Jak Dropbox ułatwi Ci pracę

Kiedyś taki stan rzeczy był nie do pomyślenia, a dzisiaj nie dość, że większość z nas posiada komputery, to niektórzy mają więcej niż jeden. Do tego wszystkiego mamy jeszcze smartfony. Na każdym z tych urządzeń znajdują się jakieś dokumenty, które chcemy mieć zawsze przy sobie.

Ciągłe kopiowanie plików między komputerami i przenoszenie ich za pomocą pendrive’ów nie dość, że jest niewygodne, bo trzeba pamiętać o zrobieniu kopii no to jeszcze trzeba mieć pendrive’a zawsze przy sobie.

Jak do tego dodamy problem z plikami, które edytowane są przez wiele osób i szybko się zmieniają, zadbanie o to, żeby na wszystkich urządzeniach była aktualna wersja, może przyprawić o ból głowy.

Z pomocą przychodzi Dropbox. Dzięki swoim funkcjom znajduje zwolenników zarówno w świecie biznesu jak i w przestrzeni prywatnej. Oszczędność czasu daje olbrzymią, dlatego postanowiłem dokładnie go opisać.

Dostępność

Zacznę od tego, że jest zupełnie darmowy. Zakładając konto otrzymujesz 2GB do wykorzystania. Przestrzeń tą możesz bezpłatnie zwiększyć nawet do 10GB (szczegóły w dalszej części) lub wybrać płatną opcję, która za $100 lub $200 rocznie oferuje odpowiednio 50GB i 100GB do wykorzystania.

Konto Dropbox dostępne przez przeglądarkę internetową

Autorzy Dropboxa postarali się o to, żeby ich usługa była dostępna z jak największej ilości urządzeń. Aktualnie aplikację Dropbox można zainstalować na komputerach z systemem Linux, Mac OS i Windows. Do plików można się również dostać z poziomu przeglądarki (zdjęcie powyżej). Nie byłoby w tym nic niezwykłego, bo przecież istnieje wiele programów do synchronizacji plików między komputerami, ale Dropbox idzie o krok dalej i umożliwia dostęp z urządzeń mobilnych. Są aplikacje na iOS (iPhone, iPod Touch, iPad), Android i Blackberry.

Instalacja

Pliki „w chmurze” można mieć na różne sposoby, jednak twórcy dropboxa zadbali nie tylko o dostępność ale i łatwość użycia. Rozpoczynamy od wejścia na stronę dropbox.com i założenia sobie darmowego konta.
Drugi krok, to zainstalowanie programu (wersja w zależności od systemu jaki się używa) o nazwie Dropbox na komputerze. Program ten utworzy na dysku katalog o nazwie… Tak, zgadza się – Dropbox (podczas instalacji można wybrać jego położenie na dysku).

Katalog Dropbox w Windows, Mac, Linux

Wszystko co znajdzie się wewnątrz tego katalogu zostanie automatycznie skopiowane na konto dropboxa i pozostałe urządzenia.
Dodatkowe komputery i/lub urządzenia przenośne „podpinamy” do dropboxa używając odpowiedniej wersji programu. W przypadku smartfonów z systemem Windows Mobile trzeba się posłużyć jedną z zewnętrznych aplikacji (obecnie do wyboru jest Ruttensoft’s CloudFiles i DroppedBoxx). Autorzy Dropboxa udostępnili API do swojego programu, dzięki czemu niezależni programiści mogą tworzyć aplikacje obsługujące Dropboxa.

Obsługa

Synchronizacja

Obsługa jest banalnie prosta. Plikami w dropboxie zarządzasz tak samo jak tymi na dysku. Możesz je edytować, zmieniać nazwy twrzyć podkatalogi, a wszystko to zostanie automatycznie zsynchronizowane i zamienione na serwerze i pozostałych twoich urządzeniach. Daje Ci to możliwość pracy na wielu urządzeniach bez zastanawiania się gdzie jest najnowsza wersja pliku.

Każdy plik, który jest poprawnie zsynchronizowany ma w lewym dolnym rogu zielony znaczek („ptaszek”). Pliki aktualnie synchronizowane mają znaczek niebieski (wygląda jak znak drogowy oznaczający rondo). Może się też pojwaić czerwony „x”, gdy np. nie ma połączenia z serwerem, albo przekroczona została ilość dostępnego miejsca.

Godne uwagi jest synchronizowanie plików między urządzeniami w obrębie tej samej sieci LAN. Zamiast wysyłać wszystko na serwery Dropbox, a następnie na pozostałe urządzenia, dane przesyłane są między urządzeniami za pomocą lokalnej sieci, co znacznie przyspiesza synchronizację.

Udostępnianie

Jednym z katalogów automatycznie utworzonych wewnątrz katalogu „Dropbox” jest „Public”. Wszystko co się tam znadzie może być dostępne przez sieć dla każdego, wystarczy znać bezpośredni link (nie musi posiadać konta w dropbox.com). Działa to tak, jak prywatny serwer FTP. Ja wykorzystuję tę opcję przy udostępnianiu zdjęć w opisach aukcji internetowych lub na forach i w serwisach społecznościowych. Gdy już nie chcę udostępniać, po prostu usuwam plik.

Współdzielone katalogi („Shared folders”), to drugi sposób udostępniania danych przez Dropbox. Różnica polega na tym, że dostęp mają tylko osoby wybrane (zaproszone). Jeżeli którakolwiek z osób dokona zmian w obrębie katalogu, to zostaną one automatycznie zaktualizowane u pozostałych. Rozwiązanie nadaje się do zbiorowej pracy nad jakimś projektem. Obawiasz sie nadpisania tego samego pliku przez kilka osób? Czytaj dalej.

