Organizacja pracy: Czy biurko przeszkadza w pracy?

Dzisiaj dalej będę drążył temat organizacji pracy. Pisałem już ogólnie o tym jak zorganizować sobie biuro, to teraz mogę przejść do szczegółów.

Biurko – nieodłączny element wystroju każdego biura. Prawie niezbędne do tego, żeby wykonywać pracę. Nie wierz, jeżeli ktoś Ci powie, że można wydajnie pracować bez biurka. No chyba, że większość swojej pracy wykonujesz poza biurem.

Nawet wtedy, gdy duża część Twojej pracy, to praca „w locie”, i tak potrzebujesz czegoś w rodzaju „stacji dokującej”. Miejsca, gdzie możesz wrócić, gdzie masz wszystkie dostępne dokumenty i narzędzia. Każdy z nas kiedyś musi przejrzeć i zarchiwizować jakieś papierowe dokumenty, coś napisać czy też „ogarnąć rzeczywistość”.

Do tego celu nie potrzebujesz biura, ale biurko zdecydowanie tak. Jeżeli biurko ma być Twoją „stacją dokującą” to musi być wygodne i dopasowane. Dobra organizacja pracy opiera się w dużej mierze na ergonomii. Posiadanie wydajnego miejsca pracy ułatwia jej wykonywanie.

Konstrukcja biurka

Blat

Na temat blatu wstępnie już pisałem opisując organizację biura. Temat wymaga jednak uszczegółowienia. Oczywiste jest, że zalecana wielkość blatu zależeć będzie przede wszystkim od rodzaju wykonywanej pracy, ale…

  • powierzchnia blatu nie może być za mała. Jeżeli na Twoim biurku jest zbyt ciasno to zamiast produktywnie pracować więcej czasu spędzasz na szukaniu odpowiednich dokumentów w jednej z wielu warstw albo ciągle podnosisz coś z podłogi. Dodaj do tego laptop i kubek z kawą, a o tragedię nietrudno.
  • biurko nie może być za duże. Tak. Zbyt duża powierzchnia blatu też nie sprzyja pracy. Gdy masz za dużo miejsca na blacie, to nie odczuwasz potrzeby chowania rzeczy, które w danym momencie nie są Ci potrzebne. Tym sposobem zaczynając od narożników, na Twoim biurku zaczyna się robić składowisko, a to rozprasza i zdecydowanie nie sprzyja pracy.

Co zrobić jeżeli masz za małą powierzchnię blatu? Poszukaj sposobu, żeby ją powiększyć. Możesz dostawić jakiś dodatkowy mebel o podobnej wysokości i traktować go jako przedłużenie biurka. Jeżeli biurko masz w pobliżu okna, to spróbuj ustawić je tak, żeby wykorzystać powierzchnię parapetu.

Innym sposobem jest pozbycie się niektórych elementów z biurka. Najwięcej miejsca z reguły zajmuje monitor. Niektóre modele można przykręcić do ściany. Możesz też umieścić go na specjalnym wysięgniku. Podobnie możesz zrobić z lampką i głośnikami. Przeniesienie myszy i klawiatury na wysuwaną półkę pod blatem też można rozważyć, chociaż dla mnie nie jest to ergonomiczne rozwiązanie. Kolejnym sposobem jest przykręcenie nad biurkiem (ok 20-30cm) dodatkowej półki, jeżeli biurko jest przy ścianie lub postawienie jej na blacie (zdjęcie poniżej).

Szafka czy szuflady?

Pamiętasz te stare biurka, które miały jedną szufladę na środku i dwie szafki po bokach? To chyba najgorsza konstrukcja jaką znam.

Po pierwsze, szuflada na środku albo będzie miała niewielką wysokość albo biurko będzie niewygodne, bo przecież trzeba gdzieś zmieścić nogi. Inna kwestia to jej głębokość – jeżeli będzie niewielka, to niewiele się zmieści, a jeżeli będzie duża, to trzeba się odsuwać, żeby zobaczyć co jest w środku.

Druga sprawa, to szafki. Posiadanie szafek w biurku też uważam za pomyłkę. Zakładając, że blat biurka ma standardowe wymiary w okolicach 80cm na 150cm, to korzystanie z tak głębokiej szafki nie jest wygodne. Wyobraź sobie, że masz wyjąć zapasowy tusz do drukarki z najniższej półki. Musisz się porządnie schylić. A teraz wyobraź sobie, że ten tusz znajduje się w samym tyle… Żeby po niego sięgnąć najwygodniej byłoby się położyć.

