Zdjęcie: Mayr Wstajesz rano i czujesz niepokój. W pośpiechu jesz śniadanie, żeby zdążyć do pracy. Niepokój towarzyszy Ci cały czas.
W pracy nie bardzo wiesz w co masz ręce wsadzić. Zabierasz się za jedno zadanie, ale nie możesz się skupić, bo masz masę myśli… i ten cholerny niepokój.
Mija pół dnia, a Ty zamiast pracować zdążyłeś przejść się nerwowo kilka razy do kuchni, wypić ze dwie kawy, przeczytać kilka e-maili i nerwowo przeklikać się przez statusy znajomych na FB.
Czujesz, że już dłużej tak nie wytrzymasz i zaczynasz tworzyć listę zadań do wykonania. Po spisaniu pierwszych pięciu zdajesz sobie sprawę, jak ważne są to rzeczy i porzucasz dalsze pisanie, bo szkoda Ci czasu na tworzenie listy.
Zabierasz się za pierwsze zadanie z listy i… znów nie możesz się skupić – za dużo myśli i ciągły niepokój. Błędne koło.
Jak sobie poradzić?
Stworzenie listy zadań to dobry pomysł, ale w sytuacji, gdy już jesteś zestresowany może być trudny do zrealizowania.
Zamiast tworzyć listę zadań stwórz listy zobowiązań.
Zobowiązania zewnętrzne
Na tej liście zapisz sprawy, które zobowiązałeś się załatwić dla innych osób. Poniżej podam Ci kilka przykładów zewnętrznych zobowiązań:
- oddzwonić do klienta,
- przyjść na spotkanie o 16:00,
- napisać raport dla szefa na piątek,
- odpowiedzieć na e-mail od kolegi z zespołu,
- przygotować prezentację na spotkanie sprzedażowe w przyszłym tygodniu.
Zobowiązania zewnętrzne to te, na których wynik ktoś czeka.
Zobowiązania wewnętrzne
Na tej liście lądują sprawy, które sam sobie narzuciłeś.
- czytanie fachowej literatury przez godzinę dziennie,
- przygotowanie lepszego szablonu do prezentacji,
- wysłanie odpowiedzi na wszystkie zaległe e-maile
Zobowiązania wewnętrzne to te zawierane z samym sobą. Jeżeli się nimi nie pochwalisz, to nikt o nich nie będzie wiedział.
Dlaczego podział na zobowiązania jest taki ważny?
Jeżeli stworzysz listę rzeczy do zrobienia zamiast listy zobowiązań, to nieświadomie będziesz traktował wszystkie pozycje na liście jako te, które trzeba wykonać. Pominiesz krok, który jest możliwy w przypadku zobowiązań – ich renegocjacja.
Sytuacja, która była w momencie podejmowania danego zobowiązania mogła się znacznie różnić od tego, co jest teraz.
Renegocjacja zobowiązań
Jeżeli w ubiegłym tygodniu zobowiązałeś się do tego, że pomożesz koleżance z pracy w przygotowaniu nowej oferty, a w międzyczasie okazało się, że masz dwie ważniejsze sprawy do załatwienia to porozmawiaj z tą koleżanką. Przedstaw jej sytuację i zapytaj czy twoja pomoc może się ograniczyć tylko do końcowych uwag albo czy może skorzystać z pomocy kogoś innego. Niewykluczone, że się zgodzi i będziesz miał o jedno zobowiązanie mniej na liście.
Podobnie możesz postąpić jeżeli zobowiązałeś się napisać wyczerpującą odpowiedź na dany e-mail. Odpisz i zapytaj, czy odpowiedź nadal jest potrzebna, a jeżeli tak to czy możesz jej udzielić dopiero za kilka dni.
Renegocjacja wewnętrznych zobowiązań bywa trudniejsza, bo zaangażowane jest w nią nasze ego.
Co z pozostałymi zobowiązaniami?
Nie myślałeś chyba, że wszystkie zobowiązania trzeba odroczyć albo anulować? :) Renegocjacja dotyczy tylko tych mniej ważnych. Co zatem zrobić z tymi ważnymi?
Jeżeli już zrobiłeś sobie trochę miejsca na liście i zmniejszył Ci się poziom stresu to przeanalizuj pozostałe zobowiązania i do każdego z nich zadaj sobie poniższe pytania:
- Jaki jest cel tego zobowiązania? Po co to robię?
- Po czym poznam, że to zobowiązanie zostało zrealizowane?
- Jakie kroki muszę wykonać, żeby zrealizować to zobowiązanie?
- Które z nich są naprawdę ważne?
- Który krok mam wykonać w pierwszej kolejności?
Powodzenia.
PS. Masz inny sposób na radzenie sobie z niepokojem spowodowanym nadmiarem zobowiązań? Daj znać w komentarzu.
Można jeszcze podzielić te zobowiązania na pilne i niepilne :)
Problem w tym, że pilne nie zawsze są ważne.
