O tym, że notowanie jako takie jest ważne, już pisałem. Teraz skupię się na zapisywaniu spraw do załatwiania.
Nie ufam swojej pamięci.
Mimo, że nie mam większych problemów z zapamiętywaniem, to po prostu wygodniej mi jest nie pamiętać.
Nie wiem dlaczego, ale z zapamiętywaniem jest taki problem, że nasz umysł nie chce dostosować priorytetów do danych informacji i zazwyczaj działa na przekór. Gdy zależy Ci na tym, żeby sobie coś koniecznie przypomnieć w danej sytuacji, to przypominasz sobie zazwyczaj po fakcie. Gdy natomiast sprawa nie jest aż tak istotna, to umysł w kółko Ci o tym przypomina, zazwyczaj gdy i tak nic z tym faktem zrobić nie możesz.
Zapisuję, bo nie chce mi się pamiętać
Notowanie jest świetne, bo nie trzeba pamiętać. Jak przezwyciężysz pierwszy odruch lenistwa jakim jest stwierdzenie „aaa… zapamiętam…” i zaczniesz regularnie notować to będziesz sobie mógł pozwolić na większe lenistwo – niepamiętanie :)
Gdy notujesz sprawy do załatwienia, to chcesz to zrobić możliwie jak najszybciej. I tym sposobem pojawiają się takie notatki:
- „zrobić zakupy”,
- „634-545-452”,
- „napisać recenzję programu do GTD”,
- „zadzwonić do Piotrka”
Wszystko jest OK dopóki wracasz do nich tego samego dnia, ale jeżeli znajdziesz taką notatkę po kilku dniach, to albo nie będziesz miał pojęcia o co chodzi, albo dojdziesz do tego ale dopiero po dłuższej analizie, a to bardzo zniechęca do dalszego notowania i z pewnością nie ułatwia życia.
Jeżeli stosujesz GTD, to wiesz, że w pewnym momencie te bliżej niezidentyfikowane „sprawy” trzeba zamienić na działania. Ja przez lata stosowania GTD nauczyłem się wyprzedzać fakty i już na etapie notowania usprawniam sobie korzystanie z list najbliższych działań. Robię tak, bo zazwyczaj „jestem w danym temacie” i łatwiej jest mi określić szczegóły niż po kilku godzinach, gdy analizuje zawartość skrzynki spraw przychodzących.
Niezależnie od tego, czy określasz najbliższe działania podczas analizy skrzynki spraw przychodzących, czy robisz to jeszcze na etapie notowania „spraw” poniższe porady mogą Ci sie przydać.
Jak notować sprawy do załatwienia
Nie pisz bezokoliczników
Nie wiem skąd się to wzięło, ale zauważyłem, że wiele osób wpisuje na listy zadań bezokoliczniki. Osobiście nie lubię tej formy. Według mnie „zrobić zakupy” brzmi dużo gorzej niż „zrób zakupy”. W tym drugim przypadku czyję, że „moje przeszłe ja” zwraca się do mnie a nie w bliżej niedookreśloną przestrzeń.
Pisz jakbyś się zwracał do obcej osoby
Chodzi mi o stopień szczegółowości instrukcji. „Zadzwoń do Piotrka” to nie to samo co „Zadzwoń do Piotrka (543-534-231) i poproś żeby Ci wysłał zestawienie sprzedaży za 2009r.” Notując dla siebie mamy tendencję do pomijania szczegółów, które w momencie notowania są oczywiste a gdy wracamy do notatek po dłuższym czasie to się okazuje, że nie wiadomo o co chodzi.
Do projektu dopisuj działanie
Jeżeli notujesz projekt (wszystko to, co składa sie z więcej niż jednego fizycznego działania) to zapisz dwie któtkie notki: określającą projekt i określającą najbliższe działanie. Możesz opuścić ten etap, gdy sprecyzowanie najbliższego działania wymaga dłuższego zastanowienia a Ty nie masz na to czasu. (No ale nie opuszczaj, gdy przetwarzasz skrzynkę spraw przychodzących. Patrz: „GTD – Analizowanie„)
Spróbuj określić przedział czasowy
David Allen rozróżnia podział na zadania, które można wykonać w ciągu dwóch minut oraz pozostałe. Jeżeli w Twoim życiu pojawia się wiele „okienek”, w których warto byłoby coś zrobić, to obok zadań na liście umieszczaj szacunkowy czas potrzebny na ich wykonanie. Mogą to być trzy przedziały: 2-10min, 10-30min i powyżej 30min.