Katalog na zdjęcia („Photos”) to trzeci specjalny typ katalogów w Dropboxie. Umieszczone w nim obrazy zostają automatycznie udostępnione w formie galerii. Dodanie podkatalogów ze zdjęciami spowoduje utworzenie osobnych galerii dla każdego z nich. W ten właśnie sposób udostępniłem znajomym i rodzinie zdjęcia ze ślubu i wesela. Wysłanie linku do galerii jest dużo wygodniejsze niż wysyłanie linków do każdego pliku osobno lub wysyłanie po kilka zdjęć w e-mailach do każdego.

Ciekawym rozwiązaniem jest utworzenie wspóldzielonego folderu wewnątrz tego na zdjęcia. Dzięki temu kilka osób może dodawać zdjęcia do wspólnej galerii (np. z grupowego wyjazdu w góry).

Wszystkie pozostałe pliki i katalogi dostępne są tylko dla Ciebie.

Kopie zapasowe

Wszystkie pliki w obrębie katalogu „Dropbox” dzięki automatycznej synchronizacji przechowywane są w kilku kopiach (po jednej na każde podpięte urządzenie i „w chmurze”). Jeżeli twój służbowy komputer ulegnie awarii, to bez problemu dostaniesz się do plików z komputera prywatnego lub z każdego innego przez przeglądarkę.

Co w sytuacji, gdy przez przypadek usuniesz jakiś plik albo inna osoba usunie plik w katalogu współdzielonym? Na to też jest sposób. Dropbox przechowuje zarówno usunięte pliki jak i wcześniejsze wersje istniejących. Dla darmowego konta czas przechowywania to 30 dni, w przypadku opcji płatnych czas jest dłuższy.

Widok historii pliku (obrazek poniżej) zawiera szczegółowe informacje, takie jak czas, rodzaj zmiany, autor, rozmiar oraz podgląd. Dzięki temu w prosty sposób można dotrzeć do właściwej wersji. Mało tego, przywrócona starsza wersja nie usuwa nowszych więc nie ma obawy, że którakolwiek wersja gdzieś zginie. Tym sposobem pozbywamy się uciążliwego nazywania poszczególnych wersji plików. Działa to również w przypadku katalogów współdzielonych. Co ciekawe starsze wersje i usunięte pliki przechowywane na serwerze Dropbox nie zmnijeszszają dostępnej przestrzeni na koncie.

Archiwalne wersje pliku

Praca zespołowa

Katalogi współdzielone w połączeniu z historią plików tworzą z Dropboxa bardzo pożyteczne narzędzie do pracy w kilkuosobowym zespole. Aby tę pracę jeszcze bardziej usprawnić autorzy dodali zakładkę „Events” czyli zapis tego co dzieje się z poszczególnymi plikami i katalogami. Wszystkie statusy tworzone są na bieżąco i wyświetlane (za pomocą systemowych powiadomień) aktualnie połączonym użytkownikom. W ten sposób każdy w grupie od razu wie, że ktoś inny zmienił coś w katalogu współdzielonym. Dodatkowo można dodawać własne komentarze do poszczególnych katalogów.

Użytkownicy, którzy nie są podłączeni aktualnie do sieci mogą subskrybować specjalny kanał RSS z powiadomieniami o zmianach w obręcie danego katalogu.

Jak zwiększyć dostępną (2GB) przestrzeń na koncie Dropbox

Jak już wcześniej pisałem, możesz wykupić odpowiedni pakiet zwiększający przestrzeń do 50GB lub 100GB, ale możesz ją też powiększyć bezpłatnie.

Pierwszy sposób (+250MB) polega na wykonaniu kilku czynności (m.in. zainstalowanie aplikacji na komputerze, umieszczenie plików w katalogu Dropboxa), których lista widoczna jest w zakładce „Get Started” po zalogowaniu.

Drugi sposób (+250MB) to zaproszenie kogoś do grona użytkowników Dropbox. Każdy nowy użytkownik, którego zaprosisz powiększa twoje konto o dodatkowe 250MB (o tyle samo powięszane jest konto tej osoby), zaraz po tym jak zainstaluje sobie aplikację Dropbox na komputerze. Niestety 100 nowych użytkowników zarejestrowanych z twojego polecenia nie da Ci dodatkowych 25GB. Maksymalna przestrzeń na koncie darmowym to 10GB.

Podsumowanie

Dropboxa zainstalowałem kiedyś z ciekawości i nie przypuszczałem, że to rozwiązanie będzie miało tak duży wpływ na moją produktywność. Nie muszę myśleć o synchronizacji kluczowych plików pomiędzy laptopem i iPhonem. Współdzielone katalogi sprawdziły się zarówno w pracy zespołowej nad jakimś projektem jak i w życiu prywatnym. Mimo, że posiadam własne konto FTP gdzie mogę umieszczać pliki dla innych, to i tak korzystam z dropboxa, bo jest po prostu szybciej i łatwiej.

Poniższe nagranie bardzo ładnie pokazuje możliwości dropboxa.

Jeżeli nie posiadasz jeszcze konta Dropbox to załóż je sobie korzystając z tego odnośnika – oboje dostaniemy dodatkowo 500MB.

Komentarze jak zwykle mile widziane.