43 foldery, które pomogą Ci utrzymać porządek na biurku

Wiesz co jest najczęstszą przyczyną powstawania bałaganu na biurku? Dokumenty, którymi nie musisz się zająć od razu.

Prześledźmy ten proces…

Rozpoczynasz od czystego blatu biurka i zabierasz się za pierwsze zadanie. Wyjmujesz dokumenty i notatki potrzebne do jego zrealizowania. Sięgasz do szuflady po długopis i twój wzrok napotyka na kopertę od operatora komórkowego. Z ciekawości otwierasz – faktura – trzeba zapłacić do końca przyszłego tygodnia. Odkładasz na bok.

Zabierasz się za pisanie. W pewnym momencie przypominasz sobie, że masz zabrać ze sobą na jutrzejsze spotkanie firmową broszurę. Sięgasz do szafy i kładziesz ją „na widoku”, żeby nie zapomnieć.

Po chwili przychodzi kolega i przynosi Ci kilka dokumentów do przejrzenia. Potem wpada koleżanka i pyta, czy pamiętasz o odpowiedzi na jej e-mail. Oczywiście, że pamiętasz, tylko do tej pory nie miałeś czasu się zapoznać z jego treścią. Postanawiasz go wydrukować, żeby przeczytać na spokojnie podczas przerwy na obiad.

Po zrealizowaniu pierwszego zadania zabierasz się za rozmowy telefoniczne. Po dłuższej rozmowie z potencjalnym klientem tworzysz notatkę i czerwonym kolorem zaznaczasz, żeby się do niego odezwać za 2 tygodnie jak wróci z urlopu. Notatka ląduje… gdzie? W zasięgu wzroku, czyli na blacie biurka.

Pod koniec dnia, gdy blatu biurka już prawie nie widać stwierdzasz, że sprzątniesz to następnego dnia, bo teraz już nie masz sił, a poza tym spieszysz się do domu.

Po kilku dniach ilość papierów na biurku jest tak duża i znalezienie czegokolwiek (nawet komputera) graniczy z cudem.

Żeby temu zaradzić wystarczą 43 foldery…

Co to są 43 foldery

43 foldery (inaczej tickler file) to bardzo prosty i wydajny system przechowywania dokumentów z przyszłą datą wykonania. Idealnie nadaje się jako część systemu GTD (Getting Things Done), ale równie dobrze można go stosować niezależnie. Jak sama nazwa wskazuje, system składa się z 43 folderów (teczek) – 12 z nich opisujemy nazwami miesięcy, a pozostałe numerujemy od 1 do 31.

Jak wykorzystać 43 foldery

Gdy foldery, teczki lub zakładki są już opisane, należy je odpowiednio poukładać.

Są dwa sposoby pracy w oparciu o tickler file. Oba opiszę na przykładzie dnia dzisiejszego (dnia publikacji tego artykułu) czyli 29 sierpnia:

  1. Tylko aktualny miesiąc podzielony jest na dni. W tym przypadku na początku pojawia się teczka z nr 29 potem 30, 31, wrzesień, październik, itd. aż do sierpnia, a na samym końcu teczki od 1 do 28.
  2. Podział dzienny dotyczy najbliższych 31 dni. W takim układzie kolejność wygląda tak: 29 potem 30, 31, teczka wrzesień, za nią teczki 1-28, następnie październik, listopad, itd. aż do sierpnia.

Zasada wykorzystania jest równie prosta jak ich ułożenie. Jeżeli jakimś dokumentem masz się zająć jutro, to wkładasz go do teczki „30”, jeżeli coś jest do wykonania dopiero w maju przyszłego roku to ląduje w teczce opisanej jako „maj”.

Każdego dnia zajmujesz się tylko tymi dokumentami, które znajdują się w teczce z numerem odpowiadającym aktualnej dacie. Ostatniego dnia każdego miesiąca (lub częściej gdy zawsze chcesz mieć podział dla najbliższych 31 dni) przeglądasz zawartość teczki miesięcznej i rozkładasz do teczek dziennych.

Oczywiście, jeżeli dany miesiąc ma mniej niż 31 dni, to ostatnią teczkę odkładasz na koniec, albo gdzieś na bok.

W ten sposób masz posortowane wszystkie dokumenty wymagające podjęcia jakiegoś działania na przestrzeni najbliższego roku.

43 foldery (tickler file)Zdjęcie: http://www.flickr.com/photos/benchristen/3902110/

Jak zrobić sobie 43 foldery

Przerabiałem już kilka systemów wykorzystujących 43 foldery, dlatego poniżej podzielę się swoimi spostrzeżeniami:

43 foldery w formie szuflady z teczkami

To rozwiązanie (widoczne na zdjęciu powyżej) sprawdza się, gdy dokumentów jest stosunkowo dużo. Teczki ustawiasz pionowo, tak żeby aktualna data zawsze była najbliżej. Jeżeli dokumentów jest bardzo dużo, to możesz wykorzystać przekładki zamiast teczek. Wtedy nie ograniczasz się pojemnością jednej teczki.

Zaletą tego rozwiązania jest możliwość wyjęcia z szuflady tylko tych dokumentów, z którymi trzeba zrobić coś dzisiaj. Reszta pozostaje w szufladzie, czyli poza polem widzenia – nie rozprasza.