Oczywiście nie jest tak, że zawsze stosuje się do wszystkich powyższych rad (zazwyczaj do dwóch pierwszych). Zależy to od warunków w jakich notuję i od stopnia skomplikowania tematu.
Zauważyłem, że im bardziej precyzyjnie opisane jest zadanie które mam wykonać, to tym łatwiej jest mi się za nie zabrać. A jak to wygląda u Ciebie? Czekam na komentarze.
Nasz piękny język polski jest nieco w opozycji do GTD. Jeśli porównamy te same zdania zapisane po angielsku i po polsku zgodnie z powyższymi zasadami to polskie będą znacząco dłuższe. Swego czasu trenowałem pisanie notatek po angielsku w GTD. Niestety zbyt kłopotliwe było znajdowanie angielskich odpowiedników rzadko używanych słów. W pewnym momencie wpisywałem w angielskim tekście polskie słowo z pytajnikiem – do późniejszego sprawdzenia. Tu się kłania nauka szybkiego pisania… :)
Masz rację. Kiedyś zabrałem się za tłumaczenie programu do GTD na język polski i straciłem ochotę w połowie. Klasyczny przykład z tego zakresu to „inbox”, którego tłumaczenie („skrzynka spraw przychodzących”) już tak zgrabne nie jest. Inny przykład to @errands jako kontekst, którego do dzisiaj nie umiem zapisać po polsku.
A propos @errands – to nie do końca jest „kontekst” w oryginalnym znaczeniu tego słowa. Errands to między innymi sprawunek / załatwienie. A sprawunek może być wykonywany w różnych sytuacjach (kontekstach). Ja przez pewien czas miałem kontekst @walk (po polsku spacerkiem), który oznaczał wszelkie sprawy do załatwienia na osiedlu w odróżnieniu od @city / @car, które wymagały załatwienia spraw „na mieście” czy „samochodem”.
W jakiej osobie zapisywać zadania?
„napisany artykuł jak zapisywałeś zadania / liście do zrobienia”
„Napisz artykuł jak zapisujemy zadania / tworzymy to-do list”
„Napiszę artykuł o tym jak zapisujesz zadania / to-do-list”
„Piszę artykuł o zadaniach / celach / problemach do rozwiązania”
„napiszmy artykuł jak zapisujemy zadania”
Nie ma reguły, patrzę na to co powyżej, i wiem, że ćwiczę się w tych możliwościach.
W jednym kontekście mówię do siebie per „Ty” w innym mówię do siebie per „Ja”, a jeszcze w innym per „My”.
Sprawdzam, w których z tych zaimków jest najbardziej spójne ze mną.
Każde daje inną perspektywę, z której patrzę na zadania / problemy do rozwiązania.
Również czas gra rolę.
Pisząc zgodnie z tzw. „nowoczesnym” podejściem, mogę widzieć zadanie jako już zrealizowane (określ skutek, oczekiwania, zrób tak jakbyś to już robił i zrobił), z punktu widzenia osoby, która zadanie to już zrobiła i wtedy zapisuję w czasie przeszłym „napisałem artykuł o problemach / zadaniach / to-do lists” – chociaż, osobiście mam poczucie, iż w takim przypadku okłamuję sam siebie, bo przecież ten artykuł który właśnie piszę, nie jest ukończony a więc napisany:). Chociaż mogę użyć „napisany artykuł…” – w tej nominalizacji nie jest dla mnie jasne, czy został już napisany, czy aby napewno to „ja” go napisałem – hmm… ciekawe a jak Ty myślisz?
Jednak planując (czas teraźniejszy ciągły) artykuł mógłbym (tryb przypuszczający /przypuszczam) napisać „Napiszę artykuł” lub „Będę pisał artykuł” – co jest pobożnym życzeniem i tak naprawdę nie wiadomo czy je spełnię czy nie. Jednak życzenia są po to aby je realizować – więc czemu nie, też tak można.
No i teraz najciekawsza część, kto pisze / kto napisze ten artykuł?
Ja?
– wtedy „Napisze artykuł”- planowanie wraz z poleceniem.
– „piszę artykuł”-działanie.
„Będę pisał…” – hmm.. może będę , może nie :), to tak jak z przekładaniem na jutro – wiadomo, jutro nie nadejdzie nigdy :)
Może zapisywać w formie „Ty”?
„Napisz artykuł” – polecenie do Ciebie (czyli mnie :)
„Napiszesz artykuł” – polecenie do siebie w przyszłości, hmm… osobiście, jeszcze się buntuje przeciwko wydawaniu nakazów od innych, więc i od samego siebie, jednak po to się rozwijamy, aby i w takich kontekstach i sytuacjach życiowych spełniać oczekiwania / polecenia / życzenia innych.
