TextExpander czyli pisanie na dopalaczach

Opisywany przeze mnie TextExpander to program dla użytkowników komputerów z systemem Mac OSX. Jeżeli znasz program działający na podobnej zasadzie pod Windows to daj znać w komentarzu!

TextExpander to jedna z tych aplikacji, które po kilku minutach używania sprawiają, że nie chce się już pisać normalnie. Jest to wręcz niezbędne narzędzie każdego, kto dużo pisze na swoim maku.

Podstawowa zasada działania TextExpandera polega na zastępowaniu dłuższym blokiem tekstu bardzo krótkiego wyrażenia. Trudno to opisać bez posługiwania się przykładem. Zatem przejdźmy od przykładu:

Powiedzmy, że zajmujesz się kontaktem z klientami poprzez e-mail. W takiej sytuacji często zdarza Ci się odpisywać na e-maile w ten sam sposób, bo wiele z nich dotyczy tej samej sprawy. Przykładowa odpowiedź mogłaby brzmieć tak:

Witam serdecznie,
Bardzo dziękuję za przesłane informacje na temat … Odezwiemy się do Państwa w najbliższym czasie.

Pozdrawiam,
Jan Kowalski

Firma Zaawansowane Systemy Informatyczne sp. z o.o.
ul. Klonowa 53 00-123 Warszawa
tel: +48 123 123 123

W miejsce kropek wstawiasz to czego dotyczył dany e-mail. Trochę tego tekstu jest. Jeżeli tego typu wiadomości wysyłasz kilka dziennie to zabiera Ci to sporo czasu.

Tu właśnie z pomocą przychodzi TextExpander. Dzięki niemu możesz wpisać dowolnie zdefiniowany przez siebie skrót (snippet) – powiedzmy “bdem” – a zostanie on automatycznie zastąpiony całym powyższym tekstem. Wpisujesz 4 litery zamiast tych kilku paragrafów tekstu. Mało tego. Po “rozszerzeniu” skrótu twój kursor wyląduje w miejscu trzech kropek, żebyś wygodnie mógł wprowadzić temat.

Możliwości TextExpandera

TextExpander ma tak naprawdę tylko jedną funkcję: zamienia kilka znaków w coś dłuższego. Piszę coś, bo nie ograniczamy się tu tylko do tekstu. Snippety czyli te skróty mogą zawierać również tekst sformatowany (jeżeli pracujemy w dokumentach typu .doc) oraz zdjęcia.

TextExpander pozwala również na tworzenie bardzo zaawansowanych skrótów. Mogą one zawierać:

• Daty w różnych formatach,
• Aktualny czas,
• Zawartość schowka,
• Puste pola do wypełnienia,
• Klawisze (enter, tabulator, escape),
• Inne skróty (snippets),
• skrypty (AppleScripts, ShellScripts).

Wykorzystując powyższe możliwości można stworzyć bardzo rozbudowane skróty oszczędzające za każdym razem nawet kilka minut pracy.

W zależności od Twoich preferencji, skróty (snippets) mogą być zastępowane zaraz po ich napisaniu albo dopiero po użyciu specjalnego klawisza (np.: enter, spacja).

Jeżeli chcesz zobaczyć jak wygląda dodawanie skrótów w programie to obejrzyj te nagrania (ang.): Wszystko o skrótach cz.1 Wszystko o skrótach cz.2

Kolekcje skrótów w TextExpanderze

Po pewnym czasie używania TextExpandera możesz mieć już pokaźną kolekcję różnego rodzaju skrótów. Z jednych będziesz korzystać codziennie a z innych rzadziej. O tych drugich łatwo zapomnieć, dlatego program posiada kilka opcji porządkowania i przeglądania utworzonych skrótów.

Do tego celu służy podział na grupy. Możesz posortować swoje skróty i umieścić je w odpowiednich grupach. Dodatkowo możesz posortować wszystkie skróty według zawartości, treści skrótu, daty, etykiety, najczęściej używanych.

Ciekawym dodatkiem są przygotowane przez producenta grupy z gotowymi skrótami, które można dodać do własnej kolekcji. Na szczególną uwagę zasługują: “HTML & CSS” oraz “Internet Productivity”.

Więcej o grupach dowiesz się z tego nagrania (ang.): TextExpander – Grupy

TextExpander – przykłady zastosowań

Podpis w e-mailu

TextExpander może wstawiać przygotowane wcześniej podpisy, w zależności od tego kto jest adresatem danej wiadomości. Jasne, niektóre programy pocztowe mają obsługę podpisów, ale łatwiej chyba wpisać 3-4 znaki niż odrywać ręce od klawiatury i myszką wybierać odpowiedni podpis.

Szablony wiadomości lub fragmentów wiadomości

Możesz stworzyć dowolną ilość szablonów dla wysyłanych przez siebie wiadomości i używać ich w zależności od charakteru danego e-maila. Mogą one zawierać kilka pól do wypełnienia. Po wstawieniu takiego skrótu program automatycznie poprosi Cię o uzupełnienie brakujących fragmentów tekstu.

Język programowania lub formatowania

Jeżeli kiedykolwiek tworzyłeś jakiś kod, aplikację czy stronę internetową w HTML to wiesz, że składania niektórych elementów bywa męcząca. Żeby wprowadzić link trzeba się trochę nagimnastykować:
<a href="http://adresstrony.pl">treść odnośnika</a>
Ten sam efekt można uzyskać za pomocą TextExpandera, tworząc skrót np: “aahref”, który wprowadzi powyższy kod (w miejsce adresu wstawiając adres ze schowka) i ustawi kursor tak, żeby można było wprowadzić treść odnośnika.

Nazwy plików

TextExpander przydaje się również podczas nazywania plików. Jeżeli w nazwach umieszczasz daty i nie chce Ci się za każdym razem wpisywać aktualnej, to możesz utworzyć sobie odpowiedni skrót (snippet), który wprowadzi datę za Ciebie w takim formacie jaki sobie życzysz.

Uzupełnianie dokumentów, formularzy i tabel

Gdy pracujesz na już przygotowanych szablonach dokumentów (oferty, sprawozdania) to często wypełniasz je tymi samymi informacjami (dane teleadresowe, opisy produktów i usług), tylko w różnej konfiguracji. I w tym przypadku TextExpander spisuje się znakomicie.

Ile czasu zaoszczędzi dla Ciebie TextExpander

Program kosztuje $34.99. Jeżeli zastanawiasz się czy warto w niego inwestować to zawsze możesz pobrać wersję darmową (trial) i przetestować. Program posiada statystyki, które ilustrują ile razy wykorzystałeś skróty, ile znaków dzięki temu zaoszczędziłeś i przelicza tą ilość na czas.

Korzystasz z TextExpandera? Podziel się swoimi uwagami w komentarzach.