Organizacja pracy: Biuro

Biuro, niezależnie od tego jak wygląda i gdzie się znajduje powinno przede wszystkim pomagać przy wykonywanej pracy. Oczywista oczywistość, jakby to powiedział mój znajomy.

Zdaję sobie sprawę, że nie każdy pracuje w biurze. W dzisiejszych czasach niektórym przedsiębiorcom i pracownikom wystarczy komputer i podłączenie do Internetu. Sam tak pracuję. Praca zdalna to według mnie przyszłość zwłaszcza, że coraz mniej osób wykonuje pacę czysto fizyczną wymagającą obecności w zakładzie pracy. No ale wróćmy do tego biura…

Biuro jako miejsce pracy

Rozejrzyj się. Jak wygląda Twoje biuro? Co się w nim znajduje? Czy miejsce w którym pracujesz sprzyja produktywnej pracy? Czy przedmioty, które dookoła siebie zgromadziłeś pomagają Ci się skoncentrować czy raczej działają na Ciebie rozpraszająco?

Biuro jako narzędzie pracy

Proponuję Ci, żebyś spojrzał na swoje biuro jak na narzędzie pracy. Biuro jako miejsce pracy po prostu jest, ale jako narzędzie pracy można (a nawet należy) je wykorzystać. Narzędzia się przecież używa.

Tak jak kierowca rajdowy wykorzystuje samochód, tak Ty wykorzystaj swoje biuro. Pomyśl jakby wyglądał wyścig najlepszego na świecie kierowcy rajdowego, gdyby miał jechać rozpadającym się gratem?

Miejsce w którym pracujesz wpływa na jakość Twojej pracy, tak jak samochód wpływa na jakość jazdy. Stosując się do tej analogii czas na tuning Twojego biura:

1. Pozbądź się zbędnych rzeczy.

Tak jak to robią ekipy rajdowe, usuń wszystko to co nie jest Ci niezbędne do pracy. Blat Twojego biurka, to miejsce pracy a nie magazyn i sklep z pamiątkami. To samo dotyczy pozostałych mebli a nawet ścian. Jeżeli dookoła Ciebie znajdują się różnego rodzaju dokumenty czy ozdoby o charakterze sentymentalnym, to za każdym razem gdy spojrzysz na którąś z tych rzeczy pojawia się ryzyko, że przypomni Ci się coś niezwiązanego z aktualnie wykonywanym zadaniem. Efektem takiego uciekania myślami jest oczywiście strata czasu.

Nie jestem przeciwnikiem posiadania jakichkolwiek elementów dekoracyjnych czy pamiątkowych w biurze. Sam mam na biurku zdjęcie żony, której uśmiechnięta twarz motywuje mnie do dalszej pracy. Chodzi o umiar.

Jeżeli masz wpływ na rodzaj mebli jakie się znajdują w Twoim biurze, to niech to będą zamykane szafki zamiast regału.

2. Zadbaj o ergonomię

Dlaczego drążek zmiany biegów w samochodach rajdowych jest zaraz obok kierownicy, a nie między siedzeniami? Bo tak szybciej zmienia się biegi. Zastosuj prostą zasadę: to z czego najczęściej korzystasz i umieść tak, żebyś miał do tego jak najlepszy dostęp. Często używasz zszywacza? Niech będzie „pod ręką” – w najwyższej szufladzie biurka.

Bałagan i zawalone biurko to efekt kiepskiej organizacji biura. Bierze się to zazwyczaj stąd, że gdy już skorzystasz z jakichś dokumentów to albo ich docelowe miejsce jest tak daleko, że nie chce Ci się ich odłożyć albo nie masz sprecyzowanego miejsca docelowego. Zamiast usunąć dokumenty z zasięgu wzroku lądują na skraju biurka.

Stwórz 3 strefy w swoim biurze:

  1. Strefa natychmiastowego dostępu – czyli rzeczy w zasięgu ręki. Tutaj przechowuj wszystkie narzędzia potrzebne Ci do pracy, dokumenty nad którymi w danym momencie pracujesz.
  2. Strefa, do której masz dostęp siedząc – w tym obszarze mogą się znajdować dokumenty potrzebne do realizacji aktualnych projektów, skrzynka na sprawy przychodzące, zapasy.
  3. Strefa wymagająca wstania z krzesła – tu powinny się znaleźć pozostałe rzeczy tj. dokumenty i zapasy, z których korzystasz najrzadziej.