„Będziesz pisał…” – patrz wyżej.
„Napisałeś artykuł..” – ewidentnie nie zgadza się to z rzeczywistością.
może:
„My” – sprawdzam to ostatnio często – jest genialne :) nagle okazuję się, iż nie jestem sam przy realizacji moich celów, zadań. Jest Nas cała masa – wiadomo w kupie raźniej – powiedziała mucha do muchy :)
Czyli „napiszemy artykuł” jeżeli nie wiesz kim jesteśmy, to sprawdź kontekst zadania. Czy zadanie dotyczy większej grupy ludzi – chociażby sylwester „Pojedziemy na sylwestra”, czy może mniejszej grupy – „pójdziemy do kina”. Wszystko to jest niczym innym jak planowaniem z listy to-do-list.
Nie sprawdzałem jeszcze „On napisze artykuł” czy „oni napiszą artykuł” – jednak zamierzam od właśnie teraz to sprawdzać.
Nie chciałbym Was zanudzać przydługim artykułem.
Pozostały bezokoliczniki „Napisać artykuł” – to jest wyśmienite, w kontekstach w których wiem, że przyda się parę rąk do pomocy. Wtedy wcale niekoniecznie osobiście to zadanie będę wykonywał.
Żadna mądra historyjka nie przychodzi mi do głowy w kwestii tego tematu, oprócz słynnego już profesora który tłumaczy od czego zaczynać organizowanie czasu – co jest opisane na tej stronie.
Jeżeli doszedłeś do końca, to gratuluję cierpliwości, ciekawości i chęci poznania co inni myślą.
Dziękuję za inspirację do kontynuowania tego wątku, bez strony produktywnie.pl możliwe, że nigdy nie poznałbym Siebie bliżej z perspektywy zapisywania listy zadań.
Pozdrawiam serdecznie
Krzysiek
Gwoli sprostowanie, tzw. „nowoczesnym” podejściu jest tak, jakby zadanie już zostało zrealizowane / zrobione, jakby cel został osiągnięty. Jakbym widział efekt / skutek tego do czego dążę.
Wtedy to nie Ja zrobiłem to zadanie. Po prostu widzę efekt tego co planuję zrobić.
Hmm… jakiej formuły zapisywania zadań użyć w tym przypadku?
Nie wiem, jakbym miał stworzyć coś praktycznego, to może napisałbym:
„Napisać artykuł”?
„Napisany artykuł”?
Mam wątpliwości co do takiego stylu.
Hmm.. jak Ty byś to zrobił?
Pozdro
Krzysiek
Ja od dłuższego czasu mam opracowany sposób zapisywania, który sprawdza się doskonale:
1. Jeżeli notuję zadanie/działanie które mam wykonać osobiście to używam formy „ty”:
„Zadzwoń do Piotrka i zapytaj go o…”
W ten sposób, gdy to czytam wiem, że to ja mam zrobić.
2. Jeżeli notuję projekt (wieloetapowy), gdzie prawdopodobnie nie wszystkie zadania będą przeze mnie wykonane to formułuję go jako opis rezultatu:
„Mam nową stronę internetową”
Czasem rezultat wymaga szerszego opisu i wtedy używam skrótu myślowego:
„Świąteczne prezenty” co oznacza „Każdej osobie którą chciałem obdarować przygotowałem zapakowany prezent pod choinkę.”
Na koniec:
Wspomniałeś o sprawach, które mają wykonać inni. W takim wypadku robię notatkę do siebie, żeby ich o tym powiadomić.
Zacząłem zapisywać zadania na per „On” czyli:
„rozpali w piecu”
„ustawi automatykę”
Dziwne na początku, jak z filmu „dzień świra” i rozmowy z Mamą.
Jednak efekt jaki nastąpił, to jakbym mniej poświęcał uwagi na zapiski.
Może za krótki okres na wnioski, jednak uczucie jest takie, jakby te notatki „mnie” nie dotyczyły, a kogoś innego.
Nauka jednak ogromna – patrzenie z perspektywy / punktu widzenia/ asocjacji z „On” bardzo niewytrenowane. Chociaż taki punkt widzenia jest przydatny w rozmowach o „Nim”, szczególnie w kontekstach – „ten Krzysiek to taki a taki” – no jasne że taki a taki :).
Robienie notatki do Siebie o tym, aby poinformować / przekazać innym lub zastanowić / przemyśleć /zapytać się kto mógłby tym się zając wygląda na skuteczną strategię.
Thx – do sprawdzenia.