Evernote jako narzędzie do codziennej pracy

Poprzedni artykuł na temat Evernote stanowi raczej opis jego funkcji. Tym razem postanowiłem skupić się bardziej na zastosowaniu programu w codziennym życiu i podzielić własnymi doświadczeniami.

Z Evernote korzystam od ponad roku. Moje podejście do tego programu bardzo się zmieniało na przestrzeni tych kilkunastu miesięcy. Początkowo go ignorowałem. Później przeczytałem kilka artykułów o tym jaki to Evernote jest wspaniały i postanowiłem, że zacznę z niego korzystać. Jest darmowy więc dlaczego nie?

Poklikałem, utworzyłem kilka notatek, poczytałem więcej o możliwościach jakie ma Evernote i… wpadłem w zachwyt. Notatki tekstowe, audio, zdjęcia, wykrywanie tekstu na zdjęciach – cudo!

Wystarczyło jednak wrzucić kilka zdjęć i nagrać kilka notatek głosowych żeby czar prysł. Okazało się, że pasek określający wykorzystanie limitu (dawniej było 40 a nie 60 MB przesłanych danych w miesiącu) przekroczył połowę.

Wersji płatnej nie brałem pod uwagę więc musiałem się zastanowić czy jest sens, żebym dalej korzystał z Evernote, a jeżeli tak to do jakich celów.

Zastosowanie Evernote

Poczytałem trochę o tym, do czego inni wykorzystują Evernote i natrafiłem na kilka bardzo praktycznych zastosowań:

  • Gromadź zdjęcia flipchartów, odręcznych notatek – ile razy po jakimś spotkaniu stworzyłeś odręczne notatki, a później gdzieś je wcięło? Zrób zdjęcie, szczegółowo je opisz i dodaj do Evernote.
  • Współdziel notatki między komputerami i telefonami. W zestawieniu z Dropboxem, który umożliwia synchronizację plików można wygodnie pracować niezależnie od komputera.
  • Zakładki – zamiast korzystać z mechanizmu do zarządzania zakładkami w obrębie przeglądarki, z łatwością możesz dodawać nowe strony wprost do Evernote.
  • Kupony, zniżki – Wiele sklepów (internetowych i nie tylko) oferuje różnego rodzaju kupony czy zniżki. Zamiast gromadzić je w e-mailach i między gazetami w mieszkaniu możesz je wrzucić do Evernote. Te w wersji elektronicznej po prostu przenosisz, a te papierowe skanujesz lub robisz im zdjęcia i wszystko masz w jednym miejscu.
  • Przepisy kulinarne – ile razy zdarzyło Ci się zrobić jakąś smaczną potrawę a potem przepis gdzieś wyparował? Wrzucając go do notatnika w Evernote masz go pod ręką i możesz z łatwością wyszukać. Dodatkowo możesz wrzucić zdjęcie tego dania – żeby wiedzieć jak ma wyglądać.
  • “Chcę to” – Evernote to świetne miejsce do gromadzenia pomysłów, które chcesz zrealizować i zdjęć przedmiotów, które chcesz mieć w przyszłości. Znalazłeś w sieci wizualizację pokoju, który koniecznie chcesz mieć gdy już zbudujesz dom? – wrzuć do evernote.
  • Zgromadź dane których nie pamiętasz poza domem – Rodzaj tuszu do drukarki, smaczne wino czy wymiary mieszkania, to informacje, które bardzo się przydają gdy robisz zakupy.

Zastosowań jest mnóstwo. Bardzo dużo porad znajduje się na blogu Evernote, gdzie ludzie dzielą się swoimi pomysłami na wykorzystanie tego programu w swoim życiu.

Evernote w moim systemie organizacji pracy

Po kilku miesiącach prób i błędów oraz podglądania innych udało mi się znaleźć miejsce dla Evernote w moim systemie organizacji pracy. Wykorzystuję go obecnie do gromadzenia: – informacji o winach, które piłem i mi smakowały, – przepisów na potrawy, które lubię, – zdjęć i opisów przedmiotów lub rozwiązań, które mi się podobają i chciałbym mieć w przyszłości, – wycinków ze stron internetowych, które uważam za wartościowe i które stanowią dla mnie inspirację.

Pierwsze 3 sposoby wykorzystania nie wymagają opisu natomiast ostatni element wydaje mi się warty wyjaśnienia.

Zakładki w Evernote

Czym się różni zapisywanie ciekawych wycinków ze stron internetowych do Evernote od zakładek w przeglądarkach?

Podstawowa różnica (dla mnie to zaleta) polega na tym, że Evernote zapisuje treść strony, natomiast zakładka to tylko link do danej strony. Gdy z jakichś powodów artykuł, do którego masz zakładkę w przeglądarce zostanie usunięty, to stracisz do niego dostęp. W Evernote artykuł będzie tak długo jak zechcesz.

