczyć komu i kiedy została przekazana. Dzięki temu przy przeglądaniu listy spraw oczekiwanych z łatwością zorientujesz się kogo należy pogonić, a kto ma jeszcze czas na wykonanie otrzymanego zadania.

Przykładowy wpis na mojej liście wygląda tak:

Czekam na e-mail od firmy X w sprawie Y (data)

GTD: Listy najbliższych działań

Gdyby się uprzeć to można by umieścić wszystkie najbliższe działania na jednej liście. W większości przypadków lista miałaby przynajmniej kilkadziesiąt pozycji i ogarnięcie tego nie byłoby łatwe.

Na szczęście GTD zawiera banalnie prostą i niesamowicie efektywną metodę podziału najbliższych zadań wg:

  • kontekstu,
  • dostępnego czasu,
  • dostępnej energii.

Grupowanie działań wg kontekstu polega na umieszczeniu na jednej liście działań możliwych do wykonania w danej sytuacji, np.: przy użyciu telefonu, na komputerze, w sklepie, w domu itd.

Dzięki temu gdy usiądę przed komputerem i spojrzę na listę @komputer znajdę tam wszystkie zadania które mam do wykonania przy użyciu komputera. Analogicznie, gdy jestem przed spotkaniem i mam chwilę na wykonanie kilku rozmów telefonicznych to spoglądam na listę @telefon.

Dopiero z listy kontekstowej, w zależności od ilości dostępnego czasu i energii wybieram odpowiednie działanie do wykonania.

Przykładowe konteksty:

  • @komputer – działania wymagające użycia komputera,
  • @net – działania wymagające połączenia z internetem,
  • @telefon – rozmowy telefoniczne,
  • @dom – wymagana obecność w domu,
  • @miasto – do załatwienia w mieście.

Ilość może być dowolna, ale obowiązuje zasada taka sama jak z ilością skrzynek na sprawy przychodzące – tak dużo jak to konieczne, ale nie więcej.

GTD: Kalendarz

Stosując się do zaleceń GTD, do kalendarza wpisujemy tylko 3 rodzaje informacji:

  1. Działania do podjęcia w ujęciu godzinnym – zazwyczaj dotyczy to spotkań i rozmów telefonicznych, które zostały wcześniej zaplanowane i mają się odbyć o danej godzinie.
  2. Działania do podjęcia w ujęciu dziennym – niektóre działania trzeba wykonać w danym dniu, ale nie ma większego znaczenia, o której godzinie. Gdy twój przyjaciel przyjeżdża do twojego miasta na jeden dzień to możesz się z nim spotkać tylko wtedy, nie wcześniej ani nie później.
  3. Informacje do pozyskania w ujęciu dziennym – jest to ostatni rodzaj notatek umieszczanych w kalendarzu. Najlepszym przykładem jest informacja o urodzinach bliskiej osoby. Chcesz o tym wiedzieć w dniu urodzin, ewentualnie kilka dni przed, gdy zamierzasz kupić jakiś prezent. W tym celu sporządzasz odpowiednią notatkę w kalendarzu. Może to być również informacja o tym, że ktoś wraca z urlopu, albo że wygasa umowa. W tym przypadku podjęcie działania nie jest konieczne, jednak chcesz o tym wiedzieć.

Jak wygląda Twój sposób organizacji zadań? Podziel się pomysłami w komentarzach poniżej!

Po szczegółowe informacje odsyłam oczywiście do książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Możesz ją kupić i jednocześnie przyczynić się do rozwoju Produktywnie.pl – korzystając z odnośnika powyżej. Książka powinna być też dostępna w dobrze zaopatrzonych księgarniach.

Podobne wpisy:

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • jak skończysz tą serię to nie będzie trzeba kupować książki Alana ;)
    Wszytko dokładnie opisane i wyjaśnione. świetnie! :)

    • Jakub Ujejski

      Dzięki :) Staram się, żeby opis był w miarę możliwości dokładny. Jednak nie odradzałbym zakupu, bo książka zawiera mnóstwo trafnych przykładów.

    • ewe

      O jakiej książce mowa?

  • Kuba, jestem ciekaw czy czujesz się na siłach podjąć tematykę ‚altitudes’ (poziomy 20-50 tys. stóp) w GTD? Zmagam się z tym od dosyć dawna, mimo stosunkowo dużego doświadczenia z GTD. Znam je, rozumiem ich wartość i cel istnienia, a mimo to do dzisiaj nie zdołałem ich wypełnić i spiąć razem.

    • Jakub Ujejski

      Od dłuższego czasu zbieram się do opisania kolejnego elementu GTD jakim jest przegląd. Z pewnością poruszę poziomy, chociaż osobiście bliższy mi jest podział na życiowe role (S. Covey’a).

      • Coveya jeszcze nie czytałem. Możesz przybliżyć o co chodzi? Albo podrzucić jakiś odnośnik/książkę?

        • Jakub Ujejski

          Podejście Covey’a jest bardzo zbliżone do tego co Allen proponuje w sześciopoziomowym modelu przeglądu własnej pracy z tym, że Covey poświęcił temu zagadnieniu całą książkę :) Mam na myśli książkę „Najpierw rzeczy najważniejsze”.
          Napiszę więcej na ten temat gdy skończę serię o GTD.

  • andrzej

    Jakubie,
    czy mógłbyś napisać więcej jakimi narzędziami się posługujesz przy porządkowaniu? Chodzi mi o to w jaki sposób ogarniasz różne typy danych(elektroniczne, papierowe).