3. Pole widzenia

Trzymając się analogii do samochodów rajdowych, zadbaj o czystą szybę, żeby lepiej widzieć. Sterta dokumentów wymieszanych z pocztą i pełno żółtych karteczek na biurku działają negatywnie na naszą produktywność. Skupienie na obecnie wykonywanym zadaniu to podstawa produktywnej pracy.

Zadbaj o przestrzeń do pracy. Musisz mieć na tyle dużo miejsca, żeby swobodnie rozłożyć dokumenty, nad którymi aktualnie pracujesz. Oczywiście wszystko zależy od charakteru Twojej pracy. Jeżeli jesteś grafikiem komputerowym czy programistą to wystarczy Ci pewnie niewielkie biurko, na którym ma się zmieścić tylko sprzęt komputerowy. W przypadku gdy np. jesteś architektem to tej przestrzeni będziesz potrzebował więcej.

4. Bezpieczeństwo

Nie musisz instalować czteropunktowych pasów bezpieczeństwa do swojego biurkowego fotela, ale nie narażaj się. Odpowiedz sobie na pytanie co by się stało, gdybyś nagle stracił to co masz w biurze. Pożary i włamania się zdarzają. Czego brakowałoby Ci najbardziej? Co jest dla Ciebie najcenniejsze?

Zastanów się czy możesz się jakoś zabezpieczyć? Może powinieneś pomyśleć o zakupie odpowiedniego sejfu? Może najwyższa pora zrobić o kopie zapasowe dokumentów nad którymi obecnie pracujesz?

5. Oświetlenie

O tym jak się jeździ bez świateł w nocy, pisać nie muszę. W przypadku pracy w biurze oświetlenie jest równie ważne. W dzień trzeba wziąć pod uwagę promienie słoneczne. Najlepiej jeżeli siedząc przy biurku masz okno z lewej strony. W przypadku okna z prawej strony tworzy się cień podczas pisania (no chyba, że jesteś leworęczny). Promienie słoneczne padające zza pleców odbijają się w monitorze i utrudniają czytanie. Gdy okno znajduje się naprzeciwko biurka to raz, że może oślepiać, a dwa, że widok za oknem może rozpraszać.

Podobnie jest ze sztucznym oświetleniem. Tutaj dochodzi jeszcze kwestia mocy i barwy światła. Jeżeli żarówka jest za słaba, to oczy szybciej się męczą. Najlepszym rozwiązaniem jest lampka o jasnej i ciepłej barwie.

6. Wygoda

Tutaj brakło mi analogii, bo samochody rajdowe do wygodnych nie należą. Niemniej jednak wygoda to też istotny czynnik. Czasem jeden drobiazg może być tak irytujący, że zaczniesz unikać swojej pracy. Może masz niewygodną myszkę, albo korzystasz z laptopa w którym jest bardzo mała klawiatura? Dokupienie albo wymiana tych urządzeń na wygodniejsze modele może sprawić, że chętniej będziesz korzystać z komputera. Ja polubiłem odręczne notowanie gdy zacząłem korzystać z nowego długopisu. Po prostu lubię nim pisać więc nie mogę się doczekać, żeby go ponownie użyć.

Wygoda w największym stopniu dotyczy krzesła na którym siedzisz. Większość z nas spędza w pozycji siedzącej kilkanaście godzin dziennie więc warto zadbać o wygodne krzesło. Pisząc wygodne bynajmniej nie mam na myśli rozkładanego fotela, w którym jest tak miękko że po 5 minutach można zasnąć.

Zorganizowane biuro to czyste biuro

…ale nie odwrotnie. Jeżeli w Twoim biurze panują pewne logiczne zasady to bez trudu utrzymasz tam porządek. Dobrze zorganizowane biuro wymaga kilku sekund w trakcie pracy lub kilku minut pod koniec dnia, żeby je posprzątać.

Praca przy biurku zawalonym dokumentami pozostawionymi wczoraj jest jak jedzenie z talerza zawalonego resztkami wczorajszego obiadu.

Jak wygląda Twoje biuro? Masz jakieś sprawdzone rozwiązania dotyczące przestrzeni, w której pracujesz? Podziel się tym w komentarzach poniżej.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.