10 list ułatwiających życie i zwiększających produktywność

Pamiętam jeszcze z czasów szkolnych, że bardzo lubiłem listy i wypunktowania. Stosowałem je tworząc notatki (które później przybrały formę map myśli).  W „prawdziwym życiu” tworzenie listy pomagało mi w sytuacjach, gdy na głowę spadło mi wiele pilnych spraw na raz. Zawsze gdy ze względu na nadmiar stresu byłem gotowy biegać z krzykiem po pokoju – tworzyłem listę. Była to lista tych wszystkich pilnych spraw, które muszę wykonać.

Patrząc z perspektywy czasu było to dosyć prymitywne rozwiązanie (nie od zawsze przecież miałem wiedzę o produktywności i zarządzaniu sobą w czasie), ale skutkowało.

Przez lata wielokrotnie doceniałem ich posiadanie różnego rodzaju informacji zapisanych w formie list i nauczyłem się je stosować do wielu celów. Głównie dlatego, że:

  • ujmują sedno sprawy
  • zawierają uporządkowane informacje
  • w łatwy i szybki sposób można je przeglądać

10 list, które ułatwiają zarządzanie sobą w czasie

1. Lista projektów

Większość z nas prowadzi równolegle kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt projektów. Wszystkie wynikają ze złożonych wcześniej obietnic (sobie i innym ludziom). Ujęcie tych wszystkich zobowiązań w formie jednej listy pozwala łatwiej podjąć decyzję, na którym projekcie aktualnie skupić uwagę, ze świadomością, że nic ważnego nie ucieka. Sprecyzowanie aktualnych zobowiązań ułatwia podjęcie decyzji o tym, jak ma wyglądać następne zadanie, gdy skończysz poprzednie.

2. Lista celów

Może to być jedna lista wszystkich celów lub kilka list (np. podział na cele długoterminowe i krótkoterminowe). Pozwala na monitorowanie własnego życia w nieco szerszym ujęciu niż lista projektów. Jednocześnie weryfikuje, czy projekty (i podjęte zobowiązania) są zgodne z tym co chcemy w życiu osiągnąć.

3. Lista zadań

Najbardziej oczywista, ale i tak bardzo rzadko sporządzana. Zadania do wykonania, to części składowe projektów i są z nimi ściśle powiązane (Więcej na ten temat znajduje się w opisie metody GTD). Mając listę wszystkich aktualnych zadań do wykonania odciążasz umysł od pamiętania o tym. Skupiasz swoją uwagę na działaniu i kreatywnym myśleniu.

4. Lista życzeń

Bardzo prosty sposób na ułatwienie życia tym którzy chcą Ci zrobić prezent. Jeżeli tak jak ja nie potrafisz na poczekaniu odpowiedzieć co byś chciał dostać w prezencie, to stwórz sobie listę na której będziesz umieszczał rzeczy które chciałbyś mieć. Nie ograniczaj tej listy tylko do prezentów. Może jest coś co chciałbyś mieć, ale nie masz na to pieniędzy w tym momencie, nie masz warunków albo ochoty kupować tego teraz.

5. Lista pomysłów na prezent

To chyba największa moja bolączka. Nie lubię kupować prezentów, które nie są praktyczne (jakieś coś co dziwnie wygląda i trzeba to postawić na półce, a później zamienia się w siedlisko kurzu). Jednak kupienie praktycznego prezentu, z którego obdarowany będzie zadowolony nie jest prostą sprawą. Notuję więc pomysły gdy ktoś wspomina, że brakuje mu tego, albo że coś co ma jest niewygodne. Przed świętami albo urodzinami są jak znalazł.

6. Lista zakupów

Listy zakupów najbardziej oszczędzają czas. Taka lista może powstawać przez kilka dni albo nawet tygodni. Dzięki nim dokładnie wiesz co masz kupić, nie tracisz czasu na zastanawianie się, nie tracisz czasu na wracanie do sklepu kilka razy, nie tracisz pieniędzy na zbędne rzeczy. Dobrą praktyką jest stworzenie listy zakupów spożywczych, które regularnie kupujesz (mleko, pieczywo, makaron itp.) i zaraz przed wyjściem na zakupy wydrukowanie jej. Tak wydrukowaną listę można łatwo zmodyfikować wykreślając niepotrzebne rzeczy i dopisując te które trzeba tym razem kupic.

