Kontekst czy codzienna lista zadań do wykonania

Jeżeli należysz do osób, które korzystają z listy zadań, to wiesz jak ciężko się pracuje w oparciu o jedną dłuuugą listę. Ciągłe przeglądanie kilkudziesięciu a czasem nawet kilkuset pozycji raczej utrudnia pracę zamiast ją ułatwiać.

Są dwa popularne sposoby radzenia sobie z długą listą zadań (albo „to do” – jak kto woli). Pierwszy to wypisanie sobie zadań do wykonania danego dnia. Drugi, zawarty m.in w GTD (Getting Things Done), to podział zadań ze względu na kontekst.

Oba podejścia mają swoich zwoleników. Warto się im bliżej przyjrzeć:

Codzienna lista zadań

Zalety:

• Ustawia dzień – pozwala zaplanować i wyobrazić sobie przebieg dnia. Umożliwia optymalizację działań. Jeżeli mam zrobić zakupy po pracy, to zrobię to w drodze powrotnej do domu, żeby się nie wracać.
• Nie powoduje przytłoczenia – jeżeli nie jesteś przesadnie ambitny, to na dziennej liście znadzie się kilka lub kilkanaście rzeczy do zrobienia w ciągu dnia. Wygląda to mniej drastycznie niż kilkadziesiąt pozycji.
• Pozwala zarezerwować odpowiedni czas – mając listę zadań do wykonania możesz oszacować i zarezerwować sobie odpowiednią ilość czasu na ich wykonanie.
• Satysfakcja – Zrealizowanie wszystkich zadań zaplanowanych na dany dzień niesamowicie motywuje i daje poczucie satysfakcji nawet jeżeli zadania były męczące.

Wady:

• Wymaga realistycznego spojrzenia – powiedziałbym, że nawet minimalistycznego. Umieszczenie zbyt wielu zadań na takiej liście powoduje, że część z nich nie zostanie wykonana. Trzeba się ograniczyć do najważniejszych zadań.
• Może działać zniechęcająco – niewykonanie zadania z listy powoduje konieczność przepisania go na następny dzień. Gdy robisz to piąty raz z rzędu, to drastycznie maleje ochota do działania.
• Konieczny jest margines błędu – Niektóre zadania zajmują więcej inne mniej czasu. Przy tworzeniu listy na każdy dzień trzeba wziąć poprawkę na poślizg. A gdy jednak skończysz wcześniej realizację wszystkiego z listy?

Listy zadań według kontekstów

Zalety:

• Aktualne niezależnie od dnia – Największą zaletą jest to, że nie trzeba tworzyć listy codziennie na nowo.
• Pozwalają optymalnie wykorzystać czas – gdy masz „chwilę” przed spotkaniem albo gdy jedziesz samochodem możesz wykonać jedną z czynności z list: „do przejrzenia” albo „w samochodzie”
• Eliminują niepotrzebne myśli – Gdy jesteś w domu i przeglądasz swoją listę zadań do wykonania „w domu” to nie natrafisz na niej na zadanie do wykonania w biurze, o którym zapomniałeś i nie bedziesz o tym myślał przez kolejne 30 minut – mimo, że i tak nic nie możesz z tym fantem zrobić.

Wady:

• Długość – Listy kontekstowe zawierają często bardzo dużo zadań do wykonania. Ciągłe przeglądanie takiej listy gdy tylko znajdziemy się w danej sytuacji jest bardzo niewygodne
• Ilość zadań – Kontekstów w życiu jest bardzo wiele. Niektóre zadania wymagają do zrealizowania więcej niż jednejgo kontekstu (komputer i dostęp do internetu). Mnogość kontekstów może sprawiać kłopot.
• Syzyfowa praca – Ciągle napływają nowe zadania do wykonania i lądują na liście. Skreślasz 2 zadania i dopiujesz kolejne 3 w tym samym kontekście. Taka nigdy niekończąca się lista zadań może działać bardzo demotywująco.

Które rozwiązanie jest lepsze: Lista zadań tworzona każdego dnia czy listy zależne od kontekstów? Myślę, że wszystko zależy od charakteru pracy jaką wykonujesz.

W przypadku przewidywalnego dnia pracy, albo gdy masz możliwość kreowania swojego planu zajęć korzystne mogą być codzienne listy zadań.

W sytuacji gdy twoja praca wymaga od Ciebie nieustannej gotowości na nieprzewidziane sytuacjie, to lepszym rozwiązaniem okażą się kontekstowe listy zadań. Dzięki nim będziesz w stanie realizować swoje zadania niezależnie od sytuacji w jakiej się znajdziesz.

Rozwiązanie hybrydowe

Jak już wcześniej pisałem, korzystam z programu Things do zarządzania listą zadań. Program ten posiada możliwość tworzenia listy „dzisiaj”. Na takiej liście automatycznie lądują zadania, których termin realizacji upływa właśnie dzisiaj oraz te, o których chcę wiedzieć danego dnia. Mam też możliwość ręcznego przeniesienia na listę „dzisiaj” zadań z listy najbliższych zadań do wykonania.
Takie rozwiązanie pozwala mi na połączenie zalet obu sposobów notowania. Z jednej strony mam „skończoną listę zadań” a z drugiej mam łatwy dostęp do najbliższych działań według kontekstów.

W jaki sposób Ty organizujesz zadania do wykonania? Napisz co się sprawdza albo i nie sprawdza u Ciebie.