To jest wpis z serii odpowiedzi na pytania czytelników.
Jeżeli masz pytanie lub problem związany z produktywnością, organizacją czy zarządzaniem sobą w czasie to skorzystaj ze strony Zapytaj w menu u góry. Odpowiadam na wszystkie pytania – niektóre z odpowiedzi będę publikował w formie wpisów lub webcastów.
Dzisiaj publikuję częściową odpowiedź (temat zbyt obszerny jak na jeden wpis) na pytanie wysłane przez Sławka ze Szczecina:
Czytam regularnie twojego bloga. Twoje rady na temat organizacji biura, czy biurka są szczególnie pomocne. Ale czy możesz napisać Jak organizujesz foldery i generalnie swoją strukturę plików, katalogów i dysków na komputerze? Dla mnie bałagan w systemie jest jednym z największych problemów. Pozdrawiam.
Zacznę może od tego, że obecnie jestem użytkownikiem systemu MacOSX. Konkretnie 10.6 Snow Leopard. Jeżeli korzystasz z Windows lub Linux, to nie przejmuj się, bo większość tego co napiszę będzie możliwa również do zastosowania na tych systemach operacyjnych. Jednocześnie uprzedzam, że dzisiejszy artykuł będzie bardziej techniczny niż zwykle.
Dyski
Poniżej bazuję na dwóch określeniach. Pisząc dysk mam na myśli dysk twardy (urządzenie) wewnętrzny (wbudowany) lub zewnętrzny (w obudowie, podłączany przez złącze USB lub FireWire). Natomiast partycja to wydzielony obszar dysku twardego czasem w systemie pokazywany jako “dysk”.
Dysk podstawowy – Podział na partycje
Aktualizacja: W związku z uwagami jakie pojawiły się w komentarzach zaznaczam, że poniższy opis dotyczy moich doświadczeń z przeszłości. Obecnie gdybym miał tworzyć partycje do pracy w systemie Windows to albo utworzyłbym pojedynczą partycję(NTFS) albo podzieliłbym dysk na dwie partycje System(NTFS) i Dane (NTFS).
Zanim przesiadłem się na MacOSX używałem Windows XP, gdzie ze względów praktycznych dzieliłem dysk na 3 partycje (w nawiasie typ partycji):
- System (NTFS)
- Temp (FAT16)
- Dane (FAT32)
Partycja systemowa zawierała (jak sama nazwa wskazuje) pliki systemowe oraz programy.
Partycja o tajemniczej nazwie Temp mogła mieć max 1GB wielkości i zawierała plik wymiany oraz pliki tymczasowe. Umieszczenie pliku wymiany na partycji FAT16 przyspieszało korzystanie z niego.
Dane przechowywałem na partycji sformatowanej jako FAT32 ze względu na bezproblemowy do niej dostęp w razie awarii systemu (z poziomu Linux Live CD).
Drugim powodem, dla którego miałem dodatkową partycję z danymi była dość częsta (1-2 razy do roku) potrzeba reinstalacji systemu. Mogłem sformatować partycję systemową bez obaw, że utracę dane z drugiej partycji.
Podział dysku na partycję systemową i partycję z danymi jest bardzo wygodny. Pozwala wyodrębnić te rzeczy, które są dla Ciebie ważne (dane) do tych, które można w jakiś sposób odzyskać (programy). Oczywiście podział nie jest taki czarno-biały, bo część programów domyślnie przechowuje dane na partycji systemowej.
Czasem pojawia się też konieczność przenoszenia danych z jednej partycji na drugą, żeby na tej pierwszej uzyskać trochę wolnego miejsca.
Dysk podstawowy – Podział na użytkowników
Obecnie nie korzystam z podziału dysku na partycje. Zrezygnowałem też z podejścia “po swojemu” na rzecz podejścia “zgodnie z założeniami twórców systemu”. Wszystkie pliki mam na jednej partycji a pliki z danymi i programami mam w obrębie katalogu użytkownika.
Takie rozwiązanie przydaje się szczególnie wtedy, gdy nie jesteś jedynym użytkownikiem danego komputera.
Wszystkie twoje pliki i ustawienia są zachowane w obrębie jednego konta użytkownika. Nie ma też problemu z udostępnianiem części plików pozostałym użytkownikom.
