„Życie i praca. Jak znaleźć czas na wszystko.” czyli filozofia GTD

„Życie i praca. Jak znaleźć czas na wszystko” to wydana przez Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne polska wersja książki „Making It All Work” Davida Allena. To już trzecia (po „Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności” i „Czas. 52 sposoby na to, by zaczął pracować dla Ciebie”) książka twórcy niezwykle skutecznej metody zarządzania czasem – GTD.

Znam i praktykuję GTD (Getting Things Done) od prawie 5 lat, w związku z tym moje podejście do lektury było dosyć specyficzne: z jednej strony nie spodziewałem się, że coś mnie w tej książce zaskoczy, a z drugiej chciałem ją uważnie przeczytać, żeby mi nic nie umknęło.

Zanim jednak przejdę opisania książki muszę zwrócić uwagę na trzy kwestie związane z polskim tłumaczeniem:

1. Zgrabne przetłumaczenie niektórych skrótów myślowych i określeń na język polski jest bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe (wiem coś o tym, bo tłumaczyłem kiedyś aplikację do GTD).
2. Nie wiem dlaczego, ale w polskim tłumaczeniu „Życia i pracy” brakuje konsekwencji. Raz zwrot „Getting control” jest tłumaczony jako „Przejmowanie kontroli” a innym razem jako „Odzyskiwanie kontroli” – to wprowadza pewien zamęt.
3. „Getting Things Done” i „Życie i Praca” tłumaczyły dwie różne osoby i w związku z tym niektóre określenia w języku polskim brzmią inaczej, mimo iż oznaczają to samo w zamyśle autora. Przykład: „runway” w GTD tłumaczony jest jako pas startowy a w „Życie i praca” jako rozbieg. Musisz mieć to na uwadze zwłaszcza, gdy dopiero poznajesz metodę GTD.

Przejdźmy zatem do zawartości i moich odczuć z nią związanych.

Z grubsza mogę podzielić książkę na 4 części:

1. Założenia i fenomen GTD

Poza wstępem i wyjaśnieniem dlaczego powstała ta książka, pierwsze kilkadziesiąt stron Allen poświęca na opisanie fenomenu GTD, nieustannie rosnącej popularności tej metody i powodów, dla których tak się dzieje.
Jeżeli czytałeś już coś o GTD to ten fragment książki może być dla Ciebie nudnawy. Dla mnie był niesamowicie nudny.

2. Podstawy zarządzania samym sobą

Druga część (w książce jest to 4. rozdział) zawiera omówienie dwóch kluczowych elementów sprawiających, że wszystko działa (oryginalny tytuł „Making It All Work” oznacza w przybliżeniu „sprawianie by wszystko działało”). Są to:

1. kontrola
2. perspektywa

Celem przejmowania kontroli jest uwolnienie się od wszystkiego co rozprasza i przeszkadza. Natomiast perspektywa daje odpowiedź na pytania „Co dalej?”, „Na czym teraz mam się skupić?”.

Bazując na tych elementach David Allen przedstawia macierz zarządzania samym sobą:

• Ofiara/Odpowiadający na potrzeby – to osoba, która ma niewielką kontrolę i ograniczoną perspektywę. Inaczej mówiąc, zajmująca się tym co najświeższe lub najgłośniejsze.
• Mikromenedżer/Wprowadzający zmiany – to osoba, która ma dużą kontrolę ale niewielką perspektywę. W pracy objawia się to często przerostem formy nad funkcją.
• Szaleniec/Wizjoner – to osoba, która ma bardzo niewielką kontrolę w porównaniu do umiejętności perspektywincznego patrzenia na świat. Cechuje ją zbyt wiele pomysłów w stosunku tego co rzeczywiście realizuje.
• Kapitan i dowódca – ma rozwiniętą umiejętność perspektywicznego patrzenia wspartą odpowiednią dozą kontroli. Potrafi sprawnie kierować statkiem, jednocześnie spoglądając na horyzont.

Każdy z tych typów ma swoje pozytywne i negatywne strony (tak, Kapitan też). Nie będę ich tu jednak opisywał, bo z recenzji zrobiłoby się streszczenie książki.

