Siedzisz sobie wygodnie, skoncentrowany na aktualnie realizowanym zadaniu i nagle dostajesz email z pytaniem, czy możesz się spotkać w piątek o 13:30. Spoglądasz w kalendarz i widzisz, że wtedy będziesz zajęty. W odpowiedzi na email proponujesz inny termin… Rozwijając historyjkę dalej, można by dodać kolejny email z odpowiedzią, że termin który podałeś nie pasuje osobie proponującej spotkanie, itd.
Jeżeli powyższy przykład jest Ci znany, albo po prostu chciałbyś uniknąć takich sytuacji w przyszłości, udostępnij swój kalendarz innym osobom.
#social Możesz to w łatwy sposób zrobić za pośrednictwem google’a. Wystarczy, że masz konto pocztowe w domenie gmail.com. Każdy użytkownik takiego konta (dotyczy to również tych, którzy korzystają z GoogleApps we własnej domenie) ma dostęp do kalendarza google.
Aplikacja ta posiada bardzo użyteczną opcję – udostępnianie kalendarza. Zmieniając typ swojego kalendarza na publiczny, masz do wyboru:
- udostępnienie widoku, w którym każdy może przeczytać to co ty, czyli co i kiedy masz zaplanowane,
- udostępnienie widoku zawierającego tylko przedziały czasowe z informacją o stanie danego wydarzenia „Wolny/Zajęty”.
Osobiście używam tej drugiej opcji – znajomym, którzy chcą się ze mną umówić na spotkanie wystarczy przecież tylko informacja, kiedy jestem „wolny” a kiedy mam coś w planach.
Taki publiczny kalendarz możesz pokazać innym osobom, umieszczając go na swojej stronie www lub podając im link do specjalnie wygenerowanej przez google strony.
Udostępnianie kalendarza – krok po kroku
Poniżej przedstawiam krok po kroku, jak stworzyć kalendarz publiczny i jak go udostępnić.
- Zaloguj się na koncie gmail,
- Wejdź w zakładkę „Kalendarz” w górnym menu,
- Domyślnie masz już utworzony jeden kalendarz o nazwie takiej samej jak nazwa twojego konta gmail,
- Kliknij na „Utwórz” pod nazwą tego kalendarza i w zakładce „Szczegóły kalendarza” podaj nazwę dla kalendarza, który będzie udostępniony,
- Ważne: ustaw opcję wyświetlania informacji o statusie (patrz rysunek)
- Następnie potwierdź, klikając w przycisk „Utwórz kalendarz”
- Kalendarz do udostępnienia jest już gotowy, teraz trzeba go tylko jakoś pokazać zainteresowanym. W tym celu, kliknij na „Ustawienia kalendarza” (rys. poniżej)
- Na samym dole zakładki znajdują się opcje udostępnienia kalendarza (rys. poniżej). Wybrać można gotowy kod do wklejenia na własnej stronie internetowej lub specjalne linki (XML, ICAL, HTML). Ten ostatni umożliwia podejrzenie kalendarza w przeglądarce.
- Klikając prawym przyciskiem np. na HTML możesz zapisać adres odnośnika i wkleić go później np do wiadomości email.
Posiadanie takiego kalendarza zaoszczędzi Ci mnóstwo czasu, którego już nie będziesz musiał poświęcać na wymianę korespondencji w celu ustalenia terminu. Jeżeli taki kalendarz opublikujesz w takim miejscu, o którym będą wiedzieli wszyscy twoi znajomi, to ograniczysz ilość telefonów z pytaniem czy dasz radę się spotkać w danym dniu o danej porze.