W prawdzie od 3 lat nie robiłem reinstalacji systemu, ale z tego co wiem, to ustawienia i dane w obrębie konta użytkownika zostają zachowane.
Podobno Windows 7 też zyskał na stabilności i zorganizowanie swoich plików w obrębie konta użytkownika w tym systemie jest równie dobrym pomysłem. Jak się ma do tego Linux? Nie wiem, ale myślę, że jest podobnie jak w Mac OSX czyli bezproblemowo.
Dysk zewnętrzny
Mam jeszcze dodatkowy dysk zewnętrzny (640GB), na którym znajduje się partycja przeznaczona do tworzenia kopii zapasowych, partycja służąca do przechowywania dużych plików, z których nie korzystam na co dzień oraz partycja służąca jako taki duży pendrive w nagłych wypadkach.
Jest to o wiele lepsze (wydajniejsze) rozwiązanie niż stosy płyt DVD poupychane po kątach. Ceny dysków są obecnie tak niskie, że nie ma się nad czym zastanawiać. 640GB danych to w prawie 150 płyt DVD.
Organizacja przestrzeni dyskowej
To, w jaki sposób zorganizujesz sobie przestrzeń na dysku w dużej mierze zależeć będzie od tego, czym się zajmujesz. Do obróbki wideo potrzeba znacznie więcej miejsca na dysku niż do pracy z dokumentami tekstowymi.
Mi wystarcza 120GB na dysku podstawowym i ok 300GB na dysku zewnętrznym ale Ty możesz mieć zupełnie inne wymagania. Pomocny jestprogram, który pokaże Ci co zajmuje najwięcej miejsca na Twoim dysku.
Z ilością i zagospodarowaniem przestrzeni dyskowej jest jak z przestrzenią życiową. Grunt do mieć jej na tyle dużo, żeby nie było ciasno i na tyle mało, żeby nie stanowiła przeszkody. Na pewno nie ma sensu kupowanie olbrzymich dysków “na zapas”. Dlaczego? Z dwóch względów:
- Dyski o największej pojemności są najdroższe
- Narażasz się na ryzyko “chomikowania”.
Osobiście uważam, że lepiej mieć dwa mniejsze dyski niż jeden duży. Powód jest prosty – bezpieczeństwo danych. Dysk to urządzenie awaryjne i może się zepsuć w każdej chwili. Posiadanie kopii zapasowej zaoszczędzi Ci mnóstwo czasu i nerwów w przypadku awarii.
Jeżeli nie masz w zwyczaju tworzyć kopii zapasowych to odpowiedz sobie na pytanie: Co by było, gdyby Twój dysk w tym momencie przestał działać i wszystkie zgromadzone na nim dane (zdjęcia, muzyka, dokumenty pisane po nocach) przestałyby istnieć?
Z tą myślą Cię pozostawiam a kontynuacja tematu już wkrótce.
Co do technicznych rzeczy nie mogę się zgodzić z
FAT16 i FAT32 gdyż są bardziej awaryjnymi już przestarzałymi rozwiązaniami (sięgającymi lat gdy wchodził Windows 95 – a więc ok. 16 lat temu).
Nie ma uzasadnienia by je stosować, zwłaszcza, że obecnie dowolny Linux bez problemu dostanie się też do NTFS (Linux Live CD – np. Knoppix, Fedora czy System Rescue CD) a z shella wystarczy że zamiast polecenia „mount” użyjesz „ntfs-3g” (np. ntfs-3g /dev/sda1 /mnt/windows) i nie tylko będziesz mógł czytać ale też zapisywać na takim dysku bezpośrednio z linuxa.
Co do „Temp” nie ma sensu tworzyć osobnej partycji – spokojnie może być na tej samej na której jest system.
Jacku, masz rację z tym, że FAT to przeszłość. Napisałem, że używałem takiej konfiguracji, żeby pokazać różnice względem stanu obecnego.
NTFS kiedyś był problematyczny dla linuxowych live CD. Nie wszyscy wiedzą co oznacza „ntfds3g /dev/sda1 /mnt/windows”. Ja sam dowiedziałem się o tym dopiero po przesiadce na MacOS.
Partycję TEMP opisałem również jako przeszłość – po co teraz komuś 1GB na plik wymiany skoro na wyposażeniu ma już pewnie ze 4GB RAMu? :)
„Drugim powodem, dla którego miałem dodatkową partycję z danymi była dość częsta (1-2 razy do roku) potrzeba reinstalacji systemu.”