43 foldery w formie teczki z przekładkami

Jeżeli należysz do osób, które nie posiadają zbyt dużej ilości dokumentów, to wystarczy Ci teczka z 12 przegródkami (nazywana również teczką harmonijkową). Dlaczego tylko 12? Ponieważ przegródki nie są wyjmowalne, a przekładanie etykiet jest bardzo czasochłonne. Zamiast przekładania stosujesz zasadę, że na dokumentach z aktualnego miesiąca naklejasz małe kolorowe zakładki z numerami dni.

Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest mobilność. Sprawdzi się to u osób, które dużo podróżują lub chcą mieć wszystkie dokumenty (służbowe i prywatne) w jednym systemie.

43 foldery w formie segregatora

Ostatni zestaw, z którego korzystałem to segregator z plastikowymi lub kartonowymi przekładkami i koszulki na dokumenty – najprawdopodobniej wszystkie potrzebne elementy masz w biurze. W tym przypadku możesz swobodnie przekładać dni i miesiące tak, żeby dokumenty „na dzisiaj” mieć zawsze na wierzchu. Podobnie jak w przypadku teczki z przegródkami, możesz zabrać wszystko ze sobą.

Stosujesz 43 foldery w swoim życiu i masz jakieś uwagi? Masz pytania? Komentarze są do Twojej dyspozycji!

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • Barbara

    Jakubie – tak czasami myślę, że więcej czasu zajęłaby mi wdrożenie tej całej organizacji niż wykonanie roboty od ręki :D.
    Ale kocham Cię za podpowiedź z kablami.

    • Dla każdego coś przydatnego :)
      Jak masz niewiele papierowych dokumentów do ogarnięcia, to taki system nie jest Ci potrzebny. Są jednak tacy, którzy muszą (albo lubią) mieć kontakt z papierem i mają tego dużo.
      PS. Mam nadzieję, że sposób w jaki opisałem zastosowanie 43 folderów nie jest zbyt zagmatwany i nie zadziałał na zniechęcająco.

  • krzysiek

    Zamiast segregatora z koszulkami proponuje raczej takie pudełko wielkości segregatora gdzie wkłada sie dokumnety od góry. A wtedy zamiast koszulek które sie drą i wypadaja z segregatora proponuje sztywne tzw ofertówki. Ja uzywam tego rozwiązania na mój materiał referencyjny w postaci dokumentów w realu. Mam 4 takie pudełka segregatory gdzie jest po około 20 ofertówek ponumerowanych i ułozonych wg numerów. Do znajdowania tego co mam w moich pudełkach uzywam małego programu essential gdzie jest sekcja kontakty. Każdy kontakt to oznaczenie jednej z dyplomatek w jednym z pudełek. Np mam pudełka oznaczone A, B, C a oznaczenie w programie to np B07 co znaczy koszulka 7 w segregatorze B. Wpisuje w tym kontakcie zawartość danej ofertówki np. pralka, lodówka gwarancje. Teraz jeśli chce znaleźć gwarancje odkurzacza w okienku szukania essentiala wpisuje: odku… a program od razu znajduje właściwa lokalizacje. Nie trzeba nawet całego słowa bo program z każda literka eliminuje ilość wyszukanych możliwych lokalizacji. Jest to bardzo wygodne i błyskawiczne w odnajdywaniu rzeczy. trzeba tylko konsekwentnie wpisywać zmiany w programie gdy sie zmienia zawartość ofertówki
    Krzysiek

  • Zdjęcie szuflady z wiszącymi teczkami wygląda imponująco.

    Można by jeszcze użyc systemu jaki proponuje David Allen: https://secure.davidco.com/store/catalog/DAVID-ALLEN-COLLECTION-STANDING-FILE-RACK-AND-FILE-FOLDERS–p-16306.php#

  • Na początku byłem skłonny kupić sobie „oryginalną” kartotekę… ale jak zobaczyłem ceny na największym portalu aukcyjnym… postanowiłem, że taką własnie kartotekę zrobię sobie sam. W sumie to dwie…. :)

    1. Duża kartoteka z 10 teczkami.
    2. Mini kartoteka z 500 szt. kartoników.

    W przypadku pierwszej, kupiłem skrzyneczkę ze sklejki na wymiar teczek (15zł) i do tego same teczki (w markecie po 1zł/szt.) oraz kolorowe karteczki samoprzylepne na zakładki (5zł).

    W sprawie mini, posłużyłem się pojemnikiem na wizytówki(25zł). Dokupiłem dodatkowo 500 szt. białych karteczek o formacie standardowej wizytówki (14zł).

    Powiem tak, duża rewelacyjnie sprawdza się przy segregowaniu dokumentacji! Wreszcie mam porządek „w papierach” i przestrzeń na biurku. Mini służy do przetrzymywania alfabetycznie podstawowych informacji o klientach (wczesnej miałem wszystko zapisane w zeszycie i ciężko się odszukiwało).

    P.S. Ten artykuł natchnął mnie do zrobienia tych organizerów folderów. Od roku chodził mi taki pomysł po głowie. Teraz już mam… dzięki Produktywnie.pl. Pozdrawiam autora blogu.