Rób mniej

Co? Jak ktoś, kto pisze o produktywności, efektywności, zarządzaniu czasem nagle zachęca mnie, żebym robił mniej?!

Jeżeli przez Twoją głowę właśnie przetoczyły się podobne pytania, a na Twojej twarzy pojawiło się niedowierzanie to czytaj uważnie, bo ten artykuł piszę właśnie z myślą o Tobie.

Zanim zacząłem się interesować tematyką produktywności żyłem w ciągłym pośpiechu i pod natłokiem olbrzymiej ilości zadań. Odczuwałem permanentny brak czasu. Gdy zmiesza się to z moim ambicjonalnym podejściem i perfekcjonistycznymi zapędami, to przepis na frustrację jest gotowy.

Listy zadań i listy najbliższych działań

Ulgę przyniosło mi zastosowanie list zadań do wykonania. Spisanie wszystkich zobowiązań na kartce odciążyło mój umysł i pozwoliło mi się skupić na wykonywaniu tych zadań.

Gdy poznałem GTD i na listach zacząłem umieszczać najbliższe działania. Różnica pomiędzy zadaniami a najbliższymi działaniami jest taka, że działania to fizyczne czynności, które mam do wykonania. Szczegółowo pisałem o tym w artykule o GTD

Działania charakteryzują się większym poziomem szczegółowości i w związku z tym zaczęła mnie przytłaczać ich ilość. Jak spojrzysz na listę najbliższych działań zawierającą ponad 200 pozycji to zapał do pracy pewnie Ci się zmniejszy.

Mój wachlarz zainteresowań sięga od psychologii przez finanse i zarządzanie aż po zagadnienia techniczno-informatyczne. Z jednej strony działanie we wszystkich obszarach naraz to zupełna utopia. Z drugiej strony są to moje zainteresowania i nie chcę z nich rezygnować.

Jak zatem poradzić sobie z tym problemem?

Inne podejście do priorytetów

Co robisz, gdy lista zadań zaczyna Cię przerastać? Zaczynasz określać priorytety. Wybierasz istotne zadanie i… Podkreślasz? Zaznaczasz wykrzyknikiem? Gwiazdką? A może pogrubiasz na czerwono?

Zazwyczaj właśnie w ten sposób postępujemy z priorytetami. Staramy się je wyróżnić na tle innych zadań z listy. Problem w tym, że o ile lista zadań może (w teorii) być nieskończenie długa i zawsze wciśnie się tam jakiś priorytet, o tyle czas już nie jest z gumy.

Gdy następnym razem oznaczysz jakieś zadanie na liście jako priorytet, to zastanów się czego z tej listy nie wykonasz. Co poświęcisz na rzecz tego właśnie priorytetu?

N-1

Drugi krok to koncepcja, którą bardzo zgrabnie ubrał w słowa Seth Godin – ekspert w dziedzinie marketingu, autor kilku bestsellerów i jeden z najpopularniejszych blogerów na świecie. Nazwał ją “N-1”.

“Co by się stało gdybyś wykonał o jedną rzecz mniej? A co jeżeli odpuszczenie tej jednej czynności umożliwiłoby Ci wykonanie pozostałych na światowej klasy poziomie? Co by było, gdybyś powtarzał podejście N-1, aż do momentu przełomowego?” Seth Godin, N-1

Koncepcja N-1, która zakłada ograniczanie ilości wykonywanych zajęć, aż do osiągnięcia punktu przełomowego, jest mi bardzo bliska. Zawsze, gdy robię tygodniowy przegląd, zastanawiam się z czego mogę zrezygnować. Co mogę usunąć, żeby zająć się pozostałymi sprawami.

Zamiast oznaczać priorytety tak, żeby się wyróżniały na tle pozostałych zadań, systematycznie rób sobie na nie miejsce.

Oczyszczanie listy zadań – dla opornych

Definitywne usuwanie zadań z listy nie zawsze przychodziło mi z łatwością. Domyślam się, że Ty również możesz mieć opory przed usunięciem jakiegoś zadania. Przecież sam dodawałeś te zadania na listę i skoro się tam znalazły to chciałeś je zrealizować.

Rozumiem to, dlatego proponuję Ci zastosowanie pośredniej metody. Zacznij przenosić zadania na listę “Kiedyś/Może”. Lista “Kiedyś/Może” to lista spraw, którymi chciałbyś się zająć, ale nie do końca wiesz kiedy i czy na pewno to zrobisz.

U mnie ta taktyka sprawdziła się bardzo dobrze. Na liście najbliższych zadań do wykonania znajdują się teraz tylko te sprawy, które muszę albo bardzo chcę wykonać. Natomiast listę “Kiedyś/Może” przeglądam regularnie i jeżeli uznam, że chcę się czymś zająć to zawsze mogę przenieść to zadanie z powrotem.