Po co?
W związku z moją tendencją do „grzebania” w rejestrze i tendencją mojego Windows XP do coraz wolniejszego działania z upływem czasu.
No właśnie. Chciałbym się na chwilę zatrzymać przy kwestii okresowego reinstalowania systemu. Podobnie jak autor sam mam nawyk częstego formatowania partycji systemowej z powodu coraz wolniejszego działania wraz upływem czasu. Pomijając wszelkie metody reinstalowania systemu (ja akurat używam Norton Ghost do przywracania „świeżej” kopii systemu całość zajmuje ok 15 min) chciałem zapytać jak zapobiegacie spowalnianiu systemu i czy te wszystkie sposoby są na tyle skuteczne i efektywne ze w zupełności mogą zastąpić okresowe „reinstalki”?
http://img703.imageshack.us/img703/2416/ntfs.png
PS
Tu akurat zrzut ekranu z SystemRescueCd:
http://www.sysresccd.org/Screenshots
Fajnie fajnie, ale bardzo ogólnikowo, z paroma rzeczami muszę się nie zgodzić…
1. FAT16 i FAT32 – co to ma być? Tego się za żadną cholerę nie powinno używać :-) NTFS jest stabilniejszy, szybszy i AKTUALNIE jest do niego dostęp nawet z Linuxa (mam nadzieję, że pisałeś o tym właśnie i wyłącznie z tego powodu).
2. Taki sztywny podział na partycje też jest mąceniem w głowie – dla przykładu: masz dziecko i nie chcesz żeby Ci coś schrzaniło, czemu by mu nie zrobić osobnej partycji „Patryk/Agatka”? Niech ma 20GB, niech tam trzyma pokemony, gry i ściągi, … :)
3. Polecam – dysk zewnętrzny dobra rzecz! Warto korzystać z pendrive’ów! – oba gadżety obecnie można dostać w dobrej cenie…
4. Inne rozwiązania – gdzie? DropBox – jest w podobnych, ale może warto też o nich w 2 słowach napisać + link? Inne bajery – było coś bodajże MS – nie pamiętam nazwy – taki dysk online…
Ogólnikowo – tak miało być z założenia. Kolejne części w drodze.
ad.1. Zgadzam się. Napisałem o tym ze względu na moje doświadczenia w przeszłości – teraz nie korzystam z podziału na partycje.
ad.2. Myślę, że możesz równie dobrze założyć dzieciom konto użytkownika z ograniczeniami do zapisu tylko w jego obrębie. Nawet jak mają trzymać swoje rzeczy na osobnej partycji to i tak jest duże prawdopodobieństwo, że przy instalacji jakiegoś programu pliki pojawią się na Twojej partycji systemowej.
ad.3. Cieszę się, że i tu się zgadzamy :)
ad.4. Inne rozwiązania już niedługo. Ten wpis jest tylko częścią odpowiedzi na pytanie Sławka.
Co do linuksa, to większość dystrybucji domyślnie tworzy kilka partycji, a w tym:
– \boot (na program rozruchowy)
– \ (system + pliki programów)
– \home (pliki i ustawienia użytkownika)
– \swap (na pliki wymiany w przypadku „cięższej” roboty)
Jest to o tyle dobre, że w przypadku chęci zainstalowania innej niż dotychczas dystrybucji, pozostają ci wszystkie pliki prywatne + większość ustawień (tu zależy od tego co instalujesz).
Daje to więc efekt podobny jak w MacOS, tyle że nie przywiązuje cie do konkretnej dystrybucji linuksa.
Witam. Dzięki że napisałeś o tym temacie. Mam nadzieję że rozwiniesz wątek, ale nie pod względem tech. tylko pod kątem gtd. Ciekawy artykuł pojawił się w tym temacie kiedyś na How to Geek – http://www.howtogeek.com/howto/15677/zen-and-the-art-of-file-and-folder-organization/.
Trochę zagmatwany, ale tworzy ciekawe pole do dyskusji.
Pozdrawiam
Sławek ze Szczecina :)
Artykuł bardzo techniczny, a pytającemu raczej chodziło o zawartość merytoryczną, czyli katalogowanie i archiwizowanie danych.