Rozwiązaniem są szuflady. Najlepiej jak z jednej strony masz 3-4 małe szuflady, a z drugiej przynajmniej jedną dużą. Pisząc „dużą” mam na myśli taką, która pomieści teczki z dokumentami ustawione w pionie.

Co zrobić, gdy jednak masz szafki w biurku? W zależności od tego z jakich rzeczy korzystasz możesz sobie poradzić w ten sposób, że najgłębiej umieszczasz największe rzeczy. Moje biurko nie jest idealne i tylko z jednej strony mam szuflady, dlatego do szafki włożyłem rynienki, gdzie trzymam zapasowe koszulki na dokumenty, skoroszyty itp.

Jeżeli masz tylko blat, to koniecznie postaraj się o dostawkę z szufladami, która zmieści się pod biurkiem.

Organizacja pracy przy biurku

Twoja praca przy biurku będzie tym sprawniejsza i bardziej produktywna im mniej przeszkód będziesz miał na drodze. Poniżej kilka wskazówek, z których sam korzystam.

  • Blat biurka to przede wszystkim przestrzeń robocza, a nie magazyn – Jeżeli nad czymś pracuję to potrzebne materiały znajdują się wtedy na biurku. Gdy nie pracuję – biurko jest puste.
  • Na biurku pozostaw tylko niezbędne rzeczy – To się ściśle wiąże z poprzednim punktem. Moje minimum to: Lampka, laptop na podstawce, zewnętrzny monitor, głośniczki, klawiatura, mysz, zdjęcie żony.
  • Umieść na biurku skrzynkę na sprawy przychodzące – W moim przypadku jest to rynienka na dokumenty. Lądują tam wszystkie dokumenty, notatki, wizytówki, wszystko czego jeszcze nie przejrzałem. Pod spodem mam drugą rynienkę na materiały do przeczytania.
  • Miej pod ręką coś do zapisywania pomysłów – Pisząc „pod ręką” mam na myśli na biurku lub jak to jest w moim przypadku na małej półeczce tuż pod blatem. Chowania do szafki czy szuflady nie polecam. Do zapisywania świetnie sprawdzają się zadrukowane kartki.
  • Im częściej po coś sięgasz tym bliżej powinno się znajdować – Traktuj swoje szuflady jakby były ponumerowane. Jedynka to najwyższa szuflada z prawej strony (lub z lewej jeżeli jest Ci wygodniej). Tam schowaj najczęściej używane przybory biurowe: długopisy, ołówki, zszywacz, dziurkacz, linijkę, itp.
  • Archiwum w biurku – Jeżeli nie gromadzisz bardzo dużych ilości dokumentów, do których chcesz/musisz zajrzeć w przyszłości, to stwórz sobie archiwum w dużej szufladzie biurka. Wystarczy kartoteka z teczek w porządku alfabetycznym (nie muszą być zawieszane). Ja nie mam takiej szuflady, a do tego celu wykorzystuję kartonowe pudełko – wygląda prowizorycznie ale się sprawdza.
  • Ogranicz ilość przedmiotów do minimum – Jestem zdania, że lepiej jest mieć minimalną ilość dokumentów i akcesoriów biurowych koniecznych do pracy niż biegać po całym biurze w poszukiwaniu i odkładaniu ich na miejsce.
  • Dbaj o stały poziom zapasów – Nie ma nic bardziej irytującego niż komunikat o braku tuszu w drukarce, gdy chcesz wydrukować materiały na spotkanie z klientem, które ma się odbyć za 10 minut. Brak zszywek, niepiszący długopis, rozładowane baterie w myszce – to wszystko nie tylko irytuje, ale może spowodować trwały zator w wykonywanej pracy. Na zapasy mam wyasygnowaną jedną półkę w biurku (najniższą). Wystarczy mieć po jednym dodatkowym zestawie, koniecznym do nieprzerwanej pracy.

Jak wygląda Twoje biurko?

Co się na nim i w nim znajduje? Znasz jakiś sposób na lepsze jego wykorzystanie? Napisz w komentarzu.

A może masz zdjęcie swojego biurka, miejsca pracy i chcesz się nim podzielić? Jeżeli tak to wyślij je do mnie na adres „kontakt[a]produktywnie.pl” [a]=@ :) Jak zbierze się kilka zdjęć to je opublikuję.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.