GTD – Przegląd

Ciągła aktualizacja systemu GTD (Getting Things Done) jest niezbędna do jego prawidłowego funkcjonowania. W poprzednich wpisach na temat GTD omówiłem 3 z 5 kluczowych elementów tej metodologii. Pomimo tego, że są one najbardziej czasochłonne, to paradoksalnie większość ludzi ma problemy z GTD ze względu na dwa pozostałe etapy.

Przyznam się bez bicia, że ja też wielokrotnie wykładałem się właśnie na przeglądzie. Regularny przegląd wymaga wyrobienia sobie nowych nawyków.

Dlaczego przegląd jest tak ważny w GTD?

Główna idea GTD to wyrzucenie z głowy wszystkich zobowiązań i umieszczenie ich w godnym zaufania systemie. Jednak żeby system był godny zaufania, to musi być ciągle aktualizowany. I niestety nie sprowadza się to tylko do dodawania nowych zadań na poszczególne listy. Część spraw się dezaktualizuje, część zmienia priorytet, część wymaga dodania szczegółów, które wcześniej nie były znane itp.

Jeżeli przez jakiś czas odpuścisz sobie przegląd tego co masz w swoim systemie GTD, to twój umysł przestanie mu ufać i zaczniesz mimowolnie zaprzątać sobie tym głowę (jak to miało miejsce zanim wszystkie twoje zobowiązania zostały uchwycone i umieszczone w systemie).

Dodatkowa zaleta regularnego przeglądu to fakt, że cały system staje się bardziej wydajny. Gdy odpowiednio często przeglądasz swoje materiały i listy zadań, to czas dotarcia do jakiejkolwiek informacji jest coraz krótszy, bo doskonale pamiętasz gdzie co jest. Nie musisz się już zastanawiać pod jakim hasłem zarchiwizowałeś te dwa raporty sprzedaży z ubiegłego roku. Całość działa jak dobrze naoliwiona maszyna.

Gdy już wiesz dlaczego regularne przeglądanie i aktualizacja systemu GTD jest taka ważna, możemy przejść do działania.

David Allen proponuje, żeby robić dwa rodzaje przeglądów:

GTD: Dzienny przegląd

Dzienny przegląd ogranicza się do przeanalizowania zawartości kalendarza i list najbliższych działań. Najlepiej robić go jako pierwszą rzecz po rannej toalecie, albo pod koniec dnia. Osobiście rozpoczynam przegląd od kalendarza, ponieważ znajdują się w nim rzeczy, które muszą być wykonane danego dnia. Dopiero po zorientowaniu się ile czasu pozostało mi na zadania z listy najbliższych działań, zabieram się do jej przejrzenia.

Jeżeli znajdę na liście lub w kalendarzu jakieś działanie, które zmieniło swój status to uaktualniam to na bieżąco.

Cały przegląd zajmuje mi raptem kilka minut.

GTD: Tygodniowy przegląd

O ile dzienny przegląd nie wymaga specjalnego przygotowania i dosyć szybko można go przeprowadzić, o tyle przegląd tygodniowy wymaga więcej czasu.

Na początek najlepiej przeznaczyć sobie na ten cel 2-3 godziny czasu. Gdy będziesz już systematycznie robił przegląd co tydzień, to ten czas znacząco się zmniejszy.

Jeżeli pracujesz jak większość osób, od poniedziałku do piątku, to David Allen proponuje, żebyś zarezerwował sobie piątkowy poranek na tygodniowy przegląd.

Są przynajmniej 3 powody dla których warto wybrać właśnie ten termin:

  • W piątek doskonale pamiętasz, to co wydarzyło się w poprzedzającym go tygodniu
  • Ponieważ jest to poranek, to jeżeli podczas przeglądu natrafisz na jakąś sprawę, o która Ci umknęła, a wymaga kontaktu z inną osobą z biura, to jeszcze zdążysz tą osobę zastać.
  • Po tygodniowym przeglądzie twój umysł znów stanie się w pełni odciążony, a w tym stanie można się w pełni zrelaksować przez weekend.

Jeżeli twój tydzień pracy wygląda niestandardowo, to postaraj się znaleźć czas na tygodniowy przegląd np w piątek po godzinach pracy, albo w weekend. Ważne, żebyś miał odpowiednie warunki do tego: ciszę, spokój i wszystkie potrzebne narzędzia (listy zadań, projektów, materiały referencyjne, itd.)

GTD: Jak przeprowadzić tygodniowy przegląd?