Pracuję w firmie, gdzie są realizowane różne projekty dla różnych osób, nanoszone poprawki, akceptacje, zapytania, propozycje. Bez odpowiedniego katalogowania i przechowywania danych byłby to naprawdę duży problem, żeby w odpowiednim momencie dotrzeć do odpowiednich danych.
Oczywiście, koledzy z firmy przechowują wszystko na dysku C w Moich Dokumentach z nazwami plików, które nic nie sugerują i nie wnoszą żadnych informacji. Co z tego, że zrobią super projekt, który później chcą pokazać szefowi, ale nie mogą go znaleźć w tym bałaganie.
Bardzo drażni mnie to, dlatego postanowiłam się wyżalić w tym wątku i zasugerować proste rozwiązanie :)
W komputerze w pracy mam dwa dyski:
C:\ System
D:\ Praca
W domu dochodzą do tego jeszcze:
E:\ Zdjęcia
F:\ Filmy i Muzyka
Nazwy automatycznie mówią o zawartości.
Dysku C:\ ma odpowiedni rozmiar potrzebny do funkcjonowania systemu + ‘trochę’. To ‘trochę’ wykorzystują do chwilowego zapisywania pliku, np.: mam duże zdjęcie, kopiuję je na pulpit zmieniam rozdzielczość na mniejszą, wysyłam klientowi i od razu usuwam, bo nie potrzebuję takiej małej kopi. Wydaje się, że to niewiele zajmuje, ale takich ‘małych kopii’ z czasem robi się coraz więcej i coraz więcej zajmują. I dysk się zapełnia, przetrzymujemy dane, które do niczego nie są potrzebne.
Zacznijmy od dysku PRACA.
Specyfikacja pracy wymusza na mnie podział roczny plików, czyli każdy tworzony folder zaczyna się od roku np. '2010 – Faktury’, '2010 – Zamówienia’, a w następnym roku znów '2011 – Faktury’, '2011 – Zamówienia’, itd.
Wiem, że można zrobić jeden folder 2010, drugi 2011 i w nim trzymać, ale tak jest bardziej przejrzyście oraz jak otwieram więcej niż jedno okno folderu(zdarza mi się:), to wiem z którego korzystam.
Mój mąż, ze względu na inny rodzaj pracy, prowadzi katalogowanie wg Klientów. Czyli tworzy folder z nazwą klienta i do niego wrzuca wszystkie informacje, projekty związane z daną firmą/osobą. Identyczny podział ma w programie pocztowym, dzięki czemu może szybko i sprawnie sprawdzić korespondencję wymienianą z firmą/osobą.
Nie wiem czemu, ale dużo osób boi się tworzenia kolejnych folderów, a to naprawdę ułatwia życie. Co z tego, że zaoszczędzisz 10 sekund na zapisanie pliku do ‘Moich dokumentów’ z nazwą ‘qwerty’, skoro potem stracisz godzinę na szukaniu go i przypominaniu sobie nazwy. Szukając zlecenia, które było realizowane wcześniej, a nie mogę sobie przypomnieć dokładnej daty, to włączam (Win XP) Mój komputer -> Eksploruj i mam piękne i przejrzyste drzewko, które migiem sobie przeglądam i znajduję odpowiedni plik. Jednocześnie widzę, po dacie kiedy było realizowane zlecenie (wyjaśnienie dalej).
Kiedyś na lekcjach informatyki, jak jeszcze było wprowadzenie z komend DOS’u, to tworzenie takich drzew katalogów i poruszanie się po folderach było obowiązkowe. Drzewa katalogów najpierw rysowało się na tablicy, a potem strukturę tworzyło na dyskietce na zaliczenie. Z tego co wiem, obecnie nie jest to stosowane w szkołach, a szkoda, bo bardzo ułatwiało podejście do katalogowania.
Odnośnie nazw plików do pracy, to również stosuję zasadę z datą na początku. np. ‘2010 – cennik Nazwa_firmy.pdf’ lub z pełną datą ‘2011-03-31 – nazwa projektu.doc’ Dzięki konkretnej dacie przy projektach widzę kiedy zostały naniesione dane oraz mam wgląd do pozostałych, tych sprzed danej korekty. A osób akceptujących jest (u mnie) trzy, więc jeden tekst, zanim zostanie zaakceptowany, to ma np. 10 wersji (każdy tą samą nazwę, ale inną datę). To jest też trochę niebezpieczne chomikowanie, ale doświadczenie nauczyło, że jednak szefowie nanoszą poprawki, a potem przekonują się jednak do wcześniejszej wersji, dlatego decyduję się je przechowywać.