Trudny temat..Niepokój i zobowiązania towarzyszyły mi praktycznie przez całe życie zawodowe. Ponieważ lubię swoją pracę i nowe wyzwania, więc w końcu doszło do tego, że to nie ja, tylko moje zobowiązania decydowały każdego dnia, co mam robić , gdzie iść, jak długo spać. Próbowałam sobie z tym radzić ( stąd moja obecność tutaj – skorzystałam m.in.z GTD), ale mój niepokój trwał, a zobowiązań nie ubywało. Żeby się nie rozpisywać, te poszukiwania doprowadziły mnie w końcu do codziennej medytacji, która usunęła niepokój i pozwoliła ponownie przejąc kontrolę nad tym, co robię oraz do do jogi, która praktycznie na nowo pozwoliła mi się rozruszać, po latach spędzonych przy kompie. Szczerze polecam
Dokladnie! Zyjemy tylko raz. Warto zdac sobie z tego sprawe, i sprobowac zadbac o jakosc naszego jedynego, niepowtarzalnego zycia. Pozdrawiam serdecznie :)
Świetny tekst
Ja mam jeszcze rubrykę prywatne, bo mi uciekają prywatne zobowiązania :)
… i ważne nie zawsze są pilne …
Listy, listunie, listusie…. trochę już tego dużo. Paul J. Meyer zwykł mawiać dla jednego zadania jedna kartka. Jeszcze tylko to mi pozostało do sprawdzenia, początek jak zawsze obiecujący!
Pozdrawiam
Jakubie… Trafiłeś w samo sedno! Ja ostatnio jestem właśnie w takim błędnym kole. Staram się przez cały dzień skupiać na jednym zadaniu, a jak kończę natychmiast biorę się za następne, ale… Wieczne uczucie niepokoju, wieczne myślenie o pieniądzach (a właściwie ich braku, a nagłej potrzebie posiadania), wieczne stresy związane z brakiem stałej pracy, wieczne… ach. Dużo by wymieniać. Niepokój w ciągu dnia, niepokój w nocy, problemy z zaśnięciem, budzienie się rano spocona jak mysz… Nie wiem ile jeszcze wytrzymam tak. Ja radzę sobie z tym rzucając się w wir zadań, ale nie są to te zadania, które np. powinnam już skończyć pół roku temu, jak magisterka np. Już nie wiem co mam robić… Chciałabym, aby to wszystko się skończyło już, i żebym wreszcie mogła zacząć żyć i pracować tak, jak chcę.
To jest wlasnie zycie. To sie nie skonczy, to sie dopero zaczyna rozrkecac, dlatego tak wazny jest, plan i jego realizacja. Wielu ludzi mowi w ten sposob ” niech to juz sie skonczy”, albo , „wkrotce bedzie lepiej” , ale przeciez z problemami trzeba sobie radzic, a nie przeczekiwac je i marnowac zycie czekajac na lepsza przyszlosc. Lepsza przyszlosc budujemy teraz pracujac w terazniejszosci, a nie przeslizgujac sie przez nia. Zycze ci serdecznie wszystkiego najlepszego i wytrwalosci. :)
Dzięki za życzenia! Przydadzą się! :) Tylko czeeeemu to wszystko jest takie uparte i trudne?… :( Jak już się jedno wyprostuje, to drugie się zakręcia i tak w kółko… A jeśli chodzi o plan, to nawet mapę myśli wokół mojej osoby zrobiłam, nakreśliłam wszystkie pomysły, które siedzą mi w głowie, wybrałam te, które warto/chcę/mogę realizować i tak też żyć… I pomału widzę światełko. Ale jestem barrrrdzo niecierpliwa! W dodatku pogoda mnie wykańcza, bo jestem słonkolubna, i jego długi brak bardzo mnie osłaba psychicznie… :(
Ciekawe podejście zmiana zadań w zobowiązania.
Niewielka zmiana – w zasadzie słowa (ale dla człowieka to ma znaczenie).
• Zadanie można wyrzucić do kosza …
• A jak tu wyrzucić zobowiązanie :) … Trudniej …
PS
Jakoś bardziej wolę podział na Projekty / Zadania … czyli klasyczne podejście GTD
Wolę patrzeć bardziej na to z góry … czyli jak zamknąć Projekt
Właśnie o te słowa chodzi. Jeżeli tworzę listę zadań to (z założenia) wszystkie muszą być zrealizowane, ale jeżeli myślę o zobowiązaniach, to mam świadomość, że można je renegocjować.
Cieszę się, że znowu po 2 miesiącach niebytu – powróciłeś :)
Tez mam takie dni… Ale dobrze u mnie działa realne zaplanowanie dnia: podział na jednostki czasu pracy i plan taki, który nie przekracza czasu, który realnie mam w ciagu pracy. Potem skupienie sie na jednej czynności. Technika pomidorów na przykład. I na koniec dnia poczucie satysfakcji. Gorzej jak w trakcie przerwie mi jakieś niespodziewane wydarzenie. Często nie udaje mi sie już pozbierać spowrotem i poczucie niepokoju powraca. A wtedy to już równie dobrze mge nic nie robić :) produktywności = 0.
Ale zobowiązań nie próbowałam… Ciekawe jak to na mnie podziała.
Bardzo proste rozgraniczenie. Podoba mi się pomysł zamiany zadań na zobowiązania. Ja do listy pytań dodam pytanie: „Czy wykonanie zobowiązania przybliża mnie do mojego celu?”.
Dlaczego to ważne? Bo wielokrotnie zapędzeni zaczynamy realizować to co nic nam nie daje a zabiera tylko czas. Rozwiązanie – delegowanie.