Druga sprawa, to szybkość przeszukiwania i możliwość wyszukiwania gdy nie jestem podłączony do sieci. Często dobrowolnie wyłączam sobie dostęp do Internetu, bo to pozwala mi się skupić. Zazwyczaj wtedy coś piszę lub myślę koncepcyjnie i dostęp do wcześniej zgromadzonych informacji jest dla mnie nieoceniony.

Dodawanie wycinków bardzo ułatwiają rozszerzenia do przeglądarek w postaci przycisku na pasku narzędzi. Wystarczy kliknąć w ten przycisk i cała strona zostanie zachowana jako notatka w Evernote. Łącznie z linkiem do miejsca, z którego pochodzi.

Rzadko jednak zdarza się, że chcę zapisać całą stronę. Żeby tego uniknąć wystarczy zaznaczyć fragment, który Cię interesuje i tylko on zostanie przetworzony na notatkę.

Niezwykle przydatny jest też skrót Ctrl+Cmd+V (Mac), który wkleja to co aktualnie jest w schowku jako nową notatkę w Evernote. W systemie Windows chyba też jest taka możliwość (w ustawieniach w zakładce skróty powinien być zdefiniowany).

E-maile w Evernote

Często zdarza się, że coś ciekawego dostanę e-mailem i chcę to zapisać. Wtedy bardzo przydaje się specjalny adres e-mail (w domenie m.evernote.com), który możesz znaleźć w ustawieniach swojego konta Evernote (po zalogowaniu w przeglądarce). Po wysłaniu jakiegokolwiek e-maila na ten adres, zostanie on dodany do domyślnego notatnika. Temat e-maila będzie tytułem notatki a jego treść treścią notatki.

Możesz też zdefiniować konkretny notatnik oraz znacznik jakim ma być opisana notatka e-mail. Żeby to zrobić dopisz w tytule nazwę notatnika poprzedzając ją “@” a nazwę znacznika poprzedź “#”. Niestety działa to tylko w przypadku wcześniej zdefiniowanych notatników i znaczników. Nowych tym sposobem nie utworzysz.

Podsumowanie

Dziennie dodaję od kilku do kilkunastu fragmentów artykułów, wycinków stron internetowych oraz e-maili. Czasem dorzucę jakieś zdjęcie etykiety z wina lub skan dokumentu. Stosując Evernote w takim zakresie zawsze mieszczę się w limicie transferu danych dla wersji darmowej.

Mam nadzieję, że moje doświadczenia i sposób wykorzystania tego programu były dla Ciebie pomocne. Ciekaw jestem jak Ty wykorzystujesz Evernote na co dzień. Napisz o tym w komentarzu poniżej.

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się na darmowy newsletter i poznaj m.in. 8 sposobów na więcej czasu w ciągu dnia.
  • md

    Z Twojego opisu wynika, że traktujesz Evernote’a jako pojemnik na materiał referencyjny (GTD). Ja korzystam z podobnego narzędzia (MS OneNote – różnice sa na tyle pomijalne, że można powiedzieć, że to to samo) ale traktuję go również jako jeden z INBOX’ów i miejsce na Someday’e (przepraszam, za angielskie nazewnictwo, ale takowe lepiej się odnosi do GTD).

    W ciągu dnia korzystam z tego INBOX’a praktycznie jak z podręcznej kartki do pisania. Często gromadząc materiał do pracy z różnych dokumentów, miejsc sieciowych, systemów robię po prostu zrzuty ekranu i wrzucam do notesu. po skończonej pracy albo usuwam, albo przerzucam do materiałów referencyjnych.

    Czy ktoś może ma jakieś doświadczenia z pracą „w trybie” GTD z tego rodzaju narzędziami ?

  • @md: Jeżeli chodzi o różnice między OneNote a Evernote, to niestety nie są one takie całkiem pomijalne :-) Evernote dużo lepiej wykorzystuje potencjał „cloud computing”, bo jest wieloplatformowy. Są aplikacje klienckie dostępne dla Win, OSX, iOS, Android, Windows Phone, jest też interfejs webowy. OneNote mamy tylko pod Windows, Windows Phone oraz przez WWW. Używałem obu narzędzi, dla mnie OneNote jest lepszy, ale używam Evernote – bo mam klienta dla OSX i iOS. Niedawno pojawiła się wersja dla iOS, słyszałem plotki że ma też być wersja dla OSX, ale póki co nie ma…
    Tego typu narzędzia moim zdaniem całkiem dobrze sprawują się jako Inbox. Tyle że ja nie używam „czystego GTD” :-)

    • md

      @mapp: Różnice pomiędzy Evernote i OneNote oczywiście że są, ale myślę, że nie to jest wątkiem tego postu Jakuba. Istotą tematu jest nie to jak wykorzystać WSZYSTKIE funkcjonalności któregokolwiek z tych narzędzi, ale to jak W OGÓLE korzystać z tego typu narzędzi.
      Można oczywiście toczyć spory na temat tego, które narzędzie jest lepsze. Każdy osąd będzie jednak zawsze subiektywny (zależny chociażby od środowiska na którym się pracuje, stylu pracy, itp – czyli generalnie potrzeb).