Jak mam zamówienia indywidualne, to wg wzoru:
data – nr zamówienia lub opis – imię i nazwisko zamawiającego/nazwa firmy
np.: 2011-03-30_030 – Jan Kowalski
Następny folder/dysk to ZDJĘCIA. Obecnie prawie każdy dysponuje aparatem cyfrowym i zdjęć robi się setki/tysiące (np. ze ślubu – 1 wieczór ! – mam 1600 zdjęć od fotografa, a jeszcze do tego dochodzą zdjęcia znajomych). Do zdjęć stosuję taki schemat działania.
Oprócz folderu ‘ZDJĘCIA’ mam jeszcze folder ‘Zdjęcia ROBOCZE’ oraz ‘Zdjęcia WYWOŁAĆ’. Zdjęcia z aparatu/telefonu zgrywam do folderu robocze, jak nie mam się czasu nimi od razu zająć. Mogą tutaj sobie spokojnie czekać na chwilę wolnego.
Jak mam czas tworzę foldery z datami, w jakich były robione zdjęcia np.: 2011-03-20 – Urodziny Zosi, 2011-03-22 – Zwiedzanie zamku w Warszawie itp. Odpowiednie zdjęcia kopiuję do odpowiednich folderów. Wchodzę do każdego folderu i oglądam zdjęcia. Od razu usuwam, te które są rozmazane, za ciemne lub na których po prostu brzydko wyszłam :-) Następnie zdjęcia automatycznie (są do tego programy) numeruję wg wzoru: data_nr zdjęcia, czyli 2011-03-20_0001, 2011-03-20_0002, 2011-03-20_0003.
Kolejnym krokiem jest wybranie kilku fajnych zdjęć i skopiowanie ich do folderu ‘Zdjęcia wywołać’, gdzie jak nazwa wskazuje czekają, aż zbierze się ich większa ilość (przeważnie 50 lub 100, bo przy takich ilościach można w promocyjnej cenie wywołać je) i zostają oddane do zakładu foto, a następnie trafiają do albumu.
Zdjęcia, które są obejrzane, ponumerowane i kopie czekają na wywołanie, przegrywam do folderu Zdjęcia do folderu z nazwą odpowiedniego roku.
Odnośnie nagrywania filmów. Jak już nagram filmik z imprezy np. urodzinowej to staram się w miarę szybko go ‘delikatnie obrobić’. Tzn. dodać planszę początkową (powiedzmy zdjęcie z napisem, co to za impreza i datą), następnie poskładać trochę zdjęć, trochę filmu. Nie zawsze głos z filmu jest potrzebny, więc jako tło dodaję muzykę. Nie jest to takie trudne, dostępne są narzędzia bezpłatne do takiej prostej obróbki. Efekt jest niesamowity, jak się potem taki filmik sprzed dwóch czy trzech lat obejrzy :-) Nazwy plików stosuję takie: F2011-03-15_01 – Pies goni kota, F2011-03-15_02 – Króliki na działce itp. (Literka F podkreśla, że jest to film:)
Dzięki takim prostym krokom i odrobinie systematyczności mamy dostęp do wszystkich naszych zasobów zgromadzonych na dysku.
Mój post zakończę standardowym zdaniem używanym w mojej korespondencji:
Czekam na uwagi,
Karolina …
Bardzo się cieszę, że umieściłaś swój sposób organizacji plików.
Trochę mnie wyprzedziłaś, bo ja postanowiłem ten temat podzielić na kilka osobnych artykułów i w powyższym nie dotarłem jeszcze do porządkowania konkretny plików czy ich nazewnictwa.