Tygodniowy przegląd to w dużej mierze przebrnięcie przez trzy pierwsze etapy GTD: gromadzenie, analizowanie i porządkowanie. O ile za pierwszym razem chodziło o wrzucenie wszystkich zobowiązań do systemu, o tyle podczas tygodniowego przeglądu trzeba niektóre rzeczy zaktualizować a inne usunąć. Z grubsza proces ten wygląda następująco:

  • Zbierz wszystkie zapiski na luźnych kartkach, notatki elektroniczne itp. i umieść je w skrzynce spraw przychodzących (szczegóły opisałem tutaj)
  • Analogicznie zrób z tym co masz w głowie – wynotuj wszystkie nowe pomysły i zobowiązania, żeby oczyścić swój umysł.
  • Przeanalizuj skrzynkę spraw przychodzących i działania na odpowiednich listach, stwórz nowe projekty w razie potrzeby, zarchiwizuj to co nie wymaga żadnego działania.
  • Przejrzyj swój kalendarz. Przeanalizuj wszystkie zapiski od ostatniego przeglądu jaki robiłeś i sprawdź czy wszystkimi sprawami się zająłeś. Jeżeli coś pozostało, a chcesz się tym jeszcze zająć, to umieść informację w odpowiednim miejscu (na liście lub w kalendarzu).
  • Przejrzyj też działania z nadchodzącego tygodnia, tak żebyś wiedział, co Cię czeka i czy musisz w związku z tym dodatkowo coś wykonać.
  • Przejrzyj swoje listy:
    • listy najbliższych działań
    • listy projektów
    • sprawy oczekiwane
    • listę spraw „Kiedyś/Może”

    Upewnij się że to co na nich masz jest cały czas aktualne. W razie potrzeby nanieś odpowiednie zmiany.

Tygodniowy przegląd możesz uznać za zakończony, gdy z całą pewnością będziesz mógł powiedzieć, że wiesz dokładnie czego nie robisz, ale mógłbyś zrealizować gdybyś miał taką decyzję podjąć.

Tygodniowy przegląd warto połączyć z analizą poszczególnych projektów i działań pod kątem ich zgodności z naszymi długoterminowymi celami i planami. O tym jak taką analizę przeprowadzić dowiesz się z ostatniego etapu Getting Things Done, jaki jest działanie.

Komentarze są do Twojej dyspozycji!

Po szczegółowe informacje odsyłam oczywiście do książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Możesz ją kupić i jednocześnie przyczynić się do rozwoju Produktywnie.pl – korzystając z odnośnika powyżej. Książka powinna być też dostępna w dobrze zaopatrzonych księgarniach.

Podobne wpisy:

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • Damian

    Stosowałem kiedyś GTD i nadal w dużej mierze stosuję. Widzę jednak, że ma trochę niedociągnięć – dość dobrze się uzupełnia z systemem Coveya. Niedawno odkryłem opis ZTD, który mnie zainteresował i wydaje się być połączeniem obu powyższych i ich uzupełnieniem o brakujące elementy.
    Co sądzisz Jakubie o ZTD?

    • Jakub Ujejski

      Odpowiedź na to pytanie będziesz miał okazję przeczytać już wkrótce :)

  • Do przeglądu tygodniowego, zwłaszcza etapu oczyszczania umysły, polegam wspomóc się mapą myśli z listą różnych tematów prywatnych i zawodowych, które mogą przypomnieć o nowych projektach i działaniach.

    Różne mapy, m.in. „GTD Mind Sweep map”, o której mówię, można znaleźć tutaj: http://blog.mindjet.com/2009/11/getting-things-done-with-mind-maps

    Kiedy robię swój przegląd tygodniowy zawsze przechodzę po kolei przez wszystkie gałęzie tej mapy wypisując co przyjdzie mi do głowy.

  • Ja też używam mapy pamięci do przeglądu tygodniowego. Na mapach układam zadania zgodnie z obszarami mojej aktywności, projektami i celami (trochę podobnymi do tego, jak proponuje Covey). Używam też aplikacji XMindlook Sync, która synchronizuje informacje z map pamięci do Outlooka. Gdy na mapie pamięci dodam kontekst do jakiegoś zadania albo ustawię mu termin, to pojawia mi się w Outlooku z danym kontekstem czy terminem. Potem cały dzień pracuję w Outlooku, wykonując zadania z kontekstów. Gdy oznaczę je w Outlooku jako wykonane, to odpowiedni topic w mapie jest również uaktualniany.