  • Zainstalowalem evernote na moim telefonie (android) i pc wczoraj. Na razie wrzucilem tam pomysly na projekty (strony www, komiks). W ten sposob mam nadzieje odciazyc glowe i miec pewnosc, ze tego nie zapomne. Po poobcowaniu z programem dluzej, postaram sie napisac swoje wrazenia.

  • Łukasz Bigoszewski

    Jeśli chodzi o mnie to od samego początku poznania metody GTD używałem Evernota, pomimo tego, że nie jest to program specjalnie dedykowany dla niej. Testowałem trochę programów przeznaczonych konkretnie pod GTD, ale jakoś mnie nie przekonały.
    Oprócz oczywistej możliwości korzystania z Evernote jako archiwum wszelkich materiałów referencyjnych, próbuje go nagiąć też do metodologi GTD. Najbardziej przydatne okazuje się do tego ‚Saved Searches’ gdzie tworze sobie różne konteksty oraz inne wypracowane przez siebie kategorie np. MIT (most important tasks), today – rzeczy do zalatwienia w bieżącym dniu itp.
    Dużą zaletą ‚saved searches’ w porównaniu do opierania się na samych tagach jest możliwość definiowania warunków wg których mają być wyświetlane notatki. Dla mnie np. bardzo wygodne jest stosowanie ogólnych tagów do oznaczania projektów np. .projekt1, którym taguje zarówno materiały referencyjne jak i rzeczy do zrobienia, te drugie oznaczam dodatkowym tagiem ‚todo’, natomiast we właściwościach wyszukiwania ‚Projekty’ mam wpisane ‚tag:.* tag:todo’ co wyświetla mi rzeczy do zrobienia ze wszystkich projektów. Wchodząc z kolei w tag danego projektu widzę wszystkie notatki dotyczące tego konkretnego projektu.
    Możliwości zależą od naszej wyobraźni i kreatywności, tym bardziej, że dla mnie samo GTD daje duże pole do popisu jeśli chodzi o tworzenie różnego rodzaju list – wg mnie propozycje z książki są tylko przykładowe, każdy ma inną specyfikę pracy i będzie potrzebował rozwiązań skrojonych pod siebie. Ja np. ograniczyłem używanie kontekstów, gdyż przez 90% czasu i tak znajduję się w kontekście @comp :-)
    Jeszcze jedną sztuczką którą znalazłem w sieci jest użycie ‚saved search’ którego nazywamy !Inbox i we właściwościach wpisujemy -tag:* co wyświetli nam wszystkie notatki bez przypisanych tagów.

  • Ja korzystam z Things. Przewaznie z mejli robie issue za pomoca magicznego skrotu klawiszowego. Pozniej w issue moge kliknac na link i odpowiedziec na mejla jak zadanie zrobione.

    Szybkie, proste i przyjemne.

  • rasala83

    Program naprawdę fajny. Ja używam go jako organizera/notatnika. Kiedyś korzystałem z Railendar, ale krótkie wpisy i brak synchronizacji. A największa wada to korzystanie na jednym komputerze. Tylko jedno pytanie – jest dodatek, albo możliwość, którą przegapiłem – chciałby móc ustawić przypomnienie lub alarm dla niektórych notatek. Da się coś takiego?

  • Evernote to dla mnie przede wszystkim miejsce gromadzenia notatek, pomysłów i inspiracji. Dotychczas miałam porozrzucane pliki tekstowe, kartki papieru, itd, teraz wszystko w jednym miejscu jest. Tagi są bardzo przydatne, gdy siadam nad jakimś artykułem, widzę co już do tej pory zgromadziłam na dany temat.
    Tag „to-do” – wiadomo.
    Też korzystam często z komputera offline, więc dostęp do artykułów i tekstów jest przydatny w takim momencie.
    Zapisuję sobie też różne drobiazgi – np. nazwę zespołu, który usłyszałam w radiu, by potem go posłuchać.

  • Wiktoria

    Evernote może i jest całkiem spoko, ale wolę any.do :)