Jak rozpoczynać spotkania o czasie i dlaczego warto

Zdjęcie: lhl

Niezależnie od tego czy koordynujesz projekt, jesteś menedżerem zespołu czy prowadzisz klub miłośników książki, od czasu do czasu musisz poprowadzić jakieś spotkanie.

Ustalasz termin spotkania (zakładam, że udało Ci się to uzgodnić ze wszystkimi uczestnikami) na godzinę 10:00. I co?

W najlepszym wypadku spotkanie zaczyna się o 10:15 ze względu na spóźnialskich i „small talk” na początku. W efekcie skończy się też z opóźnieniem. Dzięki temu jedni spóźnią się na kolejne spotkania, inni – żeby tego uniknąć – wyjdą przed czasem, robiąc nieco zamieszania.

Gdyby tylko dało się rozpoczynać te spotkania punktualnie…

Jak punktualnie rozpoczynać spotkania

Przygotowałem dla Ciebie kilka sposobów, które pozwolą Ci rozpocząć spotkania o umówionej porze:

1. Jasno zakomunikuj, o której godzinie spotkanie ma się zacząć – Jeżeli informujesz o spotkaniu w e-mailu lub przez telefon to podkreśl, że liczysz na punktualne przybycie. Możesz nawet w kilku miejscach (w temacie i w treści) podać godzinę. Unikaj określeń „około”, „między” itp.
2. Ustal odpowiedni czas trwania spotkania – Im dłuższe spotkanie, tym łatwiej się na nie spóźnić. 5 minut z 90-cio minutowego spotkania nie brzmi tak strasznie jak 5 minut spóźnienia na spotkanie trwające kwadrans. Krótkie spotkania mają jeszcze jedną zaletę (poza tym, że są krótkie) – tempo pracy. Uczestnicy mają poczucie, że trzeba się „streszczać”.
3. Przyjdź przed czasem – Jest to szczególnie ważne, jeżeli to Ty prowadzisz spotkanie. Z reguły będziesz potrzebował kilka do kilkunastu minut na przygotowanie się (podłączenie komputera, rozdanie materiałów itp.). Jeżeli prowadzisz spotkania regularnie to potraktuj tę zasadę jako najważniejszą.
4. Rozpocznij o czasie! – Spotkanie, które miało się zacząć o 11:15 powinno się zacząć dokładnie o tej godzinie, bez względu na to, kto już przyszedł, a kogo jeszcze nie ma. To wyraz szacunku dla tych, którzy przyszli na czas.
5. Skorzystaj z kiepskiej frekwencji na początku spotkania – Zamiast marnować czas tych którzy przyszli na spotkanie punktualnie, wykorzystaj gorszą frekwencję na początku spotkania do rozwiązania jednego z problemów. Im mniejsza ilość osób na spotkaniu tym łatwiej jest podjąć decyzję. Nieobecni nie mają prawa głosu. Jest szansa, że następnym razem będą chcieli być na czas.
6. Zacznij spotkanie od najciekawszego (najprzyjemniejszego) tematu – Niech z jednej strony będzie to formą nagrody dla tych, którzy przyszli na spotkanie punktualnie, a z drugiej strony niech będzie zachętą dla pozostałych. Niestety system edukacji wyrobił w nas nawyk zupełnie odwrotny (pytanie i kartkówki zawsze były na początku lekcji).
7. Przygotuj karę dla spóźnialskich – W trakcie studiów miałem zajęcia z profesorem, który zawsze przychodził na wykład przed czasem i wpuszczał nas do sali. Gdy minęła godzina rozpoczęcia wykładu, zamykał salę od wewnątrz. Nie twierdzę, że to rozwiązanie jest idealne w warunkach biurowych, ale forma „wynagrodzenia” w postaci posprzątania sali po spotkaniu czy dodatkowego zadania domowego może się sprawdzić.

Rozpoczynając spotkania punktualnie oszczędzasz swój czas i czas uczestników. Wiem, że to tylko czubek góry lodowej, a problem marnowania czasu na spotkaniach jest dużo większy, ale od czegoś trzeba zacząć.

Ciekaw jestem jakie są Twoje doświadczenia związane ze spotkaniami. Uważasz je za stratę czasu czy wręcz przeciwnie? Masz jakieś sprawdzone praktyki? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzach poniżej!