Zarządzanie czasem w oparciu o procedurę OATS

Procedura OATS, o której zaraz przeczytasz pochodzi z książki “Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania” autorstwa Mike’a Claytona. Książkę otrzymałem od wydawnictwa Samo Sedno, za co serdecznie dziękuję.

Jak widać nie tylko Amerykanie (Clayton jest Brytyjczykiem) lubują się w tworzeniu wszelkiej maści akronimów. OATS (z ang. owies) to akronim, który powstał z 4 słów Outcomes, Activities, Time i Schedule.

Procedura OATS

Na OATS składają się 4 kroki1:

1. Wyniki (Outcomes)

Pierwszy krok polega na określeniu wyników. Są to rezultaty, które chcesz osiągnąć przed końcem dnia, tygodnia, miesiąca, kwartału czy roku.

Powinieneś mieć od 3-6 wyników w perspektywie dnia lub tygodnia. Większa ich ilość tylko zaciemni obraz. Jeżeli masz trudności z wyborem zdecyduj się na te najważniejsze.

2. Działania (Activities)

Kolejnym etapem po ustaleniu wyników jest określenie wszystkich działań niezbędnych do zrealizowania każdego z nich. Działania mają być ściśle powiązane z każdym wynikiem.

Pomiędzy tak stworzoną listą działań a typową listą zadań istnieje fundamentalna różnica. Lista zadań nigdy nie będzie pusta, bo zawsze będą się na niej pojawiały kolejne rzeczy do zrobienia. W przypadku listy czynności powiązanych z konkretnymi wynikami jest inaczej – tu jesteś w stanie wyczyścić listę po osiągnięciu wyniku. Myślę, że jest to motywujący czynnik.

Drugim motywującym czynnikiem jest ścisłe powiązanie działań z wynikami. Wiesz dokładnie do czego prowadzi wykonanie danego działania.

3. Czas (Time)

Następnym krokiem jest oszacowanie czasu potrzebnego na zrealizowanie każdego działania. Jest to najtrudniejszy element w tej procedurze. Żeby Ci go ułatwić, Mike Clayton podaje dwie techniki:

  • Zastanów się czy wykonywałeś już takie samo lub analogiczne zadanie w przeszłości. Jeżeli tak to weź pod uwagę czas jaki Ci to zajęło i na tej podstawie oszacuj aktualne zadanie.
  • Działania zupełnie nowe podziel na mniejsze części i oszacuj czas potrzebny do zrealizowania każdej z nich. Potem zsumuj te czasy ze sobą. Pamiętaj, że im większe będzie zadanie tym większy błąd w oszacowaniu możesz popełnić.

4. Harmonogram (Schedule)

Gdy masz już określone wyniki i powiązane z nimi działania, a dla każdego działania oszacowałeś przedział czasowy potrzebny do jego zrealizowania, to przechodzisz do określenia harmonogramu pracy. Pamiętaj, żeby te najważniejsze i najbardziej wymagające czynności zaplanować na te pory dnia, kiedy jesteś najbardziej efektywny.

Przykład:

Wynik: Do końca dnia przygotuję prezentację na konferencję o zarządzaniu czasem.

Działanie 1.: Przeczytam wstępną wersję wystąpienia i naniosę ewentualne poprawki.
Czas: 2-3 godziny
Harmonogram: 8:00 – 12:00

Działanie 2.: Przygotuję slajdy na komputerze
Czas: 1 godzina
Harmonogram: 13:00 – 15:00

Działanie 3.: Wstępnie przećwiczę to co mam do powiedzenia i sprawdzę czy slajdy pasują.
Czas: 20 minut
Harmonogram: 15:00 – 16:30

Wskazówki

Clayton twierdzi, że wyniki mogą dotyczyć bardzo szerokich przedziałów czasowych (np. rok). Wszystko jest ok, dopóki chcesz w oparciu o OATS zrealizować niezbyt skomplikowany (ale rozciągnięty w czasie) projekt.

Jeżeli projekt będzie bardzo skomplikowany to działań będzie bardzo dużo. Masę czasu poświęcisz na planowanie, a powstała lista może Cię zniechęcić swoją długością.

Zamiast tego, podziel sobie duży miesięczny, kwartalny czy roczny projekt na kilka etapów i traktuj każdy z etapów jako osobny wynik do zrealizowania.

Przy określaniu czasu potrzebnego do wykonania danego działania weź pod uwagę prawo Parkinsona.

Pamiętaj również, że blokowanie czasu na wykonanie konkretnych działań to miecz obosieczny:

  • z jednej strony jak sobie zablokujesz pewien przedział czasowy na wykonanie danego zadania, to wiesz, że będziesz miał czas, żeby się nim zająć,
  • z drugiej strony może się okazać, że akurat w tym czasie pojawi się coś niespodziewanego (ktoś zadzwoni albo będziesz musiał gdzieś wyjść) i czas zarezerwowany Ci przepadnie.

Żeby sobie z tym poradzić proponuję Ci określenie większych przedziałów czasowych. Jeżeli szacujesz, że zadanie zajmie Ci 2 godziny, to zarezerwuj sobie całe przedpołudnie. Oczywiście z założeniem, że w tym czasie wykonasz też inne czynności. Przyjmij zasadę, że najważniejszą czynność wykonasz na samym początku.

