Przypomnij sobie kiedy ostatnio szukałeś jakiegoś papierowego dokumentu? Czy szybko go znalazłeś, czy musiałeś przejrzeć stertę innych, żeby po kilku minutach trafić dopiero na ten odpowiedni?
Dokumenty w formie elektronicznej mają jedną olbrzymią przewagę nad dokumentami papierowymi: można je bardzo szybko odnaleźć i przeszukać. Tak więc dotarcie do informacji której w danej chwili potrzebujesz zajmuje na komputerze kilka sekund a odszukanie tego samego np. w szafie z segregatorami to raczej kwestia minut.
Niestety wiele informacji dostępnych w sieci, które chcielibyśmy zachować, dostępna jest tylko w opcji do wydruku (strona www z danymi potwierdzającymi rejestrację/zakup).
Jestem w prawdzie zwolennikiem drukowania i czytania dokumentów np. w pociągu czy przed spotkaniem. Nie zawsze jednak chcę drukować wszystko od razu na papierze. Drukowanie do pliku PDF jest więc dla mnie świetnym rozwiązaniem.
Ponadto w ten sposób możesz zarchiwizować wiele informacji unikając zagracenia biura zbędnymi papierami.
Jak „wydrukować” dokument do pliku PDF
Żeby korzystać z tej opcji wcale nie trzeba kupować drogiego oprogramowania.
Na MacOSX wystarczy wejść w menu Plik>Drukuj i klikając w przycisk PDF wybrać opcję zachowaj jako PDF.
Pod Windows wymagane jest zainstalowanie małego programu (np. darmowy PDF Creator), który pojawi się w systemie jako nowa drukarka. Wystarczy wybrać tę drukarkę, a informacje zamiast na kartce papieru zostaną zapisane na dysk w postaci pliku PDF.
Format PDF ma to do siebie, że dokładnie odzwierciedla to co ma być wydrukowane więc zapisany w ten sposób dokument nie zostanie później zniekształcony.
Komentarze jak zwykle do dyspozycji.
No dzięki. Kiedyś była opcja drukuj do pliku – ale ulepszanie Wina ją unicestwiło (chyba).
Trzymanie dokumentów w PDF ma (poza ekologią i wygodą składowania :) ) kolejną zaletę – takie dokumenty są indeksowane (nazwy plików i TREŚĆ) przez oprogramowanie takie jak choćby Google Desktop (dostępne dla Windows i Mac), co pozwala na bardzo proste ich wyszukiwanie, przez wpisanie w odpowiednim okienku Google Desktopa np jakiegoś słowa, nazwiska, frazy, która występuje w dokumencie. Tym samym nie trzeba pamiętać folderów w których plik się zapisało, tylko jest prawie pewnym to, że taki dokument zostanie wyświetlony na liście wyników wyszukiwania.