„Możecie najpierw się zorganizować, a potem dopiero zdecydować, co jest istotne, albo najpierw ustalić priorytety, a potem, w odniesieniu do nich, się zorganizować.” -David Allen

3. Przejmowaie kontroli czyli 5 etapów GTD

Kolejnych sześć rozdziałów zawiera omówienie 5 etapów przepływu pracy:

• Rozdział 5. Odzyskiwanie kontroli: Uchwycenie (Capturing)
• Rozdział 6. Przejmowanie kontroli: Rozjaśnianie (Clarifying)
• Rozdział 7. Przejmowanie kontroli: Organizowanie (Organizing)
• Rozdział 8. Odzyskiwanie kontroli: Refleksja (Reflecting)
• Rozdział 9. Przejmowanie kontroli: Zaangażowanie (Engaging)
• Rozdział 10. Przejmowanie kontroli: wykorzystanie metody w życiu i w pracy.

Rozdział 10. to studium przypadku, gdzie wszystkie 5 etapów przepływu pracy wg GTD zostało wykorzystanych. Brakowało tego – moim zdaniem – w pierwszej książce Allena.

4. Osiąganie perspektywy

6 horyzontów skupienia, bo o nich mowa w kolejnych rozdziałach książki, to również temat znany z „Getting Things Done. Sztuka bezstresowej efektywności”. Tym razem jednak nie został on potraktowany po łebkach (w pierwszej książce Allen poświęca na ten temat raptem 12 stron) i na omówienie każdego z horyzontu skupienia (uwagi, oryg. „horizon of focus”) przypada osobny rozdział (łącznie ponad 100 stron).

Horyzonty stanowią nawiązanie do widoczności (perspektywy) jaką się ma podczas lotu samolotem – od startu, aż do pułapu 50 000 stóp. Na poziomie pasa startowego widać bardzo wiele szczegółów. W trakcie wznoszenia mniejsze elementy przestają być widoczne ale zamiast tego jesteś w stanie ogarnąć większy obszar. Im wyżej tym szersza perspektywa, ale i mniej szczegółów.

Od tego momentu książka zaczęła się robić ciekawa i coraz częściej sięgałem ołówek i zakładki, żeby zaznaczyć jakiś fragment.

Skoro David Allen zdecydował się przeznaczyć na opis perspektyw połowę książki, to ja też poświęcę im trochę miejsca w tej recenzji.

Perspektywa rozbiegu: następne działania

Pytanie: Co powinienem teraz zrobić?
Gdy już przejąłeś kontrolę nad wszystkim co zaprzątało Twoją głowę i zorganizowałeś to w godnym zaufania systemie to staniesz przed powyższym pytaniem. Odnosi się ono do wszystkich fizycznych działań, które możesz w danym momencie wykonać. Jest ich najwięcej i są najbardziej zróżnicowane. W przypadku „pożarów” odpowiedź będzie oczywista. Będą jednak chwile, w których decyzja czy odpisać na zaległy e-mail czy najpierw skończyć prezentację na jutrzejsze spotkanie nie będzie taka prosta. Wtedy przyda się spojrzenie z wyższej perspektywy.

Perspektywa 10 000 stóp: projekty

Pytanie: Co muszę ukończyć?
Projekty w GTD to inicjatywy, które mogą być ukończone w ciągu roku i które wymagają więcej niż jednego fizycznego działania. Jest ich zdecydowanie mniej niż działań (ja mam aktualnie 68 aktywnych projektów). Trzeba je też regularnie (zazwyczaj raz w tygodniu) przeglądać.

Perspektywa 20 000 stóp: obszary skupienia i odpowiedzialności

Pytanie: Czym muszę się zajmować? (What do I need to maintain?)
Ten poziom odzwierciedla obszary (w życiu zawodowym i prywatnym), za które jesteś odpowiedzialny.

Prostym sposobem, zidentyfikowania wszystkich kategorii na tym horyzoncie skupienia jest przeanalizowanie swoich projektów i działań oraz zadanie sobie następujących pytań: Dlaczego ja to robię? Jakiego obszaru moich zainteresowań dotyczą te działania?” -David Allen „Życie i praca” s.268

Przykładowe obszary odpowiedzialności to: finanse, zdrowie, wsparcie działu sprzedaży, relacje rodzinne.