7. Lista przeczytanych książek

Moja biblioteczka wciąż się powiększa i mimo, że książki, które przeczytałem wyglądają inaczej niż te w księgarni (mnóstwo w nich zakładek, zakreśleń, notatek i wykrzykników) to często zapominam co w której jest. Tworząc listę przeczytanych książek, z kilkoma zdaniami opisu dużo łatwiej jest określić co gdzie jest w razie potrzeby.

8. Lista loginów i haseł

Nie wiem jak ty, ale ja mam mnóstwo serwisów do których muszę się logować podając hasło. Wiele kont pocztowych, konta bankowe, serwisy społecznościowe, komunikatory. Wiele osób idzie na łatwiznę i wszędzie wpisują to samo hasło, jednak jest to bardzo ryzykowne i nikomu tego sposobu nie polecam. Polecam natomiast stworzenie listy haseł w odpowiednim programie (np. KeePass), który w bezpieczny sposób będzie je przechowywał.

9. Listy kontrolne

Raz na miesiąc, albo kilka razy w roku mam do wykonania szereg czynności. Czasem jest to przeinstalowanie systemu komuś z rodziny, czasem jakaś aktualizacja na serwerze. Robię to zbyt rzadko, żeby pamiętać wszystkie ustawienia i zbyt często żeby tracić czas na szukanie za każdym razem informacji jak poprawnie mam to wykonać. W takich właśnie sytuacjach przydają się listy kontrolne czyli spis krok po kroku tego co mam zrobić.

10. Lista dokonań

Niezwykle motywujące narzędzie. Lista ta może zawierać twoje życiowe osiągnięcia, postanowienia, które udało Ci się zrealizować, rzeczy z których jesteś dumny. Podobnie jak w przypadku listy celów możesz zanotować wszystko w jednym miejscu lub podzielić osiągnięcia na kategorie (np. postępy w ramach ćwiczeń fizycznych, diety, praca, życie osobiste, itp.)

Stosujesz w swoim życiu zawodowym lub prywatnym jakieś listy? Napisz o tym w komentarzach poniżej!

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • Nie pomyślałem wcześniej o liście pomysłów na prezenty, a faktycznie może to być jedna z najbardziej pomocnych.

    Natomiast właściwie każda z powyższych pozycji nadaje się na osobny artykuł :) Brakuje też odniesień do narzędzi, które mogą w tworzeniu poszczególnych list pomagać – np. http://pl.librarything.com świetnie nadaje się do zarządzania własną biblioteczką, a mi służy również jako lista życzeń, z której znajomi wybierają prezenty na urodziny.

    Listę zakupów z kolei trzymam w formie mind-mapy, głównie dlatego, że bardzo łatwo jest zmieniać w niej kolejność pozycji. Wtedy przed wizytą w sklepie mogę posortować listę tak, jak rozmieszczone są poszczególne działy. Dzięki temu nie błądzę po dużych sklepach tylko prostą ścieżką idę po każdy kolejny produkt.

  • Hmmm … sporo tego

  • Barbara

    Ja mam jeszcze listę „nie-chce-mi-się” a powinnam. I o dziwo – pozycje znikają.

  • Wanda

    Ja robiłam listy z prezentami, faktycznie super sprawa!

  • Tak listy to bardzo przydatne narzędzie ułatwiające życie. Pod warunkiem, że czas potrzebny na ich sporządzenie jest krótszy niż wykonanie czynności na tej liście ;)

    Ze swojego poletka szczególnie polecam Twoją ostatnią listę – monitorowanie własnych osiągnięć/dokonań i spisywanie ich w formie listy. Myślę tu szczególnie o dokonaniach zawodowych, które potem możemy wpisać do CV, wykorzystać w rozmowie z potencjalnym pracodawcą – sprawa bardzo użyteczna w zarządzaniu własną karierą. Ważne, aby robić to w miarę systematycznie.

    Dzięki Kuba za inspirację – przydałaby mi się lista haseł i loginów i tym się chyba zajmę w najbliższym czasie. Inny problem to wiedzieć, gdzie się przechowuje daną listę i łatwo do niej trafić… Pozdrawiam serdecznie.