Czy procedura OATS jest dla Ciebie?

Nie ma idealnej procedury, zasady czy metody, która działałaby dla wszystkich jednakowo.

  • Jeżeli masz problem ze zmotywowaniem się do pracy, bo nie widzisz jasnego połączenia pomiędzy listą zadań a swoimi celami.
  • Jeżeli masz aktualnie kilka krótkoterminowych projektów (wyników) do zrealizowania,
  • Jeżeli bardziej kompleksowe rozwiązania (jak GTD) są dla Ciebie zbyt skomplikowane a pojedyncza lista zadań to za mało.
  • Jeżeli lubisz tworzyć dzienne listy zadań.

Co sądzisz o procedurze OATS? Stosujesz albo zamierzasz zastosować w swoim życiu? Podziel się swoją opinią w komentarzu poniżej.

  1. Gdyby jako krok zerowy dodać cele (ang. goals) to akronim wyglądałby jeszcze lepiej ;) []

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • Książka zapowiada się bardzo ciekawie i na pewno sobie zamówię:-) Nareszcie nastąpił jakiś powiew świeżości w tym temacie :-) Dzięki za info :-)

    • Pisząc o powiewie świeżości masz na myśli tego bloga czy tematykę zarządzania czasem?

  • Kszysiek

    Dzięki, widzę, że często w modelach powtarzają się podobne punkty:
    np:
    wynik działania to: cel/efekt/rezultat/skutek
    Szacowany czas to: hmm…
    harmonogram to: kalendarz/zarządzanie sobą w czasie.

    Jedną z rzeczy która zmienia spojrzenie na wynik to sposób zapisania.
    Np. zapisując wynik:
    „Przygotowana prezentacja” – stawia Nas w pozycji w której prezentacja jest już za Nami.
    „Przygotuję prezentację” – stawia Nas w pozycji w której prezentacja jest dopiero przed Nami.
    „Przygotowuję prezentacje” – stawia Nas w pozycji działania. Jestem w trakcie, raczej skupiony na części którą robię.
    „Przygotowałem prezentację” – stawia Nas w pozycji zrealizowanego celu. Widzimy jak to zrobiliśmy i jakie kroki były niezbędne aby cel osiągnąć.

    To fajna rozgrzewka dla umysłu.
    Ciekawe w której pozycji Jesteście najbardziej kreatywni/efektywni?
    Gdzie efektywność to skupienie się na osiąganym celu.

    • Ja korzystam z dwóch form:
      1. Dla projektów formułuję rezultat jako „Przygotowana prezentacja” i dodaję do tego opisu jakieś szczegóły. Pozwala mi to na wyobrażenie sobie jak będzie ten projekt wyglądał po zrealizowaniu.

      2. Przy najbliższych działaniach korzystam z formy „Wypisz 5 zagadnień do prezentacji”. Gdy to potem czytam, to czuję, że instrukcja jest skierowana do mnie.

      • Janek Chm,

        2. Dzięki za ten punkt. To bardzo cenne – na pewno mi pomoże :) Pisałem : „zrobić do wizualizacji część biznesową” a tak to będzie: „zrób/albo jakieś b.życzliwe słowo” :) Dzięki :)

      • Kszysiek

        Wcześniej na to nie zwracałem uwagi więc zmieniłem opisy projektów – drobna różnica a mentalnie spory efekt.

  • Oczywiście miałam na myśli tematykę zarządzania czasem :-)

  • De facto nic nowego nie zostało odkryte. W zarządzaniu projektami:

    1. cel to milestone
    2. zadanie to issue
    3. szacujemy czas potrzebny na zadanie lub rozbijamy go na podzadania. Za pomocą time trackera śledzimy spędzony czas.
    4. harmonogram to wykres gantta i kalendarz. Gantt dodatkowo pokazuje zależności między zadaniami -> przydatne dla projektów wieloosobowych.

    Powyższe realizuje darmowa aplikacja Redmine.

  • Ewa

    Jako osoba pracująca w wolnym zawodzie, w domu muszę się bardzo mobilizować, żeby nie marnotrawić dnia. Czytałam już mnóstwo rożnych porad nt lepszej organizacji pracy i czasu, wiele z nich przetestowałam, niektóre nawet pomagały, jednak ostatnio wpadłam na własny pomysł, który jak dla mnie jest totalnym HITEM! Polega on na wykorzystaniu w pracy zegara do szachów, na najprostszym trybie. Rano ustawiam sobie czas pracy oraz czas przerwy na wszystko inne w proporcji w jakiej mi odpowiada. Ustalam np. 9 godzin na pracę i 7 godzin na wszystko inne. Za każdym razem gdy przerywam pracę chociażby udając się do toalety przełączam zegar. Jeszcze nigdy dotąd nie miałam takiej świadomości mijającego czasu i nigdy nie wykorzystywałam czasu na pracę aż tak bardzo! Mijające godziny odliczane są w dół wiec dokładnie wiem ile jeszcze wolno mi się poobijać i kiedy czas na obijanie się dobiega końca. POLECAM!