Perspektywa 30 000 stóp: cele i zamierzenia

Pytanie: Co chcę osiągnąć?
Cele w swej konstrukcji są bardzo podobne do projektów. To co je odróżnia to perspektywa czasowa (1–2 lat) i mniejsza częstotliwość z jaką trzeba je przeglądać. Cele można też zazwyczaj podzielić na kilka projektów.

Perspektywa 40 000 stóp: wizja

Pytanie: Jak będzie na dłuższą metę wyglądał sukces, jak będzie brzmiał, jak będzie smakował?
Wizja dotyczy tego jak będzie wyglądało Twoje życie za kilka lat, gdy zrealizujesz zamierzone cele.

„Kiedy już określicie wizję, możecie osiągnąć niezwykłą produktywność dzięki przekierowaniu energii z powrotem na krótkoterminowe cele i zamierzenia, co do których możecie potem tworzyć projekty, które same wyzwolą następne fizyczne działania. To najistotniejszy aspekt fundamentalnego procesu myślowego związanego z GTD” -David Allen „Życie i praca” s.288

Perspektywa 50 000 stóp: przyczyna i zasady

Pytania: Dlaczego jestem? Jak żyję?
Na tym poziomie pora na zastanowienie się nad celem życia i nad zasadami, którymi się kierujesz. Odpowiedź na pytanie „Dlaczego?” wcale nie jest prosta, ale nadaje sens pozostałym elementom.

„Wszyscy mamy pewne zasady, które prowadzą nasz przez życie – emocjonalne, intelektualne, fizyczne i duchowe punkty odniesienia mające wpływ na to, co tolerujemy, a czego nie” -David Allen „Życie i praca” s.297.

Problem w tym, że zasady są w nas tak zakorzenione, że nie zdajemy sobie sprawy z ich istnienia. Gdy je sobie uświadomisz, to łatwiej Ci będzie podjąć decyzję w co się angażować w przyszłości, a w co nie.

Czy warto przeczytać tę książkę?

Żeby odpowiedzieć na powyższe pytanie posłużę się pierwszą książką Davida Allena jako punktem odniesienia.

„Getting Things Done. Sztuka bezstresowej efektywności.” jest napisana niemalże jak instrukcja obsługi i mogłaby być z powodzeniem zatytułowana „Wdrożenie GTD krok po kroku”. Czyta się bardzo szybko i przyjemnie.

Natomiast „Życie i praca. Jak znaleźć czas na wszystko.” opisuje GTD od tej „filozoficznej” strony. Z tego względu czyta się ją dużo ciężej. Zwłaszcza początek był dla mnie trudny do przebrnięcia. Na szczęście im bliżej końca tym książka ciekawsza, co widać po ilości zakładek na zdjęciu poniżej :)

Jeżeli nie znasz jeszcze metodologii GTD i nie czytałeś „Getting Things Done. Sztuka bezstresowej efektywności.” to zacznij właśnie od niej. Jeżeli przeczytałeś już Getting Things Done i jesteś na etapie wdrażania GTD w życie to “Życie i praca” będzie wartościowym uzupełnieniem.

Na koniec jedna uwaga. Jeżeli znasz GTD bardzo dobrze i z powodzeniem stosujesz od lat to „Życie i praca” zapewne nie zrobi na Tobie olbrzymiego wrażenia. Nie znaczy to oczywiście, że nie znajdziesz w niej wielu wartościowych myśli.

Konkurs

Dzięki uprzejmości Gdańskiego Wydawnictwa Psychologcznego mam do rozdania 4 egzemplarze książki „Życie i praca. Jak znaleźć czas na wszystko.” i w związku z tym ogłaszam konkurs dla czytelników newslettera Produktywnie. Jeżeli jeszcze nim nie jesteś to zapisz się już teraz. Po zapisaniu otrzymasz e-mail z pytaniem konkursowym. Na odpowiedzi czekam do 01.08.2012 do godziny 23:59. Po tym czasie wybiorę 4 najciekawsze i najbardziej kreatywne – moim zdaniem – odpowiedzi. Informację o zwycięzcach wyślę w Newsletterze do 08.08.2012.