Witam,
W kontekście reinstalacji systemu co jakiś czas i zarządzania miejscem na dyskach – moje propozycje (sprawdzone w praktyce):
1. Podstawowa zasada – „keep it as simple as possible” – moja praca wymaga z korzystania z dość ograniczonej liczby programów (choć podsumowując jest ich trochę), za to mam bardzo dużo danych. Instaluję tylko to co jest konieczne i absolutnie nic więcej. Mój komputer dzięki temu nie jest zaśmiecony wodotryskami. Tam gdzie się da, wykorzystuję mechanizmy systemowe (nawet jeżeli są uboższe od rozwiązań „third party”). Jeżeli już trzeba szukać „obcego” rozwiązania (np. truecrypt) poszukuję rozwiązań najmniej inwazyjnych dla systemu. generalnie od właściwie od ponad 10 lat nie miałem konieczności reinstalowania systemu – wszelkie reinstalacje były spowodowane tylko i wyłącznie wymianą sprzętu na nowy. Nadmienię że używam Windows (aktualnie 7).
Co do lokalizacji plików – staram się wykorzystywać rozwiązania domyślne. Dzięki temu wiele mechanizmów wbudowanych w system po prostu działa (np. indeksowanie plików).
Kolejna sprawa związana jest poniekąd z zarządzaniem czasem – nie robię żadnych zmian w systemie „ad hoc” – zawsze staram się poświęcić chwilę czasu, przeczytać release notes, chwilę pogooglać, aby nabrać pewności, że to co chcę zrobić na pewno ma sens. Podobnie z instalacją jakiegokolwiek softu – jeśli to możliwe, to przed instalacją przeglądam instrukcję obsługi (żeby się upewnić, że na pewno ten programik potrzebuję lub też chcę kupić). Warto naprawdę szukać informacji w sieci na temat swoich problemów – „google Twoim przyjacielem”. Przykładowo ustawienia indeksowania – wiele osób w ogóle nie wie że taka usługa jest w systemie, a ma ona dość spory wpływ na wydajność komputera (a w szczególności niektórych programów MS) – stąd rekomendacja: albo stosujemy w 100% domyślne ustawienia systemu/programów, albo doczytujemy informacje na tyle, żebyśmy w pełni rozumieli sposób działania systemu w danym obszarze.
Osobiście nie rozumiem tej mody na przeinstalowywanie systemu. Powiem szczerze, że naprawdę „higieniczne” korzystanie z komputera pozwala zachować jego świeżość bardzo długo. Trochę przeszkadza w takim podejściu maniera producentów sprzętu (w szczególności laptopów), którzy instalują dużo oprogramowania „third party”, które jest słabej jakości. Tu niestety warto przy każdej przesiadce na nowy sprzęt stracić trochę czasu na poznanie tego softu i jeżeli nie jest nam potrzebne, to jak najszybciej je odinstalować (warto przy okazji po zakupie sprzętu zweryfikować aktualność sterowników – szczególnie do karty graficznej).
Pewnie mój mail wywoła burzę w szklance wody zwolenników tunningu systemu, ale jeżeli ktoś traktuje komputer jako swoje narzędzie pracy (a nie konfigurację swojego komputera jako pracę) to się to sprawdza.
Na zakończenie dodam (w kontekście higieny systemu), że na swoim komputerze od naprawdę długiego czasu nie mam żadnego antywirusa – rozsądnie wykorzystywany system nie ma szansy złapać „infekcji” – nie jestem ekspertem, ale mnie się nie zdarzyło.
W sumie, to jest trochę racji – każda operacja I/O pozostawia po sobie jakąś informację w systemie plików. Jeśli sporo kasujesz/zapisujesz na FAT, to szybko się okaże, że coś jest nie tak i przeniesienie plików na chwilę w inne miejsce, sformatowanie i przeniesienie z powrotem zmniejszy lagi w całym systemie.
Większe prawdopodobieństwo doznania awarii występuje właśnie w wyniku używania FAT(32) do zapisu ważnych danych. Wystarczy, że zdechnie Ci zasilanie przy zapisie pliku i problem gotowy. Co z tego, że się uzyskasz dostęp z innego systemu, np. liveCD, jak plik – być może kluczowy – będzie potem bezużyteczny ze względu na brak księgowania systemu plików. Szczerze mówiąc, sam się prosisz o taką awarię. ;)
A jeśli chodzi o dostęp do partycji NTFS z zewnątrz – wystarczy BartPE, który jest banalny w obsłudze. Wiele narzędzi również ma wbudowany sterownik do NTFS działający z marszu, więc stwarzasz sztuczny problem. ;)