Jak właściciele smartfonów mogą zyskać dodatkową godzinę dziennie

Po opublikowaniu artykułu o produktywnym wykorzystaniu smartfona dotarło do mnie, że nie opisałem jednej rzeczy, która pozwoliła mi zaoszczędzić przynajmniej godzinę dziennie.

Jeżeli czytałeś ten poprzedni artykuł, to wiesz że posiadam iPhone’a. Dlatego w dalszej części odniosę się do jego konkretnych możliwości, ale zasada, którą opiszę ma zastosowanie chyba we wszystkich smartfonach dostępnych w sprzedaży.

Kilka lat temu Apple wprowadziło w iPhone’ach powiadomienia (ang. Push Notifications). Miało to znaczenie przede wszystkim dla osób korzystających z programu pocztowego. Do czasu wprowadzenia powiadomień informację o nowej wiadomości e-mail można było otrzymać na dwa sposoby: ręcznie – odświeżając zawartość skrzynki przychodzącej albo ustawiając automatyczne, cykliczne sprawdzanie poczty (np co 15 min.), co negatywnie wpływało na zużycie energii.

Powiadomienia push działają analogicznie jak wiadomości SMS. Gdy tylko na serwerze pocztowym pojawia się nowy e-mail, serwer wysyła stosowną informację do smartfona, a ten wyświetla powiadomienie o nowym e-mailu. Funkcja ta została udostępniona także twórcom innych aplikacji. Dzięki temu każdy program i każda gra może nam wysłać powiadomienie w dowolnym momencie.

Powiadomienia push stały się prawdziwą plagą, bo twórcy aplikacji uznali je za świetny sposób na przypomnienie użytkownikowi o ich istnieniu. Na 136 aplikacji zainstalowanych w moim iPhone’ie, aż 97 chce mi wysyłać powiadomienia!

Dlaczego powiadomienia push negatywnie wpływają na produktywność?

Jeżeli dostajesz jedną wiadomość e-mail dziennie i nie masz zainstalowanych dodatkowych aplikacji, to pewnie nie odczujesz negatywnych skutków. Ale już w sytuacji gdy otrzymujesz kilkanaście e-maili dziennie, do tego dodasz powiadomienia z serwisów typu Twitter czy Facebook oraz kilku innych aplikacji, to powiadomienia zaczniesz liczyć w dziesiątkach.

Zrób test: Sprawdź ile powiadomień dzisiaj otrzymałeś. Za każdym razem, gdy pojawi się jedno, to zaznacz to kreską na kartce i podlicz je pod koniec dnia.

A teraz pomnóż tę liczbę przez 20 minut. Dlaczego? Bo mniej więcej 20 minut potrzeba¹, żebyś po oderwaniu od pracy nad jakimś zadaniem powrócił do takiego samego stanu zaangażowania i skupienia jak przed przyjściem powiadomienia.

20 powiadomień razy 20 minut to zmarnowane ponad 6 godzin twórczej pracy. Pewnie myślisz sobie teraz, że nie zawsze przecież powiadomienie przychodzi gdy pracujesz w pełnym skupieniu. Zgoda. Załóżmy, że jedynie 3 powiadomienia odrywają Cię od pracy wymagającej pełnego zaangażowania – to godzina straconego czasu dzienne. Pomyśl na co mógłbyś go przeznaczyć?

Więcej błędów

Oprócz tego, że po rozproszeniu uwagi wywołanym powiadomieniem tracimy czas potrzebny na ponowne skoncentrowanie się na pracy, pojawia się jeszcze jeden negatywny skutek. Jesteśmy bardziej narażeni na popełnianie błędów. To wcale nie dziwi. Wyobraź sobie, że właśnie odczytałeś wiadomość, że jeden z Twoich znajomych wrócił z urlopu i opublikował nowe zdjęcia. Obejrzałeś zdjęcia i wróciłeś do pracy. Jednak część Twojej świadomości nadal analizuje te piękne widoki i o błędy w tym, nad czym aktualnie pracujesz nie trudno. Czasem skorygowanie tych błędów będzie wymagało ponownego przeczytania lub wymiany kilku maili z kimś, kto je później wyłapie (strata czasu), ale innym razem możesz pomylić się „w cyferkach”, gdzie naprawienie tej pomyłki będzie dodatkowo kosztowne.

Nie mogę żyć bez powiadomień

Po przeczytaniu tych wszystkich negatywnych skutków może się nasuwać radykalne „Nie” dla powiadomień. Takie drastyczne rozwiązania (w tym wypadku wyłączenie wszystkich powiadomień w smartfonie), też mogą mieć negatywne skutki. Zamiast reagować na wibrujący telefon czy pojawiającą się na ekranie wiadomość zaczniesz kompulsywnie sprawdzać pocztę, aplikację Facebooka czy komunikatory w strachu, że coś może Cię ominąć. Z ciągłego odrywania się od pracy przejdziesz w tryb ciągłego niepokoju, że „coś tam na mnie może czekać”. Warto zatem zredukować powiadomienia, ale nie wszystkie.

Mój sposób na ustawienie powiadomień w iPhone’ie

Aby wyłączyć powiadomienia dla dowolnej aplikacji w iOS wystarczy przejść do aplikacji Ustawienia, następnie Ogólne i wybrać Powiadomienia. Tam, oprócz całkowitego wyłączenia, można zdecydować czy ma to być powiadomienie dźwiękiem, czy może plakietką na ikonie i czy powiadomienie ma się wyświetlić w postaci baneru u góry ekranu czy jako alert na środku. Te ustawienia zależą od osobistych preferencji. U mnie wygląda to tak:

Pierwszą i najważniejszą zasadą jaką mam jest: Gdy pojawia się komunikat z informacją, że jakaś aplikacja chce mi wysyłać powiadomienia push – odpowiadam NIE. Później po dokładnym przeanalizowaniu informacji, które dana aplikacja chce mi wysyłać zdarza mi się zweryfikować tę decyzję. Ale generalna zasada (i niemal odruch) to „nie powiadamiaj”.

Mam listę aplikacji którym pozwalam na powiadomienia dźwiękowe:

• Telefon – oczywiście chcę być powiadamiany o tym, że ktoś dzwoni :)
• Wiadomości SMS – też mam ustawione powiadamianie
• Kalendarz – korzystam z powiadomień o zaplanowanych spotkaniach
• OmniFocus – to samo dotyczy powiadomień o deadline’ach

Są też takie aplikacje, które nie odrywają mnie od pracy, bo powiadomienie o zmianie ogranicza się jedynie do wyświetlenia plakietki na ikonie programu. Dzięki temu, gdy już wezmę telefon do ręki to wiem na przykład, że mam 50 nieprzeczytanych artykułów w czytniku RSS, albo że pojawiły się 3 nowe podcasty do przesłuchania.

Poczta zalicza się do grupy aplikacji, które sprawdzam ręcznie. Automatyczne powiadomienia o e-mailach wyłączyłem już tak dawno temu, więc nie mam już potrzeby ciągłego sprawdzania czy przypadkiem nie przyszła nowa wiadomość. Jeśli przyszła, to może poczekać 1-2 godziny, aż włączę program pocztowy. A jak to coś pilnego, to pewnie zaraz ta osoba do mnie zadzwoni :)

Takie ustawienie powiadomień stanowi dla mnie złoty środek pomiędzy ciągłym odrywaniem się od pracy, a zupełnym odcięciem od komunikatów z zewnątrz. Ciekaw jestem jak wygląda Twój sposób na radzenie sobie z powiadomieniami.

1. https://en.wikipedia.org/wiki/Interruption_science#Knowledge_Workers [↩]